Cách gửi mẫu WhatsApp: Hướng dẫn màn hình phát sóng

Những Gì Bạn Sẽ Học Ở Đây

Bạn đã tạo mẫu của mình, được Facebook phê duyệt, và bây giờ bạn đã sẵn sàng gửi nó đến khách hàng của mình. Màn hình phát sóng là nơi mọi thứ diễn ra—đây là trung tâm điều khiển của bạn để gửi mẫu đến một người hoặc hàng nghìn người cùng một lúc.

Trước khi bắt đầu vào màn hình phát sóng, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu rõ mẫu là gì và cách cá nhân hóa chúng với các biến số. Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn từng bước trong quá trình gửi thực tế.

Tìm màn hình phát sóng

Bắt đầu bằng cách đăng nhập vào tài khoản Boti360 của bạn. Trong menu điều hướng chính, tìm tùy chọn "Broadcast". Nhấp vào đó, và bạn sẽ thấy màn hình phát sóng nơi mọi điều kỳ diệu diễn ra.

Màn hình phát sóng có một vài khu vực chính: lựa chọn mẫu, nhập số điện thoại, nhập dữ liệu biến, lựa chọn bot, và nút gửi. Hãy cùng đi qua từng phần.

Bước 1: Chọn Mẫu của Bạn

Ở đầu màn hình phát sóng, bạn sẽ thấy một menu thả xuống hiển thị tất cả các mẫu đã được phê duyệt của bạn. Nhấp vào đó để xem danh sách và chọn mẫu bạn muốn gửi.

Khi bạn chọn một mẫu, bạn sẽ thấy bản xem trước hiển thị chính xác thông điệp sẽ trông như thế nào. Nếu mẫu của bạn bao gồm các biến như {{1}} hoặc {{2}}, bạn sẽ thấy các chỗ giữ chỗ đó trong bản xem trước. Đừng lo lắng—chúng sẽ được thay thế bằng thông tin thực khi bạn gửi.

Bạn chỉ có thể gửi các mẫu mà Facebook đã phê duyệt. Nếu bạn vừa tạo một mẫu mới và không thấy nó trong danh sách, hãy kiểm tra xem nó đã được phê duyệt chưa. Hầu hết các phê duyệt diễn ra trong vòng một phút, nhưng một số có thể mất nhiều thời gian hơn.

Bước 2: Thêm số điện thoại

Bây giờ bạn cần cho hệ thống biết ai sẽ nhận tin nhắn của bạn. Có hai cách để thêm số điện thoại, tùy thuộc vào số lượng người bạn đang nhắn tin.

Đối với một vài người (nhập thủ công):

Nhập hoặc dán số điện thoại trực tiếp vào trường số điện thoại. Bạn có thể nhập chúng theo nhiều định dạng khác nhau—hệ thống rất linh hoạt:

• Với mã quốc gia: +972523737233
• Không có mã quốc gia: 0523737233
• Với khoảng trắng hoặc dấu gạch ngang: 052-373-7233

Nếu bạn gửi cho nhiều người, hãy đặt mỗi số điện thoại trên một dòng riêng. Chỉ cần nhấn Enter sau mỗi số.

Đối với nhiều người (nhập khẩu số lượng lớn):

Nếu bạn đang gửi cho hàng chục hoặc hàng trăm người, việc nhập tất cả thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian. Thay vào đó, hãy chuẩn bị số điện thoại và dữ liệu biến trong một bảng tính, sau đó dán tất cả cùng một lúc.

Bước 3: Thêm Dữ Liệu Biến (Nếu Cần)

Bước này chỉ áp dụng nếu mẫu của bạn bao gồm các biến như {{1}}, {{2}}, v.v. Nếu mẫu của bạn giống nhau cho tất cả mọi người mà không có cá nhân hóa, bạn có thể bỏ qua phần này.

Đối với các mẫu có biến, bạn cần cung cấp giá trị cho từng người. Định dạng rất đơn giản: số điện thoại trước, sau đó là các giá trị biến, được ngăn cách bởi dấu phẩy.

Mẫu ví dụ: "Chào {{1}}! Cuộc hẹn của bạn là vào ngày {{2}} lúc {{3}}."

Định dạng dữ liệu:

0523737233,Sarah,Thursday,2 PM
0542345678,Mike,Friday,10 AM
0549876543,Lisa,Monday,3 PM

Mỗi dòng là một tin nhắn. Giá trị đầu tiên (0523737233) là số điện thoại. Giá trị thứ hai (Sarah) trở thành {{1}}. Giá trị thứ ba (Thursday) trở thành {{2}}. Giá trị thứ tư (2 PM) trở thành {{3}}.

Sao chép dữ liệu đã định dạng này từ bảng tính của bạn và dán trực tiếp vào màn hình phát sóng. Hệ thống sẽ tự động phân tích và gửi tin nhắn cá nhân hóa đến từng người.

Mẹo quan trọng: Nếu bất kỳ giá trị nào của bạn chứa dấu phẩy (như "123 Main Street, Suite 5"), hãy đặt giá trị đó trong dấu ngoặc kép để hệ thống không coi đó là nhiều giá trị. Xem hướng dẫn của chúng tôi về cá nhân hóa mẫu để biết thêm chi tiết.

Bước 4: Chọn Bot Nào Sẽ Phản Hồi

Đây là một điều mạnh mẽ mà nhiều người bỏ lỡ: khi bạn gửi một mẫu, bạn có thể chọn bot nào sẽ xử lý các phản hồi. Điều này quan trọng vì mọi người thường phản hồi lại các tin nhắn mẫu của bạn, và bạn muốn bot phù hợp trả lời họ.

Trên màn hình phát sóng, bạn sẽ thấy một menu thả xuống để chọn một bot. Hãy chọn bot được thiết kế để xử lý các phản hồi liên quan đến mẫu này.

Ví dụ các tình huống:

Nhắc nhở cuộc hẹn: Chọn bot lập lịch của bạn có thể xác nhận, sắp xếp lại hoặc hủy các cuộc hẹn.

Cập nhật đơn hàng: Chọn bot dịch vụ khách hàng của bạn có thể trả lời câu hỏi về vận chuyển, trả hàng và trạng thái đơn hàng.

Lời mời sự kiện: Chọn bot quản lý sự kiện của bạn có thể ghi nhận RSVP, trả lời câu hỏi về sự kiện và cung cấp chỉ dẫn.

Khuyến mãi bán hàng: Chọn bot bán hàng của bạn có thể trả lời câu hỏi về sản phẩm, cung cấp giá cả và hỗ trợ hoàn tất mua hàng.

Khi ai đó trả lời tin nhắn mẫu của bạn, họ sẽ trò chuyện với bot mà bạn đã chọn. Điều này tạo ra một trải nghiệm liền mạch, nơi mẫu của bạn bắt đầu cuộc trò chuyện và bot của bạn tiếp tục nó một cách thông minh.

Nếu bạn không chọn một bot, các phản hồi sẽ chỉ đến hộp thư của bạn mà không có xử lý tự động. Điều đó ổn nếu bạn muốn trả lời thủ công, nhưng bạn sẽ bỏ lỡ sự tự động hóa.

Bước 5: Xem lại và Gửi

Trước khi nhấn gửi, hãy kiểm tra kỹ mọi thứ:

Xem lại số điện thoại của bạn: Chúng có được định dạng đúng không? Bạn có vô tình bao gồm bất kỳ số giả hoặc số kiểm tra nào mà bạn định loại bỏ không?

Kiểm tra dữ liệu biến của bạn: Các giá trị có khớp đúng với các biến không? Bạn đã cung cấp giá trị cho tất cả các biến trong mẫu của mình chưa?

Xác minh lựa chọn bot của bạn: Có phải bot phù hợp đã được chọn để xử lý các phản hồi không?

Xem trước tin nhắn: Đọc qua bản xem trước một lần nữa. Nó có đúng không?

Khi mọi thứ trông ổn, hãy nhấp vào nút "Send" lớn. Các mẫu của bạn sẽ bắt đầu gửi ngay lập tức.

Điều Gì Xảy Ra Khi Bạn Gửi

Hệ thống xử lý các gửi của bạn nhanh chóng, nhưng có rất nhiều điều đang diễn ra phía sau. Đối với mỗi số điện thoại:

1. Hệ thống xác thực định dạng số điện thoại
2. Nó thay thế các biến mẫu bằng các giá trị bạn cung cấp.
3. Nó gửi tin nhắn thông qua API của WhatsApp
4. Nó ghi lại việc gửi để lưu trữ hồ sơ của bạn
5. Nó kết nối bất kỳ phản hồi nào đến bot bạn đã chọn

Đối với các lần gửi nhỏ (một vài người), điều này xảy ra gần như ngay lập tức. Đối với các lần gửi lớn (hàng trăm hoặc hàng nghìn), có thể mất vài phút. Bạn sẽ thấy một thông báo xác nhận khi mọi thứ đã được gửi.

Chi phí và Thanh toán

Hãy nhớ rằng, việc gửi mẫu tin nhắn tốn tiền—khoảng 2-10 xu mỗi tin nhắn tùy thuộc vào đó là mẫu dịch vụ hay tiếp thị. Những khoản phí này được trả trực tiếp cho Facebook, không phải cho Boti.

Trước khi bạn gửi đến toàn bộ danh sách khách hàng của mình, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu rõ các chi phí:

• 100 tin nhắn × $0.02 (dịch vụ) = $2.00
• 100 tin nhắn × $0.10 (tiếp thị) = $10.00
• 1.000 tin nhắn × $0.02 (dịch vụ) = $20.00
• 1.000 tin nhắn × $0.10 (tiếp thị) = $100.00

Kiểm tra loại mẫu để biết chi phí nào áp dụng. Mẫu dịch vụ rẻ hơn nhiều, vì vậy hãy viết chúng dưới dạng cập nhật dịch vụ khi có thể.

Tin vui về chi phí: Nhận tin nhắn luôn miễn phí. Trả lời tin nhắn trong vòng 24 giờ là miễn phí. Các cuộc trò chuyện thủ công là miễn phí. Bạn chỉ phải trả tiền khi gửi mẫu tin nhắn ngoài khung thời gian 24 giờ.

Kiểm tra trước khi gửi lớn

Trước khi gửi một mẫu cho toàn bộ danh sách khách hàng của bạn, hãy thử nghiệm trước. Gửi mẫu đó cho chính bạn hoặc một đồng nghiệp để xác minh:

• Tin nhắn đọc rất tự nhiên
• Tất cả các biến đều được thay thế đúng cách
• Liên kết hoạt động đúng cách
• Bot phản hồi phù hợp khi bạn trả lời

Việc thử nghiệm có chi phí tương đương với một lần gửi thực (vài xu), nhưng nó đáng giá để tránh sai sót trước hàng trăm khách hàng.

Cách kiểm tra:

1. Trong màn hình phát sóng, chỉ nhập số điện thoại của riêng bạn.
2. Nếu sử dụng biến, hãy cung cấp dữ liệu mẫu cho bản thân.
3. Chọn bot của bạn
4. Gửi

Bạn sẽ nhận được tin nhắn trong vài giây. Xem xét kỹ lưỡng, trả lời để kiểm tra bot, và đảm bảo mọi thứ hoạt động như mong đợi.

Các Vấn Đề Thường Gặp và Giải Pháp

Vấn đề: Lỗi "Số điện thoại không hợp lệ"

Giải pháp: Kiểm tra định dạng. Bao gồm mã quốc gia hoặc đảm bảo rằng bạn đang sử dụng đúng định dạng cho quốc gia của bạn. Thử thêm dấu + trước mã quốc gia.

Vấn đề: Các biến không được thay thế

Giải pháp: Hãy đảm bảo bạn cung cấp dữ liệu theo đúng định dạng (phone,value1,value2,value3). Mỗi dòng nên có số điện thoại trước, sau đó là các giá trị biến được phân tách bằng dấu phẩy.

Vấn đề: Thông báo cho biết "Template not found"

Giải pháp: Mẫu có thể chưa được phê duyệt. Hãy vào màn hình mẫu của bạn và kiểm tra trạng thái phê duyệt. Đợi phê duyệt trước khi thử gửi.

Vấn đề: Bot không phản hồi các trả lời.

Giải pháp: Xác nhận bạn đã chọn một bot trước khi gửi. Nếu bạn đã gửi mà không chọn bot, người tiếp theo trả lời sẽ cần xử lý thủ công.

Vấn đề: Gửi nhầm người

Giải pháp: Thật không may, bạn không thể thu hồi một mẫu sau khi đã gửi. Hãy kiểm tra kỹ số điện thoại của bạn trước khi nhấn gửi. Hãy cân nhắc gửi một tin nhắn tiếp theo để xin lỗi nếu có bất kỳ sự nhầm lẫn nào xảy ra.

Lưu giữ hồ sơ

Sau khi bạn gửi các mẫu, việc theo dõi những gì bạn đã gửi và gửi cho ai là rất hữu ích. Điều này giúp ích cho một số việc:

Dịch vụ khách hàng: Nếu ai đó hỏi "Bạn đã gửi cho tôi tin nhắn gì?", bạn có thể tra cứu.

Phân tích: Theo dõi mẫu nào nhận được tỷ lệ phản hồi và mức độ tương tác tốt nhất.

Tuân thủ: Giữ hồ sơ cho thấy bạn chỉ nhắn tin cho những người nên nhận mẫu của bạn.

Theo dõi: Biết ai mà bạn đã liên hệ để tránh vô tình nhắn tin cho họ hai lần.

Boti theo dõi các lần gửi của bạn tự động, nhưng cũng thông minh khi lưu một bản sao dữ liệu gửi của bạn trong bảng tính của riêng bạn để dễ dàng tham khảo.

Lên lịch gửi

Hiện tại, màn hình phát sóng gửi mẫu ngay lập tức khi bạn nhấp vào gửi. Nếu bạn muốn lên lịch gửi sau (như gửi lời nhắc cuộc hẹn trước ngày hẹn), bạn có hai lựa chọn:

Lựa chọn 1: Gửi thủ công vào thời điểm thích hợp. Đặt lời nhắc để vào màn hình phát sóng và gửi khi bạn muốn các tin nhắn được gửi đi.

Lựa chọn 2: Sử dụng bot để gửi mẫu tự động dựa trên lịch trình của bạn. Điều này được đề cập chi tiết trong hướng dẫn của chúng tôi về cách bot có thể gửi mẫu tin nhắn.

Các Thực Hành Tốt Nhất cho Phát Sóng

Bắt đầu nhỏ: Gửi cho 10-20 người trước để kiểm tra mọi thứ. Khi bạn xác nhận nó hoạt động, hãy gửi đến toàn bộ danh sách của bạn.

Cá nhân hóa khi có thể: Sử dụng biến để bao gồm tên và chi tiết cụ thể. Tin nhắn cá nhân hóa nhận được phản hồi tốt hơn.

Chọn thời gian phù hợp: Hãy cân nhắc khi nào khách hàng của bạn có khả năng đọc tin nhắn nhất. Giữa buổi sáng và đầu buổi tối thường hoạt động tốt.

Đừng gửi quá nhiều: Gửi quá nhiều mẫu làm phiền người nhận và tăng số lượng hủy đăng ký. Hãy cân nhắc khi nào và tại sao bạn liên hệ.

Hãy làm cho nó có giá trị: Mỗi mẫu bạn gửi nên mang lại giá trị cho người nhận. Đừng gửi chỉ vì bạn có thể—hãy gửi vì khách hàng của bạn sẽ được lợi ích.

Tiếp theo là gì?

Bây giờ bạn đã biết cách gửi mẫu qua màn hình phát sóng. Để nâng cao trò chơi mẫu của bạn:

• Tìm hiểu cách bot có thể tự động gửi mẫu
• Viết các mẫu tốt hơn để được phê duyệt nhanh chóng
• Hiểu sự khác biệt giữa mẫu tiếp thị và mẫu dịch vụ để tiết kiệm tiền

Màn hình phát sóng rất mạnh mẽ, nhưng khi kết hợp với các bot thông minh sẽ tạo ra một hệ thống tự động nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng, xác nhận cuộc hẹn, cập nhật khách hàng và thúc đẩy doanh số bán hàng trong khi bạn tập trung vào các phần khác của doanh nghiệp của mình.