Cara Mengirim Template WhatsApp: Panduan Layar Siaran

Apa yang Akan Anda Pelajari di Sini

Anda telah membuat template Anda, mendapat persetujuan dari Facebook, dan sekarang Anda siap mengirimkannya kepada pelanggan Anda. Layar siaran adalah tempat semuanya terjadi—ini adalah pusat kendali Anda untuk mengirim template ke satu orang atau ribuan orang sekaligus.

Sebelum masuk ke layar siaran, pastikan Anda memahami apa itu template dan cara mempersonalisasi mereka dengan variabelPanduan ini membimbing Anda melalui proses pengiriman yang sebenarnya langkah demi langkah.

Menemukan Layar Siaran

Mulailah dengan masuk ke akun Boti360 Anda. Di menu navigasi utama, cari opsi "Broadcast". Klik, dan Anda akan melihat layar siaran di mana semua keajaiban terjadi.

Layar siaran memiliki beberapa area kunci: pemilihan template, input nomor telepon, input data variabel, pemilihan bot, dan tombol kirim. Mari kita bahas satu per satu.

Langkah 1: Pilih Template Anda

Di bagian atas layar siaran, Anda akan melihat menu dropdown yang menampilkan semua template yang disetujui. Klik untuk melihat daftar, dan pilih template yang ingin Anda kirim.

Ketika Anda memilih template, Anda akan melihat pratinjau yang menunjukkan persis seperti apa tampilan pesan tersebut. Jika template Anda mencakup variabel seperti {{1}} atau {{2}}, Anda akan melihat placeholder tersebut dalam pratinjau. Jangan khawatir—placeholder tersebut akan digantikan dengan informasi nyata saat Anda mengirim.

Anda hanya dapat mengirim template yang telah disetujui oleh Facebook. Jika Anda baru saja membuat template baru dan tidak melihatnya dalam daftar, periksa apakah sudah disetujui. Sebagian besar persetujuan terjadi dalam waktu satu menit, tetapi beberapa memerlukan waktu lebih lama.

Langkah 2: Tambahkan Nomor Telepon

Sekarang Anda perlu memberi tahu sistem siapa yang harus menerima pesan Anda. Ada dua cara untuk menambahkan nomor telepon, tergantung pada berapa banyak orang yang Anda kirimi pesan.

Untuk beberapa orang (entri manual):

Ketik atau tempel nomor telepon langsung ke dalam bidang nomor telepon. Anda dapat memasukkannya dalam beberapa format—sistem ini fleksibel:

• Dengan kode negara: +972523737233
• Tanpa kode negara: 0523737233
• Dengan spasi atau tanda hubung: 052-373-7233

Jika Anda mengirim ke beberapa orang, letakkan setiap nomor telepon pada barisnya sendiri. Cukup tekan Enter setelah setiap nomor.

Bagi banyak orang (impor massal):

Jika Anda mengirim ke puluhan atau ratusan orang, mengetiknya secara manual akan memakan waktu lama. Sebagai gantinya, siapkan nomor telepon dan data variabel Anda dalam spreadsheet, lalu tempel semuanya sekaligus.

Langkah 3: Tambahkan Data Variabel (Jika Diperlukan)

Langkah ini hanya berlaku jika template Anda mencakup variabel seperti {{1}}, {{2}}, dll. Jika template Anda sama untuk semua orang tanpa personalisasi, Anda dapat melewati bagian ini.

Untuk template dengan variabel, Anda perlu menyediakan nilai untuk setiap orang. Formatnya sederhana: nomor telepon terlebih dahulu, kemudian nilai variabel, dipisahkan dengan koma.

Contoh template: "Halo {{1}}! Janji temu Anda pada {{2}} pukul {{3}}."

Format data:

0523737233,Sarah,Thursday,2 PM
0542345678,Mike,Friday,10 AM
0549876543,Lisa,Monday,3 PM

Setiap baris adalah satu pesan. Nilai pertama (0523737233) adalah nomor telepon. Nilai kedua (Sarah) menjadi {{1}}. Nilai ketiga (Thursday) menjadi {{2}}. Nilai keempat (2 PM) menjadi {{3}}.

Salin data yang diformat ini dari spreadsheet Anda dan tempelkan langsung ke layar siaran. Sistem akan memprosesnya secara otomatis dan mengirim pesan yang dipersonalisasi ke setiap orang.

Tip penting: Jika ada nilai Anda yang mengandung koma (seperti "123 Main Street, Suite 5"), bungkus nilai tersebut dengan tanda kutip agar sistem tidak menganggapnya sebagai beberapa nilai. Lihat panduan kami tentang memperpersonalisasi template untuk informasi lebih lanjut.

Langkah 4: Pilih Bot yang Akan Merespons

Inilah sesuatu yang kuat yang sering dilewatkan banyak orang: ketika Anda mengirim template, Anda dapat memilih bot mana yang akan menangani balasan. Ini penting karena orang sering merespons pesan template Anda, dan Anda ingin bot yang tepat menjawabnya.

Di layar siaran, Anda akan melihat dropdown untuk memilih bot. Pilih bot yang dirancang untuk menangani respons terkait dengan template ini.

Contoh skenario:

Pengingat janji: Pilih bot penjadwalan Anda yang dapat mengonfirmasi, menjadwal ulang, atau membatalkan janji temu.

Pembaruan pesanan: Pilih bot layanan pelanggan Anda yang dapat menjawab pertanyaan tentang pengiriman, pengembalian, dan status pesanan.

Undangan acara: Pilih bot manajemen acara Anda yang dapat mencatat RSVP, menjawab pertanyaan tentang acara, dan memberikan petunjuk arah.

Promosi penjualan: Pilih bot penjualan Anda yang dapat menjawab pertanyaan produk, memberikan harga, dan membantu menyelesaikan pembelian.

Ketika seseorang membalas pesan template Anda, mereka akan berbicara dengan bot yang Anda pilih. Ini menciptakan pengalaman yang mulus di mana template Anda memulai percakapan dan bot Anda melanjutkannya dengan cerdas.

Jika Anda tidak memilih bot, balasan akan masuk ke kotak masuk Anda tanpa penanganan otomatis. Itu tidak masalah jika Anda ingin merespons secara manual, tetapi Anda melewatkan otomatisasi.

Langkah 5: Tinjau dan Kirim

Sebelum mengklik kirim, periksa semuanya dengan teliti:

Tinjau nomor telepon Anda: Apakah mereka diformat dengan benar? Apakah Anda secara tidak sengaja menyertakan nomor palsu atau uji yang seharusnya Anda hapus?

Periksa data variabel Anda: Apakah nilai-nilai tersebut sesuai dengan variabel-variabelnya? Apakah Anda memberikan nilai untuk semua variabel dalam template Anda?

Verifikasi pilihan bot Anda: Apakah bot yang tepat dipilih untuk menangani balasan?

Pratinjau pesan: Baca pratinjau sekali lagi. Apakah terlihat benar?

Ketika semuanya terlihat baik, klik tombol "Send" yang besar. Template Anda akan mulai dikirim segera.

Apa yang Terjadi Ketika Anda Mengirimkan

Sistem memproses kiriman Anda dengan cepat, tetapi ada banyak yang terjadi di balik layar. Untuk setiap nomor telepon:

1. Sistem memvalidasi format nomor telepon
2. Ini menggantikan variabel template dengan nilai yang Anda berikan.
3. Itu mengirim pesan melalui API WhatsApp
4. Ini mencatat pengiriman untuk catatan Anda
5. Ini menghubungkan balasan apa pun ke bot yang Anda pilih

Untuk pengiriman kecil (beberapa orang), ini terjadi hampir seketika. Untuk pengiriman besar (ratusan atau ribuan), mungkin memerlukan beberapa menit. Anda akan melihat pesan konfirmasi ketika semuanya telah terkirim.

Biaya dan Penagihan

Ingat, mengirim template memerlukan biaya—sekitar 2-10 sen per pesan tergantung apakah itu template layanan atau pemasaran. Biaya ini langsung dibayarkan ke Facebook, bukan ke Boti.

Sebelum Anda mengirim ke seluruh daftar pelanggan Anda, pastikan Anda memahami biayanya:

• 100 pesan × $0.02 (layanan) = $2.00
• 100 pesan × $0.10 (pemasaran) = $10.00
• 1.000 pesan × $0,02 (service) = $20,00
• 1.000 pesan × $0,10 (pemasaran) = $100,00

Periksa jenis template untuk mengetahui biaya mana yang berlaku. Template layanan jauh lebih murah, jadi tulislah sebagai pembaruan layanan jika memungkinkan.

Kabar baik tentang biaya: Menerima pesan selalu gratis. Membalas pesan dalam waktu 24 jam gratis. Percakapan manual gratis. Anda hanya membayar saat mengirim template di luar jendela 24 jam.

Pengujian Sebelum Pengiriman Besar

Sebelum mengirim template ke seluruh daftar pelanggan Anda, uji terlebih dahulu. Kirim template tersebut kepada diri sendiri atau rekan kerja untuk memverifikasi:

• Pesannya terbaca alami
• Semua variabel diganti dengan benar
• Tautan berfungsi dengan baik
• Bot merespons dengan tepat saat Anda membalas.

Pengujian biayanya sama dengan pengiriman sebenarnya (beberapa sen), tetapi sepadan untuk menghindari kesalahan di depan ratusan pelanggan.

Cara menguji:

1. Di layar siaran, masukkan hanya nomor telepon Anda sendiri.
2. Jika menggunakan variabel, berikan contoh data untuk diri Anda sendiri.
3. Pilih bot Anda
4. Kirim

Anda akan menerima pesan dalam beberapa detik. Tinjau dengan cermat, balas untuk menguji bot, dan pastikan semuanya berfungsi seperti yang diharapkan.

Masalah Umum dan Solusi

Masalah: Kesalahan "Nomor telepon tidak valid"

Solusi: Periksa formatnya. Sertakan kode negara atau pastikan Anda menggunakan format yang benar untuk negara Anda. Coba tambahkan + sebelum kode negara.

Masalah: Variabel tidak diganti

Solusi: Pastikan Anda menyediakan data dalam format yang benar (telepon,nilai1,nilai2,nilai3). Setiap baris harus memiliki nomor telepon terlebih dahulu, kemudian koma memisahkan setiap nilai variabel.

Masalah: Pesan mengatakan "Template tidak ditemukan"

Solusi: Template mungkin belum disetujui. Pergi ke layar template Anda dan periksa status persetujuan. Tunggu persetujuan sebelum mencoba mengirim.

Masalah: Bot tidak merespons balasan

Solusi: Verifikasi bahwa Anda telah memilih bot sebelum mengirim. Jika Anda sudah mengirim tanpa memilih bot, orang berikutnya yang membalas akan memerlukan penanganan manual.

Masalah: Terkirim ke orang yang salah

Solusi: Sayangnya, Anda tidak dapat membatalkan pengiriman template setelah dikirim. Periksa kembali nomor telepon Anda sebelum mengklik kirim. Pertimbangkan untuk mengirim tindak lanjut meminta maaf atas kebingungan jika diperlukan.

Menyimpan Catatan

Setelah Anda mengirimkan template, penting untuk melacak apa yang Anda kirim dan kepada siapa. Ini membantu dalam beberapa hal:

Layanan pelanggan: Jika seseorang bertanya "Pesan apa yang kamu kirimkan kepadaku?", kamu bisa mencarinya.

Analitik: Lacak template mana yang mendapatkan tingkat respons dan keterlibatan terbaik.

Kepatuhan: Simpan catatan yang menunjukkan bahwa Anda hanya mengirim pesan kepada orang-orang yang seharusnya menerima template Anda.

Tindak lanjut: Ketahui siapa yang sudah Anda hubungi agar Anda tidak secara tidak sengaja mengirim pesan kepada mereka dua kali.

Boti melacak kiriman Anda secara otomatis, tetapi juga cerdas untuk menyimpan salinan data kiriman Anda di spreadsheet Anda sendiri untuk referensi yang mudah.

Penjadwalan Pengiriman

Saat ini, layar siaran mengirimkan template segera ketika Anda mengklik kirim. Jika Anda ingin menjadwalkan pengiriman untuk nanti (seperti mengirim pengingat janji sehari sebelum janji), Anda memiliki dua opsi:

Opsi 1: Kirim secara manual pada waktu yang tepat. Atur pengingat untuk pergi ke layar siaran dan kirim ketika Anda ingin pesan-pesan tersebut dikirim.

Opsi 2: Gunakan bot untuk mengirim template secara otomatis berdasarkan jadwal Anda. Ini dibahas secara rinci dalam panduan kami tentang bagaimana bot dapat mengirim template.

Praktik Terbaik untuk Penyiaran

Mulai dari yang kecil: Kirim ke 10-20 orang terlebih dahulu untuk menguji semuanya. Setelah Anda memastikan semuanya berfungsi, kirim ke seluruh daftar Anda.

Personalisasikan jika memungkinkan: Gunakan variabel untuk menyertakan nama dan detail spesifik. Pesan yang dipersonalisasi mendapatkan respons yang lebih baik.

Pilih waktu yang tepat: Pertimbangkan kapan pelanggan Anda kemungkinan besar akan membaca pesan. Pertengahan pagi dan awal malam biasanya bekerja dengan baik.

Jangan terlalu sering mengirim: Mengirim terlalu banyak template membuat orang kesal dan meningkatkan jumlah berhenti berlangganan. Pertimbangkan dengan baik kapan dan mengapa Anda menghubungi.

Buat itu berharga: Setiap template yang Anda kirim harus memberikan nilai kepada penerima. Jangan mengirim hanya karena Anda bisa—kirim karena pelanggan Anda akan mendapatkan manfaat.

Apa Selanjutnya?

Anda sekarang tahu cara mengirim template melalui layar siaran. Untuk meningkatkan permainan template Anda lebih jauh:

• Pelajari cara bot dapat mengirim template secara otomatis
• Tulis template yang lebih baik agar disetujui dengan cepat
• Memahami template pemasaran vs layanan untuk menghemat uang

Layar siaran sangat kuat, tetapi menggabungkannya dengan bot pintar menciptakan sistem otomatis yang memelihara prospek, mengonfirmasi janji temu, memperbarui pelanggan, dan mendorong penjualan sementara Anda fokus pada bagian lain dari bisnis Anda.