Hoe WhatsApp-sjablonen te verzenden: De Broadcast Screen-gids

Wat je hier zult leren

Je hebt je sjabloon gemaakt, deze goedgekeurd gekregen door Facebook, en nu ben je klaar om het naar je klanten te sturen. Het uitzendscherm is waar alles gebeurt—dit is je controlecentrum voor het verzenden van sjablonen naar één persoon of duizenden mensen tegelijk.

Voordat je het uitzendscherm induikt, zorg ervoor dat je begrijpt wat sjablonen zijn en hoe je ze kunt personaliseren met variabelen. Deze gids leidt je stap voor stap door het daadwerkelijke verzendproces.

Het vinden van het uitzendscherm

Begin met inloggen op je Boti360-account. Zoek in het hoofdnavigatiemenu naar de optie "Broadcast". Klik hierop en je ziet het uitzendscherm waar alle magie gebeurt.

Het uitzendscherm heeft een paar belangrijke gebieden: sjabloonselectie, invoer van telefoonnummer, invoer van variabele gegevens, botselectie en de verzendknop. Laten we ze één voor één doornemen.

Stap 1: Kies uw sjabloon

Bovenaan het uitzendscherm zie je een dropdownmenu met al je goedgekeurde sjablonen. Klik erop om de lijst te zien en selecteer het sjabloon dat je wilt verzenden.

Wanneer je een sjabloon selecteert, zie je een voorbeeld dat precies laat zien hoe het bericht eruit zal zien. Als je sjabloon variabelen zoals {{1}} of {{2}} bevat, zie je die placeholders in het voorbeeld. Maak je geen zorgen—ze worden vervangen door echte informatie wanneer je verzendt.

Je kunt alleen sjablonen verzenden die Facebook al heeft goedgekeurd. Als je net een nieuw sjabloon hebt gemaakt en het niet in de lijst ziet, controleer dan of het al is goedgekeurd. De meeste goedkeuringen gebeuren binnen een minuut, maar sommige duren langer.

Stap 2: Voeg telefoonnummers toe

Nu moet je het systeem vertellen wie je bericht moet ontvangen. Er zijn twee manieren om telefoonnummers toe te voegen, afhankelijk van hoeveel mensen je een bericht stuurt.

Voor een paar mensen (handmatige invoer):

Typ of plak telefoonnummers direct in het telefoonnummer veld. Je kunt ze in verschillende formaten invoeren—het systeem is flexibel:

• Met landcode: +972523737233
• Zonder landcode: 0523737233
• Met spaties of streepjes: 052-373-7233

Als je naar meerdere personen stuurt, zet elk telefoonnummer op een eigen regel. Druk gewoon op Enter na elk nummer.

Voor veel mensen (bulkimport):

Als je naar tientallen of honderden mensen stuurt, zou het handmatig typen van al die gegevens een eeuwigheid duren. Bereid in plaats daarvan je telefoonnummers en variabele gegevens voor in een spreadsheet en plak alles in één keer.

Stap 3: Voeg Variabele Gegevens Toe (Indien Nodig)

Deze stap is alleen van toepassing als je sjabloon variabelen bevat zoals {{1}}, {{2}}, enz. Als je sjabloon voor iedereen hetzelfde is zonder personalisatie, kun je dit deel overslaan.

Voor sjablonen met variabelen moet je de waarden voor elke persoon opgeven. Het formaat is eenvoudig: eerst het telefoonnummer, dan de variabele waarden, gescheiden door komma's.

Voorbeeldsjabloon: "Hallo {{1}}! Uw afspraak is op {{2}} om {{3}}."

Gegevensformaat:

0523737233,Sarah,Thursday,2 PM
0542345678,Mike,Friday,10 AM
0549876543,Lisa,Monday,3 PM

Elke regel is een bericht. De eerste waarde (0523737233) is het telefoonnummer. De tweede waarde (Sarah) wordt {{1}}. De derde waarde (Thursday) wordt {{2}}. De vierde waarde (2 PM) wordt {{3}}.

Kopieer deze geformatteerde gegevens uit je spreadsheet en plak ze direct in het uitzendscherm. Het systeem zal het automatisch parseren en gepersonaliseerde berichten naar elke persoon sturen.

Belangrijke tip: Als een van uw waarden komma's bevat (zoals "123 Main Street, Suite 5"), plaats die waarde dan tussen aanhalingstekens zodat het systeem deze niet als meerdere waarden beschouwt. Zie onze gids over sjablonen personaliseren voor meer details.

Stap 4: Kies welke bot zal reageren

Hier is iets krachtigs dat veel mensen missen: wanneer je een sjabloon verstuurt, kun je kiezen welke bot de antwoorden zal afhandelen. Dit is belangrijk omdat mensen vaak reageren op je sjabloonberichten, en je wilt dat de juiste bot hen beantwoordt.

Op het uitzendscherm zie je een dropdownmenu om een bot te selecteren. Kies de bot die is ontworpen om reacties met betrekking tot deze template af te handelen.

Voorbeeldscenario's:

Afspraakherinneringen: Selecteer je planningsbot die afspraken kan bevestigen, verzetten of annuleren.

Bestelupdates: Selecteer uw klantenservicebot die vragen kan beantwoorden over verzending, retouren en orderstatus.

Uitnodigingen voor evenementen: Selecteer uw event management bot die RSVPs kan registreren, vragen over het evenement kan beantwoorden en routebeschrijvingen kan geven.

Verkoopacties: Selecteer uw verkoopbot die productvragen kan beantwoorden, prijzen kan geven en kan helpen bij het voltooien van aankopen.

Wanneer iemand op je sjabloonbericht reageert, zullen ze chatten met de bot die je hebt geselecteerd. Dit creëert een naadloze ervaring waarbij je sjabloon het gesprek start en je bot het intelligent voortzet.

Als je geen bot selecteert, komen de antwoorden gewoon in je inbox zonder automatische verwerking. Dat is prima als je handmatig wilt reageren, maar je mist dan wel automatisering.

Stap 5: Beoordeel en Verstuur

Voordat je op verzenden klikt, controleer alles dubbel:

Controleer uw telefoonnummers: Zijn ze correct geformatteerd? Heb je per ongeluk nep- of testnummers opgenomen die je wilde verwijderen?

Controleer je variabele gegevens: Komen de waarden correct overeen met de variabelen? Heb je waarden verstrekt voor alle variabelen in je sjabloon?

Verifieer uw botselectie: Is de juiste bot gekozen om antwoorden te verwerken?

Bekijk het bericht: Lees de preview nog een keer door. Ziet het er goed uit?

Wanneer alles er goed uitziet, klik je op de grote knop "Verzenden". Je sjablonen worden direct verzonden.

Wat gebeurt er wanneer je verzendt?

Het systeem verwerkt uw verzendingen snel, maar er gebeurt veel achter de schermen. Voor elk telefoonnummer:

1. Het systeem valideert het telefoonnummerformaat.
2. Het vervangt sjabloonvariabelen door de door jou opgegeven waarden.
3. Het stuurt het bericht via de API van WhatsApp.
4. Het registreert de verzending voor uw administratie.
5. Het verbindt alle antwoorden met de bot die je hebt geselecteerd.

Voor kleine verzendingen (een paar mensen) gebeurt dit bijna onmiddellijk. Voor grote verzendingen (honderden of duizenden) kan het een paar minuten duren. Je ziet een bevestigingsbericht wanneer alles is verzonden.

Kosten en facturering

Vergeet niet dat het verzenden van templates geld kost—ongeveer 2-10 cent per bericht, afhankelijk van of het een service- of marketingtemplate is. Deze kosten gaan rechtstreeks naar Facebook, niet naar Boti.

Voordat je naar je volledige klantenlijst verstuurt, zorg ervoor dat je de kosten begrijpt:

• 100 berichten × $0,02 (service) = $2,00
• 100 berichten × $0,10 (marketing) = $10,00
• 1.000 berichten × $0,02 (service) = $20,00
• 1.000 berichten × $0,10 (marketing) = $100,00

Controleer uw sjabloontype om te weten welke kosten van toepassing zijn. Servicetemplates zijn veel goedkoper, dus schrijf ze indien mogelijk als service-updates.

Goed nieuws over kosten: Berichten ontvangen is altijd gratis. Antwoorden op berichten binnen 24 uur is gratis. Handmatige gesprekken zijn gratis. Je betaalt alleen wanneer je sjablonen verzendt buiten het 24-uursvenster.

Testen voor Grote Verzendingen

Voordat je een sjabloon naar je volledige klantenlijst stuurt, test het eerst. Stuur het sjabloon naar jezelf of een collega om te verifiëren:

• Het bericht leest natuurlijk
• Alle variabelen zijn correct vervangen.
• Links werken correct
• De bot reageert gepast wanneer je antwoordt.

Testen kost hetzelfde als een echte verzending (een paar cent), maar het is de moeite waard om fouten te vermijden voor honderden klanten.

Hoe te testen:

1. Voer op het uitzendscherm alleen je eigen telefoonnummer in.
2. Als u variabelen gebruikt, geef voorbeeldgegevens voor uzelf.
3. Selecteer je bot
4. Versturen

Je ontvangt het bericht binnen enkele seconden. Bekijk het zorgvuldig, antwoord om de bot te testen, en zorg ervoor dat alles naar verwachting werkt.

Veelvoorkomende Problemen en Oplossingen

Probleem: Foutmelding "Telefoonnummer ongeldig"

Oplossing: Controleer het formaat. Voeg de landcode toe of zorg ervoor dat je het juiste formaat voor jouw land gebruikt. Probeer + voor de landcode toe te voegen.

Probleem: Variabelen worden niet vervangen

Oplossing: Zorg ervoor dat je de gegevens in het juiste formaat levert (telefoon,waarde1,waarde2,waarde3). Elke regel moet eerst het telefoonnummer hebben, gevolgd door komma's die elke variabele waarde scheiden.

Probleem: Bericht zegt "Template not found"

Oplossing: De sjabloon is mogelijk nog niet goedgekeurd. Ga naar je sjerm met sjablonen en controleer de goedkeuringsstatus. Wacht op goedkeuring voordat je probeert te verzenden.

Probleem: Bot reageert niet op antwoorden

Oplossing: Verifieer of je een bot hebt geselecteerd voordat je verzendt. Als je al hebt verzonden zonder een bot te selecteren, moet de volgende persoon die reageert handmatig worden afgehandeld.

Probleem: Verzonden naar de verkeerde personen

Oplossing: Helaas kun je een template niet meer intrekken zodra deze is verzonden. Controleer je telefoonnummers goed voordat je op verzenden klikt. Overweeg om een vervolgbericht te sturen om je te verontschuldigen voor eventuele verwarring indien nodig.

Records bijhouden

Nadat je sjablonen hebt verzonden, is het nuttig om bij te houden wat je hebt verzonden en aan wie. Dit helpt bij verschillende zaken:

Klantenservice: Als iemand vraagt "Welk bericht heb je me gestuurd?", kun je het opzoeken.

Analytics: Volg welke sjablonen de beste responspercentages en betrokkenheid krijgen.

Naleving: Houd gegevens bij die aantonen dat je alleen berichten hebt gestuurd naar mensen die je sjablonen zouden moeten ontvangen.

Follow-up: Weet wie je al hebt gecontacteerd, zodat je hen niet per ongeluk twee keer een bericht stuurt.

Boti volgt je verzonden berichten automatisch, maar het is ook slim om een kopie van je verzendgegevens in je eigen spreadsheet op te slaan voor gemakkelijke referentie.

Verzenden plannen

Momenteel verzendt het uitzendscherm sjablonen onmiddellijk wanneer je op verzenden klikt. Als je een verzending voor later wilt plannen (zoals het verzenden van afspraakherinneringen de dag voor afspraken), heb je twee opties:

Optie 1: Handmatig op het juiste moment verzenden. Stel een herinnering in om naar het uitzendscherm te gaan en te verzenden wanneer je wilt dat de berichten worden verzonden.

Optie 2: Gebruik een bot om sjablonen automatisch te verzenden op basis van je schema. Dit wordt uitgebreid behandeld in onze gids over hoe bots sjablonen kunnen verzenden.

Beste praktijken voor uitzenden

Begin klein: Stuur eerst naar 10-20 mensen om alles te testen. Zodra je bevestigt dat het werkt, stuur je het naar je volledige lijst.

Personaliseer waar mogelijk: Gebruik variabelen om namen en specifieke details op te nemen. Gepersonaliseerde berichten krijgen betere reacties.

Kies het juiste tijdstip: Overweeg wanneer uw klanten het meest waarschijnlijk berichten lezen. Halverwege de ochtend en vroeg in de avond werken meestal goed.

Niet te veel versturen: Te veel sjablonen versturen irriteert mensen en verhoogt het aantal afmeldingen. Wees bedachtzaam over wanneer en waarom je contact opneemt.

Maak het waardevol: Elke template die je verstuurt, moet waarde bieden aan de ontvanger. Stuur niet zomaar omdat het kan—stuur omdat je klant er baat bij heeft.

Wat nu?

Je weet nu hoe je sjablonen kunt verzenden via het uitzendscherm. Om je sjabloonvaardigheden verder te verbeteren:

• Leer hoe bots sjablonen automatisch kunnen verzenden
• Schrijf betere sjablonen die snel worden goedgekeurd
• Begrijp marketing- versus servicetemplates om geld te besparen

Het uitzendscherm is krachtig, maar het combineren met slimme bots creëert een geautomatiseerd systeem dat leads verzorgt, afspraken bevestigt, klanten bijwerkt en de verkoop stimuleert terwijl je je op andere delen van je bedrijf richt.