Cómo personalizar plantillas de WhatsApp con nombres y campos personalizados

Por qué la personalización importa

Imagina recibir dos mensajes. El primero dice "¡Hola! Tu cita es mañana." El segundo dice "¡Hola Sarah! Tu cita es mañana a las 2 PM en Downtown Dental." ¿Cuál se siente mejor?

La personalización hace que tus mensajes parezcan escritos específicamente para cada persona, en lugar de enviados a cientos de personas a la vez. Muestra que prestas atención a los detalles y te preocupas por tus clientes. Lo mejor de todo es que es fácil de hacer con variables de plantilla.

Si no has creado plantillas antes, comienza con nuestra guía sobre qué son las plantillas de WhatsApp. Esta guía asume que entiendes lo básico y estás listo para añadir personalización.

Cómo funcionan las variables de plantilla

Las variables son marcadores de posición en tu plantilla que se reemplazan con información real cuando envías el mensaje. Escribes la plantilla una vez con {{1}}, {{2}}, {{3}}, etc., y luego rellenas diferentes valores para cada persona cuando la envías.

Piénsalo como una carta modelo, pero más inteligente. Creas la estructura una vez, luego personalizas los detalles para cada destinatario.

Creando una plantilla con variables

Cuando escribas tu plantilla, utiliza llaves dobles con números para marcar dónde debe ir la información personalizada:

Ejemplo de plantilla: "¡Hola {{1}}! Soy {{2}} de {{3}}. Tu cita está confirmada para el {{4}} a las {{5}}. ¡Nos vemos entonces!"

Cuando envíes esta plantilla, proporcionarás los valores reales:

• {{1}} = Sarah (nombre del cliente)
• {{2}} = Mike (tu nombre)
• {{3}} = Downtown Dental
• {{4}} = jueves (día de la cita)
• {{5}} = 2 PM (hora de la cita)

El cliente recibe: "¡Hola Sarah! Soy Mike de Downtown Dental. Tu cita está confirmada para el jueves a las 2 PM. ¡Nos vemos entonces!"

¿Qué puedes personalizar?

Puedes añadir variables para cualquier información que cambie de una persona a otra. Aquí están las cosas más comunes para personalizar:

Nombre del cliente hace que cada mensaje se sienta personal. Incluso si no personalizas nada más, agregar su nombre hace una gran diferencia. "Hola {{1}}" es mucho más amigable que "Hola" o "Estimado cliente."

Fechas y horas son esenciales para citas, eventos y plazos. En lugar de enviar a todos la misma hora, cada persona recibe su horario específico. Esto es especialmente importante para los recordatorios de citas donde cada uno tiene un horario diferente.

Detalles del pedido como los números de pedido, los nombres de productos o los números de seguimiento ayudan a los clientes a saber exactamente de qué pedido estás hablando. "Tu pedido #{{1}}" es más claro que "Tu pedido reciente."

Información de ubicación ayuda cuando tienes múltiples tiendas o áreas de servicio. "Su cita es en nuestra ubicación {{1}}" les indica exactamente a dónde ir.

Cantidades personalizadas funciona muy bien para facturas, presupuestos u ofertas personalizadas. "Su cotización para el servicio {{1}} es ${{2}}" les muestra su información específica.

Detalles del evento te permite enviar una plantilla a múltiples eventos con diferentes fechas, horas o ubicaciones. Cada persona recibe la información correcta para su evento específico.

Reglas de Numeración Variable

Las variables deben numerarse secuencialmente comenzando desde 1. No se pueden omitir números ni comenzar desde 0.

Correcto: "¡Hola {{1}}! Tu pedido {{2}} se envía el {{3}}."

Incorrecto: "¡Hola {{1}}! Tu pedido {{3}} se envía el {{5}}."

Incorrecto: "¡Hola {{0}}! Tu pedido {{1}} se envía el {{2}}."

Los números representan el orden en que proporcionarás la información cuando envíes la plantilla. Manténlos secuenciales y todo tendrá sentido cuando estés completando los valores.

¿Cuántas variables deberías usar?

WhatsApp permite hasta 10 variables por plantilla ({{1}} a {{10}}), pero eso no significa que debas usarlas todas. Demasiadas variables hacen que tu plantilla sea complicada de gestionar y más fácil de cometer errores al enviar.

Una buena regla: Utiliza de 3 a 5 variables para la mayoría de las plantillas. Esto te da suficiente flexibilidad para la personalización sin complicarlo demasiado.

Plantilla simple (2 variables): "¡Hola {{1}}! Tu pedido ha sido enviado y llegará el {{2}}."

Plantilla moderada (4 variables): "¡Hola {{1}}! Tu cita en {{2}} está confirmada para el {{3}} a las {{4}}."

Plantilla compleja (6 variables): "¡Hola {{1}}! Tu pedido #{{2}} para {{3}} ha sido enviado a través de {{4}}. Entrega estimada: {{5}}. Rastrealo aquí: {{6}}"

La plantilla compleja funciona, pero necesitas rastrear seis piezas de información para cada persona a la que envías un mensaje. Mantenlo lo más simple posible mientras incluyes todo lo importante.

Preparando tus datos para enviar

Cuando estés listo para enviar tu plantilla personalizada, necesitas organizar tus datos correctamente. El formato es simple: cada línea contiene un número de teléfono seguido de los valores variables, separados por comas.

Formato:

phone_number,value1,value2,value3
phone_number,value1,value2,value3

Ejemplo para recordatorios de citas:

0523737233,Sarah,Thursday,2 PM
0542345678,Mike,Friday,10 AM
0549876543,Lisa,Monday,3 PM

Cada línea envía un mensaje. El número de teléfono va primero, luego los valores en orden ({{1}}, {{2}}, {{3}}, etc.). Usa comas para separar los valores y coloca a cada persona en su propia línea.

Manejo de comas y caracteres especiales

¿Qué pasa si el valor de tu variable contiene una coma? Por ejemplo, una ubicación como "123 Main Street, Suite 5" o un nombre como "Johnson, DDS"?

Cuando tus datos contienen comas, envuelve ese valor entre comillas:

0523737233,Sarah,"123 Main Street, Suite 5",Thursday
0542345678,Mike,"Johnson, DDS",Friday

Esto le indica al sistema que todo lo que está dentro de las comillas es un solo valor, incluso si tiene comas.

Ejemplos Reales Que Funcionan

Veamos ejemplos completos que muestran la plantilla y los datos para enviar:

Ejemplo 1: Invitaciones a eventos

"¡Hola {{1}}! Estás invitado a {{2}} el {{3}}. ¡Nos encantaría verte allí! Confirma tu asistencia aquí: {{4}}"

Enviar datos:

0523737233,David,Summer BBQ,June 15th,boti360.com/rsvp/123
0542345678,Rachel,Summer BBQ,June 15th,boti360.com/rsvp/124
0549876543,Tom,Networking Mixer,June 20th,boti360.com/rsvp/125

Observa cómo David y Rachel están siendo invitados al mismo evento pero con diferentes enlaces de RSVP. Tom está siendo invitado a un evento completamente diferente. Una plantilla maneja múltiples escenarios.

Ejemplo 2: Confirmaciones de pedido

"¡Hola {{1}}! Tu pedido #{{2}} para {{3}} está confirmado. Total: ${{4}}. Entrega estimada: {{5}}."

Enviar datos:

0523737233,Sarah,12345,Blue Widget,$29.99,May 10th
0542345678,John,12346,Red Gadget,$49.99,May 12th
0549876543,Emily,12347,Green Tool,$19.99,May 9th

Cada cliente ve su número de pedido específico, producto, precio y fecha de entrega. Personal y profesional.

Ejemplo 3: Recordatorios de citas

"¡Hola {{1}}! Recordatorio de {{2}}: Tu cita de {{3}} es {{4}} a las {{5}}. Responde 1 para confirmar, 2 para reprogramar."

Enviar datos:

0523737233,Lisa,Downtown Dental,dental cleaning,tomorrow,10 AM
0542345678,Mark,Downtown Dental,consultation,Thursday,2 PM
0549876543,Amy,City Clinic,check-up,Friday,9 AM

La misma plantilla funciona para diferentes tipos de citas, diferentes días, diferentes horarios, incluso diferentes negocios.

Consejos para gestionar tus datos

Usa una hoja de cálculo para organizar tus datos antes de enviar. Crea columnas para el número de teléfono y cada variable, luego exporta como CSV. Esto facilita la revisión y edición antes de enviar.

Verifica dos veces los números de teléfono antes de enviar. Los números incorrectos desperdician dinero (estás pagando por cada plantilla enviada) y no se pueden deshacer una vez enviados.

Pruébate a ti mismo primero. enviando a tu propio número de teléfono. Verifica que todas las variables aparezcan correctamente y que el mensaje se lea bien.

Lleva un registro de lo que enviaste. guardando una copia de tus datos. Si los clientes tienen preguntas más tarde, sabrás exactamente qué mensaje recibieron.

Cuidado con los errores tipográficos. en nombres y detalles. Revisar la ortografía de personalizaciones muestra que te importa hacerlo bien.

Variables en Diferentes Idiomas

Si estás enviando plantillas en diferentes idiomas, recuerda que las variables funcionan de la misma manera, pero el texto que las rodea cambia:

Plantilla en inglés: "¡Hola {{1}}! Tu pedido llega {{2}}."

Plantilla hebrea (escrita de derecha a izquierda): "¡Hola {{1}}! Tu pedido llegará {{2}}."

Las variables {{1}} y {{2}} permanecen iguales: todavía estás completando el nombre y la fecha, pero el texto del mensaje está en el idioma correspondiente. Cada idioma necesita su propia plantilla, pero el sistema de variables funciona de manera idéntica.

Errores Comunes a Evitar

Mezclar el orden de las variables: Si tu plantilla dice "Hola {{1}}, tu cita el {{2}} a las {{3}}" pero envías "0523737233,2 PM,Thursday,Sarah", el mensaje dirá "Hola 2 PM, tu cita el Thursday a las Sarah." Mantén el orden consistente.

Olvidar una variable: Si tu plantilla tiene tres variables pero solo proporcionas dos valores, la tercera variable no será reemplazada. Siempre proporciona valores para todas las variables.

Usar variables en el lugar equivocado: No uses variables para texto fijo que es el mismo para todos. Las variables son para información que cambia, no para partes estándar de tu mensaje.

Hacer las variables demasiado largas: Aunque técnicamente puedes poner texto extenso en variables, mantenlo razonablemente corto. Los bloques largos de texto en variables son más difíciles de gestionar y se ven incómodos en los mensajes.

¿Qué sigue?

Ahora que sabes cómo personalizar tus plantillas con variables, estás listo para:

• Envía tus plantillas a través de la pantalla de difusión.
• Aprende cómo los bots pueden enviar plantillas personalizadas automáticamente
• Escribe plantillas que se aprueben rápidamente

La personalización convierte anuncios genéricos en mensajes que se sienten hechos a mano para cada cliente. Tómate unos minutos adicionales para configurar variables; tus clientes lo notarán y lo apreciarán.