Collect Data Google Sheets
Повернутися до посібників

Збирати дані Google Sheets

Оновлено 5 months ago

Як збирати дані від користувачів за допомогою вашого бота

Чому збирати дані за допомогою ботів?

Уявіть собі, що у вас є корисний помічник, який ставить запитання вашим клієнтам і автоматично зберігає їхні відповіді в електронній таблиці. Саме це ви можете зробити з Boti - абсолютно безкоштовно.

Незалежно від того, чи збираєте ви відгуки клієнтів, приймаєте замовлення, реєструєте людей на заходи або збираєте відповіді на опитування, ваш бот може робити все це автоматично. Ніякого ручного введення даних, ніякої втраченої інформації, і все організовано в одному місці.

Найкраща частина? Ця функція є абсолютно безкоштовною. Ви можете почати збирати дані прямо зараз без будь-якого платного плану.

Що вам знадобиться

Перш ніж ми почнемо, переконайтеся, що у вас є:

  1. Обліковий запис Google - Безкоштовно, якщо у вас ще немає.
  2. A Boti Account - Також безкоштовно
  3. 5 хвилин - Ось і все, що потрібно для налаштування

Ось і все. Жодних технічних знань не потрібно, жодного програмування, жодних складних налаштувань.

Крок 1: Створіть свій Google Sheet

Спочатку створимо електронну таблицю, де будуть збережені ваші дані.

Що робити:

  1. Перейдіть до Google Sheets
  2. Клацніть "+ Blank" створити нову електронну таблицю
  3. Дайте йому чітку назву, наприклад, "Відгуки клієнтів" або "Реєстрації на події"

Додайте заголовки стовпців:

Перший рядок вашої електронної таблиці повинен містити заголовки для кожного елемента інформації, яку ви хочете зібрати. Ці заголовки вказують вашому боту, куди помістити кожну відповідь.

Приклад форми зворотного зв'язку:

Name | Email | Rating | Comments | Date

Приклад для реєстрації на захід:

Full Name | Phone Number | Email | Number of Guests | Dietary Restrictions

Важлива порада: Дайте вашим стовпцям чіткі, описові назви. Бот не використовує літери, такі як "Стовпець A" або "Стовпець B" - він використовує назви, які ви їм надаєте. "Електронна пошта" краще, ніж "Кол2", а "Коментарі клієнтів" краще, ніж "Нотатки".

Крок 2: Підключіть свій аркуш до Boti

Тепер давайте розповімо вашому боту про цю електронну таблицю.

Що робити:

  1. Скопіюйте URL вашого Google Sheet - Це веб-адреса у верхній частині вашого браузера, коли ви відкрили аркуш. Вона виглядає так: 

    https://docs.google.com/spreadsheets/d/1abc123def456...

  2. Відкрийте свого бота в Boti - Перейдіть на сторінку налаштувань вашого бота

  3. Перейдіть до розділу "Data Sources" - Це місце, де ви розповідаєте своєму боту про зовнішні дані.

  4. Натисніть "Add Data Source"

  5. Виберіть "Google Sheets"

  6. Вставте URL вашого аркуша і дайте цьому з'єднанню назву, наприклад, "Форма зворотного зв'язку"

  7. Авторизувати доступ - Google попросить вас підтвердити, що Boti може отримати доступ до цієї електронної таблиці. Натисніть "Дозволити"

Це все! Тепер ваш бот має дозвіл записувати дані у вашу електронну таблицю.

Крок 3: Скажіть вашому боту, що запитати

Тут відбувається магія. Ви напишете прості інструкції, які вкажуть вашому боту, які питання ставити і де зберігати відповіді.

Основний шаблон:

Думайте про це як про навчання нового співробітника. Ви кажете їм:

  1. Які питання задати
  2. Який порядок їх запитати
  3. Де записувати кожну відповідь

Приклад інструкцій для збору відгуків:

You are a friendly feedback collector for Danny's Electronics Store.

Your job is to gather customer feedback by asking questions one at a time and saving the answers to the Google Sheet.

Ask these questions in order:

1. "What's your name?"
   - Save the answer in the "Name" column

2. "What's your email address?"
   - Save the answer in the "Email" column

3. "On a scale of 1-10, how would you rate your experience?"
   - Save the answer in the "Rating" column

4. "Any additional comments?"
   - Save the answer in the "Comments" column

5. Always save today's date in the "Date" column

After collecting all information, say: "Thank you! Your feedback has been recorded. We really appreciate you taking the time to share your thoughts."

IMPORTANT: Never share customer data with other customers. You only collect information, you never reveal it.

Приклад інструкцій для реєстрації на захід:

You are a registration assistant for the Annual Tech Conference 2025.

Your goal is to register attendees by collecting their information and saving it to the Google Sheet.

Greet people warmly and explain that you'll help them register for the conference.

Ask these questions one at a time:

1. "What's your full name?"
   - Save in "Full Name" column

2. "What's your phone number?"
   - Save in "Phone Number" column

3. "What's your email address?"
   - Save in "Email" column

4. "How many guests will you be bringing? (including yourself)"
   - Save in "Number of Guests" column

5. "Do you or your guests have any dietary restrictions? (vegetarian, vegan, allergies, etc.)"
   - Save in "Dietary Restrictions" column

After all questions are answered, confirm: "Perfect! You're all registered for the Annual Tech Conference 2025. We'll send confirmation to [their email]. See you there!"

CRITICAL: Never share attendee information with anyone. You only collect data, never reveal it.

Крок 4: Перевірте свого бота

Перед виходом у прямий ефір завжди перевіряйте, щоб переконатися, що все працює.

Що робити:

  1. Надішліть тестове повідомлення вашому боту. - Уявіть, що ви клієнт
  2. Пройдіть через всю розмову. - Відповісти на всі запитання
  3. Перевірте ваш Google Sheet - Шукайте новий рядок з вашими тестовими даними
  4. Перевірте кожен стовпець - Переконайтеся, що відповіді потрапили в правильні місця

Якщо щось виглядає не так, поверніться до інструкцій вашого бота та відкоригуйте їх. Поширені проблеми зазвичай:

  • Назви стовпців в інструкціях не відповідають назвам стовпців у таблиці (перевірте орфографію та використання великих літер)
  • Інструкції недостатньо зрозумілі щодо того, яка відповідь куди має йти.

Важливі поради для успіху

Порада 1: Використовуйте чіткі назви стовпців

Ваш бот читає заголовки стовпців, а не літери. "Customer Email" набагато краще, ніж "Email2" або "Col_B". Подумайте, що має сенс, коли ви читаєте це вголос.

Порада 2: Ставте прості запитання

Запитайте одну річ за раз. Не кажіть "Як вас звати і яка ваша електронна пошта?" - це збиває бота з пантелику. Натомість задайте два окремі запитання:

  1. "Як вас звати?"
  2. "Яка у вас електронна пошта?"

Порада 3: Захищайте конфіденційність клієнтів

Завжди включайте цю інструкцію: "Ніколи не діліться даними клієнтів з іншими клієнтами. Ви лише збираєте інформацію, ніколи її не розкриваєте."

Це запобігає випадковому показу даних одного клієнта іншому клієнту.

Порада 4: Боти чудово справляються з заголовками

Оскільки боти використовують назви стовпців замість літер, вони насправді краще працюють з електронними таблицями, ніж багато людей! Просто переконайтеся, що ваші заголовки є описовими та унікальними.

Порада 5: Ви можете зібрати сотні відповідей

Google Sheets може вміщувати тисячі рядків, і ваш бот може додавати нові рядки так швидко, як відповідають клієнти. Ніяких обмежень, ніяких уповільнень.

Що Ви Можете Побудувати

Ось кілька реальних прикладів того, що люди створюють за допомогою цієї функції:

Підтримка клієнтів:

  • Збирайте заявки підтримки перед їх направленням до агента.
  • Автоматично збирайте інформацію для усунення несправностей
  • Відстежуйте поширені проблеми та запитання

Продажі та маркетинг:

  • Збирайте інформацію про потенційних клієнтів від відвідувачів сайту.
  • Кваліфікуйте потенційних клієнтів за допомогою кількох швидких запитань.
  • Заплануйте дзвінки з продажу та демонстрації

Події та гостинність:

  • Реєстрація учасників на конференції або вебінари
  • Приймайте бронювання в ресторані
  • Збирайте відповіді на запрошення для вечірок або зустрічей.

Відгуки та дослідження:

  • Проводьте опитування задоволеності клієнтів
  • Збирайте відгуки про продукт
  • Проведіть дослідження ринку

Замовлення та запити:

  • Приймайте індивідуальні замовлення з характеристиками
  • Збирати запити на котирування
  • Обробка запитів на обслуговування

Наступні кроки

Тепер, коли ви знаєте, як збирати дані, ви можете захотіти:

Потрібна допомога?

Якщо ви застрягли або маєте запитання:

  1. Приєднуйтесь до нашої підтримки - Отримайте допомогу від нашої команди
  2. Перевірте спочатку на простих прикладах. - Почніть з 2-3 колонок, перш ніж додавати більше
  3. Перевірте назви ваших стовпців - 90% проблем виникають через невідповідність назв стовпців

Пам'ятайте: Це абсолютно безкоштовно, немає жодного ризику спробувати. Почніть з простого прикладу і розширюйте його!