Query Data Google Sheets
Повернутися до посібників

Запит даних Google Sheets

Оновлено 5 months ago

Дозвольте вашому боту відповідати на запитання з Google Sheets

Перетворіть вашу електронну таблицю на базу знань

Уявіть, що у вас є каталог продуктів у Google Sheet з сотнями товарів. Тепер уявіть, що клієнти можуть задавати вашому боту питання, наприклад, "Які у вас є ноутбуки до $1000?" і бот миттєво знаходить відповідь у вашій таблиці.

Це саме те, що ми збираємося налаштувати. Ваш бот може шукати в Google Sheets з сотнями або навіть тисячами рядків і надавати клієнтам точні відповіді за секунди.

І так, це абсолютно безкоштовно.

Що це дозволяє вам робити

Коли ваш бот може читати та шукати в Google Sheets, ви можете:

Каталоги продукції:

  • "Покажи мені всі сині сорочки розміру великий"
  • "Яка ціна бездротової миші?"
  • "Чи є у вас планшети до $500?"

Розклад і доступність:

  • "Які часові слоти доступні у вівторок?"
  • "Чи буде Dr. Smith доступний наступного тижня?"
  • "Які заняття починаються після 15:00?"

Часті запитання та знання:

  • "Яка у вас політика повернення?"
  • "Скільки часу займає доставка до Каліфорнії?"
  • "Які способи оплати ви приймаєте?"

Ціни та послуги:

  • "Скільки коштує дизайн логотипу?"
  • "Які пакети ви пропонуєте?"
  • "У вас є знижки для студентів?"

Ваші клієнти отримують миттєві відповіді, і вам ніколи не доведеться вручну оновлювати інструкції для бота, коли ваші дані змінюються. Оновіть електронну таблицю, і ваш бот миттєво дізнається нову інформацію.

Що вам знадобиться

  1. Google Sheet з вашими даними (список продуктів, FAQ, розклад тощо)
  2. Обліковий запис Boti - Безкоштовно
  3. 5 хвилин налаштувати все

Ніякого кодування, ніяких складних налаштувань. Якщо ви можете користуватися електронною таблицею, ви зможете це зробити.

Крок 1: Підготуйте свій Google Sheet

Секрет успіху полягає в організації вашої електронної таблиці з чіткими заголовками.

Як організувати ваші дані:

Ваш електронний аркуш повинен містити:

  • Очистити заголовки стовпців у першому рядку - Ці вказівки повідомляють боту, що містить кожен стовпець
  • Один елемент на рядок - Кожен рядок - це один продукт, одне питання з FAQ, один часовий слот тощо.
  • Описові назви стовпців - "Назва продукту" замість "Товар", "Ціна (USD)" замість "Вартість"

Приклад каталогу продукції:

Product Name | Category | Price | Color | Size | Stock Status
Laptop Pro 15 | Laptops | 1299 | Silver | 15 inch | In Stock
Wireless Mouse | Accessories | 29 | Black | Standard | In Stock
Bluetooth Speaker | Audio | 79 | Blue | Small | Out of Stock
Gaming Keyboard | Accessories | 89 | RGB | Full Size | In Stock

Приклад листа з поширеними запитаннями:

Question | Answer | Category
What's your return policy? | We accept returns within 30 days with receipt | Returns
How long is shipping? | Standard shipping takes 5-7 business days | Shipping
Do you ship internationally? | Yes, we ship to over 50 countries | Shipping
What payment methods do you accept? | We accept all major credit cards and PayPal | Payment

Приклад розкладу зустрічей:

Day | Time Slot | Provider | Status | Duration
Monday | 9:00 AM | Dr. Smith | Available | 30 minutes
Monday | 10:00 AM | Dr. Smith | Booked | 30 minutes
Monday | 2:00 PM | Dr. Jones | Available | 45 minutes
Tuesday | 9:00 AM | Dr. Smith | Available | 30 minutes

Ключовий момент: Бот миттєво читає сотні рядків. Не хвилюйтеся про те, що ваш аркуш буде занадто великим - боти швидко шукають дані.

Крок 2: Підключіть свій аркуш до свого бота

Тепер давайте надамо вашому боту доступ для читання цих даних.

Що робити:

  1. Відкрийте свій Google Sheet і скопіюйте URL з вашого браузера (веб-адресу вгорі)

  2. Перейдіть до свого бота в Boti. і відкрийте конструктор ботів

  3. Знайти "Data Sources" у налаштуваннях бота

  4. Натисніть "Add Data Source"

  5. Виберіть "Google Sheets"

  6. Вставте URL вашого аркуша і дайте йому чітку назву, наприклад, "Каталог продуктів" або "База даних FAQ"

  7. Авторизувати доступ - Натисніть "Дозволити", коли Google запитає дозвіл.

Готово! Ваш бот тепер може читати електронну таблицю.

Крок 3: Напишіть інструкції для вашого бота

Це місце, де ви пояснюєте своєму боту, як використовувати електронну таблицю для відповідей на запитання.

Ключовий принцип:

Скажи своєму боту:

  1. Які дані доступні?
  2. Як шукати інформацію
  3. Як оформлювати відповіді для клієнтів

Приклад інструкцій для каталогу продукції:

You are a helpful shopping assistant for TechStore.

You have access to our complete product catalog in a Google Sheet with these columns:
- Product Name
- Category
- Price
- Color
- Size
- Stock Status

When customers ask about products:
1. Search the sheet to find matching items
2. Present the information in a friendly, clear way
3. If multiple items match, show up to 5 options
4. Always mention the price and stock status
5. If nothing matches, apologize and suggest similar alternatives

Examples of good responses:

Customer: "Do you have wireless mice?"
You: "Yes! I found these wireless mice:
- Wireless Mouse Pro - $29 - Black - In Stock
- Silent Wireless Mouse - $35 - Gray - In Stock
Would you like more details about either of these?"

Customer: "What laptops cost under $1000?"
You: "Great question! I found 3 laptops under $1000:
- Laptop Basic 14 - $699 - In Stock
- Student Laptop - $799 - In Stock
- Chromebook Pro - $899 - In Stock
What features are most important to you?"

Always be helpful and accurate. Only share information that's in the spreadsheet.

Приклад інструкцій для FAQ Bot:

You are a customer service assistant for Danny's Electronics.

You have access to our FAQ database with common questions and answers.

The sheet has these columns:
- Question
- Answer
- Category

When customers ask questions:
1. Search the FAQ sheet for relevant answers
2. Provide the answer in a friendly, conversational way
3. If the exact question isn't in the FAQ, look for related questions
4. If you can't find an answer in the sheet, say: "I don't have that information in my knowledge base. Let me connect you with a human agent who can help."

Never make up answers. Only use information from the FAQ sheet.

Example:

Customer: "How long does shipping take?"
You: "Great question! Standard shipping takes 5-7 business days. If you need your order faster, we also offer express shipping (2-3 days). Would you like to know anything else about shipping?"

Always be warm, professional, and accurate.

Приклад інструкцій для планування зустрічей:

You are a scheduling assistant for City Medical Center.

You have access to our appointment availability sheet with these columns:
- Day
- Time Slot
- Provider
- Status
- Duration

When patients ask about appointments:
1. Search the sheet for available time slots
2. Present options clearly with day, time, and provider name
3. Only show slots where Status is "Available"
4. If they request a specific day or provider, filter accordingly

Example:

Patient: "Do you have any openings with Dr. Smith next Monday?"
You: "Let me check Dr. Smith's schedule for Monday... Yes! Dr. Smith has these available slots:
- 9:00 AM (30 minutes)
- 2:00 PM (30 minutes)
- 4:30 PM (30 minutes)
Which time works best for you?"

Never show booked appointments. Only display available time slots.

Крок 4: Перевірте свого бота

Завжди тестуйте перед тим, як клієнти почнуть використовувати ваш бот.

Як тестувати:

  1. Ставте конкретні запитання. - "Покажи мені сині сорочки" або "Яка ваша політика повернення?"
  2. Перевірте відповіді - Перегляньте свою електронну таблицю та перевірте, чи бот знайшов правильну інформацію.
  3. Спробуйте крайні випадки - Запитуйте про товари, які не існують, або шукайте за незвичними критеріями.
  4. Тест з кількома рядками - Переконайтеся, що бот може здійснювати пошук по всіх ваших даних.

Поширені проблеми та їх вирішення:

  • Бот каже, що не може знайти дані. - Перевірте, чи відповідають назви стовпців у ваших інструкціях фактичним заголовкам.
  • Бот показує неправильну інформацію - Переконайтеся, що ваші інструкції чітко вказують, у яких стовпцях шукати
  • Бот працює повільно. - Це рідкість, але якщо у вас більше 10,000 рядків, розгляньте можливість розділення на кілька аркушів.

Важливі поради

Порада 1: Боти можуть миттєво шукати сотні рядків

Не хвилюйтеся про розмір вашої електронної таблиці. Боти швидко шукають дані. Таблиця з 500 продуктами? Немає проблем. 1,000 записів FAQ? Легко.

Порада 2: Використовуйте чіткі заголовки стовпців

Бот покладається на назви стовпців, щоб знати, які дані він розглядає. "Product Name" і "Price (USD)" набагато кращі, ніж "Name" і "Cost".

Порада 3: Підтримуйте дані в актуальному стані

Чудова річ у цій налаштуванні полягає в тому, що коли ви оновлюєте свій Google Sheet, ваш бот миттєво отримує нову інформацію. Додали новий продукт? Бот може негайно повідомити про це клієнтів. Оновили ціни? Бот ділиться новими цінами.

Порада 4: Поєднуйте зі збором даних

Ви можете мати одного бота, який як читає дані з таблиць (щоб відповідати на запитання), так і записує дані в таблиці (щоб збирати інформацію). Ознайомтеся з нашим посібником на збір даних за допомогою Google Sheets дізнатися більше.

Порада 5: Скажіть вашому боту, що робити, коли дані не знайдено

Завжди включайте інструкції на випадок, якщо бот не може знайти відповідь. Наприклад: "Якщо ви не можете знайти те, що шукає клієнт, вибачтеся та запропонуйте з'єднати його з людським агентом."

Приклади з реального світу

Ось що бізнеси створюють за допомогою цієї функції:

Електронна комерція:

  • Каталоги продуктів з пошуком за категорією, ціною, кольором, розміром
  • Перевірка запасів у режимі реального часу
  • Порівняння продуктів та рекомендації

Охорона здоров'я:

  • Перевірка доступності запису на прийом
  • Розклад та спеціалізації постачальника
  • Поширені запитання про послуги та страхування

Ресторани:

  • Перегляд меню з цінами та інгредієнтами
  • Щоденні спеціальні пропозиції та наявність
  • Інформація про дієту та алергени

Нерухомість:

  • Оголошення про нерухомість з пошуком за місцем розташуванням, ціною, розміром
  • Розклад днів відкритих дверей
  • Інформація про район

Освіта:

  • Каталоги курсів з розкладами та передумовами
  • Доступність інструктора
  • Інформація про навчання та фінансову допомогу

Розширені поради

Пошук у декількох стовпцях:

Ваш бот може здійснювати пошук одночасно по декількох стовпцях. Якщо хтось запитає "У вас є сині ноутбуки?", бот може шукати в стовпці Категорія "ноутбук" І в стовпці Колір "синій".

Надання порівнянь:

Ви можете інструктувати свого бота порівнювати елементи: "Порівняйте Laptop Pro і Laptop Basic" - бот може показати ключові відмінності з вашої електронної таблиці.

Фільтрація та Сортування:

Ваш бот може фільтрувати за будь-якими критеріями ("Покажи мені всі товари до $50") і навіть представляти їх у порядку ("Покажи мені три найдешевші ноутбуки").

Наступні кроки

Бажаєте робити ще більше з Google Sheets та ботами?

Потрібна допомога?

Якщо ви зіткнетеся з будь-якими проблемами:

  1. Зв'язатися з підтримкою - Ми тут, щоб допомогти
  2. Перевірте назви ваших стовпців - Переконайтеся, що вони точно відповідають між інструкціями та таблицею.
  3. Почніть просто - Спочатку протестуйте на невеликому аркуші (10-20 рядків) перед масштабуванням
  4. Тестуйте ретельно - Ставте різноманітні запитання, щоб побачити, як ваш бот реагує.

Пам'ятайте: це безкоштовно, тож експериментуйте і знаходьте те, що підходить для вашого бізнесу!