Share Whatsapp Channel
Quay lại Hướng dẫn

Chia sẻ Kênh WhatsApp

Cập nhật 5 months ago

Cách Chia Sẻ Kênh WhatsApp của Bạn với Các Thành Viên Trong Nhóm

Tại sao chia sẻ WhatsApp Channels?

Khi xây dựng bot cho khách hàng hoặc quản lý giao tiếp với khách hàng, bạn thường cần cung cấp quyền truy cập vào các kênh WhatsApp cho các thành viên trong nhóm của mình. Chia sẻ kênh cho phép nhiều người:

  • Xem tất cả các cuộc trò chuyện theo thời gian thực
  • Phản hồi khách hàng thay mặt cho doanh nghiệp của bạn
  • Hợp tác hỗ trợ mà không cần chuyển tài khoản
  • Giám sát hiệu suất bot và tương tác với khách hàng

Điều này rất cần thiết cho các cơ quan xây dựng bot cho khách hàng, chủ doanh nghiệp ủy quyền cho nhân viên, hoặc các đội ngũ quản lý hỗ trợ khách hàng.

Cách chia sẻ một kênh WhatsApp

Bước 1: Điều hướng đến Màn hình Channels

  1. Đăng nhập vào tài khoản Boti360 của bạn
  2. Nhấp vào "Kênh" trong menu điều hướng chính
  3. Bạn sẽ thấy danh sách tất cả các kênh WhatsApp đã kết nối của mình.

Bước 2: Chọn Kênh để Chia Sẻ

  1. Tìm kênh WhatsApp bạn muốn chia sẻ
  2. Nhấp vào thẻ kênh hoặc tên để mở các tùy chọn kênh

Bước 3: Nhấp vào Share

  1. Tìm kiếm "Chia sẻ" nút trên kênh
  2. Nhấp "Chia sẻ" để mở hộp thoại chia sẻ

Bước 4: Thêm thành viên nhóm

  1. Nhập địa chỉ email hoặc ID người dùng của người mà bạn muốn chia sẻ với

  2. Chọn của họ cấp độ quyền hạn:

    • Chỉ xem: Có thể xem các cuộc trò chuyện nhưng không thể trả lời
    • Đặc vụ: Có thể xem và trả lời các cuộc trò chuyện
    • Quản trị viên: Quyền truy cập đầy đủ bao gồm cài đặt kênh

  3. Nhấp "Gửi Lời Mời"

Bước 5: Xác nhận quyền truy cập

Người dùng được mời sẽ nhận được thông báo và có thể:

  • Truy cập kênh chia sẻ từ tài khoản của họ
  • Xem tất cả các cuộc trò chuyện trong kênh đó
  • Trả lời tin nhắn (nếu họ có quyền Agent hoặc Admin)
  • Xem phân tích và hiệu suất của bot

Các Thực Hành Tốt Nhất

Dành cho các đại lý xây dựng bot

  • Chia sẻ kênh với Chỉ xem truy cập cho khách hàng để giám sát hiệu suất
  • Đưa Quản trị viên chỉ cho phép truy cập đối với các thành viên trong nhóm đáng tin cậy
  • Thường xuyên xem xét ai có quyền truy cập vào từng kênh

Dành cho các đội ngũ kinh doanh

  • Gán Đặc vụ truy cập vào các thành viên của đội hỗ trợ
  • Giữ Quản trị viên truy cập giới hạn cho quản lý
  • Sử dụng quy ước đặt tên rõ ràng cho các kênh (ví dụ: "Support - Main", "Sales - US")

Mẹo bảo mật

  • Xem xét quyền truy cập kênh hàng tháng
  • Ngay lập tức thu hồi quyền truy cập khi thành viên rời khỏi nhóm.
  • Sử dụng mật khẩu mạnh và 2FA trên tất cả các tài khoản
  • Đừng chia sẻ quyền truy cập quản trị với các nhà thầu bên ngoài trừ khi cần thiết.

Các trường hợp sử dụng phổ biến

1. Quản lý Bot Khách hàng

Kịch bản: Bạn là một cơ quan đang xây dựng một bot hỗ trợ khách hàng cho một khách hàng.

Giải pháp: Xây dựng và cấu hình bot trong tài khoản của bạn, sau đó chia sẻ kênh WhatsApp với khách hàng bằng cách sử dụng Chỉ xem truy cập để họ có thể giám sát các cuộc trò chuyện và xem cách bot hoạt động.

2. Đội Hỗ Trợ Đa Tác Nhân

Kịch bản: Bạn có một đội ngũ gồm 5 nhân viên hỗ trợ xử lý các yêu cầu của khách hàng.

Giải pháp: Chia sẻ kênh WhatsApp với tất cả các thành viên trong nhóm hỗ trợ sử dụng Đặc vụ truy cập, cho phép họ cùng nhau phản hồi khách hàng và đảm bảo không có tin nhắn nào bị bỏ sót.

3. Giám sát của quản lý

Kịch bản: Các quản lý đội ngũ cần giám sát chất lượng hỗ trợ mà không trực tiếp xử lý các cuộc trò chuyện.

Giải pháp: Chia sẻ kênh với Chỉ xem quyền truy cập cho các nhà quản lý, cho phép họ quan sát các tương tác, cung cấp huấn luyện và đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng.

Khắc phục sự cố

Người dùng không thể thấy kênh được chia sẻ

  • Đảm bảo họ đã chấp nhận lời mời
  • Kiểm tra xem tài khoản của họ có hoạt động và đã được xác minh không.
  • Xác minh họ đã đăng nhập vào đúng tài khoản

Vấn đề về quyền truy cập

  • Chỉ chủ sở hữu kênh và quản trị viên mới có thể chia sẻ kênh
  • Bạn không thể chia sẻ các kênh đã được chia sẻ với bạn (trừ khi bạn có quyền Admin)
  • Một số tính năng yêu cầu quyền Admin

Chưa nhận được thư mời

  • Kiểm tra thư mục spam/thư rác
  • Xác minh địa chỉ email là chính xác
  • Thử gửi lại lời mời
  • Liên hệ hỗ trợ nếu sự cố vẫn tiếp diễn

Lợi ích của việc chia sẻ kênh

Giảm chi phí

  • Không có giấy phép theo người dùng: Chia sẻ một kênh với toàn bộ đội ngũ của bạn
  • Giảm thời gian đào tạo: Các thành viên trong nhóm thấy các cuộc trò chuyện thực tế và học nhanh hơn
  • Phân bổ tài nguyên tốt hơn: Phân phối khối lượng công việc cho các nhân viên có sẵn

Sự hài lòng của khách hàng

  • Thời gian phản hồi nhanh hơn: Nhiều tác nhân có thể phản hồi đồng thời
  • Bảo hiểm 24/7: Các thành viên trong nhóm khác nhau có thể xử lý các múi giờ khác nhau
  • Chất lượng đồng nhất: Các nhà quản lý có thể giám sát và đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng

Hợp tác nhóm

  • Chia sẻ kiến thức: Nhóm thấy cách người khác xử lý các vấn đề phức tạp
  • Chuyển giao liền mạch: Dễ dàng chuyển cuộc trò chuyện giữa các nhân viên hỗ trợ
  • Theo dõi hiệu suất: Giám sát các chỉ số cá nhân và nhóm

Câu hỏi thường gặp

Hỏi: Tôi có thể chia sẻ một kênh với bao nhiêu người?
A: Không có giới hạn - chia sẻ với toàn bộ nhóm của bạn nếu cần.

H: Người dùng được chia sẻ có thể xem lịch sử tin nhắn không?
A: Vâng, người dùng được chia sẻ có thể thấy tất cả các cuộc trò chuyện trong kênh, bao gồm cả tin nhắn trước đó.

Hỏi: Tôi có thể thu hồi quyền truy cập không?
A: Vâng, chủ sở hữu kênh và quản trị viên có thể thu hồi quyền truy cập bất kỳ lúc nào từ cài đặt kênh.

Hỏi: Việc chia sẻ có ảnh hưởng đến việc thanh toán không?
A: Không, việc chia sẻ kênh không làm tăng chi phí đăng ký của bạn. Giới hạn tin nhắn được dựa trên kênh, không phải số lượng người dùng.

Hỏi: Người dùng được chia sẻ có thể thay đổi cài đặt bot không?
Chỉ người dùng có Quản trị viên quyền có thể chỉnh sửa cài đặt bot và cấu hình kênh.

Các bước tiếp theo

Bây giờ bạn đã biết cách chia sẻ kênh WhatsApp:

  1. Mời nhóm của bạn hợp tác trong các cuộc trò chuyện với khách hàng
  2. Thiết lập các mức độ quyền truy cập dựa trên vai trò và trách nhiệm
  3. Giám sát hiệu suất với nhóm của bạn bằng cách sử dụng phân tích chia sẻ
  4. Mở rộng hỗ trợ của bạn bằng cách phân phối các cuộc trò chuyện giữa các đại lý

Muốn làm nhiều hơn với bot của bạn?

Đôi bên cùng có lợi: Đội ngũ của bạn hợp tác hiệu quả. Khách hàng của bạn nhận được phản hồi nhanh hơn. Mọi người đều hài lòng.