Collect Data Google Sheets
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Collecter des données Google Sheets

Mis à jour il y a 5 mois

Comment collecter des données auprès des utilisateurs avec votre bot

Pourquoi collecter des données avec des bots ?

Imaginez avoir un assistant utile qui pose des questions à vos clients et enregistre automatiquement leurs réponses dans une feuille de calcul. C'est exactement ce que vous pouvez faire avec Boti - entièrement gratuit.

Que vous collectiez des retours clients, preniez des commandes, inscriviez des personnes à des événements ou recueilliez des réponses à des sondages, votre bot peut tout faire automatiquement. Pas de saisie manuelle des données, pas d'informations perdues, et tout est organisé en un seul endroit.

La meilleure partie ? Cette fonctionnalité est entièrement gratuite. Vous pouvez commencer à collecter des données dès maintenant sans aucun plan payant.

Ce dont vous aurez besoin

Avant de commencer, assurez-vous d'avoir :

  1. Un compte Google - Gratuit, si vous n'en avez pas déjà un
  2. Un compte Boti - Aussi gratuit
  3. 5 minutes - C'est tout ce qu'il faut pour configurer

C'est tout. Pas de connaissances techniques requises, pas de programmation, pas de configuration compliquée.

Étape 1 : Créez votre Google Sheet

Tout d'abord, créons la feuille de calcul où vos données seront enregistrées.

Que faire :

  1. Aller à Google Sheets
  2. Cliquez « + Blank » créer une nouvelle feuille de calcul
  3. Donnez-lui un nom clair comme "Avis des clients" ou "Inscriptions aux événements".

Ajoutez Vos En-têtes de Colonne :

La première ligne de votre feuille de calcul doit comporter des en-têtes pour chaque information que vous souhaitez collecter. Ces en-têtes indiquent à votre bot où placer chaque réponse.

Exemple pour un formulaire de rétroaction :

Name | Email | Rating | Comments | Date

Exemple pour l'inscription à un événement :

Full Name | Phone Number | Email | Number of Guests | Dietary Restrictions

Conseil important : Donnez à vos colonnes des noms clairs et descriptifs. Le bot n'utilise pas de lettres comme "Colonne A" ou "Colonne B" - il utilise les noms que vous leur donnez. "Email" est préférable à "Col2", et "Commentaires des clients" est préférable à "Notes".

Étape 2 : Connectez votre feuille à Boti

Parlons maintenant de cette feuille de calcul.

Que faire :

  1. Copiez l'URL de votre Google Sheet - C'est l'adresse web en haut de votre navigateur lorsque vous avez la feuille ouverte. Cela ressemble à : 

    https://docs.google.com/spreadsheets/d/1abc123def456...

  2. Ouvrez votre bot dans Boti - Allez à la page des paramètres de votre bot

  3. Allez à la section "Data Sources" - C'est ici que vous informez votre bot sur les données externes.

  4. Cliquez sur "Add Data Source"

  5. Choisissez "Google Sheets"

  6. Collez l'URL de votre feuille et donnez à cette connexion un nom tel que "Feedback Form"

  7. Autoriser l'accès - Google vous demandera de confirmer que Boti peut accéder à cette feuille de calcul. Cliquez sur "Autoriser"

C'est fait ! Votre bot a maintenant la permission d'écrire des données dans votre feuille de calcul.

Étape 3 : Dites à votre bot quoi demander

C'est ici que la magie opère. Vous écrirez des instructions simples qui diront à votre bot quelles questions poser et où enregistrer les réponses.

Le schéma de base :

Pensez-y comme former un nouvel employé. Vous leur dites :

  1. Quelles questions poser
  2. Quel ordre leur demander
  3. Où écrire chaque réponse

Exemple d'instructions pour la collecte de commentaires :

You are a friendly feedback collector for Danny's Electronics Store.

Your job is to gather customer feedback by asking questions one at a time and saving the answers to the Google Sheet.

Ask these questions in order:

1. "What's your name?"
   - Save the answer in the "Name" column

2. "What's your email address?"
   - Save the answer in the "Email" column

3. "On a scale of 1-10, how would you rate your experience?"
   - Save the answer in the "Rating" column

4. "Any additional comments?"
   - Save the answer in the "Comments" column

5. Always save today's date in the "Date" column

After collecting all information, say: "Thank you! Your feedback has been recorded. We really appreciate you taking the time to share your thoughts."

IMPORTANT: Never share customer data with other customers. You only collect information, you never reveal it.

Exemple d'instructions pour l'inscription à un événement :

You are a registration assistant for the Annual Tech Conference 2025.

Your goal is to register attendees by collecting their information and saving it to the Google Sheet.

Greet people warmly and explain that you'll help them register for the conference.

Ask these questions one at a time:

1. "What's your full name?"
   - Save in "Full Name" column

2. "What's your phone number?"
   - Save in "Phone Number" column

3. "What's your email address?"
   - Save in "Email" column

4. "How many guests will you be bringing? (including yourself)"
   - Save in "Number of Guests" column

5. "Do you or your guests have any dietary restrictions? (vegetarian, vegan, allergies, etc.)"
   - Save in "Dietary Restrictions" column

After all questions are answered, confirm: "Perfect! You're all registered for the Annual Tech Conference 2025. We'll send confirmation to [their email]. See you there!"

CRITICAL: Never share attendee information with anyone. You only collect data, never reveal it.

Étape 4 : Testez votre bot

Avant de passer en direct, testez toujours pour vous assurer que tout fonctionne.

Que faire :

  1. Envoyez un message test à votre bot. - Faites semblant d'être un client
  2. Parcourez toute la conversation. - Répondez à toutes les questions
  3. Vérifiez votre Google Sheet - Recherchez une nouvelle ligne avec vos données de test.
  4. Vérifiez chaque colonne - Assurez-vous que les réponses sont allées aux bons endroits.

Si quelque chose ne semble pas correct, retournez à vos instructions de bot et ajustez-les. Les problèmes courants sont généralement :

  • Les noms de colonnes dans les instructions ne correspondent pas aux noms de colonnes dans la feuille (vérifiez l'orthographe et la capitalisation)
  • Les instructions ne sont pas assez claires quant à la réponse à mettre où.

Conseils Importants pour Réussir

Conseil 1 : Utilisez des noms de colonnes clairs

Votre bot lit les en-têtes de colonnes, pas les lettres. "Customer Email" est bien mieux que "Email2" ou "Col_B". Réfléchissez à ce qui a du sens lorsque vous le lisez à voix haute.

Astuce 2 : Gardez les questions simples

Posez une question à la fois. Ne dites pas "Quel est votre nom et votre email ?" - cela embrouille le bot. Posez plutôt deux questions distinctes :

  1. "Quel est votre nom ?"
  2. "Quel est ton email ?"

Conseil 3 : Protéger la confidentialité des clients

Toujours inclure cette instruction : "Ne partagez jamais les données des clients avec d'autres clients. Vous ne faites que collecter des informations, vous ne les révélez jamais."

Cela empêche votre bot de montrer accidentellement les données d'un client à un autre client.

Astuce 4 : Les bots sont excellents avec les en-têtes

Parce que les bots utilisent les noms de colonnes au lieu des lettres, ils sont en réalité meilleurs pour travailler avec des feuilles de calcul que de nombreux humains ! Assurez-vous simplement que vos en-têtes sont descriptifs et uniques.

Astuce 5 : Vous pouvez recueillir des centaines de réponses

Google Sheets peut contenir des milliers de lignes, et votre bot peut ajouter de nouvelles lignes aussi rapidement que les clients répondent. Pas de limites, pas de ralentissements.

Ce que vous pouvez construire

Voici quelques exemples concrets de ce que les gens construisent avec cette fonctionnalité :

Service client :

  • Collecter les tickets de support avant de les diriger vers un agent humain.
  • Rassembler automatiquement les informations de dépannage
  • Suivre les problèmes et questions courants

Ventes et Marketing :

  • Capturer les informations des prospects des visiteurs du site web
  • Qualifiez les prospects avec quelques questions rapides
  • Planifier des appels de vente et des démonstrations

Événements et Hospitalité :

  • Inscrire les participants aux conférences ou webinaires
  • Prendre des réservations de restaurant
  • Collecter les RSVPs pour des fêtes ou des rencontres

Retour d'expérience et Recherche :

  • Mener des enquêtes de satisfaction client
  • Recueillir des retours sur le produit
  • Mener des recherches de marché

Commandes et demandes :

  • Accepter des commandes personnalisées avec des spécifications
  • Collecter des demandes de devis
  • Traiter les demandes de service

Prochaines étapes

Maintenant que vous savez comment collecter des données, vous pourriez vouloir :

Besoin d'aide ?

Si vous êtes bloqué ou avez des questions :

  1. Rejoignez notre support - Obtenez de l'aide de notre équipe
  2. Testez d'abord avec des exemples simples. - Commencez avec 2-3 colonnes avant d'en ajouter davantage.
  3. Vérifiez vos noms de colonnes - 90 % des problèmes proviennent de noms de colonnes incompatibles.

N'oubliez pas : c'est complètement gratuit, il n'y a aucun risque à l'essayer. Commencez par un exemple simple et développez à partir de là !