Sådan sender du WhatsApp-skabeloner: Vejledning til udsendelsesskærmen

Hvad du vil lære her

Du har oprettet din skabelon, fået den godkendt af Facebook, og nu er du klar til at sende den til dine kunder. Broadcast-skærmen er der, hvor det hele sker—dette er dit kontrolcenter til at sende skabeloner til én person eller tusindvis af mennesker på én gang.

Før du dykker ned i udsendelsesskærmen, skal du sørge for at forstå hvad skabeloner er og hvordan man tilpasser dem med variabler. Denne guide fører dig gennem selve sendeprocessen trin for trin.

Finder Broadcast-skærmen

Start med at logge ind på din Boti360-konto. I hovednavigationsmenuen skal du finde "Broadcast"-muligheden. Klik på den, og du vil se broadcast-skærmen, hvor al magien sker.

Broadcast-skærmen har nogle få nøgleområder: valg af skabelon, indtastning af telefonnummer, indtastning af variabel data, valg af bot og send-knappen. Lad os gennemgå hver enkelt.

Trin 1: Vælg din skabelon

Øverst på broadcasts-skærmen vil du se en dropdown-menu, der viser alle dine godkendte skabeloner. Klik på den for at se listen, og vælg den skabelon, du vil sende.

Når du vælger en skabelon, vil du se en forhåndsvisning, der viser præcis, hvordan beskeden vil se ud. Hvis din skabelon indeholder variabler som {{1}} eller {{2}}, vil du se disse pladsholdere i forhåndsvisningen. Bare rolig—de vil blive erstattet med reel information, når du sender.

Du kan kun sende skabeloner, som Facebook allerede har godkendt. Hvis du lige har oprettet en ny skabelon og ikke kan se den på listen, skal du tjekke, om den er blevet godkendt endnu. De fleste godkendelser sker inden for et minut, men nogle tager længere tid.

Trin 2: Tilføj telefonnumre

Nu skal du fortælle systemet, hvem der skal modtage din besked. Der er to måder at tilføje telefonnumre på, afhængigt af hvor mange personer du sender beskeder til.

For nogle få personer (manuel indtastning):

Indtast eller indsæt telefonnumre direkte i telefonnummerfeltet. Du kan indtaste dem i flere formater—systemet er fleksibelt:

Med landekode: +972523737233
Uden landekode: 0523737233
Med mellemrum eller bindestreger: 052-373-7233

Hvis du sender til flere personer, skal du placere hvert telefonnummer på sin egen linje. Tryk blot Enter efter hvert nummer.

For mange mennesker (masseimport):

Hvis du sender til dusinvis eller hundreder af personer, ville det tage en evighed at indtaste dem alle manuelt. Forbered i stedet dine telefonnumre og variable data i et regneark, og indsæt derefter det hele på én gang.

Trin 3: Tilføj variabel data (hvis nødvendigt)

Dette trin gælder kun, hvis din skabelon indeholder variabler som {{1}}, {{2}} osv. Hvis din skabelon er den samme for alle uden personalisering, kan du springe dette over.

For skabeloner med variabler skal du angive værdierne for hver person. Formatet er enkelt: telefonnummer først, derefter variabelværdierne, adskilt af kommaer.

Eksempel skabelon: "Hej {{1}}! Din aftale er den {{2}} kl. {{3}}."

Dataformat:

0523737233,Sarah,Thursday,2 PM
0542345678,Mike,Friday,10 AM
0549876543,Lisa,Monday,3 PM

Hver linje er en besked. Den første værdi (0523737233) er telefonnummeret. Den anden værdi (Sarah) bliver {{1}}. Den tredje værdi (Thursday) bliver {{2}}. Den fjerde værdi (2 PM) bliver {{3}}.

Kopiér disse formaterede data fra dit regneark og indsæt dem direkte i udsendelsesskærmen. Systemet vil automatisk analysere dem og sende personlige beskeder til hver person.

Vigtigt tip: Hvis nogen af dine værdier indeholder kommaer (som "123 Main Street, Suite 5"), skal du omslutte den værdi med anførselstegn, så systemet ikke behandler det som flere værdier. Se vores guide om personalisering af skabeloner for flere detaljer.

Trin 4: Vælg hvilken bot der skal svare

Her er noget kraftfuldt, som mange mennesker overser: når du sender en skabelon, kan du vælge, hvilken bot der skal håndtere svarene. Dette er vigtigt, fordi folk ofte svarer på dine skabelonbeskeder, og du vil have den rigtige bot til at besvare dem.

På udsendelsesskærmen vil du se en dropdown-menu til at vælge en bot. Vælg den bot, der er designet til at håndtere svar relateret til denne skabelon.

Eksempel scenarier:

Aftalepåmindelser: Vælg din planlægningsbot, der kan bekræfte, omlægge eller annullere aftaler.

Ordreopdateringer: Vælg din kundeservicebot, der kan besvare spørgsmål om forsendelse, returneringer og ordrestatus.

Begivenhedsindbydelser: Vælg din event management bot, der kan registrere RSVPs, besvare spørgsmål om begivenheden og give vejledning.

Salgsfremstød: Vælg din salgsbot, der kan besvare produktspørgsmål, give prisoplysninger og hjælpe med at gennemføre køb.

Når nogen svarer på din skabelonbesked, vil de chatte med den bot, du har valgt. Dette skaber en problemfri oplevelse, hvor din skabelon starter samtalen, og din bot fortsætter den intelligent.

Hvis du ikke vælger en bot, vil svarene bare komme til din indbakke uden nogen automatisk behandling. Det er fint, hvis du vil svare manuelt, men du går glip af automatisering.

Trin 5: Gennemgå og Send

Før du klikker på send, dobbelttjek alt:

Gennemgå dine telefonnumre: Er de formateret korrekt? Har du ved et uheld inkluderet nogle falske eller testnumre, du mente at fjerne?

Kontroller dine variabeldata: Stemmer værdierne overens med variablerne? Har du angivet værdier for alle variabler i din skabelon?

Bekræft dit botvalg: Er den rigtige bot valgt til at håndtere svar?

Forhåndsvis beskeden: Læs forhåndsvisningen igennem en gang til. Ser det rigtigt ud?

Når alt ser godt ud, skal du klikke på den store "Send" knap. Dine skabeloner vil begynde at sende med det samme.

Hvad sker der, når du sender

Systemet behandler dine afsendelser hurtigt, men der sker meget bag kulisserne. For hvert telefonnummer:

Systemet validerer telefonnummerformatet
Den erstatter skabelonvariabler med dine angivne værdier
Den sender beskeden gennem WhatsApp's API
Den logger afsendelsen til dine optegnelser.
Den forbinder alle svar til den bot, du valgte

For små udsendelser (et par personer) sker dette næsten øjeblikkeligt. For store udsendelser (hundreder eller tusinder) kan det tage et par minutter. Du vil se en bekræftelsesmeddelelse, når alt er sendt.

Omkostninger og fakturering

Husk, at sende skabeloner koster penge—omkring 2-10 cent per besked afhængigt af, om det er en service- eller marketingskabelon. Disse gebyrer går direkte til Facebook, ikke til Boti.

Før du sender til hele din kundeliste, skal du sikre dig, at du forstår omkostningerne:

100 beskeder × $0.02 (service) = $2.00
100 beskeder × $0.10 (marketing) = $10.00
1.000 beskeder × $0,02 (service) = $20,00
1.000 beskeder × $0,10 (marketing) = $100,00

Tjek din skabelontype at vide, hvilken omkostning der gælder. Servicetemplates er meget billigere, så skriv dem som serviceopdateringer, når det er muligt.

Gode nyheder om omkostninger: At modtage beskeder er altid gratis. At svare på beskeder inden for 24 timer er gratis. Manuelle samtaler er gratis. Du betaler kun, når du sender skabeloner uden for 24-timers vinduet.

Testning før store udsendelser

Før du sender en skabelon til hele din kundeliste, skal du først teste den. Send skabelonen til dig selv eller en kollega for at verificere:

Beskeden lyder naturligt
Alle variabler er erstattet korrekt
Links fungerer korrekt
Botten reagerer passende, når du svarer

Testning koster det samme som en rigtig udsendelse (et par cent), men det er det værd for at undgå fejl foran hundredevis af kunder.

Hvordan man tester:

På udsendelsesskærmen skal du kun indtaste dit eget telefonnummer
Hvis du bruger variabler, skal du give eksempler på data for dig selv.
Vælg din bot
Send

Du vil modtage beskeden inden for få sekunder. Gennemgå den omhyggeligt, svar for at teste botten, og sørg for, at alt fungerer som forventet.

Almindelige Problemer og Løsninger

Problem: Fejl: "Telefonnummer ugyldigt"

Løsning: Kontroller formatet. Inkluder landekoden, eller sørg for, at du bruger det rigtige format for dit land. Prøv at tilføje + før landekoden.

Problem: Variabler bliver ikke erstattet

Løsning: Sørg for, at du leverer dataene i det korrekte format (telefon,værdi1,værdi2,værdi3). Hver linje skal have telefonnummeret først, efterfulgt af kommaer, der adskiller hver variabelværdi.

Problem: Besked siger "Skabelon ikke fundet"

Løsning: Skabelonen er muligvis ikke godkendt endnu. Gå til din skærm med skabeloner og tjek godkendelsesstatus. Vent på godkendelse, før du forsøger at sende.

Problem: Botten reagerer ikke på svar

Løsning: Bekræft, at du har valgt en bot, før du sender. Hvis du allerede har sendt uden at vælge en bot, skal den næste person, der svarer, håndtere det manuelt.

Problem: Sendt til de forkerte personer

Løsning: Desværre kan du ikke fortryde en skabelon, når den først er sendt. Dobbelttjek dine telefonnumre, inden du klikker på send. Overvej at sende en opfølgning med en undskyldning for eventuel forvirring, hvis det er nødvendigt.

Føre optegnelser

Efter du sender skabeloner, er det nyttigt at holde styr på, hvad du har sendt, og til hvem. Dette hjælper med flere ting:

Kundeservice: Hvis nogen spørger "Hvilken besked sendte du mig?", kan du slå det op.

Analytics: Spor hvilke skabeloner der får de bedste svarprocenter og engagement.

Overholdelse: Opbevar optegnelser, der viser, at du kun har sendt beskeder til personer, der bør modtage dine skabeloner.

Opfølgning: Vid, hvem du allerede har kontaktet, så du ikke ved et uheld sender dem en besked to gange.

Boti sporer dine afsendelser automatisk, men det er også smart at gemme en kopi af dine afsendelsesdata i dit eget regneark for nem reference.

Planlægning af afsendelser

I øjeblikket sender udsendelsesskærmen skabeloner med det samme, når du klikker på send. Hvis du vil planlægge en afsendelse til senere (som at sende påmindelser om aftaler dagen før aftaler), har du to muligheder:

Mulighed 1: Send manuelt på det rette tidspunkt. Sæt en påmindelse for at gå til udsendelsesskærmen og send, når du ønsker, at beskederne skal sendes.

Mulighed 2: Brug en bot til automatisk at sende skabeloner baseret på din tidsplan. Dette er dækket i detaljer i vores guide om hvordan bots kan sende skabeloner.

Bedste praksis for udsendelse

Start småt: Send først til 10-20 personer for at teste alt. Når du har bekræftet, at det virker, send til din fulde liste.

Tilpas når det er muligt: Brug variabler til at inkludere navne og specifikke detaljer. Personlige beskeder får bedre respons.

Vælg det rigtige tidspunkt: Overvej, hvornår dine kunder sandsynligvis vil læse beskeder. Midt på formiddagen og tidligt på aftenen fungerer typisk godt.

Send ikke for meget: At sende for mange skabeloner irriterer folk og øger antallet af afmeldinger. Vær omhyggelig med, hvornår og hvorfor du tager kontakt.

Gør det værdifuldt: Hver skabelon, du sender, bør give værdi til modtageren. Send ikke bare fordi du kan—send fordi din kunde vil drage fordel.

Hvad er det næste?

Du ved nu, hvordan man sender skabeloner gennem udsendelsesskærmen. For at tage dit skabelonspil et skridt videre:

Lær hvordan bots kan sende skabeloner automatisk
Skriv bedre skabeloner, der hurtigt bliver godkendt
Forstå forskellen mellem markedsførings- og servicetemplates for at spare penge

Broadcast-skærmen er kraftfuld, men ved at kombinere den med smarte bots skabes et automatiseret system, der plejer leads, bekræfter aftaler, opdaterer kunder og øger salget, mens du fokuserer på andre dele af din virksomhed.