Cómo enviar plantillas de WhatsApp: La guía de la pantalla de difusión

Lo que aprenderás aquí

Has creado tu plantilla, la has aprobado por Facebook, y ahora estás listo para enviarla a tus clientes. La pantalla de transmisión es donde todo sucede: este es tu centro de control para enviar plantillas a una persona o a miles de personas a la vez.

Antes de sumergirte en la pantalla de transmisión, asegúrate de entender qué son las plantillas y cómo personalizarlos con variables. Esta guía te lleva a través del proceso de envío real paso a paso.

Encontrando la Pantalla de Transmisión

Comienza iniciando sesión en tu cuenta de Boti360. En el menú de navegación principal, busca la opción "Broadcast". Haz clic en ella y verás la pantalla de transmisión donde ocurre toda la magia.

La pantalla de transmisión tiene algunas áreas clave: selección de plantilla, ingreso de número de teléfono, ingreso de datos variables, selección de bot y el botón de enviar. Vamos a revisar cada una.

Paso 1: Elige tu plantilla

En la parte superior de la pantalla de transmisión, verás un menú desplegable que muestra todas tus plantillas aprobadas. Haz clic para ver la lista y selecciona la plantilla que deseas enviar.

Cuando seleccionas una plantilla, verás una vista previa que muestra exactamente cómo se verá el mensaje. Si tu plantilla incluye variables como {{1}} o {{2}}, verás esos marcadores de posición en la vista previa. No te preocupes, serán reemplazados con información real cuando envíes.

Solo puedes enviar plantillas que Facebook ya haya aprobado. Si acabas de crear una nueva plantilla y no la ves en la lista, verifica si ya ha sido aprobada. La mayoría de las aprobaciones ocurren en un minuto, pero algunas tardan más.

Paso 2: Agregar números de teléfono

Ahora necesitas indicarle al sistema quién debe recibir tu mensaje. Hay dos maneras de agregar números de teléfono, dependiendo de a cuántas personas les estás enviando mensajes.

Para algunas personas (entrada manual):

Escribe o pega números de teléfono directamente en el campo de número de teléfono. Puedes ingresarlos en varios formatos: el sistema es flexible.

• Con código de país: +972523737233
• Sin código de país: 0523737233
• Con espacios o guiones: 052-373-7233

Si estás enviando a varias personas, coloca cada número de teléfono en su propia línea. Solo presiona Enter después de cada número.

Para muchas personas (importación masiva):

Si estás enviando a docenas o cientos de personas, escribirlos todos manualmente tomaría una eternidad. En su lugar, prepara tus números de teléfono y datos variables en una hoja de cálculo, luego pega todo de una vez.

Paso 3: Agregar Datos Variables (Si es Necesario)

Este paso solo se aplica si tu plantilla incluye variables como {{1}}, {{2}}, etc. Si tu plantilla es la misma para todos sin personalización, puedes omitir esta parte.

Para las plantillas con variables, necesitas proporcionar los valores para cada persona. El formato es simple: primero el número de teléfono, luego los valores de las variables, separados por comas.

Ejemplo de plantilla: "¡Hola {{1}}! Tu cita es el {{2}} a las {{3}}."

Formato de datos:

0523737233,Sarah,Thursday,2 PM
0542345678,Mike,Friday,10 AM
0549876543,Lisa,Monday,3 PM

Cada línea es un mensaje. El primer valor (0523737233) es el número de teléfono. El segundo valor (Sarah) se convierte en {{1}}. El tercer valor (Thursday) se convierte en {{2}}. El cuarto valor (2 PM) se convierte en {{3}}.

Copia estos datos formateados de tu hoja de cálculo y pégalos directamente en la pantalla de transmisión. El sistema los analizará automáticamente y enviará mensajes personalizados a cada persona.

Consejo importante: Si alguno de tus valores contiene comas (como "123 Main Street, Suite 5"), envuelve ese valor entre comillas para que el sistema no lo trate como múltiples valores. Consulta nuestra guía sobre personalizando plantillas para más detalles.

Paso 4: Selecciona qué bot responderá

Aquí hay algo poderoso que muchas personas pasan por alto: cuando envías una plantilla, puedes elegir qué bot manejará las respuestas. Esto es importante porque las personas a menudo responden a tus mensajes de plantilla, y quieres que el bot correcto les responda.

En la pantalla de transmisión, verás un menú desplegable para seleccionar un bot. Elige el bot diseñado para manejar respuestas relacionadas con esta plantilla.

Ejemplos de escenarios:

Recordatorios de citas: Seleccione su bot de programación que puede confirmar, reprogramar o cancelar citas.

Actualizaciones de pedido: Seleccione su bot de servicio al cliente que puede responder preguntas sobre envíos, devoluciones y estado de pedidos.

Invitaciones para eventos: Seleccione su bot de gestión de eventos que puede registrar RSVPs, responder preguntas sobre el evento y proporcionar direcciones.

Promociones de ventas: Seleccione su bot de ventas que puede responder preguntas sobre productos, proporcionar precios y ayudar a completar compras.

Cuando alguien responde a tu mensaje de plantilla, estará chateando con el bot que seleccionaste. Esto crea una experiencia fluida donde tu plantilla inicia la conversación y tu bot la continúa de manera inteligente.

Si no seleccionas un bot, las respuestas simplemente llegarán a tu bandeja de entrada sin ningún manejo automático. Eso está bien si deseas responder manualmente, pero te estás perdiendo la automatización.

Paso 5: Revisar y Enviar

Antes de hacer clic en enviar, verifica todo dos veces:

Revisa tus números de teléfono: ¿Están formateados correctamente? ¿Incluiste accidentalmente algún número falso o de prueba que querías eliminar?

Verifica tus datos variables: ¿Los valores se alinean correctamente con las variables? ¿Proporcionaste valores para todas las variables en tu plantilla?

Verifica tu selección de bot: ¿Es el bot correcto el elegido para manejar las respuestas?

Vista previa del mensaje: Lee la vista previa una vez más. ¿Se ve bien?

Cuando todo se vea bien, haz clic en el gran botón de "Enviar". Tus plantillas comenzarán a enviarse de inmediato.

Qué sucede cuando envías

El sistema procesa tus envíos rápidamente, pero hay mucho sucediendo tras bambalinas. Para cada número de teléfono:

1. El sistema valida el formato del número de teléfono.
2. Reemplaza las variables de plantilla con los valores que proporcionaste.
3. Envía el mensaje a través de la API de WhatsApp.
4. Registra el envío para tus registros.
5. Conecta cualquier respuesta al bot que seleccionaste

Para envíos pequeños (unas pocas personas), esto sucede casi al instante. Para envíos grandes (cientos o miles), puede tardar unos minutos. Verás un mensaje de confirmación cuando todo haya sido enviado.

Costos y Facturación

Recuerda, enviar plantillas cuesta dinero—aproximadamente de 2 a 10 centavos por mensaje, dependiendo de si es una plantilla de servicio o de marketing. Estos cargos van directamente a Facebook, no a Boti.

Antes de enviar a toda tu lista de clientes, asegúrate de entender los costos:

• 100 mensajes × $0.02 (servicio) = $2.00
• 100 mensajes × $0.10 (marketing) = $10.00
• 1,000 mensajes × $0.02 (servicio) = $20.00
• 1,000 mensajes × $0.10 (marketing) = $100.00

Revisa tu tipo de plantilla para saber qué costo aplica. Las plantillas de servicio son mucho más baratas, así que escríbelas como actualizaciones de servicio cuando sea posible.

Buenas noticias sobre los costos: Recibir mensajes siempre es gratis. Responder a mensajes dentro de las 24 horas es gratis. Las conversaciones manuales son gratis. Solo pagas cuando envías plantillas fuera de la ventana de 24 horas.

Pruebas antes de envíos importantes

Antes de enviar una plantilla a toda tu lista de clientes, pruébala primero. Envía la plantilla a ti mismo o a un compañero de trabajo para verificar:

• El mensaje se lee de manera natural.
• Todas las variables se reemplazan correctamente.
• Los enlaces funcionan correctamente.
• El bot responde adecuadamente cuando respondes.

Probar cuesta lo mismo que un envío real (unos pocos centavos), pero vale la pena para evitar errores frente a cientos de clientes.

Cómo probar:

1. En la pantalla de transmisión, ingresa solo tu propio número de teléfono.
2. Si usas variables, proporciona datos de ejemplo para ti mismo.
3. Selecciona tu bot
4. Enviar

Recibirás el mensaje en segundos. Revísalo cuidadosamente, responde para probar el bot y asegúrate de que todo funcione como se espera.

Problemas Comunes y Soluciones

Problema: Error de "Número de teléfono inválido"

Solución: Verifica el formato. Incluye el código de país o asegúrate de estar utilizando el formato correcto para tu país. Intenta agregar + antes del código de país.

Problema: Las variables no están siendo reemplazadas.

Solución: Asegúrate de proporcionar los datos en el formato correcto (teléfono,valor1,valor2,valor3). Cada línea debe tener primero el número de teléfono, seguido de comas que separen cada valor de variable.

Problema: El mensaje dice "Template not found"

Solución: Es posible que la plantilla aún no esté aprobada. Ve a la pantalla de plantillas y verifica el estado de aprobación. Espera la aprobación antes de intentar enviar.

Problema: El bot no está respondiendo a las respuestas.

Solución: Verifica que seleccionaste un bot antes de enviar. Si ya enviaste sin seleccionar un bot, la próxima persona que responda necesitará manejo manual.

Problema: Enviado a las personas equivocadas

Solución: Desafortunadamente, no puedes cancelar el envío de una plantilla una vez que se ha enviado. Verifica dos veces los números de teléfono antes de hacer clic en enviar. Considera enviar un seguimiento disculpándote por cualquier confusión si es necesario.

Mantener registros

Después de enviar plantillas, es útil llevar un registro de lo que enviaste y a quién. Esto ayuda con varias cosas:

Servicio al cliente: Si alguien pregunta "¿Qué mensaje me enviaste?", puedes buscarlo.

Analítica: Rastrea qué plantillas obtienen las mejores tasas de respuesta y participación.

Cumplimiento: Mantén registros que muestren que solo enviaste mensajes a personas que deberían recibir tus plantillas.

Seguimiento: Sabe a quién ya ha contactado para no enviarles un mensaje dos veces por accidente.

Boti rastrea tus envíos automáticamente, pero también es inteligente guardar una copia de tus datos de envío en tu propia hoja de cálculo para una referencia fácil.

Programación de envíos

Actualmente, la pantalla de transmisión envía plantillas inmediatamente cuando haces clic en enviar. Si deseas programar un envío para más tarde (como enviar recordatorios de citas el día antes de las citas), tienes dos opciones:

Opción 1: Envía manualmente en el momento adecuado. Establece un recordatorio para ir a la pantalla de transmisión y enviar cuando quieras que los mensajes se envíen.

Opción 2: Usa un bot para enviar plantillas automáticamente según tu horario. Esto se detalla en nuestra guía sobre cómo los bots pueden enviar plantillas.

Mejores prácticas para la transmisión

Empieza pequeño: Envía a 10-20 personas primero para probar todo. Una vez que confirmes que funciona, envía a tu lista completa.

Personaliza cuando sea posible: Usa variables para incluir nombres y detalles específicos. Los mensajes personalizados obtienen mejores respuestas.

Elige el momento adecuado: Considera cuándo es más probable que tus clientes lean los mensajes. A media mañana y al principio de la tarde suelen funcionar bien.

No envíes en exceso: Enviar demasiadas plantillas molesta a las personas y aumenta las cancelaciones de suscripción. Sé considerado sobre cuándo y por qué te estás comunicando.

Hazlo valioso: Cada plantilla que envíes debe aportar valor al destinatario. No envíes solo porque puedes, envía porque tu cliente se beneficiará.

¿Qué sigue?

Ahora sabes cómo enviar plantillas a través de la pantalla de difusión. Para llevar tus plantillas al siguiente nivel:

• Aprende cómo los bots pueden enviar plantillas automáticamente
• Escribe mejores plantillas que se aprueben rápidamente
• Entender las plantillas de marketing frente a las de servicio para ahorrar dinero

La pantalla de transmisión es poderosa, pero combinarla con bots inteligentes crea un sistema automatizado que nutre prospectos, confirma citas, actualiza a los clientes y genera ventas mientras te enfocas en otras partes de tu negocio.