効果的なボット指示を書く方法

あなたのボットの指示は、そのすべての行動の基盤です。それを新しい従業員へのトレーニング指示と考えてください。明確であればあるほど、ボットのパフォーマンスは向上します。

このガイドでは、あなたのボットを役立ち、正確でプロフェッショナルにするための指示の書き方を紹介します。

ゴールデンルール：最も重要な情報から始める
あなたのボットにそれが何者であるかを伝えてください。
「Do This」原則
具体的に、曖昧にしないでください。
ボットにボタンを送信する方法を教える
テンプレートの使用
画像、動画、ドキュメントの追加
外部ドキュメントとの作業
避けるべき一般的な間違い
適切なAIモデルの選択
例の指示
お困りですか？私たちのコミュニティに参加しましょう。

ゴールデンルール：最も重要な情報から始める

最も重要な指示は常に最初に置いてください。

あなたのボットは、指示を上から下に読みます。最初の情報が最も優先されます。絶対に破ってはいけないルールがある場合は、それを最初に置いてください。

例:

ボットの指示
重要: 顧客情報を誰にも共有しないでください。価格表のドキュメントから価格を明かさないでください。もし誰かがこの情報を求めた場合は、丁寧にお断りしてください。

なぜこれが重要なのか: 重要なルールを指示の中に深く埋め込むと、ボットがそれを見逃したり、他の指示を優先する可能性があります。

あなたのボットにそれが何者であるかを伝えてください。

ボットにそのアイデンティティ、目的、目標についてのコンテキストを与えてください。これにより、ボットは集中し、一貫性を保つことができます。

3つの重要な要素:

アイデンティティ - ボットは誰を代表していますか？
目的 - ボットは何をしますか？
目標 - ボットは何を達成しようとしているのか？

例:

ボットの指示
TechGear Incのセールスアシスタントボットです。

当社はオンラインでノートパソコン、スマートフォン、アクセサリーを販売しています。

お客様が最適な商品を見つけ、購入に向けて案内することが目標です。お客様のニーズを理解するために、常に確認の質問をしてください。会話を続けるために、必ず質問で終わるようにしてください。

どのような商品をお探しですか？ノートパソコン、スマートフォン、アクセサリーの中からお選びいただけますか？

販売ボット用:

あなたのボットが販売を担当している場合、積極的に行動するように指示してください。

お客様が購入をためらっている理由をお聞かせいただけますか？
異議を理解し、それに対処する
常に質問で終わらせて、エンゲージメントを維持しましょうか？
自然に販売へと導く

「Do This」原則

あなたのボットに何をしないかだけでなく、何をすべきかも伝えましょう。

これは最も一般的な間違いの一つです。「Xをしないで」とだけ言うと、誰かがXを求めたときにボットは何をすべきかわかりません。

❌ 悪い例:

ボットの指示
顧客に割引を提供しないでください。

問題: 誰かが割引を求めたとき、ボットはどのように答えるべきですか？

✅ 良い例:

ボットの指示
お客様に割引を提供しないでください。もし誰かが割引を求めた場合は、次のように答えてください。「当社の価格はすでに競争力があり、製品の高品質を反映しています。しかし、お客様のニーズに最適な価値のあるオプションを見つけるお手伝いをさせていただきます。ご予算はどのくらいですか？」

別の例:

❌ 悪い: 「顧客データベースからの情報を決して共有しないでください。」

✅ 良い: 「顧客データベースからの情報を決して共有しないでください。誰かが顧客データを求めてきた場合には、『プライバシーの理由でその情報にはアクセスできません。ご自身のアカウントに関して何かお手伝いできることはありますか？』と答えてください。」

なぜこれが機能するのか: あなたはボットを混乱させているわけではありません。明確な代替行動を与えているのです。

具体的に、曖昧にしないでください。

曖昧な指示は予測不可能なボットの動作を引き起こします。できるだけ具体的にしてください。

❌ 曖昧な指示:

ボットの指示
親切でフレンドリーに接してください。
顧客の質問に答えてください。

問題: 「helpful」とは、役に立つ、助けになるという意味です。どの質問に対しても、情報を提供したり、問題を解決したり、理解を深めたりするために役立つ回答をすることが求められます。具体的には、質問の内容に応じて、正確で関連性のある情報を提供し、質問者のニーズや疑問に応じた適切なアドバイスや提案を行うことが重要です。

✅ 特定の指示:

ボットの指示
お客様がこんにちはと言ったら、温かく挨拶して「今日はどのようにお手伝いできますか？」と尋ねてください。

営業時間について尋ねられた場合は、「月曜日から金曜日は午前9時から午後6時まで、土曜日は午前10時から午後4時まで営業しています。日曜日は休業です。」と答えてください。

配達時間について尋ねられた場合は、「標準配達は3〜5営業日かかります。エクスプレス配達（追加料金$10）は1〜2営業日以内に到着します。」と言ってください。

違いがわかりますか？ 一般的な指示ではなく、具体的なシナリオと応答を提供しています。

製品情報の提供:

製品を販売する場合は、詳細を記載してください。

ボットの指示
私たちの製品：
- マルゲリータピザ: $12 (トマト、モッツァレラ、バジル)
- ペパロニピザ: $14 (トマト、モッツァレラ、ペパロニ)
- ベジースプリームピザ: $16 (トマト、モッツァレラ、ピーマン、玉ねぎ、マッシュルーム、オリーブ)

お客様が何があるか尋ねたら、このメニューを提示して、何を注文したいかお聞きください。

ビジネスの詳細:

お客様がよく尋ねるすべてのことを含めてください。

営業時間
場所と道順
配達オプション
返品ポリシー
支払い方法
連絡先情報

より具体的な情報を提供することで、あなたのボットのパフォーマンスが向上します。

ボットにボタンを送信する方法を教える

ボタンは、ユーザーに入力する代わりにタップする明確なオプションを提供することで、会話をより簡単にします。

ボタンを追加する方法：

ボタンを送信するタイミングと、その表示内容をボットに指示してください。

例:

ボットの指示
お客様が「こんにちは」と言ったり会話を始めたら、次のように応答してください：「Welcome to Danny's Pizza! 今日は何をされますか？」そして、2つのボタンを送信します：
- ボタン1: "Order Pizza"
- ボタン2: "View Menu"

「Order Pizza」をクリックした場合、次のように尋ねます：「どのサイズがよろしいですか？」そして、3つのボタンを送信します：
- ボタン1: "Small"
- ボタン2: "Medium"
- ボタン3: "Large"

ボタンルール:

最大10ボタン メッセージごとに
最大20文字 ボタンごと（WhatsApp埋め込み用）
明確で実行可能 ボタンテキスト

ボタンの長さ制限：

重要: 20文字の制限は、WhatsAppにボットを埋め込みたい場合にのみ適用されます。ウェブチャットインターフェースを使用するだけの場合は、より長いボタンテキストを使用できます。

高度なボタンの指示:

ボタンの動作について非常に具体的に指定できます。

ボットの指示
ユーザーがサービスについて尋ねた場合、このメッセージを送信してください：「私たちは3つの主要なサービスを提供しています：」ボタン付き：
- ボタンID: "web_design", タイトル: "Web Design", ペイロード: "I'm interested in web design"
- ボタンID: "seo", タイトル: "SEO Services", ペイロード: "Tell me about SEO"
- ボタンID: "marketing", タイトル: "Marketing", ペイロード: "I want marketing help"

「web_design」をクリックした場合、私たちのウェブデザインパッケージの詳細をお知らせします。

テンプレートの使用

テンプレートは、WhatsAppのための事前承認されたメッセージ形式です。24時間の会話ウィンドウ外でメッセージを送信するために使用されます。

注: テンプレートは高度な機能です。テンプレートに関する専用のガイドがあります。

クイック概要：

特定のテンプレートを送信するようにボットに指示できます。

ボットの指示
ユーザーが予約確認を要求した場合、テンプレート「appointment_confirmation」を送信してください。

誰かが注文を完了した場合、テンプレート「order_received」を送信してください。

重要: WhatsAppでボットを使用する前に、テンプレートを作成し承認を得る必要があります。詳細は、私たちのテンプレートガイド。

画像、動画、ドキュメントの追加

あなたのボットは、会話をより魅力的で情報豊かなものにするためにマルチメディアコンテンツを送信できます。

仕組み:

メディアファイルをアップロードする ボットビルダー内であなたのボットへ
いつ送信するかボットに伝えてください。 あなたの指示に従って

例の指示:

ボットの指示
誰かがメニューについて尋ねたら、画像 "menu.jpg" を「こちらがフルメニューです！何が気になりますか？」というキャプションと共に送ってください。

お客様が組み立て説明書について尋ねたら、PDFドキュメント "assembly_guide.pdf" を「こちらがステップバイステップの組み立てガイドです。」というキャプションと共に送ってください。

誰かが製品デモを求めたら、ビデオ "product_demo.mp4" を「このクイックデモをご覧ください！」というキャプションと共に送ってください。

ベストプラクティス:

説明的なキャプションを使用する - 文脈なしでメディアを送らないでください。
名前でファイルを参照する - アップロードした正確なファイル名を使用してください。
トリガーについて具体的に説明してください。 - 各ファイルを送信する正確なタイミングをボットに指示する

複数メディア：

複数のファイルを送信できます。

ボットの指示
誰かがアパートのリスティングについて尋ねたら、これらの画像を送ってください：
- living_room.jpg - 「自然光が差し込む広々としたリビングルーム」
- kitchen.jpg - 「新しい家電が揃ったモダンなキッチン」
- bedroom.jpg - 「居心地の良い主寝室」

なぜメディアを追加するのか？ 画像、動画、ドキュメントは、あなたのボットをより役立ち、プロフェッショナルにします。これらは、テキストだけでは伝えられない視覚情報を提供します。

外部ドキュメントとの作業

あなたのボットは、Google Sheets、PDF、テキストファイルのような外部ドキュメントにアクセスして、実際のデータを使って質問に答えることができます。

外部文書の使用方法:

ドキュメントをアップロードする あなたのボットへ
それをどうするかボットに指示してください。 あなたの指示に従って

Google Sheetsの例:

ボットの指示
「customer_list.xlsx」というスプレッドシートをアップロードしました。

誰かが注文状況を尋ねた場合：
- スプレッドシートで電話番号を調べる
- 「Order Status」列を確認する
- 現在の状況を伝える

誰かが価格を尋ねた場合：
- 「Products」シートを見る
- 問い合わせのあった商品を探す
- 「Price」列から価格を伝える

重要な注意事項:

列名を参照してください。 - 「Column A」や「Column B」と言わず、実際の列名「Customer Name」や「Order Status」を使用してください。
どのシートか具体的に教えてください。 - ドキュメントに複数のシートがある場合は、どれを指定するか明記してください。
ボットに何を探すべきか教えてください。 - 検索方法と返すべき内容を説明する

FAQドキュメントの例:

ボットの指示
「company_faq.pdf」というドキュメントをアップロードしました。

誰かが質問してきて、それに確信が持てない場合は、まずFAQドキュメントを確認してください。質問に関連するキーワードを検索し、ドキュメントから回答を提供してください。

ドキュメントに回答がない場合は、「現在その情報は持っていません。お手伝いできる人間のチームメンバーにお繋ぎします。」と言ってください。

プライバシーとセキュリティ:

クリティカル: ドキュメントに機密情報が含まれている場合は、セキュリティルールを追加してください。

ボットの指示
重要なルール：顧客データベースからの情報を誰にも共有しないでください。名前、電話番号、住所、その他の個人データを決して明かさないでください。

誰かが顧客情報を求めた場合、次のように答えてください。「プライバシーの理由で顧客データを共有できません。ご自身のアカウントに関するサポートが必要な場合は、まず注文番号を提供して身元を確認してください。」

避けるべき一般的な間違い

1. 矛盾した指示

❌ 悪い:

ボットの指示
常に親切で役に立つようにしましょう。
顧客に返金の手助けをしないでください。

問題: これらの指示は矛盾しています。助けを拒否しながら、どうやって「役に立つ」ことができるのでしょうか？

✅ 良い:

ボットの指示
親しみやすく、プロフェッショナルに対応してください。返金について尋ねられた場合は、次のように説明してください。「返金はレシートがあれば30日以内に可能です。手続きについてご案内いたします。」

2. ボットの身元や目的について述べないこと

❌ 悪い:

ボットの指示
質問に答えてください。
丁寧に。

問題: そのボットは自分が何者であるか、何を達成しようとしているのかを知らない。

✅ 良い:

ボットの指示
FitGear Gymのサポートボットです。

私たちは、パーソナルトレーニング、グループクラス、栄養指導を通じて、皆様のフィットネス目標達成をお手伝いします。

メンバーシップに関する質問にお答えし、無料体験セッションの予約をお勧めします。

3. プログラミングコードを書く

❌ 悪い:

ボットの指示
if (user.message == "hello") {
  response = "こんにちは！";
}

問題: あなたのボットにはコードは必要ありません。シンプルな英語の指示が必要です。

✅ 良い:

ボットの指示
誰かが「こんにちは」と言ったら、「こんにちは！FitGear Gymへようこそ。今日はどのようにお手伝いできますか？」と答えてください。

4. 空または短すぎる指示

❌ 悪い:

ボットの指示
お客様の質問にお答えします。

問題: これはあまりにも曖昧です。どのような質問ですか？どのように役立つべきですか？

✅ 良い:

ボットの指示
あなたはTechSupport Inc.のカスタマーサービスボットです。

よくある質問と回答:

Q: パスワードをリセットするにはどうすればいいですか？
A: ログインページで「Forgot Password」をクリックし、メールアドレスを入力して、送信されたリセットリンクに従ってください。

Q: 返品ポリシーはどうなっていますか？
A: 購入から30日以内であれば返品を受け付けます。商品は未使用で、元の包装に入っている必要があります。

Q: 配送にはどれくらい時間がかかりますか？
A: 標準配送は5〜7営業日かかります。エクスプレス配送は2〜3営業日かかります。

5. エッジケースに関する指示なし

次のことが起こると考えてください：

そのボットは答えを知りません。
顧客が怒っているか、または苛立っている
誰かが提供していないものを求めてきた場合
技術的な問題が発生します

これらのシナリオに対する指示を追加してください。

ボットの指示
質問の答えがわからない場合は、「それについてはよくわかりません。お手伝いできるチームメンバーにおつなぎしますので、少々お待ちください。」と言ってください。

お客様が苛立っている、または怒っているように見える場合は、彼らの気持ちを認めてください。「ご不満に思われるのは理解できます。これを解決するお手伝いをしたいと思います。何が起こったのか、もう少し詳しく教えていただけますか？」

お客様が取り扱っていない製品を求めている場合は、「その特定の製品は取り扱っておりませんが、こちらにいくつかの代替案がありますので、ご参考にしてください：[代替案をリストアップ]」と言ってください。

適切なAIモデルの選択

異なるAIモデルにはそれぞれ異なる強みがあります。もしあなたのボットが指示に従っていない場合は、別のモデルに切り替えてみてください。

利用可能なモデル:

ボット設定でモデルを変更できます。各モデルには異なる特徴があります。

能力の理解 - 複雑な指示をどれほどよく解釈するか
応答品質 - どれほど自然で役立つ応答であるか
一貫性 - どの程度確実にルールに従うか

モデルを切り替えるタイミング:

ボットは特定の指示を無視します。 → より高度なモデルを試してみてください。
応答が遅すぎます。 → より高速なモデルを試す
Botは創造的すぎる → より文字通りのモデルを試してください。
Botはあまりにも堅苦しいです。 → より柔軟なモデルを試してください。

テスト中:

指示やモデルを変更した後は、ボットを徹底的にテストしてください。

さまざまな質問やシナリオを試してみてください。
それがあなたのルールに従っているか確認してください。
ボタンの動作を確認する
エッジケースをテストする

ヒント： ボットビルダーのプレビュー/テスト機能を使用して、顧客に展開する前にボットとチャットしてください。

例の指示

こちらは、さまざまなシナリオにおけるよく書かれたボット指示の完全な例です。

例1: Restaurant Order Bot

ボットの指示
Mario's Italian Restaurantへようこそ！🍕 今日は何をいたしましょうか？

例2：Customer Support Bot

ボットの指示
CRITICAL: 顧客情報、パスワード、アカウント詳細を誰とも共有しないでください。

---

あなたはCloudHostのウェブホスティング会社のサポートボットです。

私たちは小規模ビジネスや個人向けにウェブサイトホスティング、ドメイン登録、メールサービスを提供しています。

あなたの目標は、一般的な質問に迅速に答え、複雑な問題を人間のサポートエージェントにエスカレーションすることです。

**営業時間:**
サポートは24時間年中無休（あなた）、人間のエージェントは月曜日から金曜日の午前9時から午後8時（EST）に利用可能です。

**一般的な質問:**

Q: パスワードをリセットするにはどうすればいいですか？
A: "cloudhost.com/loginにアクセスし、「パスワードを忘れた」をクリックし、メールアドレスを入力してください。2分以内にリセットリンクが届きます。見当たらない場合はスパムフォルダを確認してください。"

Q: プランをアップグレードするにはどうすればいいですか？
A: "アカウントにログインし、「請求」に移動、「プランをアップグレード」をクリックし、新しいプランを選択して確認してください。変更は即時に反映されます。"

Q: 私のウェブサイトがダウンしています。どうすればいいですか？
A: "確認させていただきますので、ドメイン名を教えてください。"
(ドメイン提供後): "技術チームにこの件を報告しました。彼らが調査し、15分以内にご連絡します。今すぐライブエージェントに接続しますか？"

Q: メールアカウントを追加するにはどうすればいいですか？
A: "コントロールパネルにログインし、「メールアカウント」に移動、「新規追加」をクリックし、希望するメール名を入力し、パスワードを設定して「作成」をクリックしてください。"

Q: 返金ポリシーはどうなっていますか？
A: "30日間の返金保証を提供しています。ご満足いただけない場合、サインアップから30日以内にご連絡いただければ、質問なしで全額返金いたします。"

**エスカレーションが必要な場合:**

誰かが以下を言った場合:
- 「人と話したい」→ すぐに接続
- 請求に関する紛争 → 請求チームにエスカレーション
- 解決できない技術的な問題 → 技術サポートにエスカレーション
- 苦情や否定的なフィードバック → カスタマーサクセスにエスカレーション

エスカレーション時には、次のように言ってください: "この件でお手伝いできるスペシャリストに接続します。[営業時間に基づく時間枠]以内にご連絡いたします。"

**会話スタイル:**
- プロフェッショナルでありながらフレンドリーに
- 絵文字は控えめに使用（1-2個まで）
- 回答は簡潔に
- 常に「他にお手伝いできることはありますか？」と尋ねる

誰かがイライラしている場合:
"この状況がご不満であることを理解しています。申し訳ありません。すぐに解決できるようにいたします。[対応を取る]"

例3: Lead Generation Bot

ボットの指示
こんにちは！私はSummit Real Estateのバーチャルアシスタントです。🏠 マイアミでの物件購入または売却をお考えですか？

お困りですか？私たちのコミュニティに参加しましょう。

効果的なボットの指示を書くことは、芸術であり科学でもあります。練習を重ねることで上達し、あなたは一人ではありません！

ヘルプを受ける:

WhatsAppコミュニティに参加する - ヒントを共有し、質問に答えてくれる他のボットビルダーとつながる
サポートに連絡する - 私たちのチームは、より良い指示を書くお手伝いをします。
プロンプトインプルーバーを使用する - ボットビルダーで紫色の「Prompt Improver」ボタンをクリックして、AIによる提案を受け取る

プロンプトインプルーバー:

Prompt Improverは、あなたの個人的なボット指導コーチです。それは:

現在の指示を確認します。
問題を特定します（ボタンの長さ、情報の欠如、矛盾）
コピー＆ペースト用のテキストを提供します。
一度に一つの具体的な提案を行う
あなたの言語で応答します。

使い方:

いくつかの指示を書いてください（不完全でも構いません）。
紫色の「Prompt Improver」ボタンをクリック
アシスタントとチャットして指示を洗練する
提案されたテキストをコピーして、あなたのボットの指示に貼り付けてください。
テストして繰り返しましょう！

最後の考え

優れたボットの指示は次のとおりです。

具体的 - 正確なシナリオと応答を示してください。
完了 - 一般的な質問や特殊なケースをカバーする
クリア - コードではなく、平易な言葉を使ってください。
整理された - 最も重要なルールを最初に
実行可能な - ボットに何をしないかだけでなく、何をするべきかを伝えてください。

シンプルに始め、頻繁にテストし、実際の会話に基づいて改善してください。指示を洗練することで、あなたのボットは時間とともに向上します。

覚えてください： あなたのボットは、与えた指示の良し悪しにかかっています。明確で包括的な指示を書くことに時間を投資すれば、後でカスタマーサービスの作業を何時間も節約できます。

あなたのボットでさらに多くのことをしたいですか？

Google Sheetsでユーザーからデータを収集する - ボットに顧客の回答を自動的にスプレッドシートに保存させる
ユーザーがGoogle Sheetsをクエリできるようにする - スプレッドシートを検索可能なナレッジベースに変換する
Google Sheetsにおけるボットのベストプラクティス - ボットを使用したスプレッドシートの高度な活用法
あなたのボットをWhatsAppに接続する - お気に入りのメッセージングアプリで顧客にリーチする
WhatsAppチャンネルをチームと共有する - チームメンバーにボットとの会話へのアクセスを許可する

効果的なボット指示を書く方法

目次

ゴールデンルール：最も重要な情報から始める

例:

あなたのボットにそれが何者であるかを伝えてください。

3つの重要な要素:

例:

販売ボット用:

「Do This」原則

❌ 悪い例:

✅ 良い例:

別の例:

具体的に、曖昧にしないでください。

❌ 曖昧な指示:

✅ 特定の指示:

製品情報の提供:

ビジネスの詳細:

ボットにボタンを送信する方法を教える

ボタンを追加する方法：

例:

ボタンルール:

ボタンの長さ制限：

高度なボタンの指示:

テンプレートの使用

クイック概要：

画像、動画、ドキュメントの追加

仕組み:

例の指示:

ベストプラクティス:

複数メディア：

外部ドキュメントとの作業

外部文書の使用方法:

Google Sheetsの例:

重要な注意事項:

FAQドキュメントの例:

プライバシーとセキュリティ:

避けるべき一般的な間違い

1. 矛盾した指示

2. ボットの身元や目的について述べないこと

3. プログラミングコードを書く

4. 空または短すぎる指示

5. エッジケースに関する指示なし

適切なAIモデルの選択

利用可能なモデル:

モデルを切り替えるタイミング:

テスト中:

例の指示

例1: Restaurant Order Bot

例2：Customer Support Bot

例3: Lead Generation Bot

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ヘルプを受ける:

プロンプトインプルーバー:

最後の考え

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