Google Sheets లో బోట్స్ కోసం ఉత్తమ పద్ధతులు

మీ బాట్-పవర్డ్ స్ప్రెడ్‌షీట్‌ల నుండి ఎక్కువ పొందండి

మీరు Google Sheets ను మీ బాట్ కు ఎలా కనెక్ట్ చేయాలో నేర్చుకున్నారు. ఇప్పుడు మీరు వాటిని అత్యంత తెలివైన, సమర్థవంతమైన విధంగా ఉపయోగిస్తున్నారని నిర్ధారించుకుందాం.

ఈ గైడ్ మీ బాట్ Google Sheets తో మెరుగ్గా, వేగంగా మరియు నమ్మదగ్నంగా పనిచేయడానికి సహాయపడే చిట్కాలు, ట్రిక్స్ మరియు ఉత్తమ పద్ధతులను పంచుకుంటుంది. మీరు కస్టమర్ల నుండి డేటాను సేకరిస్తున్నా లేదా వారిని మీ ఉత్పత్తి క్యాటలాగ్‌ను శోధించనివ్వడానికైనా, ఈ పద్ధతులు సాధారణ తప్పిదాలను నివారించడంలో మీకు సహాయపడతాయి.

మీ స్ప్రెడ్‌షీట్‌ను నిర్వహించడం

గోల్డెన్ రూల్: శీర్షికలు 1వ వరుసలో

మీ కాలమ్ హెడ్డర్లను ఎల్లప్పుడూ మొదటి వరుసలో ఉంచండి. ఇది అత్యంత ముఖ్యమైనది. బాట్స్ ప్రతి కాలమ్ ఏమి కలిగి ఉందో అర్థం చేసుకోవడానికి మొదటి వరుసను చూస్తాయి.

మంచి:

Name | Email | Phone | Date Joined
John | john@email.com | 555-0100 | 2024-01-15
Sarah | sarah@email.com | 555-0200 | 2024-01-16

చెడు:

Customer Information Spreadsheet
Last Updated: January 2024
Name | Email | Phone | Date Joined
John | john@email.com | 555-0100 | 2024-01-15

తప్పు ఉదాహరణలో, బాట్ "Customer Information Spreadsheet" ని కాలమ్ హెడ్డర్ అని భావిస్తుంది. మీ మొదటి వరుసను శుభ్రంగా ఉంచి కాలమ్ పేర్లకు మాత్రమే ఉపయోగించండి.

ఒక షీట్, ఒక లక్ష్యం

వివిధ రకాల డేటాను ఒకే షీట్‌లో నింపడానికి ప్రయత్నించకండి. వేర్వేరు అవసరాల కోసం వేర్వేరు షీట్లను సృష్టించండి:

గుడ్ సెటప్:

షీట్ 1: "Customer Orders" - ఆర్డర్ సమాచారం
షీట్ 2: "Product Catalog" - మీరు అమ్మే ఉత్పత్తులు
షీట్ 3: "Customer Feedback" - సమీక్షలు మరియు వ్యాఖ్యలు

తప్పు అమరిక:

షీట్ 1: "Everything" - ఆర్డర్లు, ఉత్పత్తులు, అభిప్రాయాలు అన్నీ కలిపి ఉన్నాయి

ఎందుకు? ఎందుకంటే మీరు మీ బాట్‌ను షీట్‌ను చదవమని లేదా రాయమని చెప్పినప్పుడు, అది ఏ రకమైన డేటాతో పని చేస్తుందో ఖచ్చితంగా తెలుసుకోవాలి. మిశ్రమ డేటా బాట్‌ను గందరగోళానికి గురిచేస్తుంది.

దాన్ని సాదా మరియు సరళంగా ఉంచండి

బాట్స్ "ఫ్లాట్" డేటాతో ఉత్తమంగా పనిచేస్తాయి - ప్రతి వరుసలో ఒక అంశం, ప్రతి సెల్‌లో ఒక సమాచారం.

గుడ్ (ఫ్లాట్):

Product | Price | Colors Available
T-Shirt | 19.99 | Red, Blue, Green
Jeans | 49.99 | Black, Blue

చెడు (ప్రముఖత ఆధారంగా):

Product | Price | Color 1 | Color 2 | Color 3
T-Shirt | 19.99 | Red | Blue | Green
Jeans | 49.99 | Black | Blue | [empty]

మొదటి ఉదాహరణ బాట్స్ కోసం శోధించడానికి సులభంగా ఉంటుంది. ఎవరో "మీ వద్ద ఎరుపు టీ-షర్ట్లు ఉన్నాయా?" అని అడిగితే, బాట్ "Colors Available" కాలమ్‌లో "Red"ని త్వరగా కనుగొనగలదు.

మీ కాలమ్స్‌కు పేరు పెట్టడం

వివరణాత్మక పేర్లను ఉపయోగించండి

మీ కాలమ్ పేర్లు స్పష్టంగా మరియు ప్రత్యేకంగా ఉండాలి. గుర్తుంచుకోండి: బాట్స్ పేర్లను ఉపయోగిస్తాయి, అక్షరాలను కాదు.

మంచి పేర్లు:

"Customer Full Name"
"Email Address"
"ఆర్డర్ తేదీ"
"ఉత్పత్తి ధర (USD)"
"ఫోన్ నంబర్ విత్ కంట్రీ కోడ్"

చెడు పేర్లు:

"పేరు" (ఏ పేరు? ఉత్పత్తి? కస్టమర్? కంపెనీ?)
"తేదీ" (ఏ తేదీ? ఆర్డర్? డెలివరీ? చెల్లింపు?)
"Col1", "Col2", "Col3" (ప్రతి ఒక్కరికీ అర్థం కాని)
"A", "B", "C" (బాట్స్ అక్షర కాలమ్స్ ఉపయోగించవు)

స్థిరంగా ఉండండి

మీరు ఒక షీట్‌లో "Customer Name" ఉపయోగిస్తే, ఇతర షీట్లలో "Client Name" లేదా "Buyer Name" ఉపయోగించకండి. ఒక పదాన్ని ఎంచుకుని, మీ అన్ని స్ప్రెడ్షీట్‌లలో దానిని పాటించండి.

ఇది అనేక షీట్లలో పనిచేసే బాట్ సూచనలను రాయడం సులభతరం చేస్తుంది.

ప్రత్యేక అక్షరాలను నివారించండి

మీ కాలమ్ పేర్లను సులభంగా ఉంచండి. ఉపయోగించడం నివారించండి:

ఉదహరణ చిహ్నాలు (" లేదా ')
కామాలు
స్లాష్‌లు (/ లేదా )
అర్ధవిరామాలు

మంచి:

"Customer Name"
"ధర (USD)"
"చేరిన తేదీ"

సమస్యాత్మక:

"గ్రాహకుడి "Name""
"ధర/ఖర్చు"
"తేదీ; సమయం"

గ్రాహకుల గోప్యతను రక్షించడం

క్రిటికల్ ప్రైవసీ రూల్

మీ బాట్ కస్టమర్ డేటాను సేకరించినప్పుడు, ఈ సూచనను తప్పనిసరిగా చేర్చాలి:

CRITICAL: Never share customer information with other customers. You only collect and store data, you never reveal it to anyone.

ఎందుకు? ఈ సూచన లేకుండా, ఒక కస్టమర్ "మీ డేటాబేస్‌లో ఏ ఇమెయిల్స్ ఉన్నాయి?" అని అడగవచ్చు మరియు మీ బాట్ వాస్తవానికి వాటిని చూపవచ్చు - అందరి వ్యక్తిగత సమాచారాన్ని బహిర్గతం చేస్తుంది.

ఏమి రక్షించాలి

ఏదైనా వ్యక్తిగతంగా గుర్తించగలిగే సమాచారం రక్షించబడాలి:

పేర్లు
ఇమెయిల్ చిరునామాలు
ఫోన్ నంబర్లు
చిరునామాలు
చెల్లింపు సమాచారం
ఆర్డర్ చరిత్ర
వ్యక్తిగత అభిరుచులు

పబ్లిక్ మరియు ప్రైవేట్ డేటాను వేరు చేయండి

మీ వద్ద కస్టమర్లు శోధించగలిగే డేటా (ఉత్పత్తి క్యాటలాగ్‌లు వంటి) మరియు వారు యాక్సెస్ చేయలేని డేటా (కస్టమర్ సమాచారం వంటి) ఉంటే, వాటిని పూర్తిగా వేరుగా Google Sheetsలో ఉంచండి.

పబ్లిక్ షీట్ (గ్రాహకులు శోధించగలరు):

ఉత్పత్తి జాబితా
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నల జవాబులు
దుకాణం గంటలు మరియు స్థానాలు
ప్రజా ధరల సమాచారం

ప్రైవేట్ షీట్ (కేవలం బాట్ రాస్తుంది, ఎప్పుడూ పంచుకోదు):

గ్రాహక సంప్రదింపు సమాచారం
ఆర్డర్ వివరాలు
అభిప్రాయాలు మరియు సమీక్షలు
నమోదు సమాచారం

పెద్ద మొత్తంలో డేటాను నిర్వహించడం

బాట్స్ వేగంగా ఉంటాయి

శుభవార్త: బాట్స్ సెకన్లలోనే వందల లేదా వేల రకాలలో శోధించగలవు. మీ స్ప్రెడ్షీట్ "చాలా పెద్దది" అని బాట్‌కు భయపడవద్దు.

500 అంశాలతో ఉత్పత్తి జాబితా? సమస్య లేదు. 1,000 ఎంట్రీలతో కస్టమర్ డేటాబేస్? బాట్ దాన్ని సులభంగా నిర్వహిస్తుంది.

డేటాను ఎప్పుడు విభజించాలి

ఈ క్రింది సందర్భాల్లో అనేక షీట్లుగా విభజించడం పరిగణించండి:

మీరు ఒకే షీట్‌లో 10,000 కంటే ఎక్కువ వరుసలు కలిగి ఉన్నారు.
డేటా పూర్తిగా భిన్నమైన ప్రయోజనాలు కలిగి ఉంది (ఉత్పత్తులు vs కస్టమర్లు vs ఆర్డర్లు)
మీరు వివిధ వ్యక్తులకు వివిధ డేటాకు ప్రాప్తి కల్పించాలనుకుంటున్నారు.

లేదంటే, సంబంధిత డేటాను కలిపి ఉంచండి. బాట్ దాన్ని నిర్వహించగలదు.

పాత డేటాను ఆర్కైవ్ చేయండి

మీరు నిరంతరం డేటాను సేకరిస్తున్నట్లయితే (ఉదాహరణకు రోజువారీ ఆర్డర్లు లేదా కస్టమర్ అభిప్రాయం), పాత డేటాను కాలక్రమేణా ఆర్కైవ్ చేయాలని పరిగణించండి.

ఉదాహరణ వ్యూహం:

సక్రియ షీట్: "Orders 2024" - ప్రస్తుత సంవత్సరపు ఆర్డర్లు
ఆర్కైవ్ షీట్: "Orders 2023" - గత సంవత్సరం యొక్క డేటా

మీ బాట్ క్రియాశీల షీట్‌లో రాస్తుంది, దానిని చిన్నదిగా మరియు వేగంగా ఉంచుతుంది. మీరు ఎప్పుడైనా పాత సమాచారాన్ని ఆర్కైవ్ నుండి మాన్యువల్‌గా చూడవచ్చు.

డేటా ధృవీకరణ మరియు నాణ్యత

బాట్ సూచనలలో ఫార్మాట్‌ను ధృవీకరించండి.

మీ బాట్‌ను డేటా సరైన ఫార్మాట్‌లో ఉందో లేదో తనిఖీ చేయమని చెప్పవచ్చు, దానిని సేవ్ చేయడానికి ముందు.

ఉదాహరణ:

When collecting email addresses:
- Make sure it includes an @ symbol and a domain (like .com or .org)
- If the email looks invalid, say: "That doesn't look like a valid email address. Could you double-check it?"
- Only save it to the sheet after confirming it's correct

When collecting phone numbers:
- Ask for the format: "Please include your country code, like +1 for USA"
- Save exactly what the customer provides

ఇది మీ స్ప్రెడ్‌షీట్‌లో చెడు డేటా ప్రవేశించకుండా నిరోధిస్తుంది.

తప్పిపోయిన సమాచారాన్ని నిర్వహించండి

మీ బాట్‌ను కస్టమర్లు ప్రశ్నలను దాటవేసినప్పుడు లేదా అపూర్ణమైన సమాచారం అందించినప్పుడు ఏమి చేయాలో చెప్పండి.

ఉదాహరణ:

If a customer doesn't want to provide their phone number:
- Say: "No problem! I'll note that as optional."
- Write "Not provided" in the Phone Number column
- Continue with the rest of the questions

ఇది మీ డేటాను క్రమబద్ధం చేస్తుంది, కస్టమర్లు అన్నింటికి సమాధానం ఇవ్వకపోయినప్పటికీ.

సాధారణ తప్పులు నివారించాలి

పొరపాటు 1: సరిపోలని కాలమ్ పేర్లు

సమస్య: మీ బాట్ సూచనల్లో "Customer Name" అని ఉంది కానీ మీ షీట్ శీర్షికలో "Name" అని ఉంది.

ద సొల్యూషన్: మీ సూచనల్లో ప్రతి కాలమ్ పేరు మీ షీట్ హెడ్డర్స్‌తో ఖచ్చితంగా సరిపోతుందో లేదో రెండుసార్లు తనిఖీ చేయండి. స్పెల్లింగ్, క్యాపిటలైజేషన్, స్పేసెస్‌ను తనిఖీ చేయండి.

పొరపాటు 2: ఉన్న డేటాను పైకి వ్రాయడం

సమస్య: మీ బాట్ ఉన్న డేటాను మార్చి కొత్త వరుసలను జోడించకుండా ఉంచుతుంది.

ద సొల్యూషన్: మీ సూచనల్లో, బాట్‌ను "కొత్త వరుసను చేర్చండి" లేదా "డేటాను జోడించండి" అని చెప్పండి - "నవీకరించండి" లేదా "మార్చండి" అని కాదు.

After collecting all information, add a NEW ROW to the Google Sheet with all the answers.

తప్పు 3: తేదీ/టైమ్‌స్టాంప్ లేదు

సమస్య: మీరు డేటాను సేకరిస్తారు కానీ ప్రతి ఎంట్రీ ఎప్పుడు సమర్పించబడిందో తెలియదు.

ద సొల్యూషన్: తేదీ మరియు సమయానికి ఒక కాలమ్‌ను ఎప్పుడూ చేర్చండి. దానిని స్వయంచాలకంగా పూరించమని మీ బాట్‌ను చెప్పండి.

Always save the current date and time in the "Submission Date" column when adding a new row.

తప్పు 4: పరీక్షించడం మర్చిపోవడం

సమస్య: మీరు అన్ని సెట్టింగ్స్ పూర్తి చేసినప్పటికీ, లైవ్‌కు వెళ్లే ముందు పరీక్షించకపోతే, కస్టమర్లు లోపాలను ఎదుర్కొంటారు.

ద సొల్యూషన్: మీ బాట్‌ను నిజమైన వినియోగదారులు ఉపయోగించే ముందు, మీరు ఎల్లప్పుడూ మొత్తం సంభాషణను కనీసం 3 సార్లు స్వయంగా నిర్వహించండి. డేటా మీ షీట్‌లో సరిగ్గా కనిపిస్తున్నదని తనిఖీ చేయండి.

భద్రతా ఉత్తమ పద్ధతులు

మీ బాట్‌కు Google Sheet ను కనెక్ట్ చేసినప్పుడు, మీ మొత్తం Google Drive ను కాకుండా, ఆ ప్రత్యేకమైన షీట్ మాత్రమే పంచుకోండి.

సాధ్యమైనప్పుడు View-Only Access ఉపయోగించండి

మీ బాట్ కేవలం డేటాను చదవాల్సిన అవసరం ఉన్నప్పుడు (ఉదాహరణకు, ఉత్పత్తి క్యాటలాగ్‌ను శోధించడం), దానికి view-only యాక్సెస్ ఇవ్వవచ్చు. ఇది write యాక్సెస్ ఇవ్వడం కంటే సురక్షితం.

అయితే, బాట్ డేటాను సేకరించాల్సిన అవసరం ఉంటే, దానికి రైట్ యాక్సెస్ అవసరం. అది బాగానే ఉంది, కానీ మీరు ఏ షీట్‌ను కనెక్ట్ చేస్తున్నారో జాగ్రత్తగా ఉండండి.

నియమిత బ్యాకప్‌లు

Google Sheets స్వయంచాలకంగా ప్రతిదీ సేవ్ చేస్తుంది, కానీ అప్పుడప్పుడు బ్యాకప్‌లు చేయడం తెలివైన పని:

బ్యాకప్ ఎలా చేయాలి:

మీ Google Sheet తెరవండి
ఫైల్ → డౌన్‌లోడ్ → CSV లేదా Excel కు వెళ్లండి
దాన్ని మీ కంప్యూటర్లో సేవ్ చేయండి
ఫైల్‌నామాన్ని తేదీతో ఉంచండి (ఉదాహరణకు "Customer-Data-Backup-2024-01-15.csv")

ఇది నెలవారీగా లేదా ముఖ్యమైన డేటాను పెద్ద మొత్తంలో సేకరించిన తర్వాత చేయండి.

అసాధారణ కార్యకలాపాలను పర్యవేక్షించండి

మీ స్ప్రెడ్‌షీట్‌ను అప్పుడప్పుడు తనిఖీ చేయండి:

డేటా సరిగా ఉంది మరియు సరిగా ఫార్మాట్ చేయబడింది.
నకిలీ ఎంట్రీలు లేవు (బాట్ లోపం సూచించవచ్చు)
ఏమి విచిత్రమైన లేదా అనూహ్యమైన సమాచారం లేదు.

ఏదైనా తప్పుగా కనిపిస్తే, మీ బాట్ యొక్క సూచనలను తనిఖీ చేసి, మళ్లీ పరీక్షించండి.

ప్రదర్శన సూచనలు

సూచన 1: నిర్దిష్ట శోధన ప్రమాణాలను ఉపయోగించండి

బాట్ సూచనలను డేటా శోధన కోసం రాస్తున్నప్పుడు, ఏ కాలమ్స్‌ను శోధించాలో స్పష్టంగా చెప్పండి.

నెమ్మదిగా:

Search the entire sheet for anything matching what the customer asks about.

వేగంగా:

When customers ask about products, search the "Product Name" and "Category" columns. When they ask about prices, look in the "Price" column.

స్పష్టంగా ఉండటం అన్వేషణలను వేగవంతంగా మరియు ఖచ్చితంగా చేస్తుంది.

సూచన 2: ఫలితాలను పరిమితం చేయండి

మీ వద్ద వందల సంఖ్యలో సరిపోలే అంశాలు ఉంటే, వాటిని అన్నింటిని చూపించవద్దు.

If the search finds more than 10 matching products, show only the first 10 and say: "I found many options. Here are the top 10. Would you like to narrow your search?"

ఇది ప్రతిస్పందనలను సంక్షిప్తంగా ఉంచి సంభాషణలను సజావుగా కొనసాగిస్తుంది.

సూచన 3: సూచనల్లో ఫిల్టర్లను ఉపయోగించండి

మీ బాట్‌ను అనవసరమైన డేటాను ఫిల్టర్ చేయమని చెప్పండి.

When showing products, only display items where the "Stock Status" column says "In Stock". Don't show out-of-stock items unless the customer specifically asks.

ఇది బాట్ ప్రాసెస్ చేయాల్సిన డేటా పరిమాణాన్ని తగ్గిస్తుంది మరియు కస్టమర్లకు మెరుగైన సమాధానాలను అందిస్తుంది.

సేకరణ మరియు ప్రశ్నలను కలపడం

మీ బాట్ రెండు చేయగలదు - డేటాను సేకరించడం మరియు షీట్లు నుండి ప్రశ్నలకు సమాధానాలు ఇవ్వడం.

ఉదాహరణ వినియోగం: రెస్టారెంట్ రిజర్వేషన్లు

మీకు ఉండవచ్చు:

షీట్ 1: "Available Tables" - బాట్ ఇది చదివి లభ్యతను చూపిస్తుంది
షీట్ 2: "Reservations" - బుక్ చేసినప్పుడు బాట్ ఇక్కడ వ్రాస్తుంది

బాట్ సూచనలు:

You help customers make restaurant reservations.

For checking availability:
- Search the "Available Tables" sheet
- Show only tables where Status is "Available"

When someone makes a reservation:
- Add their information to the "Reservations" sheet
- Include: Name, Phone, Date, Time, Party Size
- Save the current timestamp in the "Booked At" column

NEVER share reservation data with other customers. You only show table availability, never other people's bookings.

ఈ సెటప్ ఒక బాట్ రెండు వైపుల ప్రక్రియను నిర్వహించడానికి అనుమతిస్తుంది.

తదుపరి చర్యలు

Google Sheets తో బాట్స్ ఉపయోగించడం గురించి మరింత తెలుసుకోవాలా?

Google Sheets ద్వారా వినియోగదారుల నుండి డేటాను సేకరించండి - డేటా సేకరణకు సంపూర్ణ మార్గదర్శిని
వినియోగదారులు మీ Google Sheets ను ప్రశ్నించనివ్వండి - కస్టమర్లు మీ స్ప్రెడ్షీట్ డేటాను శోధించగలరు
బాట్ సూచనలను మెరుగుపరచండి. - మీ బాట్ యొక్క మొత్తం పనితీరును మెరుగుపరచండి

త్వరిత సూచన తనిఖీ జాబితా

ఈ చెక్లిస్ట్‌ను మీ బాట్‌తో Google Sheets సెట్ చేయేటప్పుడు ఉపయోగించండి:

సెట్టప్:

కాలమ్ శీర్షికలు వరుస 1 లో ఉన్నాయి
కాలమ్ పేర్లు స్పష్టంగా మరియు వివరణాత్మకంగా ఉన్నాయి
కాలమ్ పేర్లలో ప్రత్యేక అక్షరాలు ఉండకూడదు
ఒక షీట్‌కు ఒక రకమైన డేటా

సూచనలు:

సూచనలలో నిలువు వరుస పేర్లు షీట్‌తో ఖచ్చితంగా సరిపోతాయి.
బాట్ చదవగలదా, రాయగలదా, లేక రెండూ చేయగలదా అని తెలుసుకుంటుంది.
గోప్యత రక్షణ సూచన (డేటాను సేకరిస్తే)
డేటా ధృవీకరణ నియమాలు పేర్కొన్నాయి
తప్పిపోయిన సమాచారాన్ని నిర్వహించడానికి సూచనలు

పరీక్ష:

పరీక్షా సంభాషణ 3+ సార్లు పూర్తయింది
డేటా షీట్‌లో సరిగా కనిపిస్తుంది.
కాలమ్ ప్లేస్మెంట్ సరిగా ఉంది
గోప్యతా నియమాలు పనిచేస్తాయి (బాట్ వ్యక్తిగత డేటాను పంచుకోదు)

నిర్వహణ:

నియమిత బ్యాకప్‌లు షెడ్యూల్ చేయబడ్డాయి.
అసాధారణ డేటాను పర్యవేక్షించండి
అవసరమైతే పాత డేటాను ఆర్కైవ్ చేయండి

సహాయం కావాలా?

Google Sheets మరియు మీ బాట్‌తో సమస్యలు ఉంటున్నాయా?

మద్దతు సంప్రదించండి - మేము సమస్యలను పరిష్కరించడంలో సహాయం చేయడానికి సంతోషిస్తున్నాము
మీ కాలమ్ పేర్లను సమీక్షించండి - 90% సమస్యలు పేరు అసమానతల నుండి వస్తాయి
మొదట చిన్న డేటాతో పరీక్షించండి. - ప్రారంభంలో 5-10 వరుసలతో ప్రారంభించి, తరువాత పెంచండి
ఉదాహరణలను పరిశీలించండి - ఈ గైడ్‌లో ఉన్న నమూనా షీట్లను చూడండి

గమనించండి: Google Sheets ఇంటిగ్రేషన్ పూర్తిగా ఉచితం. ప్రయోగాలు చేయండి, నేర్చుకోండి, మరియు మీ వ్యాపారం కోసం ఏమి ఉత్తమంగా పనిచేస్తుందో కనుగొనండి!