Laat je bot vragen beantwoorden vanuit Google Sheets.

Verander uw spreadsheet in een kennisbank

Stel je voor dat je een productcatalogus hebt in een Google Sheet met honderden items. Stel je nu voor dat klanten je bot vragen kunnen stellen zoals "Welke laptops hebben jullie onder de $1000?" en de bot onmiddellijk het antwoord vindt in je spreadsheet.

Dat is precies wat we gaan opzetten. Je bot kan door Google Sheets met honderden of zelfs duizenden rijen zoeken en klanten binnen enkele seconden nauwkeurige antwoorden geven.

En ja, dit is helemaal gratis.

Wat dit je laat doen

Wanneer je bot Google Sheets kan lezen en doorzoeken, kun je:

Productcatalogi:

"Toon me alle blauwe shirts in maat large"
"Wat is de prijs van de draadloze muis?"
"Heb je tablets onder de $500?"

Schema & Beschikbaarheid:

"Welke tijdslots zijn beschikbaar op dinsdag?"
"Is Dr. Smith volgende week beschikbaar?"
"Welke lessen beginnen na 15.00 uur?"

FAQ & Kennis:

"Wat is uw retourbeleid?"
"Hoe lang duurt de verzending naar Californië?"
"Welke betaalmethoden accepteert u?"

Prijzen & Diensten:

"Hoeveel kost een logo-ontwerp?"
"Welke pakketten biedt u aan?"
"Hebt u studentenkortingen?"

Uw klanten krijgen direct antwoorden, en u hoeft nooit handmatig botinstructies bij te werken wanneer uw gegevens veranderen. Werk de spreadsheet bij, en uw bot kent onmiddellijk de nieuwe informatie.

Wat je nodig hebt

Een Google Sheet met uw gegevens (productlijst, FAQ, schema, enz.)
Een Boti-account - Gratis
5 minuten om alles op te zetten

Geen codering, geen ingewikkelde installatie. Als je een spreadsheet kunt gebruiken, kun je dit doen.

Stap 1: Bereid je Google Sheet voor

Het geheim om dit te laten werken is het organiseren van je spreadsheet met duidelijke koppen.

Hoe uw gegevens te organiseren:

Je spreadsheet moet bevatten:

Maak kolomkoppen in de eerste rij leeg - Deze geven de bot aan wat elke kolom bevat
Eén item per rij - Elke rij is één product, één FAQ-vraag, één tijdslot, enz.
Beschrijvende kolomnamen - "Productnaam" in plaats van "Item", "Prijs (USD)" in plaats van "Kosten"

Voorbeeld productcatalogus:

Product Name | Category | Price | Color | Size | Stock Status
Laptop Pro 15 | Laptops | 1299 | Silver | 15 inch | In Stock
Wireless Mouse | Accessories | 29 | Black | Standard | In Stock
Bluetooth Speaker | Audio | 79 | Blue | Small | Out of Stock
Gaming Keyboard | Accessories | 89 | RGB | Full Size | In Stock

Voorbeeld FAQ-blad:

Question | Answer | Category
What's your return policy? | We accept returns within 30 days with receipt | Returns
How long is shipping? | Standard shipping takes 5-7 business days | Shipping
Do you ship internationally? | Yes, we ship to over 50 countries | Shipping
What payment methods do you accept? | We accept all major credit cards and PayPal | Payment

Voorbeeld Afsprakenrooster:

Day | Time Slot | Provider | Status | Duration
Monday | 9:00 AM | Dr. Smith | Available | 30 minutes
Monday | 10:00 AM | Dr. Smith | Booked | 30 minutes
Monday | 2:00 PM | Dr. Jones | Available | 45 minutes
Tuesday | 9:00 AM | Dr. Smith | Available | 30 minutes

Belangrijk Punt: De bot leest honderden rijen direct. Maak je geen zorgen over het te groot maken van je blad - bots zijn snel in het doorzoeken van gegevens.

Stap 2: Verbind je Sheet met je Bot

Laten we je bot nu toegang geven om deze gegevens te lezen.

Wat te doen:

Open je Google Sheet en kopieer de URL uit je browser (het webadres bovenaan)
Ga naar je bot in Boti en open de bot builder
Zoek "Data Sources" in de botinstellingen
Klik op "Add Data Source"
Selecteer "Google Sheets"
Plak uw sheet-URL en geef het een duidelijke naam zoals "Productcatalogus" of "FAQ-database"
Toegang autoriseren - Klik op "Toestaan" wanneer Google om toestemming vraagt

Klaar! Je bot kan nu de spreadsheet lezen.

Stap 3: Schrijf instructies voor je bot

Dit is waar je je bot vertelt hoe je de spreadsheet moet gebruiken om vragen te beantwoorden.

Het Sleutelprincipe:

Vertel je bot:

Welke gegevens zijn beschikbaar?
Hoe informatie te zoeken
Hoe antwoorden voor klanten te formatteren

Voorbeeldinstructies voor productcatalogus:

You are a helpful shopping assistant for TechStore.

You have access to our complete product catalog in a Google Sheet with these columns:
- Product Name
- Category
- Price
- Color
- Size
- Stock Status

When customers ask about products:
1. Search the sheet to find matching items
2. Present the information in a friendly, clear way
3. If multiple items match, show up to 5 options
4. Always mention the price and stock status
5. If nothing matches, apologize and suggest similar alternatives

Examples of good responses:

Customer: "Do you have wireless mice?"
You: "Yes! I found these wireless mice:
- Wireless Mouse Pro - $29 - Black - In Stock
- Silent Wireless Mouse - $35 - Gray - In Stock
Would you like more details about either of these?"

Customer: "What laptops cost under $1000?"
You: "Great question! I found 3 laptops under $1000:
- Laptop Basic 14 - $699 - In Stock
- Student Laptop - $799 - In Stock
- Chromebook Pro - $899 - In Stock
What features are most important to you?"

Always be helpful and accurate. Only share information that's in the spreadsheet.

Voorbeeldinstructies voor FAQ Bot:

You are a customer service assistant for Danny's Electronics.

You have access to our FAQ database with common questions and answers.

The sheet has these columns:
- Question
- Answer
- Category

When customers ask questions:
1. Search the FAQ sheet for relevant answers
2. Provide the answer in a friendly, conversational way
3. If the exact question isn't in the FAQ, look for related questions
4. If you can't find an answer in the sheet, say: "I don't have that information in my knowledge base. Let me connect you with a human agent who can help."

Never make up answers. Only use information from the FAQ sheet.

Example:

Customer: "How long does shipping take?"
You: "Great question! Standard shipping takes 5-7 business days. If you need your order faster, we also offer express shipping (2-3 days). Would you like to know anything else about shipping?"

Always be warm, professional, and accurate.

Voorbeeldinstructies voor het plannen van afspraken:

You are a scheduling assistant for City Medical Center.

You have access to our appointment availability sheet with these columns:
- Day
- Time Slot
- Provider
- Status
- Duration

When patients ask about appointments:
1. Search the sheet for available time slots
2. Present options clearly with day, time, and provider name
3. Only show slots where Status is "Available"
4. If they request a specific day or provider, filter accordingly

Example:

Patient: "Do you have any openings with Dr. Smith next Monday?"
You: "Let me check Dr. Smith's schedule for Monday... Yes! Dr. Smith has these available slots:
- 9:00 AM (30 minutes)
- 2:00 PM (30 minutes)
- 4:30 PM (30 minutes)
Which time works best for you?"

Never show booked appointments. Only display available time slots.

Stap 4: Test je bot

Test altijd voordat klanten uw bot gaan gebruiken.

Hoe te Testen:

Stel specifieke vragen. - "Toon me blauwe shirts" of "Wat is uw retourbeleid?"
Controleer de antwoorden - Kijk naar je spreadsheet en controleer of de bot de juiste informatie heeft gevonden.
Probeer randgevallen - Vraag naar items die niet bestaan, of zoek met ongebruikelijke criteria
Test met meerdere rijen - Zorg ervoor dat de bot al je gegevens kan doorzoeken.

Veelvoorkomende problemen en oplossingen:

Bot zegt dat het geen gegevens kan vinden. - Controleer of de kolomnamen in uw instructies overeenkomen met de daadwerkelijke kopteksten.
Bot toont verkeerde informatie - Zorg ervoor dat uw instructies duidelijk zijn over welke kolommen u moet doorzoeken.
Bot is traag - Dit is zeldzaam, maar als je meer dan 10.000 rijen hebt, overweeg dan om ze op te splitsen in meerdere bladen.

Belangrijke Tips

Tip 1: Bots kunnen honderden rijen direct doorzoeken

Maak je geen zorgen over de grootte van je spreadsheet. Bots zijn snel in het doorzoeken van gegevens. Een blad met 500 producten? Geen probleem. 1.000 FAQ-items? Gemakkelijk.

Tip 2: Gebruik duidelijke kolomkoppen

De bot vertrouwt op kolomnamen om te weten naar welke gegevens hij kijkt. "Product Name" en "Price (USD)" zijn veel beter dan "Name" en "Cost".

Tip 3: Houd gegevens up-to-date

Het mooie van deze opstelling is dat wanneer je je Google Sheet bijwerkt, je bot direct op de hoogte is van de nieuwe informatie. Voeg je een nieuw product toe? De bot kan klanten er onmiddellijk over informeren. Prijzen bijwerken? De bot deelt de nieuwe prijzen.

Tip 4: Combineer met gegevensverzameling

Je kunt één bot hebben die zowel gegevens uit sheets leest (om vragen te beantwoorden) als gegevens naar sheets schrijft (om informatie te verzamelen). Bekijk onze handleiding op gegevens verzamelen met Google Sheets om meer te leren.

Tip 5: Vertel je bot wat te doen wanneer gegevens niet worden gevonden.

Geef altijd instructies voor het geval de bot geen antwoord kan vinden. Bijvoorbeeld: "Als je niet kunt vinden waar de klant naar op zoek is, bied dan je excuses aan en bied aan om hen door te verbinden met een menselijke agent."

Praktijkvoorbeelden

Dit is wat bedrijven met deze functie bouwen:

E-commerce:

Productcatalogi met zoeken op categorie, prijs, kleur, maat
Realtime voorraadcontrole
Productvergelijkingen en aanbevelingen

Gezondheidszorg:

Beschikbaarheid van afspraken controleren
Planningen en specialiteiten van zorgverleners
Veelgestelde vragen over diensten en verzekeringen

Restaurants:

Menu bladeren met prijzen en ingrediënten
Dagelijkse specials en beschikbaarheid
Dieetinformatie en allergenen

Vastgoed:

Vastgoedaanbiedingen met zoeken op locatie, prijs, grootte
Open huis schema's
Buurtinformatie

Onderwijs:

Cursuscatalogi met roosters en vereisten
Beschikbaarheid van de instructeur
Informatie over collegegeld en financiële hulp

Geavanceerde Tips

Meerdere Kolommen Doorzoeken:

Uw bot kan tegelijkertijd in meerdere kolommen zoeken. Als iemand vraagt "Heb je blauwe laptops?", kan de bot in de kolom Categorie zoeken naar "laptop" EN in de kolom Kleur naar "blauw".

Vergelijkingen bieden:

Je kunt je bot instrueren om items te vergelijken: "Vergelijk de Laptop Pro en Laptop Basic" - de bot kan belangrijke verschillen uit je spreadsheet tonen.

Filteren en Sorteren:

Je bot kan filteren op elke criteria ("Toon me alle items onder $50") en zelfs in volgorde presenteren ("Toon me je drie goedkoopste laptops").

Volgende stappen

Wil je nog meer doen met Google Sheets en bots?

Verzamel gegevens van gebruikers met Google Sheets - Laat je bot klantreacties opslaan in spreadsheets
Google Sheets beste praktijken voor bots - Geavanceerde tips en optimalisatietechnieken
Schrijf betere instructies voor bots. - Maak je bot nog slimmer

Hulp Nodig?

Als je tegen problemen aanloopt:

Neem contact op met ondersteuning - We zijn hier om te helpen
Controleer je kolomnamen - Zorg ervoor dat ze precies overeenkomen tussen instructies en sheet.
Begin eenvoudig - Test met een klein blad (10-20 rijen) voordat je opschaalt.
Grondig testen - Stel veel verschillende vragen om te zien hoe je bot reageert.

Onthoud: Dit is gratis te gebruiken, dus experimenteer en ontdek wat werkt voor jouw bedrijf!