Comment envoyer des modèles WhatsApp : le guide de l'écran de diffusion

Ce que vous apprendrez ici

Vous avez créé votre modèle, obtenu l'approbation de Facebook, et maintenant vous êtes prêt à l'envoyer à vos clients. L'écran de diffusion est l'endroit où tout se passe—c'est votre centre de contrôle pour envoyer des modèles à une personne ou à des milliers de personnes en même temps.

Avant de plonger dans l'écran de diffusion, assurez-vous de comprendre quels sont les modèles et comment les personnaliser avec des variables. Ce guide vous accompagne étape par étape dans le processus d'envoi réel.

Trouver l'écran de diffusion

Commencez par vous connecter à votre compte Boti360. Dans le menu de navigation principal, cherchez l'option "Broadcast". Cliquez dessus, et vous verrez l'écran de diffusion où toute la magie opère.

L'écran de diffusion comporte quelques zones clés : sélection de modèle, saisie du numéro de téléphone, saisie des données variables, sélection du bot et le bouton d'envoi. Passons en revue chacune d'elles.

Étape 1 : Choisissez votre modèle

En haut de l'écran de diffusion, vous verrez un menu déroulant affichant tous vos modèles approuvés. Cliquez dessus pour voir la liste, et sélectionnez le modèle que vous souhaitez envoyer.

Lorsque vous sélectionnez un modèle, vous verrez un aperçu montrant exactement à quoi ressemblera le message. Si votre modèle inclut des variables comme {{1}} ou {{2}}, vous verrez ces espaces réservés dans l'aperçu. Ne vous inquiétez pas—ils seront remplacés par des informations réelles lors de l'envoi.

Vous ne pouvez envoyer que des modèles que Facebook a déjà approuvés. Si vous venez de créer un nouveau modèle et qu'il n'apparaît pas dans la liste, vérifiez s'il a été approuvé. La plupart des approbations se font en une minute, mais certaines prennent plus de temps.

Étape 2 : Ajouter des numéros de téléphone

Maintenant, vous devez indiquer au système qui doit recevoir votre message. Il y a deux façons d'ajouter des numéros de téléphone, selon le nombre de personnes à qui vous envoyez un message.

Pour quelques personnes (saisie manuelle) :

Tapez ou collez les numéros de téléphone directement dans le champ du numéro de téléphone. Vous pouvez les entrer dans plusieurs formats—le système est flexible :

• Avec indicatif de pays : +972523737233
• Sans indicatif de pays : 0523737233
• Avec des espaces ou des tirets : 052-373-7233

Si vous envoyez à plusieurs personnes, mettez chaque numéro de téléphone sur sa propre ligne. Appuyez simplement sur Entrée après chaque numéro.

Pour beaucoup de gens (importation en masse) :

Si vous envoyez à des dizaines ou des centaines de personnes, les taper toutes manuellement prendrait une éternité. Préparez plutôt vos numéros de téléphone et données variables dans une feuille de calcul, puis collez le tout en une seule fois.

Étape 3 : Ajouter des données variables (si nécessaire)

Cette étape s'applique uniquement si votre modèle inclut des variables comme {{1}}, {{2}}, etc. Si votre modèle est le même pour tout le monde sans personnalisation, vous pouvez passer cette partie.

Pour les modèles avec des variables, vous devez fournir les valeurs pour chaque personne. Le format est simple : numéro de téléphone d'abord, puis les valeurs des variables, séparées par des virgules.

Exemple de modèle : "Bonjour {{1}} ! Votre rendez-vous est le {{2}} à {{3}}."

Format des données :

0523737233,Sarah,Thursday,2 PM
0542345678,Mike,Friday,10 AM
0549876543,Lisa,Monday,3 PM

Chaque ligne est un message. La première valeur (0523737233) est le numéro de téléphone. La deuxième valeur (Sarah) devient {{1}}. La troisième valeur (Thursday) devient {{2}}. La quatrième valeur (2 PM) devient {{3}}.

Copiez ces données formatées de votre feuille de calcul et collez-les directement dans l'écran de diffusion. Le système les analysera automatiquement et enverra des messages personnalisés à chaque personne.

Conseil important : Si l'une de vos valeurs contient des virgules (comme "123 Main Street, Suite 5"), encadrez cette valeur de guillemets afin que le système ne la traite pas comme plusieurs valeurs. Consultez notre guide sur personnalisation des modèles pour plus de détails.

Étape 4 : Sélectionner quel bot répondra

Voici quelque chose de puissant que beaucoup de gens manquent : lorsque vous envoyez un modèle, vous pouvez choisir quel bot gérera les réponses. Cela est important car les gens répondent souvent à vos messages modèles, et vous voulez que le bon bot leur réponde.

Sur l'écran de diffusion, vous verrez un menu déroulant pour sélectionner un bot. Choisissez le bot conçu pour gérer les réponses liées à ce modèle.

Exemples de scénarios :

Rappels de rendez-vous : Sélectionnez votre bot de planification qui peut confirmer, reprogrammer ou annuler des rendez-vous.

Mises à jour de commande : Sélectionnez votre bot de service client qui peut répondre aux questions concernant l'expédition, les retours et le statut des commandes.

Invitations à des événements : Sélectionnez votre bot de gestion d'événements qui peut enregistrer les RSVPs, répondre aux questions concernant l'événement et fournir des indications.

Promotions de vente : Sélectionnez votre bot de vente qui peut répondre aux questions sur les produits, fournir des prix et aider à finaliser les achats.

Lorsqu'une personne répond à votre message modèle, elle discutera avec le bot que vous avez sélectionné. Cela crée une expérience fluide où votre modèle initie la conversation et votre bot la poursuit intelligemment.

Si vous ne sélectionnez pas un bot, les réponses arriveront simplement dans votre boîte de réception sans aucun traitement automatique. Cela convient si vous souhaitez répondre manuellement, mais vous passez à côté de l'automatisation.

Étape 5 : Réviser et Envoyer

Avant de cliquer sur envoyer, vérifiez tout :

Vérifiez vos numéros de téléphone : Sont-ils correctement formatés ? Avez-vous accidentellement inclus des numéros fictifs ou de test que vous vouliez supprimer ?

Vérifiez vos données de variable : Les valeurs s'alignent-elles correctement avec les variables ? Avez-vous fourni des valeurs pour toutes les variables dans votre modèle ?

Vérifiez votre sélection de bot : Le bon bot est-il choisi pour gérer les réponses ?

Aperçu du message : Relis l'aperçu une fois de plus. Cela semble-t-il correct ?

Lorsque tout semble bon, cliquez sur le grand bouton "Send". Vos modèles commenceront à être envoyés immédiatement.

Que se passe-t-il lorsque vous envoyez

Le système traite vos envois rapidement, mais il se passe beaucoup de choses en coulisses. Pour chaque numéro de téléphone :

1. Le système valide le format du numéro de téléphone.
2. Il remplace les variables de modèle par vos valeurs fournies.
3. Il envoie le message via l'API de WhatsApp.
4. Il enregistre l'envoi pour vos archives.
5. Il connecte toutes les réponses au bot que vous avez sélectionné.

Pour les envois de petite taille (quelques personnes), cela se produit presque instantanément. Pour les envois de grande taille (centaines ou milliers), cela peut prendre quelques minutes. Vous verrez un message de confirmation lorsque tout sera envoyé.

Coûts et Facturation

N'oubliez pas que l'envoi de modèles coûte de l'argent—environ 2 à 10 centimes par message selon qu'il s'agit d'un modèle de service ou de marketing. Ces frais vont directement à Facebook, pas à Boti.

Avant d'envoyer à toute votre liste de clients, assurez-vous de comprendre les coûts :

• 100 messages × 0,02 $ (service) = 2,00 $
• 100 messages × 0,10 $ (marketing) = 10,00 $
• 1 000 messages × 0,02 $ (service) = 20,00 $
• 1 000 messages × 0,10 $ (marketing) = 100,00 $

Vérifiez votre type de modèle savoir quel coût s'applique. Les modèles de service sont beaucoup moins chers, alors rédigez-les comme des mises à jour de service lorsque c'est possible.

Bonne nouvelle concernant les coûts : Recevoir des messages est toujours gratuit. Répondre aux messages dans les 24 heures est gratuit. Les conversations manuelles sont gratuites. Vous ne payez que lorsque vous envoyez des modèles en dehors de la fenêtre de 24 heures.

Test avant les envois importants

Avant d'envoyer un modèle à l'ensemble de votre liste de clients, testez-le d'abord. Envoyez le modèle à vous-même ou à un collègue pour vérifier :

• Le message semble naturel
• Toutes les variables sont remplacées correctement.
• Les liens fonctionnent correctement.
• Le bot répond de manière appropriée lorsque vous répondez.

Les tests coûtent le même prix qu'un envoi réel (quelques centimes), mais cela en vaut la peine pour éviter les erreurs devant des centaines de clients.

Comment tester :

1. Dans l'écran de diffusion, entrez simplement votre propre numéro de téléphone.
2. Si vous utilisez des variables, fournissez des exemples de données pour vous-même.
3. Sélectionnez votre bot
4. Envoyer

Vous recevrez le message en quelques secondes. Examinez-le attentivement, répondez pour tester le bot, et assurez-vous que tout fonctionne comme prévu.

Problèmes courants et solutions

Problème : Erreur "Numéro de téléphone invalide"

Solution : Vérifiez le format. Incluez l'indicatif du pays ou assurez-vous d'utiliser le bon format pour votre pays. Essayez d'ajouter + avant l'indicatif du pays.

Problème : Les variables ne sont pas remplacées.

Solution : Assurez-vous de fournir les données dans le format correct (téléphone,valeur1,valeur2,valeur3). Chaque ligne doit commencer par le numéro de téléphone, suivi de virgules séparant chaque valeur de variable.

Problème : Le message indique "Modèle non trouvé"

Solution : Le modèle pourrait ne pas encore être approuvé. Allez à l'écran de vos modèles et vérifiez le statut d'approbation. Attendez l'approbation avant d'essayer d'envoyer.

Problème : Le bot ne répond pas aux réponses.

Solution : Vérifiez que vous avez sélectionné un bot avant d'envoyer. Si vous avez déjà envoyé sans sélectionner un bot, la prochaine personne qui répondra nécessitera une gestion manuelle.

Problème : Envoyé aux mauvaises personnes

Solution : Malheureusement, vous ne pouvez pas annuler l'envoi d'un modèle une fois qu'il est envoyé. Vérifiez bien vos numéros de téléphone avant de cliquer sur envoyer. Envisagez d'envoyer un message de suivi pour vous excuser de toute confusion si nécessaire.

Tenir des registres

Après avoir envoyé des modèles, il est utile de suivre ce que vous avez envoyé et à qui. Cela aide pour plusieurs choses :

Service client : Si quelqu'un demande "Quel message m'as-tu envoyé ?", tu peux le vérifier.

Analytique : Suivez quels modèles obtiennent les meilleurs taux de réponse et d'engagement.

Conformité : Conservez des enregistrements montrant que vous avez uniquement envoyé des messages aux personnes qui devraient recevoir vos modèles.

Suivi : Sachez qui vous avez déjà contacté pour éviter de leur envoyer un message deux fois par inadvertance.

Boti suit vos envois automatiquement, mais il est également judicieux de sauvegarder une copie de vos données d'envoi dans votre propre feuille de calcul pour une référence facile.

Planification des envois

Actuellement, l'écran de diffusion envoie les modèles immédiatement lorsque vous cliquez sur envoyer. Si vous souhaitez programmer un envoi pour plus tard (comme envoyer des rappels de rendez-vous la veille des rendez-vous), vous avez deux options :

Option 1 : Envoyez manuellement au bon moment. Programmez un rappel pour aller à l'écran de diffusion et envoyer lorsque vous souhaitez que les messages soient envoyés.

Option 2 : Utilisez un bot pour envoyer des modèles automatiquement en fonction de votre emploi du temps. Cela est expliqué en détail dans notre guide sur comment les bots peuvent envoyer des modèles.

Meilleures pratiques pour la diffusion

Commencez petit : Envoyez d'abord à 10-20 personnes pour tout tester. Une fois que vous avez confirmé que cela fonctionne, envoyez à votre liste complète.

Personnalisez lorsque possible : Utilisez des variables pour inclure des noms et des détails spécifiques. Les messages personnalisés obtiennent de meilleures réponses.

Choisissez le bon moment : Considérez quand vos clients sont le plus susceptibles de lire les messages. En milieu de matinée et en début de soirée, cela fonctionne généralement bien.

Ne pas sur-envoyer : Envoyer trop de modèles agace les gens et augmente les désabonnements. Soyez réfléchi quant au moment et à la raison de votre prise de contact.

Faites-le précieux : Chaque modèle que vous envoyez doit apporter de la valeur au destinataire. N'envoyez pas simplement parce que vous le pouvez—envoyez parce que votre client en bénéficiera.

Quelle est la suite ?

Vous savez maintenant comment envoyer des modèles via l'écran de diffusion. Pour aller plus loin avec vos modèles :

• Apprenez comment les bots peuvent envoyer des modèles automatiquement
• Rédigez de meilleurs modèles qui sont approuvés rapidement
• Comprendre les modèles de marketing par rapport aux modèles de service pour économiser de l'argent

L'écran de diffusion est puissant, mais le combiner avec des bots intelligents crée un système automatisé qui nourrit les prospects, confirme les rendez-vous, met à jour les clients et stimule les ventes pendant que vous vous concentrez sur d'autres aspects de votre entreprise.