Query Data Google Sheets
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Requête de données Google Sheets

Mis à jour il y a 5 mois

Laissez votre bot répondre aux questions à partir de Google Sheets.

Transformez votre feuille de calcul en base de connaissances

Imaginez que vous avez un catalogue de produits dans un Google Sheet avec des centaines d'articles. Maintenant, imaginez que les clients peuvent poser des questions à votre bot comme "Quels ordinateurs portables avez-vous à moins de 1000 $ ?" et que le bot trouve instantanément la réponse dans votre feuille de calcul.

C'est exactement ce que nous allons mettre en place. Votre bot peut parcourir Google Sheets avec des centaines ou même des milliers de lignes et fournir aux clients des réponses précises en quelques secondes.

Et oui, c'est entièrement gratuit.

Ce que cela vous permet de faire

Lorsque votre bot peut lire et rechercher dans Google Sheets, vous pouvez :

Catalogues de produits :

  • "Montrez-moi tous les chemises bleues en taille large"
  • "Quel est le prix de la souris sans fil ?"
  • "Avez-vous des tablettes à moins de 500 $ ?"

Horaires et Disponibilité :

  • "Quels créneaux horaires sont disponibles mardi ?"
  • "Dr. Smith est-il disponible la semaine prochaine ?"
  • "Quels cours commencent après 15h ?"

FAQ & Connaissances :

  • « Quelle est votre politique de retour ? »
  • "Combien de temps prend la livraison vers la Californie ?"
  • "Quels modes de paiement acceptez-vous ?"

Tarification et services :

  • "Combien coûte la conception d'un logo ?"
  • "Quels forfaits proposez-vous ?"
  • "Avez-vous des réductions pour les étudiants ?"

Vos clients obtiennent des réponses instantanées, et vous n'avez jamais à mettre à jour manuellement les instructions du bot lorsque vos données changent. Mettez à jour la feuille de calcul, et votre bot connaît instantanément les nouvelles informations.

Ce dont vous aurez besoin

  1. Une feuille Google avec vos données (liste de produits, FAQ, calendrier, etc.)
  2. Un compte Boti - Gratuit
  3. 5 minutes pour tout configurer

Pas de codage, pas de configuration compliquée. Si vous savez utiliser un tableur, vous pouvez le faire.

Étape 1 : Préparez votre Google Sheet

Le secret pour que cela fonctionne est d'organiser votre feuille de calcul avec des en-têtes clairs.

Comment organiser vos données :

Votre feuille de calcul devrait avoir :

  • Effacer les en-têtes de colonne dans la première ligne - Ceux-ci indiquent au bot ce que contient chaque colonne
  • Un article par ligne - Chaque ligne est un produit, une question FAQ, un créneau horaire, etc.
  • Noms de colonnes descriptifs - "Nom du produit" au lieu de "Article", "Prix (USD)" au lieu de "Coût"

Exemple de catalogue de produits :

Product Name | Category | Price | Color | Size | Stock Status
Laptop Pro 15 | Laptops | 1299 | Silver | 15 inch | In Stock
Wireless Mouse | Accessories | 29 | Black | Standard | In Stock
Bluetooth Speaker | Audio | 79 | Blue | Small | Out of Stock
Gaming Keyboard | Accessories | 89 | RGB | Full Size | In Stock

Exemple de feuille FAQ :

Question | Answer | Category
What's your return policy? | We accept returns within 30 days with receipt | Returns
How long is shipping? | Standard shipping takes 5-7 business days | Shipping
Do you ship internationally? | Yes, we ship to over 50 countries | Shipping
What payment methods do you accept? | We accept all major credit cards and PayPal | Payment

Exemple de calendrier de rendez-vous :

Day | Time Slot | Provider | Status | Duration
Monday | 9:00 AM | Dr. Smith | Available | 30 minutes
Monday | 10:00 AM | Dr. Smith | Booked | 30 minutes
Monday | 2:00 PM | Dr. Jones | Available | 45 minutes
Tuesday | 9:00 AM | Dr. Smith | Available | 30 minutes

Point Clé : Le bot lit des centaines de lignes instantanément. Ne vous inquiétez pas de rendre votre feuille trop grande - les bots sont rapides pour rechercher des données.

Étape 2 : Connectez votre feuille à votre bot

Donnons maintenant à votre bot l'accès pour lire ces données.

Que faire :

  1. Ouvrez votre Google Sheet et copiez l'URL de votre navigateur (l'adresse web en haut)

  2. Allez à votre bot dans Boti et ouvrez le créateur de bot

  3. Trouver "Data Sources" dans les paramètres du bot

  4. Cliquez sur "Add Data Source"

  5. Sélectionnez "Google Sheets"

  6. Collez l'URL de votre feuille et donnez-lui un nom clair comme "Catalogue de Produits" ou "Base de Données FAQ"

  7. Autoriser l'accès - Cliquez sur « Autoriser » lorsque Google demande l'autorisation

Fait ! Votre bot peut maintenant lire la feuille de calcul.

Étape 3 : Rédigez des instructions pour votre bot

C'est ici que vous indiquez à votre bot comment utiliser la feuille de calcul pour répondre aux questions.

Le Principe Clé :

Dites à votre bot :

  1. Quelles données sont disponibles ?
  2. Comment rechercher des informations
  3. Comment formater les réponses pour les clients

Exemple d'instructions pour le catalogue de produits :

You are a helpful shopping assistant for TechStore.

You have access to our complete product catalog in a Google Sheet with these columns:
- Product Name
- Category
- Price
- Color
- Size
- Stock Status

When customers ask about products:
1. Search the sheet to find matching items
2. Present the information in a friendly, clear way
3. If multiple items match, show up to 5 options
4. Always mention the price and stock status
5. If nothing matches, apologize and suggest similar alternatives

Examples of good responses:

Customer: "Do you have wireless mice?"
You: "Yes! I found these wireless mice:
- Wireless Mouse Pro - $29 - Black - In Stock
- Silent Wireless Mouse - $35 - Gray - In Stock
Would you like more details about either of these?"

Customer: "What laptops cost under $1000?"
You: "Great question! I found 3 laptops under $1000:
- Laptop Basic 14 - $699 - In Stock
- Student Laptop - $799 - In Stock
- Chromebook Pro - $899 - In Stock
What features are most important to you?"

Always be helpful and accurate. Only share information that's in the spreadsheet.

Exemple d'instructions pour le bot FAQ :

You are a customer service assistant for Danny's Electronics.

You have access to our FAQ database with common questions and answers.

The sheet has these columns:
- Question
- Answer
- Category

When customers ask questions:
1. Search the FAQ sheet for relevant answers
2. Provide the answer in a friendly, conversational way
3. If the exact question isn't in the FAQ, look for related questions
4. If you can't find an answer in the sheet, say: "I don't have that information in my knowledge base. Let me connect you with a human agent who can help."

Never make up answers. Only use information from the FAQ sheet.

Example:

Customer: "How long does shipping take?"
You: "Great question! Standard shipping takes 5-7 business days. If you need your order faster, we also offer express shipping (2-3 days). Would you like to know anything else about shipping?"

Always be warm, professional, and accurate.

Exemple d'instructions pour la planification de rendez-vous :

You are a scheduling assistant for City Medical Center.

You have access to our appointment availability sheet with these columns:
- Day
- Time Slot
- Provider
- Status
- Duration

When patients ask about appointments:
1. Search the sheet for available time slots
2. Present options clearly with day, time, and provider name
3. Only show slots where Status is "Available"
4. If they request a specific day or provider, filter accordingly

Example:

Patient: "Do you have any openings with Dr. Smith next Monday?"
You: "Let me check Dr. Smith's schedule for Monday... Yes! Dr. Smith has these available slots:
- 9:00 AM (30 minutes)
- 2:00 PM (30 minutes)
- 4:30 PM (30 minutes)
Which time works best for you?"

Never show booked appointments. Only display available time slots.

Étape 4 : Testez votre bot

Testez toujours avant que les clients ne commencent à utiliser votre bot.

Comment tester :

  1. Posez des questions spécifiques. - "Montrez-moi des chemises bleues" ou "Quelle est votre politique de retour ?"
  2. Vérifiez les réponses - Regardez votre feuille de calcul et vérifiez que le bot a trouvé les bonnes informations.
  3. Essayez les cas limites - Demandez des articles qui n'existent pas, ou effectuez une recherche avec des critères inhabituels.
  4. Test avec plusieurs lignes - Assurez-vous que le bot puisse rechercher dans toutes vos données.

Problèmes courants et solutions :

  • Le bot dit qu'il ne peut pas trouver de données. - Vérifiez que les noms de colonnes dans vos instructions correspondent aux en-têtes réels.
  • Le bot affiche des informations incorrectes. - Assurez-vous que vos instructions sont claires quant aux colonnes à rechercher
  • Le bot est lent. - C'est rare, mais si vous avez plus de 10 000 lignes, envisagez de les diviser en plusieurs feuilles.

Conseils Importants

Astuce 1 : Les bots peuvent rechercher des centaines de lignes instantanément.

Ne vous inquiétez pas de la taille de votre feuille de calcul. Les bots sont rapides pour rechercher des données. Une feuille avec 500 produits ? Pas de problème. 1 000 entrées FAQ ? Facile.

Astuce 2 : Utilisez des en-têtes de colonne clairs

Le bot s'appuie sur les noms de colonnes pour savoir quelles données il examine. "Product Name" et "Price (USD)" sont bien meilleurs que "Name" et "Cost".

Astuce 3 : Garder les données à jour

La beauté de cette configuration réside dans le fait que lorsque vous mettez à jour votre Google Sheet, votre bot connaît instantanément les nouvelles informations. Ajouter un nouveau produit ? Le bot peut en informer les clients immédiatement. Mettre à jour les prix ? Le bot partage les nouveaux prix.

Astuce 4 : Combiner avec la collecte de données

Vous pouvez avoir un seul bot qui lit les données des feuilles (pour répondre aux questions) et écrit des données dans les feuilles (pour collecter des informations). Consultez notre guide sur collecter des données avec Google Sheets pour en savoir plus.

Astuce 5 : Indiquez à votre bot quoi faire lorsque les données ne sont pas trouvées.

Incluez toujours des instructions pour le cas où le bot ne peut pas trouver une réponse. Par exemple : "Si vous ne trouvez pas ce que le client recherche, excusez-vous et proposez de le mettre en contact avec un agent humain."

Exemples du monde réel

Voici ce que les entreprises construisent avec cette fonctionnalité :

E-Commerce :

  • Catalogues de produits avec recherche par catégorie, prix, couleur, taille
  • Vérification d'inventaire en temps réel
  • Comparaisons de produits et recommandations

Soins de santé :

  • Vérification de la disponibilité des rendez-vous
  • Horaires des prestataires et spécialités
  • FAQ sur les services et l'assurance

Restaurants :

  • Navigation du menu avec prix et ingrédients
  • Spécialités du jour et disponibilité
  • Informations diététiques et allergènes

Immobilier :

  • Annonces immobilières avec recherche par emplacement, prix, taille
  • Horaires des portes ouvertes
  • Informations sur le quartier

Éducation :

  • Catalogues de cours avec horaires et prérequis
  • Disponibilité de l'instructeur
  • Informations sur les frais de scolarité et l'aide financière

Conseils Avancés

Recherche dans plusieurs colonnes :

Votre bot peut effectuer des recherches sur plusieurs colonnes à la fois. Si quelqu'un demande "Avez-vous des ordinateurs portables bleus ?", le bot peut rechercher dans la colonne Catégorie "ordinateur portable" ET dans la colonne Couleur "bleu".

Fournir des comparaisons :

Vous pouvez demander à votre bot de comparer des articles : "Comparez le Laptop Pro et le Laptop Basic" - le bot peut afficher les différences clés à partir de votre feuille de calcul.

Filtrage et tri :

Votre bot peut filtrer par n'importe quel critère ("Montrez-moi tous les articles à moins de 50 $") et même les présenter dans l'ordre ("Montrez-moi vos trois ordinateurs portables les moins chers").

Prochaines étapes

Vous voulez faire encore plus avec Google Sheets et les bots ?

Besoin d'aide ?

Si vous rencontrez des problèmes :

  1. Contacter le support - Nous sommes là pour vous aider
  2. Vérifiez vos noms de colonnes - Assurez-vous qu'ils correspondent exactement entre les instructions et la feuille.
  3. Commencez simplement - Testez avec une petite feuille (10-20 lignes) avant de passer à l'échelle supérieure.
  4. Testez minutieusement - Posez de nombreuses questions différentes pour voir comment votre bot réagit.

N'oubliez pas : c'est gratuit à utiliser, alors expérimentez et trouvez ce qui fonctionne pour votre entreprise !