Query Data Google Sheets
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查询数据 Google Sheets

更新 5 months ago

让您的机器人从Google Sheets中回答问题

将您的电子表格转换为知识库

想象一下，你在Google Sheet中有一个包含数百个商品的产品目录。现在想象一下，客户可以向你的机器人询问类似“你有哪些价格在1000美元以下的笔记本电脑？”的问题，机器人可以立即从你的电子表格中找到答案。

这正是我们要设置的。您的机器人可以在拥有数百甚至数千行的Google Sheets中进行搜索，并在几秒钟内为客户提供准确的答案。

是的，这完全是免费的。

这让你可以做什么

当你的机器人能够读取和搜索Google Sheets时，你可以：

产品目录：

  • "显示所有大号的蓝色衬衫"
  • “无线鼠标的价格是多少？”
  • “你们有500美元以下的平板电脑吗？”

时间表和可用性：

  • “星期二有哪些时间段可用？”
  • “Dr. Smith 下周有空吗？”
  • “下午3点以后有哪些课程开始？”

常见问题与知识：

  • “你们的退货政策是什么？”
  • “运送到加利福尼亚需要多长时间？”
  • “你们接受哪些付款方式？”

定价与服务：

  • “设计一个标志需要多少钱？”
  • “你们提供哪些套餐？”
  • “你们有学生折扣吗？”

您的客户可以立即获得答案，当您的数据发生变化时，您无需手动更新机器人指令。更新电子表格后，您的机器人会立即知道新的信息。

您将需要什么

  1. A Google Sheet 使用您的数据（产品列表、常见问题解答、日程安排等）
  2. A Boti 账户 - 免费
  3. 5分钟 设置一切

无需编码，无需复杂设置。如果你会使用电子表格，你就能做到这一点。

步骤1：准备您的Google Sheet

要使其有效的秘诀是用清晰的标题来组织你的电子表格。

如何组织您的数据：

您的电子表格应包含：

  • 清除第一行的列标题 - 这些告诉机器人每列包含的内容
  • 每行一个项目 - 每行是一个产品，一个常见问题，一个时间段等。
  • 描述性列名 - "产品名称" 代替 "物品"，"价格 (USD)" 代替 "成本"

示例产品目录：

Product Name | Category | Price | Color | Size | Stock Status
Laptop Pro 15 | Laptops | 1299 | Silver | 15 inch | In Stock
Wireless Mouse | Accessories | 29 | Black | Standard | In Stock
Bluetooth Speaker | Audio | 79 | Blue | Small | Out of Stock
Gaming Keyboard | Accessories | 89 | RGB | Full Size | In Stock

示例常见问题解答表：

Question | Answer | Category
What's your return policy? | We accept returns within 30 days with receipt | Returns
How long is shipping? | Standard shipping takes 5-7 business days | Shipping
Do you ship internationally? | Yes, we ship to over 50 countries | Shipping
What payment methods do you accept? | We accept all major credit cards and PayPal | Payment

示例预约时间表：

Day | Time Slot | Provider | Status | Duration
Monday | 9:00 AM | Dr. Smith | Available | 30 minutes
Monday | 10:00 AM | Dr. Smith | Booked | 30 minutes
Monday | 2:00 PM | Dr. Jones | Available | 45 minutes
Tuesday | 9:00 AM | Dr. Smith | Available | 30 minutes

关键点： 该机器人可以瞬间读取数百行。不要担心你的表格太大——机器人在搜索数据时速度很快。

步骤2：将您的表格连接到您的机器人

现在让你的机器人访问读取这些数据。

该怎么做：

  1. 打开你的Google Sheet 并从您的浏览器中复制网址（顶部的网页地址）

  2. 前往你的bot在Boti 并打开机器人构建器

  3. 查找“Data Sources” 在机器人设置中

  4. 点击“Add Data Source”

  5. 选择 "Google Sheets"

  6. 粘贴您的表格网址 并给它一个明确的名称，如“Product Catalog”或“FAQ Database”

  7. 授权访问 - 当 Google 请求权限时，点击“Allow”

完成！你的机器人现在可以读取电子表格。

步骤3：为您的Bot编写说明

这是您告诉您的机器人如何使用电子表格来回答问题的地方。

关键原则：

告诉你的机器人：

  1. 有哪些数据可用
  2. 如何搜索信息
  3. 如何为客户格式化答案

产品目录示例说明：

You are a helpful shopping assistant for TechStore.

You have access to our complete product catalog in a Google Sheet with these columns:
- Product Name
- Category
- Price
- Color
- Size
- Stock Status

When customers ask about products:
1. Search the sheet to find matching items
2. Present the information in a friendly, clear way
3. If multiple items match, show up to 5 options
4. Always mention the price and stock status
5. If nothing matches, apologize and suggest similar alternatives

Examples of good responses:

Customer: "Do you have wireless mice?"
You: "Yes! I found these wireless mice:
- Wireless Mouse Pro - $29 - Black - In Stock
- Silent Wireless Mouse - $35 - Gray - In Stock
Would you like more details about either of these?"

Customer: "What laptops cost under $1000?"
You: "Great question! I found 3 laptops under $1000:
- Laptop Basic 14 - $699 - In Stock
- Student Laptop - $799 - In Stock
- Chromebook Pro - $899 - In Stock
What features are most important to you?"

Always be helpful and accurate. Only share information that's in the spreadsheet.

示例说明用于FAQ Bot：

You are a customer service assistant for Danny's Electronics.

You have access to our FAQ database with common questions and answers.

The sheet has these columns:
- Question
- Answer
- Category

When customers ask questions:
1. Search the FAQ sheet for relevant answers
2. Provide the answer in a friendly, conversational way
3. If the exact question isn't in the FAQ, look for related questions
4. If you can't find an answer in the sheet, say: "I don't have that information in my knowledge base. Let me connect you with a human agent who can help."

Never make up answers. Only use information from the FAQ sheet.

Example:

Customer: "How long does shipping take?"
You: "Great question! Standard shipping takes 5-7 business days. If you need your order faster, we also offer express shipping (2-3 days). Would you like to know anything else about shipping?"

Always be warm, professional, and accurate.

预约安排示例说明：

You are a scheduling assistant for City Medical Center.

You have access to our appointment availability sheet with these columns:
- Day
- Time Slot
- Provider
- Status
- Duration

When patients ask about appointments:
1. Search the sheet for available time slots
2. Present options clearly with day, time, and provider name
3. Only show slots where Status is "Available"
4. If they request a specific day or provider, filter accordingly

Example:

Patient: "Do you have any openings with Dr. Smith next Monday?"
You: "Let me check Dr. Smith's schedule for Monday... Yes! Dr. Smith has these available slots:
- 9:00 AM (30 minutes)
- 2:00 PM (30 minutes)
- 4:30 PM (30 minutes)
Which time works best for you?"

Never show booked appointments. Only display available time slots.

步骤4：测试您的机器人

在客户开始使用你的机器人之前，一定要进行测试。

如何测试：

  1. 提出具体问题 - “给我看看蓝色衬衫”或“你们的退货政策是什么？”
  2. 检查答案 - 查看您的电子表格并验证机器人找到了正确的信息。
  3. 尝试边缘情况 - 询问不存在的物品，或使用不寻常的标准进行搜索
  4. 测试多行 - 确保机器人可以搜索您所有的数据

常见问题及解决方法：

  • 机器人说找不到数据。 - 确保您指令中的列名与实际标题匹配
  • 机器人显示错误信息 - 确保您的指示清楚地说明要搜索哪些列
  • 机器人速度慢 - 这很少见，但如果您有10,000+行，考虑拆分成多个工作表。

重要提示

提示 1：机器人可以瞬间搜索数百行数据

不用担心电子表格的大小。机器人搜索数据非常快。包含500个产品的表格？没问题。1,000个常见问题条目？轻松搞定。

提示 2：使用清晰的列标题

该机器人依赖于列名称来识别正在查看的数据。"Product Name" 和 "Price (USD)" 比 "Name" 和 "Cost" 更好。

提示3：保持数据更新

这个设置的美妙之处在于，当你更新Google Sheet时，你的机器人会立即知道新的信息。添加新产品？机器人可以立即告诉客户。更新价格？机器人会分享新价格。

提示4：结合数据收集

您可以拥有一个机器人，它既可以从表格中读取数据（以回答问题），也可以向表格写入数据（以收集信息）。请参阅我们的指南 使用Google Sheets收集数据 了解更多。

提示5：告诉您的机器人在未找到数据时该怎么做

始终包含当机器人找不到答案时的指示。例如：“如果您找不到客户想要的内容，请道歉并提供与人工客服连接的选项。”

真实世界的例子

以下是企业利用此功能构建的内容：

电子商务：

  • 产品目录按类别、价格、颜色、尺寸搜索
  • 实时库存检查
  • 产品比较和推荐

医疗保健：

  • 预约可用性检查
  • 提供者日程和专科
  • 关于服务和保险的常见问题解答

餐厅：

  • 菜单浏览，包括价格和成分
  • 每日特价和供应情况
  • 饮食信息和过敏原

房地产：

  • 房产列表按位置、价格、面积搜索
  • 开放日程安排
  • 社区信息

教育：

  • 课程目录及时间表和先决条件
  • 讲师可用性
  • 学费和经济援助信息

高级技巧

搜索多个列：

您的机器人可以同时搜索多个列。如果有人问“你有蓝色的笔记本电脑吗？”，机器人可以在类别列中搜索“laptop”并在颜色列中搜索“blue”。

提供比较：

您可以指示您的机器人比较项目：“比较Laptop Pro和Laptop Basic”——机器人可以从您的电子表格中显示关键差异。

过滤和排序：

您的机器人可以根据任何标准进行筛选（“显示所有低于50美元的商品”），甚至可以按顺序呈现（“显示您最便宜的三台笔记本电脑”）。

下一步

想在Google Sheets和机器人上做更多事情吗？

需要帮助吗？

如果您遇到任何问题：

  1. 联系支持 - 我们在这里为您提供帮助
  2. 检查你的列名 - 确保它们在说明和表格之间完全匹配
  3. 开始简单 - 在扩大规模之前，先用一个小表（10-20行）进行测试。
  4. 彻底测试 - 提出许多不同的问题，看看你的机器人如何回应

请记住：这是免费使用的，所以请尝试并找到适合您业务的方法！