কিভাবে WhatsApp টেমপ্লেট পাঠাবেন: ব্রডকাস্ট স্ক্রিন গাইড

আপনি এখানে যা শিখবেন

আপনি আপনার টেমপ্লেট তৈরি করেছেন, Facebook দ্বারা অনুমোদিত হয়েছে, এবং এখন আপনি এটি আপনার গ্রাহকদের পাঠানোর জন্য প্রস্তুত। ব্রডকাস্ট স্ক্রিন হল যেখানে সবকিছু ঘটে—এটি আপনার নিয়ন্ত্রণ কেন্দ্র যেখানে আপনি এক ব্যক্তি বা হাজার হাজার মানুষের কাছে টেমপ্লেট পাঠাতে পারেন।

সম্প্রচারের পর্দায় যাওয়ার আগে নিশ্চিত করুন যে আপনি বুঝতে পেরেছেন টেমপ্লেটগুলি কী এবং কিভাবে ভেরিয়েবল দিয়ে সেগুলো ব্যক্তিগতকৃত করবেন. এই গাইডটি আপনাকে ধাপে ধাপে প্রকৃত প্রেরণ প্রক্রিয়ার মাধ্যমে নিয়ে যায়।

ব্রডকাস্ট স্ক্রিন খুঁজে পাওয়া

প্রথমে আপনার Boti360 অ্যাকাউন্টে লগ ইন করুন। প্রধান নেভিগেশন মেনুতে "Broadcast" অপশনটি খুঁজুন। এটিতে ক্লিক করুন, এবং আপনি সম্প্রচার স্ক্রীনটি দেখতে পাবেন যেখানে সমস্ত জাদু ঘটে।

সম্প্রচার স্ক্রিনে কয়েকটি মূল এলাকা রয়েছে: টেমপ্লেট নির্বাচন, ফোন নম্বর ইনপুট, ভেরিয়েবল ডেটা ইনপুট, বট নির্বাচন, এবং সেন্ড বোতাম। চলুন প্রতিটি নিয়ে আলোচনা করি।

ধাপ ১: আপনার টেমপ্লেট নির্বাচন করুন

সম্প্রচারের পর্দার উপরে, আপনি একটি ড্রপডাউন মেনু দেখতে পাবেন যা আপনার সমস্ত অনুমোদিত টেমপ্লেট দেখায়। তালিকাটি দেখতে এটি ক্লিক করুন এবং আপনি যে টেমপ্লেটটি পাঠাতে চান তা নির্বাচন করুন।

যখন আপনি একটি টেমপ্লেট নির্বাচন করবেন, আপনি একটি প্রিভিউ দেখতে পাবেন যা দেখাবে বার্তাটি ঠিক কেমন দেখাবে। যদি আপনার টেমপ্লেটে {{1}} বা {{2}} এর মতো ভেরিয়েবল থাকে, আপনি প্রিভিউতে সেই প্লেসহোল্ডারগুলি দেখতে পাবেন। চিন্তা করবেন না—আপনি পাঠানোর সময় সেগুলি বাস্তব তথ্য দিয়ে প্রতিস্থাপিত হবে।

আপনি শুধুমাত্র Facebook দ্বারা পূর্বে অনুমোদিত টেমপ্লেট পাঠাতে পারেন। যদি আপনি নতুন একটি টেমপ্লেট তৈরি করে থাকেন এবং এটি তালিকায় না দেখেন, তাহলে চেক করুন এটি এখনও অনুমোদিত হয়েছে কিনা। বেশিরভাগ অনুমোদন এক মিনিটের মধ্যে ঘটে, কিন্তু কিছু ক্ষেত্রে বেশি সময় লাগতে পারে।

ধাপ ২: ফোন নম্বর যোগ করুন

এখন আপনাকে সিস্টেমকে জানাতে হবে কে আপনার বার্তা গ্রহণ করবে। আপনি কতজনকে বার্তা পাঠাচ্ছেন তার উপর ভিত্তি করে ফোন নম্বর যোগ করার দুটি উপায় রয়েছে।

কিছু মানুষের জন্য (ম্যানুয়াল এন্ট্রি):

ফোন নম্বরগুলি সরাসরি ফোন নম্বর ফিল্ডে টাইপ বা পেস্ট করুন। আপনি এগুলি বিভিন্ন ফরম্যাটে প্রবেশ করতে পারেন—সিস্টেমটি নমনীয়:

• দেশের কোড সহ: +৯৭২৫২৩৭৩৭২৩৩
• দেশের কোড ছাড়া: 0523737233
• স্পেস বা ড্যাশ দিয়ে: ০৫২-৩৭৩-৭২৩৩

যদি আপনি একাধিক ব্যক্তিকে পাঠাচ্ছেন, তবে প্রতিটি ফোন নম্বর আলাদা লাইনে রাখুন। প্রতিটি নম্বরের পরে শুধু Enter চাপুন।

অনেক মানুষের জন্য (বাল্ক ইমপোর্ট):

যদি আপনি ডজন বা শত শত মানুষের কাছে পাঠাচ্ছেন, তবে তাদের সবাইকে ম্যানুয়ালি টাইপ করা অনেক সময়সাপেক্ষ হবে। এর পরিবর্তে, আপনার ফোন নম্বর এবং পরিবর্তনশীল ডেটা একটি স্প্রেডশীটে প্রস্তুত করুন, তারপর একবারে সবকিছু পেস্ট করুন।

ধাপ ৩: ভেরিয়েবল ডেটা যোগ করুন (যদি প্রয়োজন হয়)

এই ধাপটি শুধুমাত্র প্রযোজ্য যদি আপনার টেমপ্লেটে {{1}}, {{2}} ইত্যাদি মত ভেরিয়েবল থাকে। যদি আপনার টেমপ্লেট সবার জন্য একই হয় এবং কোন ব্যক্তিগতকরণ না থাকে, তাহলে আপনি এই অংশটি এড়িয়ে যেতে পারেন।

টেমপ্লেটগুলির জন্য ভেরিয়েবল সহ, আপনাকে প্রতিটি ব্যক্তির জন্য মান প্রদান করতে হবে। ফরম্যাটটি সহজ: প্রথমে ফোন নম্বর, তারপর ভেরিয়েবল মানগুলি কমা দিয়ে পৃথক করা।

উদাহরণ টেমপ্লেট: "হাই {{1}}! আপনার অ্যাপয়েন্টমেন্ট {{2}} তারিখে {{3}} সময়ে।"

ডাটা ফরম্যাট:

0523737233,Sarah,Thursday,2 PM
0542345678,Mike,Friday,10 AM
0549876543,Lisa,Monday,3 PM

প্রতিটি লাইন একটি বার্তা। প্রথম মান (0523737233) হল ফোন নম্বর। দ্বিতীয় মান (Sarah) হয়ে যায় {{1}}। তৃতীয় মান (Thursday) হয়ে যায় {{2}}। চতুর্থ মান (2 PM) হয়ে যায় {{3}}।

আপনার স্প্রেডশীট থেকে এই ফরম্যাট করা ডেটা কপি করুন এবং সরাসরি সম্প্রচার স্ক্রিনে পেস্ট করুন। সিস্টেমটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে এটি বিশ্লেষণ করবে এবং প্রতিটি ব্যক্তির কাছে ব্যক্তিগতকৃত বার্তা পাঠাবে।

গুরুত্বপূর্ণ পরামর্শ: যদি আপনার কোনো মান কমা ধারণ করে (যেমন "123 Main Street, Suite 5"), তাহলে সেই মানটি উদ্ধৃতিতে আবদ্ধ করুন যাতে সিস্টেম এটিকে একাধিক মান হিসেবে বিবেচনা না করে। আমাদের গাইড দেখুন টেমপ্লেট ব্যক্তিগতকরণ আরও বিস্তারিত জানার জন্য।

ধাপ ৪: কোন বটটি সাড়া দেবে তা নির্বাচন করুন

এখানে একটি শক্তিশালী বিষয় যা অনেকেই মিস করেন: যখন আপনি একটি টেমপ্লেট পাঠান, আপনি নির্ধারণ করতে পারেন কোন বটটি উত্তরগুলি পরিচালনা করবে। এটি গুরুত্বপূর্ণ কারণ মানুষ প্রায়ই আপনার টেমপ্লেট বার্তাগুলির উত্তর দেয়, এবং আপনি চান সঠিক বট তাদের উত্তর দিক।

সম্প্রচার স্ক্রিনে, আপনি একটি ড্রপডাউন দেখতে পাবেন একটি বট নির্বাচন করার জন্য। সেই বটটি নির্বাচন করুন যা এই টেমপ্লেটের সাথে সম্পর্কিত প্রতিক্রিয়া পরিচালনা করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে।

উদাহরণ পরিস্থিতি:

অ্যাপয়েন্টমেন্টের স্মারক: আপনার সময়সূচী বট নির্বাচন করুন যা অ্যাপয়েন্টমেন্ট নিশ্চিত, পুনঃনির্ধারণ বা বাতিল করতে পারে।

অর্ডার আপডেটসমূহ: আপনার গ্রাহক সেবা বট নির্বাচন করুন যা শিপিং, রিটার্ন এবং অর্ডার স্ট্যাটাস সম্পর্কে প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে।

ইভেন্ট আমন্ত্রণপত্র: আপনার ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট বট নির্বাচন করুন যা RSVP রেকর্ড করতে পারে, ইভেন্ট সম্পর্কে প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে এবং দিকনির্দেশনা প্রদান করতে পারে।

বিক্রয় প্রচার: আপনার বিক্রয় বট নির্বাচন করুন যা পণ্যের প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে, মূল্য প্রদান করতে পারে এবং কেনাকাটা সম্পূর্ণ করতে সাহায্য করতে পারে।

যখন কেউ আপনার টেমপ্লেট বার্তার জবাব দেয়, তারা আপনার নির্বাচিত বটের সাথে চ্যাট করবে। এটি একটি নিরবচ্ছিন্ন অভিজ্ঞতা তৈরি করে যেখানে আপনার টেমপ্লেট কথোপকথন শুরু করে এবং আপনার বট সেটি বুদ্ধিমত্তার সাথে চালিয়ে যায়।

যদি আপনি একটি বট নির্বাচন না করেন, তবে উত্তরগুলি স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়াকরণ ছাড়াই আপনার ইনবক্সে আসবে। এটি ঠিক আছে যদি আপনি ম্যানুয়ালি উত্তর দিতে চান, তবে আপনি অটোমেশন থেকে বঞ্চিত হচ্ছেন।

ধাপ ৫: পর্যালোচনা এবং পাঠান

পাঠানোর আগে, সবকিছু আবার পরীক্ষা করুন:

আপনার ফোন নম্বরগুলি পর্যালোচনা করুন: তারা কি সঠিকভাবে ফরম্যাট করা হয়েছে? আপনি কি ভুলবশত কোনো ভুয়া বা পরীক্ষার নম্বর অন্তর্ভুক্ত করেছেন যা আপনি সরাতে চেয়েছিলেন?

আপনার ভেরিয়েবল ডেটা পরীক্ষা করুন: মানগুলি কি সঠিকভাবে ভেরিয়েবলের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ? আপনি কি আপনার টেমপ্লেটে সমস্ত ভেরিয়েবলের জন্য মান প্রদান করেছেন?

আপনার বট নির্বাচন যাচাই করুন: উত্তর দেওয়ার জন্য কি সঠিক বটটি নির্বাচিত হয়েছে?

বার্তাটি প্রাকদর্শন করুন: পূর্বরূপটি আরেকবার পড়ে দেখুন। এটি কি সঠিক দেখাচ্ছে?

যখন সবকিছু ঠিকঠাক দেখায়, বড় "Send" বোতামে ক্লিক করুন। আপনার টেমপ্লেটগুলি সাথে সাথে পাঠানো শুরু হবে।

যখন আপনি পাঠান তখন কী হয়

সিস্টেমটি আপনার পাঠানো বার্তাগুলি দ্রুত প্রক্রিয়া করে, কিন্তু এর পেছনে অনেক কিছু ঘটে। প্রতিটি ফোন নম্বরের জন্য:

1. সিস্টেমটি ফোন নম্বরের ফরম্যাট যাচাই করে।
2. এটি আপনার প্রদত্ত মানগুলির সাথে টেমপ্লেট ভেরিয়েবলগুলি প্রতিস্থাপন করে।
3. এটি WhatsApp-এর API এর মাধ্যমে বার্তাটি পাঠায়।
4. এটি আপনার রেকর্ডের জন্য প্রেরণ লগ করে।
5. এটি আপনি নির্বাচিত বটের সাথে যেকোনো উত্তর সংযুক্ত করে।

ছোট পাঠানোর ক্ষেত্রে (কয়েকজন মানুষ), এটি প্রায় সঙ্গে সঙ্গেই ঘটে। বড় পাঠানোর ক্ষেত্রে (শত বা হাজার), এটি কয়েক মিনিট সময় নিতে পারে। সবকিছু পাঠানো হয়ে গেলে আপনি একটি নিশ্চিতকরণ বার্তা দেখতে পাবেন।

খরচ এবং বিলিং

মনে রাখবেন, টেমপ্লেট পাঠাতে খরচ হয়—প্রতি মেসেজে প্রায় ২-১০ সেন্ট, এটি একটি সার্ভিস বা মার্কেটিং টেমপ্লেট কিনা তার উপর নির্ভর করে। এই চার্জগুলি সরাসরি Facebook-এ যায়, Boti-তে নয়।

আপনার সম্পূর্ণ গ্রাহক তালিকায় পাঠানোর আগে, খরচগুলি বুঝে নিন:

• ১০০ বার্তা × $0.02 (সেবা) = $2.00
• ১০০ বার্তা × $0.10 (মার্কেটিং) = $10.00
• ১,০০০ বার্তা × $0.02 (সার্ভিস) = $20.00
• ১,০০০ বার্তা × $0.10 (মার্কেটিং) = $100.00

আপনার পরীক্ষা করুন টেমপ্লেট প্রকার কোন খরচ প্রযোজ্য তা জানার জন্য। সার্ভিস টেমপ্লেটগুলি অনেক সস্তা, তাই সম্ভব হলে সেগুলি সার্ভিস আপডেট হিসাবে লিখুন।

খরচ সম্পর্কে সুসংবাদ: বার্তা গ্রহণ করা সবসময় বিনামূল্যে। ২৪ ঘণ্টার মধ্যে বার্তার উত্তর দেওয়া বিনামূল্যে। ম্যানুয়াল কথোপকথন বিনামূল্যে। আপনি কেবল ২৪ ঘণ্টার সময়সীমার বাইরে টেমপ্লেট পাঠানোর সময় অর্থ প্রদান করবেন।

বড় পাঠানোর আগে পরীক্ষা করা

আপনার পুরো গ্রাহক তালিকায় টেমপ্লেট পাঠানোর আগে, প্রথমে এটি পরীক্ষা করুন। টেমপ্লেটটি নিজেকে বা একজন সহকর্মীকে পাঠিয়ে যাচাই করুন:

• বার্তাটি স্বাভাবিকভাবে পড়া যায়।
• সমস্ত ভেরিয়েবল সঠিকভাবে প্রতিস্থাপিত হয়েছে।
• লিঙ্কগুলি সঠিকভাবে কাজ করে।
• বটটি সঠিকভাবে প্রতিক্রিয়া জানায় যখন আপনি উত্তর দেন।

পরীক্ষা করার খরচ একটি আসল পাঠানোর মতোই (কয়েক সেন্ট), তবে এটি শত শত গ্রাহকের সামনে ভুল এড়াতে মূল্যবান।

কিভাবে পরীক্ষা করবেন:

1. সম্প্রচারের পর্দায়, কেবল আপনার নিজের ফোন নম্বর প্রবেশ করুন।
2. যদি ভেরিয়েবল ব্যবহার করেন, নিজের জন্য নমুনা ডেটা প্রদান করুন।
3. আপনার বট নির্বাচন করুন।
4. পাঠান

আপনি কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে বার্তাটি পাবেন। এটি সতর্কতার সাথে পর্যালোচনা করুন, বট পরীক্ষা করার জন্য উত্তর দিন এবং নিশ্চিত করুন যে সবকিছু প্রত্যাশিতভাবে কাজ করছে।

সাধারণ সমস্যা এবং সমাধানসমূহ

সমস্যা: "ফোন নম্বর অবৈধ" ত্রুটি

সমাধান: ফরম্যাটটি পরীক্ষা করুন। দেশ কোড অন্তর্ভুক্ত করুন বা আপনার দেশের জন্য সঠিক ফরম্যাট ব্যবহার করছেন কিনা তা নিশ্চিত করুন। দেশ কোডের আগে + যোগ করার চেষ্টা করুন।

সমস্যা: ভেরিয়েবলগুলি প্রতিস্থাপিত হচ্ছে না।

সমাধান: আপনি নিশ্চিত করুন যে আপনি সঠিক ফরম্যাটে ডেটা প্রদান করছেন (phone,value1,value2,value3)। প্রতিটি লাইনে প্রথমে ফোন নম্বর থাকবে, তারপর প্রতিটি ভেরিয়েবল মান কমা দিয়ে পৃথক করা হবে।

সমস্যা: বার্তা বলছে "Template not found"

সমাধান: টেমপ্লেটটি এখনও অনুমোদিত নাও হতে পারে। আপনার টেমপ্লেট স্ক্রিনে যান এবং অনুমোদনের স্থিতি পরীক্ষা করুন। পাঠানোর চেষ্টা করার আগে অনুমোদনের জন্য অপেক্ষা করুন।

সমস্যা: বট উত্তর দিচ্ছে না প্রতিক্রিয়াগুলিতে।

সমাধান: আপনি পাঠানোর আগে একটি বট নির্বাচন করেছেন কিনা তা যাচাই করুন। যদি আপনি ইতিমধ্যে বট নির্বাচন না করে পাঠিয়ে থাকেন, তবে পরবর্তী ব্যক্তি যিনি উত্তর দেবেন তাকে ম্যানুয়াল হ্যান্ডলিং প্রয়োজন হবে।

সমস্যা: ভুল লোকদের কাছে পাঠানো হয়েছে।

সমাধান: দুর্ভাগ্যবশত, একটি টেমপ্লেট একবার পাঠানো হলে তা আর ফিরিয়ে নেওয়া যায় না। পাঠানোর আগে আপনার ফোন নম্বরগুলি ভালোভাবে যাচাই করুন। প্রয়োজনে কোনো বিভ্রান্তির জন্য ক্ষমা চেয়ে একটি ফলো-আপ বার্তা পাঠানোর কথা বিবেচনা করুন।

রেকর্ড রাখা

টেমপ্লেট পাঠানোর পর, আপনি কি পাঠিয়েছেন এবং কার কাছে পাঠিয়েছেন তা ট্র্যাক রাখা সহায়ক। এটি কয়েকটি বিষয়ে সহায়তা করে:

গ্রাহক সেবা: যদি কেউ জিজ্ঞাসা করে "তুমি আমাকে কী বার্তা পাঠিয়েছ?", তুমি তা দেখে নিতে পারো।

অ্যানালিটিক্স: কোন টেমপ্লেটগুলি সেরা প্রতিক্রিয়া হার এবং সম্পৃক্ততা পায় তা ট্র্যাক করুন।

সম্মতি: রেকর্ড রাখুন যা দেখায় যে আপনি শুধুমাত্র সেই ব্যক্তিদের বার্তা পাঠিয়েছেন যারা আপনার টেমপ্লেটগুলি পাওয়া উচিত।

অনুসরণ: আপনি কাকে ইতিমধ্যে যোগাযোগ করেছেন তা জানুন যাতে ভুল করে তাদেরকে দুবার বার্তা না পাঠান।

Boti আপনার পাঠানো তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে ট্র্যাক করে, তবে সহজ রেফারেন্সের জন্য আপনার নিজের স্প্রেডশীটে আপনার পাঠানো তথ্যের একটি কপি সংরক্ষণ করাও বুদ্ধিমানের কাজ।

পাঠানোর সময়সূচী নির্ধারণ করা

বর্তমানে, সম্প্রচার স্ক্রীনটি আপনি পাঠানোর জন্য ক্লিক করলে সাথে সাথে টেমপ্লেট পাঠায়। আপনি যদি পরে পাঠানোর জন্য সময়সূচী করতে চান (যেমন অ্যাপয়েন্টমেন্টের আগের দিন অ্যাপয়েন্টমেন্ট রিমাইন্ডার পাঠানো), তাহলে আপনার দুটি বিকল্প আছে:

বিকল্প ১: সঠিক সময়ে ম্যানুয়ালি পাঠান। ব্রডকাস্ট স্ক্রিনে যাওয়ার জন্য একটি রিমাইন্ডার সেট করুন এবং যখন আপনি চান বার্তাগুলি পাঠানো হোক তখন পাঠান।

বিকল্প ২: আপনার সময়সূচী অনুযায়ী স্বয়ংক্রিয়ভাবে টেমপ্লেট পাঠাতে একটি বট ব্যবহার করুন। এটি আমাদের গাইডে বিস্তারিতভাবে আলোচনা করা হয়েছে। কিভাবে বট টেমপ্লেট পাঠাতে পারে।

সম্প্রচারের জন্য সেরা অনুশীলনসমূহ

ছোট থেকে শুরু করুন: প্রথমে ১০-২০ জনকে পাঠান সবকিছু পরীক্ষা করার জন্য। একবার নিশ্চিত হয়ে গেলে যে এটি কাজ করছে, আপনার সম্পূর্ণ তালিকায় পাঠান।

যখন সম্ভব ব্যক্তিগতকরণ করুন: নাম এবং নির্দিষ্ট বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করতে ভেরিয়েবল ব্যবহার করুন। ব্যক্তিগতকৃত বার্তাগুলি আরও ভালো প্রতিক্রিয়া পায়।

সঠিক সময় নির্বাচন করুন: বিবেচনা করুন কখন আপনার গ্রাহকরা বার্তা পড়ার সম্ভাবনা বেশি। সাধারণত মধ্য সকাল এবং সন্ধ্যার শুরুতে ভাল কাজ করে।

অতিরিক্ত পাঠাবেন না: অতিরিক্ত টেমপ্লেট পাঠানো মানুষকে বিরক্ত করে এবং আনসাবস্ক্রাইব বাড়ায়। কখন এবং কেন আপনি যোগাযোগ করছেন সে সম্পর্কে চিন্তাশীল হোন।

মূল্যবান করুন: প্রতিটি টেমপ্লেট যা আপনি পাঠান তা প্রাপকের জন্য মূল্য প্রদান করা উচিত। শুধুমাত্র পাঠানোর জন্য পাঠাবেন না—পাঠান কারণ আপনার গ্রাহক উপকৃত হবে।

এরপর কী?

আপনি এখন ব্রডকাস্ট স্ক্রিনের মাধ্যমে টেমপ্লেট পাঠাতে জানেন। আপনার টেমপ্লেট দক্ষতা আরও বাড়ানোর জন্য:

• বটগুলি কীভাবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে টেমপ্লেট পাঠাতে পারে তা শিখুন।
• দ্রুত অনুমোদন পেতে আরও ভালো টেমপ্লেট লিখুন।
• মার্কেটিং বনাম সার্ভিস টেমপ্লেটগুলি বুঝে টাকা সঞ্চয় করুন।

সম্প্রচার স্ক্রিনটি শক্তিশালী, তবে এটি স্মার্ট বটের সাথে মিলিত করলে একটি স্বয়ংক্রিয় সিস্টেম তৈরি হয় যা লিড লালন করে, অ্যাপয়েন্টমেন্ট নিশ্চিত করে, গ্রাহকদের আপডেট করে এবং বিক্রয় বাড়ায় যখন আপনি আপনার ব্যবসার অন্যান্য অংশে মনোযোগ দেন।