Wie man WhatsApp-Vorlagen sendet: Der Leitfaden für den Broadcast-Bildschirm

Was Sie hier lernen werden

Sie haben Ihre Vorlage erstellt, sie von Facebook genehmigen lassen und sind nun bereit, sie an Ihre Kunden zu senden. Der Broadcast-Bildschirm ist der Ort, an dem alles passiert – dies ist Ihr Kontrollzentrum, um Vorlagen an eine Person oder Tausende von Personen gleichzeitig zu senden.

Bevor Sie in den Übertragungsbildschirm eintauchen, stellen Sie sicher, dass Sie verstehen was Vorlagen sind und wie man sie mit Variablen personalisiert. Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch den tatsächlichen Versandprozess.

Den Broadcast-Bildschirm finden

Beginnen Sie, indem Sie sich in Ihr Boti360-Konto einloggen. Suchen Sie im Hauptnavigationsmenü nach der Option "Broadcast". Klicken Sie darauf, und Sie sehen den Broadcast-Bildschirm, wo all die Magie passiert.

Der Übertragungsbildschirm hat einige wichtige Bereiche: Vorlagenauswahl, Telefonnummerneingabe, Eingabe variabler Daten, Bot-Auswahl und die Senden-Schaltfläche. Gehen wir jeden einzelnen durch.

Schritt 1: Wählen Sie Ihre Vorlage aus

Am oberen Rand des Übertragungsbildschirms sehen Sie ein Dropdown-Menü, das alle Ihre genehmigten Vorlagen anzeigt. Klicken Sie darauf, um die Liste zu sehen, und wählen Sie die Vorlage aus, die Sie senden möchten.

Wenn Sie eine Vorlage auswählen, sehen Sie eine Vorschau, die genau zeigt, wie die Nachricht aussehen wird. Wenn Ihre Vorlage Variablen wie {{1}} oder {{2}} enthält, werden diese Platzhalter in der Vorschau angezeigt. Keine Sorge – sie werden durch echte Informationen ersetzt, wenn Sie senden.

Sie können nur Vorlagen senden, die Facebook bereits genehmigt hat. Wenn Sie gerade eine neue Vorlage erstellt haben und sie nicht in der Liste sehen, überprüfen Sie, ob sie bereits genehmigt wurde. Die meisten Genehmigungen erfolgen innerhalb einer Minute, aber einige dauern länger.

Schritt 2: Telefonnummern hinzufügen

Nun müssen Sie dem System mitteilen, wer Ihre Nachricht erhalten soll. Es gibt zwei Möglichkeiten, Telefonnummern hinzuzufügen, je nachdem, wie viele Personen Sie kontaktieren.

Für einige Personen (manuelle Eingabe):

Geben Sie Telefonnummern direkt in das Telefonnummernfeld ein. Sie können sie in verschiedenen Formaten eingeben—das System ist flexibel:

• Mit Ländervorwahl: +972523737233
• Ohne Landesvorwahl: 0523737233
• Mit Leerzeichen oder Bindestrichen: 052-373-7233

Wenn Sie an mehrere Personen senden, geben Sie jede Telefonnummer in eine eigene Zeile ein. Drücken Sie einfach die Eingabetaste nach jeder Nummer.

Für viele Menschen (Massenimport):

Wenn Sie an Dutzende oder Hunderte von Personen senden, würde es ewig dauern, alle manuell einzugeben. Bereiten Sie stattdessen Ihre Telefonnummern und variablen Daten in einer Tabelle vor und fügen Sie dann alles auf einmal ein.

Schritt 3: Variable Daten hinzufügen (falls erforderlich)

Dieser Schritt gilt nur, wenn Ihre Vorlage Variablen wie {{1}}, {{2}} usw. enthält. Wenn Ihre Vorlage für alle gleich ist und keine Personalisierung enthält, können Sie diesen Teil überspringen.

Für Vorlagen mit Variablen müssen Sie die Werte für jede Person angeben. Das Format ist einfach: zuerst die Telefonnummer, dann die Variablenwerte, durch Kommas getrennt.

Beispielvorlage: "Hallo {{1}}! Ihr Termin ist am {{2}} um {{3}}."

Datenformat:

0523737233,Sarah,Thursday,2 PM
0542345678,Mike,Friday,10 AM
0549876543,Lisa,Monday,3 PM

Jede Zeile ist eine Nachricht. Der erste Wert (0523737233) ist die Telefonnummer. Der zweite Wert (Sarah) wird zu {{1}}. Der dritte Wert (Thursday) wird zu {{2}}. Der vierte Wert (2 PM) wird zu {{3}}.

Kopieren Sie diese formatierten Daten aus Ihrer Tabelle und fügen Sie sie direkt in den Broadcast-Bildschirm ein. Das System wird sie automatisch analysieren und personalisierte Nachrichten an jede Person senden.

Wichtiger Tipp: Wenn einer Ihrer Werte Kommas enthält (wie "123 Main Street, Suite 5"), setzen Sie diesen Wert in Anführungszeichen, damit das System ihn nicht als mehrere Werte behandelt. Siehe unseren Leitfaden zu Personalisierung von Vorlagen für weitere Details.

Schritt 4: Wählen Sie aus, welcher Bot antworten wird

Hier ist etwas Mächtiges, das viele übersehen: Wenn Sie eine Vorlage senden, können Sie auswählen, welcher Bot die Antworten bearbeitet. Das ist wichtig, weil Menschen oft auf Ihre Vorlagen-Nachrichten antworten, und Sie möchten, dass der richtige Bot darauf reagiert.

Im Übertragungsbildschirm sehen Sie ein Dropdown-Menü, um einen Bot auszuwählen. Wählen Sie den Bot, der dafür ausgelegt ist, Antworten im Zusammenhang mit dieser Vorlage zu bearbeiten.

Beispielszenarien:

Terminerinnerungen: Wählen Sie Ihren Planungsbot, der Termine bestätigen, verschieben oder stornieren kann.

Bestellaktualisierungen: Wählen Sie Ihren Kundenservice-Bot, der Fragen zu Versand, Rücksendungen und Bestellstatus beantworten kann.

Einladungen zu Veranstaltungen: Wählen Sie Ihren Event-Management-Bot, der Zusagen aufzeichnen, Fragen zum Event beantworten und Wegbeschreibungen geben kann.

Verkaufsförderungen: Wählen Sie Ihren Verkaufs-Bot, der Produktfragen beantworten, Preise bereitstellen und beim Abschluss von Käufen helfen kann.

Wenn jemand auf Ihre Vorlagen-Nachricht antwortet, wird er mit dem von Ihnen ausgewählten Bot chatten. Dies schafft ein nahtloses Erlebnis, bei dem Ihre Vorlage das Gespräch beginnt und Ihr Bot es intelligent fortsetzt.

Wenn Sie keinen Bot auswählen, werden Antworten einfach in Ihren Posteingang gesendet, ohne automatische Bearbeitung. Das ist in Ordnung, wenn Sie manuell antworten möchten, aber Sie verpassen die Automatisierung.

Schritt 5: Überprüfen und Senden

Bevor Sie auf Senden klicken, überprüfen Sie alles doppelt:

Überprüfen Sie Ihre Telefonnummern: Sind sie korrekt formatiert? Haben Sie versehentlich falsche oder Testnummern eingefügt, die Sie entfernen wollten?

Überprüfen Sie Ihre Variablendaten: Passen die Werte korrekt zu den Variablen? Haben Sie Werte für alle Variablen in Ihrer Vorlage angegeben?

Überprüfen Sie Ihre Bot-Auswahl: Wurde der richtige Bot ausgewählt, um Antworten zu bearbeiten?

Vorschau der Nachricht: Lies die Vorschau noch einmal durch. Sieht es richtig aus?

Wenn alles gut aussieht, klicken Sie auf den großen "Send"-Button. Ihre Vorlagen werden sofort gesendet.

Was passiert, wenn Sie senden

Das System verarbeitet Ihre Sendungen schnell, aber im Hintergrund passiert viel. Für jede Telefonnummer:

1. Das System überprüft das Format der Telefonnummer.
2. Es ersetzt Vorlagenvariablen durch Ihre bereitgestellten Werte.
3. Es sendet die Nachricht über die API von WhatsApp.
4. Es protokolliert den Versand für Ihre Unterlagen.
5. Es verbindet alle Antworten mit dem von Ihnen ausgewählten Bot.

Bei kleinen Sendungen (einige Personen) geschieht dies fast sofort. Bei großen Sendungen (Hunderte oder Tausende) kann es ein paar Minuten dauern. Sie erhalten eine Bestätigungsnachricht, wenn alles gesendet wurde.

Kosten und Abrechnung

Denken Sie daran, das Versenden von Vorlagen kostet Geld—etwa 2-10 Cent pro Nachricht, je nachdem, ob es sich um eine Service- oder Marketingvorlage handelt. Diese Gebühren gehen direkt an Facebook, nicht an Boti.

Bevor Sie an Ihre gesamte Kundenliste senden, stellen Sie sicher, dass Sie die Kosten verstehen:

• 100 Nachrichten × $0,02 (Service) = $2,00
• 100 Nachrichten × $0,10 (Marketing) = $10,00
• 1.000 Nachrichten × $0,02 (service) = $20,00
• 1.000 Nachrichten × $0,10 (Marketing) = $100,00

Überprüfen Sie Ihre Vorlagentyp um zu wissen, welche Kosten anfallen. Servicetemplates sind viel günstiger, also schreiben Sie sie nach Möglichkeit als Service-Updates.

Gute Nachrichten über die Kosten: Nachrichten zu empfangen ist immer kostenlos. Auf Nachrichten innerhalb von 24 Stunden zu antworten, ist kostenlos. Manuelle Gespräche sind kostenlos. Sie zahlen nur, wenn Sie Vorlagen außerhalb des 24-Stunden-Fensters senden.

Testen vor großen Sendungen

Bevor Sie eine Vorlage an Ihre gesamte Kundenliste senden, testen Sie sie zuerst. Senden Sie die Vorlage an sich selbst oder einen Kollegen, um zu überprüfen:

• Die Nachricht liest sich natürlich.
• Alle Variablen werden korrekt ersetzt.
• Links funktionieren ordnungsgemäß
• Der Bot reagiert angemessen, wenn Sie antworten.

Das Testen kostet genauso viel wie ein echter Versand (einige Cent), aber es lohnt sich, um Fehler vor Hunderten von Kunden zu vermeiden.

Wie man testet:

1. Geben Sie auf dem Übertragungsbildschirm nur Ihre eigene Telefonnummer ein.
2. Wenn Sie Variablen verwenden, geben Sie Beispieldaten für sich selbst an.
3. Wählen Sie Ihren Bot aus.
4. Senden

Sie erhalten die Nachricht innerhalb von Sekunden. Überprüfen Sie sie sorgfältig, antworten Sie, um den Bot zu testen, und stellen Sie sicher, dass alles wie erwartet funktioniert.

Häufige Probleme und Lösungen

Problem: Fehler "Telefonnummer ungültig"

Lösung: Überprüfen Sie das Format. Fügen Sie die Landesvorwahl hinzu oder stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Format für Ihr Land verwenden. Versuchen Sie, ein + vor die Landesvorwahl zu setzen.

Problem: Variablen werden nicht ersetzt

Lösung: Stellen Sie sicher, dass Sie die Daten im richtigen Format bereitstellen (Telefon, Wert1, Wert2, Wert3). Jede Zeile sollte zuerst die Telefonnummer haben, gefolgt von Kommas, die jeden Variablenwert trennen.

Problem: Die Nachricht lautet "Vorlage nicht gefunden".

Lösung: Die Vorlage ist möglicherweise noch nicht genehmigt. Gehen Sie zu Ihrem Vorlagenbildschirm und überprüfen Sie den Genehmigungsstatus. Warten Sie auf die Genehmigung, bevor Sie versuchen zu senden.

Problem: Bot reagiert nicht auf Antworten

Lösung: Überprüfen Sie, ob Sie einen Bot ausgewählt haben, bevor Sie senden. Wenn Sie bereits gesendet haben, ohne einen Bot auszuwählen, benötigt die nächste Person, die antwortet, eine manuelle Bearbeitung.

Problem: An die falschen Personen gesendet

Lösung: Leider können Sie eine Vorlage nicht zurückrufen, sobald sie gesendet wurde. Überprüfen Sie Ihre Telefonnummern sorgfältig, bevor Sie auf Senden klicken. Ziehen Sie in Betracht, eine Entschuldigung für etwaige Verwirrung nachzusenden, falls erforderlich.

Aufzeichnungen führen

Nachdem Sie Vorlagen versendet haben, ist es hilfreich, nachzuverfolgen, was Sie gesendet haben und an wen. Dies hilft bei mehreren Dingen:

Kundendienst: Wenn jemand fragt: "Welche Nachricht hast du mir geschickt?", kannst du es nachschauen.

Analytik: Verfolgen Sie, welche Vorlagen die besten Antwortraten und das höchste Engagement erzielen.

Einhaltung: Führen Sie Aufzeichnungen, die zeigen, dass Sie nur Personen Nachrichten geschickt haben, die Ihre Vorlagen erhalten sollten.

Folgen: Wissen Sie, wen Sie bereits kontaktiert haben, damit Sie ihnen nicht versehentlich zweimal eine Nachricht senden.

Boti verfolgt Ihre Sendungen automatisch, aber es ist auch klug, eine Kopie Ihrer Sendungsdaten in Ihrer eigenen Tabelle zu speichern, um sie leicht nachschlagen zu können.

Planung von Sendungen

Derzeit sendet der Übertragungsbildschirm Vorlagen sofort, wenn Sie auf Senden klicken. Wenn Sie den Versand für später planen möchten (z. B. um Terminerinnerungen am Tag vor den Terminen zu senden), haben Sie zwei Optionen:

Option 1: Manuell zur richtigen Zeit senden. Setzen Sie eine Erinnerung, um zum Broadcast-Bildschirm zu gehen und zu senden, wenn Sie möchten, dass die Nachrichten versendet werden.

Option 2: Verwenden Sie einen Bot, um Vorlagen automatisch basierend auf Ihrem Zeitplan zu senden. Dies wird ausführlich in unserem Leitfaden behandelt. wie Bots Vorlagen senden können.

Beste Praktiken für das Broadcasting

Fang klein an: Senden Sie es zuerst an 10-20 Personen, um alles zu testen. Sobald Sie bestätigen, dass es funktioniert, senden Sie es an Ihre gesamte Liste.

Personalisieren Sie, wenn möglich: Verwenden Sie Variablen, um Namen und spezifische Details einzufügen. Personalisierte Nachrichten erhalten bessere Antworten.

Wählen Sie die richtige Zeit: Berücksichtigen Sie, wann Ihre Kunden am ehesten Nachrichten lesen. Der späte Vormittag und der frühe Abend funktionieren in der Regel gut.

Nicht zu viel senden: Das Versenden von zu vielen Vorlagen verärgert die Menschen und erhöht die Abmelderaten. Seien Sie bedacht darauf, wann und warum Sie Kontakt aufnehmen.

Machen Sie es wertvoll: Jede Vorlage, die Sie senden, sollte dem Empfänger einen Mehrwert bieten. Senden Sie nicht nur, weil Sie es können – senden Sie, weil Ihr Kunde davon profitieren wird.

Was kommt als Nächstes?

Sie wissen jetzt, wie man Vorlagen über den Broadcast-Bildschirm sendet. Um Ihr Vorlagenspiel weiter zu verbessern:

• Erfahren Sie, wie Bots Vorlagen automatisch senden können.
• Schreiben Sie bessere Vorlagen, die schnell genehmigt werden.
• Verstehen Sie Marketing- vs. Servicetemplates, um Geld zu sparen

Der Übertragungsbildschirm ist leistungsstark, aber in Kombination mit intelligenten Bots entsteht ein automatisiertes System, das Leads pflegt, Termine bestätigt, Kunden informiert und den Verkauf fördert, während Sie sich auf andere Teile Ihres Geschäfts konzentrieren.