So senden Sie automatisch WhatsApp-Vorlagen mit Ihrem Bot

Warum Bots Vorlagen senden lassen?

Stellen Sie sich vor: Jemand bucht einen Termin über Ihre Website um 3 Uhr morgens, während Sie schlafen. Vierundzwanzig Stunden später möchten Sie ihnen eine Bestätigung senden. Dann am Tag vor ihrem Termin eine Erinnerung. Eine Stunde vorher eine weitere Erinnerung. Und nach dem Termin eine Dankesnachricht mit einer Bewertungsanfrage.

Dies manuell für jeden Kunden zu tun, wäre ein Vollzeitjob. Aber Ihr Bot kann alles automatisch erledigen, indem er die richtige Vorlage zur richtigen Zeit an die richtige Person sendet. Hier wird Automatisierung unglaublich mächtig.

Bevor Sie diesen Leitfaden lesen, stellen Sie sicher, dass Sie verstehen was Vorlagen sind, wie man sie personalisiert, und wie man sie über den Broadcast-Bildschirm sendet. Dieser Leitfaden geht davon aus, dass Sie diese Grundlagen kennen und bereit sind, zu automatisieren.

Wie Bots wissen, wann sie Vorlagen senden sollen

Ihr Bot befolgt die Anweisungen, die Sie ihm geben. In diesen Anweisungen teilen Sie dem Bot mit, welche Situationen das Senden einer Vorlage auslösen sollten. Der Bot beobachtet diese Situationen und sendet automatisch die entsprechende Vorlage, wenn sie eintreten.

Sie müssen keine Programmierung kennen oder Code schreiben. Sie erklären Ihrem Bot einfach in einfachem Englisch (oder Hebräisch oder einer anderen Sprache), was Sie möchten, dass er tut. Die KI versteht Ihre Anweisungen und befolgt sie.

Den Vorlagennamen finden

Um Ihrem Bot mitzuteilen, welche Vorlage er senden soll, müssen Sie den genauen Namen der Vorlage kennen. Dies ist einfach zu finden:

1. Gehen Sie zum Bildschirm "Vorlagen" in Ihrem Boti360-Konto.
2. Schauen Sie sich die Liste Ihrer genehmigten Vorlagen an.
3. Jede Vorlage hat einen Namen, der daneben angezeigt wird.
4. Kopieren Sie diesen genauen Namen – Sie werden ihn in Ihren Bot-Anweisungen verwenden.

Vorlagennamen sind normalerweise kurz und beschreibend, wie "appointment_reminder" oder "order_shipped" oder "event_invitation". Verwenden Sie den genauen Namen, einschließlich aller Unterstriche oder Großbuchstaben.

Grundlegende Anweisungen zum Versenden von Vorlagen

Hier ist der einfachste Weg, Ihrem Bot mitzuteilen, eine Vorlage zu senden. Fügen Sie dies den Anweisungen Ihres Bots hinzu:

Beispiel 1: Sofort senden, wenn jemand fragt

"Wenn jemand um eine Terminerinnerung bittet, senden Sie ihm die Vorlage mit dem Namen 'appointment_reminder'."

Beispiel 2: Senden, nachdem Informationen erhalten wurden

"Nachdem jemand einen Termin gebucht hat, senden Sie ihnen die Vorlage mit dem Namen 'appointment_confirmation' an ihre Telefonnummer."

Beispiel 3: An eine andere Nummer senden

"Wenn dir jemand eine Telefonnummer zum Kontaktieren gibt, sende die Vorlage namens 'sales_info' an diese Nummer."

Der Bot versteht natürliche Sprache, daher kannst du es auf verschiedene Weise formulieren. Der Schlüssel ist, klar darüber zu sein, wann gesendet werden soll und welche Vorlage verwendet werden soll.

Versenden von Vorlagen mit Variablen

Wenn Ihre Vorlage Variablen wie {{1}}, {{2}}, {{3}} enthält, müssen Sie Ihrem Bot mitteilen, welche Werte für diese Variablen verwendet werden sollen.

Beispielvorlage: "Hallo {{1}}! Ihr Termin ist am {{2}} um {{3}}."

Bot-Anweisungen: "Wenn jemand einen Termin bucht, fragen Sie nach seinem Namen, dem bevorzugten Datum und der bevorzugten Uhrzeit. Nachdem Sie alle drei Informationen haben, senden Sie die Vorlage mit dem Namen 'appointment_confirmation'. Verwenden Sie ihren Namen für {{1}}, das gewählte Datum für {{2}} und die gewählte Uhrzeit für {{3}}."

Der Bot wird die Informationen während des Gesprächs sammeln und dann die Vorlagenvariablen automatisch ausfüllen, wenn er sendet.

Ein weiteres Beispiel:

"Wenn jemand eine Bestellung abschließt, senden Sie ihm die Vorlage mit dem Namen 'order_confirmation'. Verwenden Sie ihren Namen für {{1}}, ihre Bestellnummer für {{2}} und den Gesamtbetrag für {{3}}. Die Bestellnummer sollte bei 1001 beginnen und sich bei jeder neuen Bestellung erhöhen."

Der Bot kann sogar Werte generieren (wie Bestellnummern) oder sie aus seinem Gedächtnis des Gesprächs abrufen.

Senden an verschiedene Telefonnummern

Manchmal möchten Sie eine Vorlage an jemanden senden, der nicht die Person ist, mit der Sie gerade chatten. Vielleicht bucht jemand einen Termin für seinen Ehepartner, oder ein Geschäftsleiter gibt Ihnen eine Liste von Nummern, die Sie kontaktieren sollen.

Beispielanweisungen:

"Wenn dir jemand eine Telefonnummer gibt, frage nach dem Namen der Person. Sende dann die Vorlage mit dem Namen 'event_invitation' an die angegebene Telefonnummer. Verwende den Namen für {{1}} und '15. Juli' für {{2}}."

Ein weiteres Beispiel:

"Nachdem jemand Ihnen mitteilt, dass er Terminerinnerungen an seine Kunden senden möchte, bitten Sie ihn, eine Liste mit Telefonnummern und Terminen bereitzustellen. Für jede Nummer in der Liste senden Sie die Vorlage namens 'appointment_reminder' mit der entsprechenden Zeit."

Der Bot versteht, dass er an eine andere Nummer senden soll als die, mit der er gerade chattet.

Zeitpunkt für das Versenden Ihrer Vorlagen

Bots können Vorlagen sofort senden oder sich merken, sie später zu senden (wobei "später" in diesem Kontext während des Gesprächs oder basierend auf von Ihnen eingerichteten Auslösern bedeutet).

Sofort senden: "Wenn jemand nach einem Angebot fragt, berechne es und sende sofort die Vorlage namens 'price_quote' mit dem berechneten Betrag."

Bedingtes Senden: "Nachdem Sie die Registrierung einer Person für eine Veranstaltung gesammelt haben, fragen Sie, ob sie eine Bestätigungsnachricht erhalten möchten. Wenn sie ja sagen, senden Sie die Vorlage mit dem Namen 'registration_confirmation'."

Für echte geplante Sendungen (wie "24 Stunden vor dem Termin senden") müssen Sie Ihren Bot mit externen Tools oder Diensten kombinieren. Der Bot selbst arbeitet in Echtzeit während der Gespräche.

Verwaltung mehrerer Vorlagen

Ein einzelner Bot kann je nach Situation unterschiedliche Vorlagen senden. Erklären Sie einfach jede Situation klar:

Sie helfen bei der Verwaltung von Terminen und Veranstaltungen. Hier ist, wann Sie Vorlagen senden sollten:

• Wenn jemand einen Termin bucht, sende 'appointment_confirmation' mit ihrem Namen, Datum und Uhrzeit.
• Wenn jemand auf eine Veranstaltung antwortet, senden Sie 'event_rsvp' mit ihrem Namen und dem Veranstaltungsnamen.
• Wenn jemand nach dem Weg fragt, senden Sie 'location_info' mit der Veranstaltungsadresse.
• Wenn jemand storniert, senden Sie 'cancellation_confirmed' mit ihrem Namen und dem ursprünglichen Datum.

Der Bot wird herausfinden, welche Vorlage je nach Verlauf des Gesprächs gesendet werden soll.

Beispiel: Complete Appointment Bot

Hier ist ein vollständiges Beispiel für Bot-Anweisungen, die Vorlagen effektiv nutzen:

"Sie sind ein Terminplanungsassistent für Sunshine Dental."

Wenn jemand einen Termin vereinbaren möchte:

1. Fragen Sie nach ihrem Namen
2. Fragen Sie nach ihrem bevorzugten Datum.
3. Fragen Sie nach ihrer bevorzugten Zeit.
4. Fragen Sie nach ihrer Telefonnummer.
5. Bestätigen Sie die Details mit ihnen.
6. Wenn sie bestätigen, senden Sie ihnen die Vorlage namens 'appointment_confirmation' und verwenden Sie ihren Namen für {{1}}, das Datum für {{2}} und die Uhrzeit für {{3}}.

Wenn jemand einen Termin verschieben möchte:

1. Fragen Sie nach ihrem aktuellen Termin.
2. Fragen Sie nach ihrem neuen bevorzugten Datum und Uhrzeit.
3. Änderung bestätigen
4. Senden Sie ihnen die Vorlage mit dem Namen 'appointment_rescheduled' mit ihrem Namen für {{1}}, dem neuen Datum für {{2}} und der neuen Uhrzeit für {{3}}.

Wenn jemand stornieren möchte:

1. Bitte bestätigen Sie, dass Sie stornieren möchten.
2. Wenn sie bestätigen, senden Sie ihnen die Vorlage mit dem Namen 'cancellation_confirmed' mit ihrem Namen für {{1}}.

Seien Sie immer höflich und professionell. Wenn Sie sich bei etwas nicht sicher sind, bitten Sie die Person um Klärung.

Dieser Bot bearbeitet drei verschiedene Szenarien, jedes mit seiner eigenen Vorlage, alles automatisiert.

Beispiel: Verkaufs-Nachverfolgungs-Bot

"Sie sind Verkaufsassistent bei TechGear Shop."

Wenn jemand nach einem Produkt fragt:

1. Beantworten Sie ihre Fragen zu Funktionen und Preisen.
2. Fragen Sie, ob sie einen detaillierten Produktleitfaden erhalten möchten.
3. Wenn sie ja sagen, frage nach ihrer Telefonnummer.
4. Senden Sie die Vorlage namens 'product_info' an ihre Nummer mit dem Produktnamen für {{1}} und dem Preis für {{2}}.

Wenn jemand bereit ist zu kaufen:

1. Sammeln Sie ihre Bestelldetails.
2. Berechnen Sie die Gesamtsumme
3. Senden Sie ihnen die Vorlage namens 'order_confirmation' mit ihrem Namen für {{1}}, Bestellartikel für {{2}} und Gesamtpreis für {{3}}.

Wenn jemand nach der Lieferung fragt:

1. Fragen Sie nach ihrer Bestellnummer.
2. Senden Sie ihnen die Vorlage namens 'shipping_update' mit ihrem Namen für {{1}}, Bestellnummer für {{2}} und voraussichtlichem Lieferdatum für {{3}}.

Sei hilfsbereit und freundlich. Konzentriere dich darauf, zu verstehen, was sie brauchen.

Dieser Bot übernimmt den gesamten Verkaufsprozess mit automatisierten Vorlagen, die zu entscheidenden Momenten gesendet werden.

Testen der Vorlagenversendung Ihres Bots

Bevor Sie Ihren Bot Vorlagen an echte Kunden senden lassen, testen Sie ihn gründlich:

1. Chatten Sie mit Ihrem Bot, als wären Sie ein Kunde.
2. Gehen Sie die Szenarien durch, die Vorlagen auslösen sollten.
3. Verwenden Sie Ihre eigene Telefonnummer zum Testen.
4. Überprüfen Sie, ob der Bot die richtige Vorlage zur richtigen Zeit sendet.
5. Überprüfen Sie, ob alle Variablen korrekt ausgefüllt sind.

Das Testen kostet ein paar Cent pro Vorlage (die übliche Gebühr für das Versenden von Vorlagen), aber es lohnt sich, um eventuelle Probleme zu erkennen, bevor die Kunden sie sehen.

Häufige Fehler, die vermieden werden sollten

Falsche Schreibweise des Vorlagennamens: Wenn Sie "appointment_reminder" in Ihren Anweisungen schreiben, aber die tatsächliche Vorlage "appointment-reminder" (mit einem Bindestrich) heißt, wird der Bot sie nicht finden. Kopieren Sie den genauen Namen von Ihrem Vorlagenbildschirm.

Das Vergessen, dem Bot mitzuteilen, welche Werte für Variablen verwendet werden sollen: Wenn Ihre Vorlage {{1}}, {{2}}, {{3}} enthält, aber Sie dem Bot nicht mitteilen, was diese sein sollen, wird er nicht wissen, was er einfüllen soll. Geben Sie immer an, was jede Variable enthalten soll.

Die Informationen nicht zuerst sammeln: Wenn Ihre Vorlage den Namen einer Person und die Terminzeit benötigt, aber Ihr Bot die Vorlage sendet, bevor er diese Fragen stellt, bleiben die Variablen leer. Stellen Sie sicher, dass der Bot alle benötigten Informationen sammelt, bevor er sendet.

Versenden von Vorlagen innerhalb des 24-Stunden-Fensters: Denken Sie daran, dass Sie Vorlagen nur benötigen, wenn Sie außerhalb des 24-Stunden-Fensters Nachrichten senden. Wenn Ihnen gerade jemand eine Nachricht geschickt hat, kann der Bot kostenlos normal antworten, ohne eine Vorlage zu verwenden.

Vage Anweisungen geben: "Eine Vorlage senden, wenn jemand eine möchte" ist zu vage. "Die Vorlage mit dem Namen 'appointment_confirmation' senden, nachdem jemand einen Termin gebucht und alle Details bestätigt hat" ist klar und spezifisch.

Kombinieren von manuellen und automatisierten Sendungen

Sie müssen sich nicht entscheiden, ob Sie Vorlagen manuell über die Bildschirmübertragung und Bots sie automatisch senden lassen. Verwenden Sie beides:

Manuelle Broadcast-Sendungen funktioniert hervorragend für:

• Ankündigung von Verkäufen oder Veranstaltungen an Ihre gesamte Kundenliste
• Versenden von Terminerinnerungen an alle, die morgen einen Termin haben.
• Nachverfolgung von Kontakten, die Sie bei einer Veranstaltung gesammelt haben

Automatisierter Bot sendet funktioniert hervorragend für:

• Reaktion auf individuelle Anfragen in Echtzeit
• Sofortige Bestätigungen senden, nachdem jemand eine Aktion durchgeführt hat.
• Bereitstellung von Informationen während Gesprächen

Verwenden Sie den Broadcast-Bildschirm für Massensendungen an viele Personen gleichzeitig. Nutzen Sie Bot-Automatisierung für personalisierte, kontextbezogene Sendungen während individueller Gespräche. Zusammen decken sie alle Ihre Anforderungen an das Versenden von Vorlagen ab.

Was ist kostenlos, was kostet Geld

Lassen Sie uns die Kosten ganz klar darlegen:

Kostenlos:

• Einen Bot zu haben (das Erstellen und Konfigurieren von Bots ist in Boti kostenlos)
• Gespräche innerhalb des 24-Stunden-Fensters (Bot oder manuell, völlig kostenlos)
• Nachrichten empfangen (unbegrenzt, kostenlos)

Kosten AI-Token (Boti-Nutzung):

• Bot verwendet KI, um Nachrichten zu verstehen und darauf zu antworten.
• Jede Nachricht, die der Bot analysiert und beantwortet, verwendet Tokens.

Kosten Geld (an Facebook gezahlt):

• Versenden von Vorlagen (~2-10 Cent pro Vorlage)
• Dies gilt, egal ob Sie manuell oder über einen Bot senden.
• Die Vorlage selbst kostet Geld, nicht die Bot-Automatisierung.

Die Bot-Automatisierung kostet nicht extra über die Gebühren hinaus, die Sie ohnehin für das Versenden von Vorlagen zahlen würden. Der Bot übernimmt einfach das automatische Versenden, anstatt dass Sie es manuell tun.

Fortgeschritten: Integration mit externen Systemen

Für wirklich fortgeschrittene Anwendungsfälle kann Ihr Bot mit externen Systemen zusammenarbeiten, um zu bestimmen, wann Vorlagen gesendet werden sollen. Zum Beispiel:

• Integrieren Sie sich mit Google Calendar, um Terminerinnerungen basierend auf geplanten Ereignissen zu senden.
• Verbinden Sie sich mit Ihrem Bestellsystem, um Versandaktualisierungen zu senden, wenn Bestellungen versandt werden.
• Daten aus Google Sheets abrufen, um personalisierte Vorlagen an eine Liste zu senden

Diese fortschrittlichen Integrationen erfordern einige technische Einrichtung, ermöglichen jedoch leistungsstarke Automatisierung. Wenn Sie an diesem Automatisierungsgrad interessiert sind, schauen Sie sich Dokumentation zu Boti's Tools und Integrationen.

Was kommt als Nächstes?

Sie verstehen nun, wie man das Versenden von Vorlagen mit Bots automatisiert. Um Ihr Vorlagenwissen zu vervollständigen:

• Erfahren Sie mehr über das Schreiben effektiver Bot-Anweisungen.
• Überprüfung, wie man Vorlagen schreibt, die genehmigt werden
• Verstehen Sie den Unterschied zwischen Marketing- und Servicetemplates.

Automatisierung ist dort, wo die wahre Stärke der WhatsApp-Vorlagen zum Tragen kommt. Richten Sie es einmal ein, und Ihr Bot übernimmt die Kundenkommunikation rund um die Uhr, ohne dass Sie einen Finger rühren müssen. Ihre Kunden erhalten sofortige Antworten, Sie sparen Zeit und Ihr Geschäft läuft reibungsloser.