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Partager le canal WhatsApp

Mis à jour il y a 5 mois

Comment partager votre chaîne WhatsApp avec les membres de l'équipe

Pourquoi partager les chaînes WhatsApp ?

Lorsque vous créez des bots pour des clients ou gérez des communications avec les clients, vous devez souvent donner à vos membres d'équipe l'accès aux canaux WhatsApp. Le partage des canaux permet à plusieurs personnes de :

  • Voir toutes les conversations en temps réel
  • Répondre aux clients au nom de votre entreprise
  • Collaborer sur le support sans changer de compte
  • Surveiller les performances du bot et interactions avec les clients

C'est essentiel pour les agences qui construisent des bots pour les clients, les propriétaires d'entreprise déléguant aux employés, ou les équipes gérant le support client.

Comment partager un canal WhatsApp

Étape 1 : Accédez à l'écran des chaînes

  1. Connectez-vous à votre compte Boti360
  2. Cliquez sur "Canaux" dans le menu de navigation principal
  3. Vous verrez une liste de tous vos canaux WhatsApp connectés.

Étape 2 : Sélectionnez le canal à partager

  1. Trouvez le canal WhatsApp que vous souhaitez partager
  2. Cliquez sur la carte du canal ou sur le nom pour ouvrir les options du canal.

Étape 3 : Cliquez sur Partager

  1. Cherchez le Partager bouton sur la chaîne
  2. Cliquez Partager ouvrir la boîte de dialogue de partage

Étape 4 : Ajouter des membres de l'équipe

  1. Entrez le adresse e-mail ou ID utilisateur de la personne avec qui vous souhaitez partager

  2. Choisissez leur niveau de permission:

    • Afficher uniquement: Peut voir les conversations mais ne peut pas répondre
    • Agent: Peut voir et répondre aux conversations
    • Admin: Accès complet, y compris les paramètres du canal

  3. Cliquez "Envoyer une invitation"

Étape 5 : Confirmer l'accès

L'utilisateur invité recevra une notification et peut maintenant :

  • Accéder au canal partagé depuis leur propre compte
  • Voir toutes les conversations dans ce canal
  • Répondre aux messages (s'ils ont des permissions d'Agent ou d'Admin)
  • Afficher les analyses et la performance du bot

Meilleures pratiques

Pour les agences créant des bots

  • Partager des chaînes avec Afficher uniquement accès pour les clients afin de surveiller la performance
  • Donner Admin accès uniquement aux membres de l'équipe de confiance
  • Examinez régulièrement qui a accès à chaque canal.

Pour les équipes commerciales

  • Attribuer Agent accès aux membres de l'équipe de support
  • Garder Admin accès limité aux managers
  • Utilisez des conventions de nommage claires pour les canaux (par exemple, "Support - Principal", "Ventes - US")

Conseils de sécurité

  • Examiner l'accès au canal mensuellement
  • Supprimez l'accès immédiatement lorsque des membres de l'équipe partent.
  • Utilisez des mots de passe forts et l'authentification à deux facteurs sur tous les comptes.
  • Ne partagez pas l'accès administrateur avec des sous-traitants externes sauf si nécessaire.

Cas d'utilisation courants

1. Gestion des bots clients

Scénario: Vous êtes une agence qui crée un bot de support client pour un client.

Solution: Créez et configurez le bot dans votre compte, puis partagez le canal WhatsApp avec le client en utilisant Afficher uniquement accès afin qu'ils puissent surveiller les conversations et voir comment le bot fonctionne.

2. Équipe de support multi-agents

Scénario: Vous avez une équipe de 5 agents de support traitant les demandes des clients.

Solution: Partagez le canal WhatsApp avec tous les membres de l'équipe de support en utilisant Agent accès, leur permettant de répondre de manière collaborative aux clients et de s'assurer qu'aucun message ne reste sans réponse.

3. Supervision du manager

Scénario: Les responsables d'équipe doivent surveiller la qualité du support sans gérer directement les conversations.

Solution: Partager des canaux avec Afficher uniquement accès pour les managers, leur permettant d'observer les interactions, de fournir du coaching et de garantir les normes de qualité.

Dépannage

L'utilisateur ne peut pas voir le canal partagé

  • Assurez-vous qu'ils ont accepté l'invitation.
  • Vérifiez que leur compte est actif et vérifié.
  • Vérifiez qu'ils sont connectés au bon compte.

Problèmes d'autorisation

  • Seuls les propriétaires et les administrateurs de chaînes peuvent partager des chaînes.
  • Vous ne pouvez pas partager des chaînes qui vous ont été partagées (à moins que vous n'ayez des droits d'administrateur).
  • Certaines fonctionnalités nécessitent des autorisations d'administrateur.

Invitation non reçue

  • Vérifiez les dossiers de spam/courrier indésirable.
  • Vérifiez que l'adresse e-mail est correcte.
  • Essayez de renvoyer l'invitation.
  • Contactez le support si les problèmes persistent.

Avantages du partage de canal

Réduction des coûts

  • Pas de licence par utilisateur: Partagez une chaîne avec toute votre équipe
  • Réduire le temps de formation: Les membres de l'équipe voient les conversations réelles et apprennent plus rapidement
  • Meilleure allocation des ressources: Répartir la charge de travail entre les agents disponibles

Satisfaction client

  • Temps de réponse plus rapides: Plusieurs agents peuvent répondre simultanément
  • Couverture 24/7: Différents membres de l'équipe peuvent gérer différents fuseaux horaires
  • Qualité constante: Les managers peuvent superviser et garantir les normes de qualité.

Collaboration d'équipe

  • Partage des connaissances: L'équipe observe comment les autres gèrent des problèmes complexes
  • Transferts fluides: Facile de transférer des conversations entre agents
  • Suivi des performances: Surveiller les métriques individuelles et d'équipe

FAQ

Q : Combien de personnes puis-je partager un canal avec ?
A: Il n'y a pas de limite—partagez avec toute votre équipe si nécessaire.

Q : Les utilisateurs partagés peuvent-ils voir l'historique des messages ?
A: Oui, les utilisateurs partagés peuvent voir toutes les conversations dans le canal, y compris les messages passés.

Q : Puis-je révoquer l'accès ?
A: Oui, les propriétaires et administrateurs de chaîne peuvent révoquer l'accès à tout moment depuis les paramètres de la chaîne.

Q : Le partage affecte-t-il la facturation ?
A : Non, le partage de canal n'augmente pas le coût de votre abonnement. Les limites de messages sont basées sur le canal, pas sur le nombre d'utilisateurs.

Q : Les utilisateurs partagés peuvent-ils modifier les paramètres du bot ?
Seuls les utilisateurs avec Admin les autorisations peuvent modifier les paramètres du bot et la configuration du canal.

Prochaines étapes

Maintenant que vous savez comment partager des chaînes WhatsApp :

  1. Invitez votre équipe collaborer sur les conversations avec les clients
  2. Configurer les niveaux d'autorisation en fonction des rôles et responsabilités
  3. Surveiller la performance avec votre équipe en utilisant des analyses partagées
  4. Évoluez votre support en distribuant les conversations entre les agents

Vous voulez en faire plus avec votre bot ?

Gagnant-Gagnant-Gagnant: Votre équipe collabore efficacement. Vos clients reçoivent des réponses plus rapides. Tout le monde est content.