Sådan får du din bot til at sende WhatsApp-skabeloner automatisk

Hvorfor lade bots sende skabeloner?

Forestil dig dette: nogen booker en aftale gennem din hjemmeside kl. 3 om natten, mens du sover. Fireogtyve timer senere vil du sende dem en bekræftelse. Så dagen før deres aftale vil du sende en påmindelse. Derefter en time før, endnu en påmindelse. Og efter aftalen, en tak-besked med en anmodning om en anmeldelse.

At gøre dette manuelt for hver kunde ville være et fuldtidsjob. Men din bot kan håndtere det hele automatisk, sende den rigtige skabelon på det rigtige tidspunkt til den rigtige person. Det er her, automatisering bliver utroligt kraftfuld.

Før du læser denne guide, skal du sikre dig, at du forstår hvad skabeloner er, hvordan man personaliserer demog hvordan man sender dem gennem broadcast-skærmen. Denne guide antager, at du kender det grundlæggende og er klar til at automatisere.

Hvordan bots ved, hvornår de skal sende skabeloner

Din bot følger de instruktioner, du giver den. I disse instruktioner fortæller du botten, hvilke situationer der skal udløse en skabelonafsendelse. Botten holder øje med disse situationer, og når de opstår, sender den automatisk den passende skabelon.

Du behøver ikke at kende til programmering eller skrive kode. Du skal blot forklare din bot på almindeligt engelsk (eller hebraisk, eller et hvilket som helst sprog), hvad du vil have den til at gøre. AI'en forstår dine instruktioner og følger dem.

Finder skabelonnavnet

For at fortælle din bot, hvilken skabelon der skal sendes, skal du kende skabelonens præcise navn. Det er nemt at finde:

Gå til skærmen Skabeloner i din Boti360-konto
Se på listen over dine godkendte skabeloner
Hver skabelon har et navn vist ved siden af den
Kopiér det præcise navn—du vil bruge det i dine bot-instruktioner

Skabelonnavne er normalt korte og beskrivende, som "appointment_reminder" eller "order_shipped" eller "event_invitation". Brug det præcise navn, inklusive eventuelle understregninger eller store bogstaver.

Grundlæggende instruktioner til at sende skabeloner

Her er den enkleste måde at fortælle din bot at sende en skabelon. Tilføj dette til din bots instruktioner:

Eksempel 1: Send straks, når nogen spørger

"Når nogen beder om en påmindelse om en aftale, send dem skabelonen kaldet 'appointment_reminder'."

Eksempel 2: Send efter at have fået information

"Når nogen booker en aftale, skal du sende dem skabelonen kaldet 'appointment_confirmation' til deres telefonnummer."

Eksempel 3: Send til et andet nummer

"Når nogen giver dig et telefonnummer at kontakte, send skabelonen kaldet 'sales_info' til det nummer."

Botten forstår naturligt sprog, så du kan formulere det på forskellige måder. Nøglen er at være klar over, hvornår du skal sende, og hvilken skabelon du skal bruge.

Afsendelse af skabeloner med variabler

Hvis din skabelon indeholder variabler som {{1}}, {{2}}, {{3}}, skal du fortælle din bot, hvilke værdier der skal bruges til disse variabler.

Eksempel skabelon: "Hej {{1}}! Din aftale er den {{2}} kl. {{3}}."

Bot instruktioner: "Når nogen booker en aftale, bed om deres navn, foretrukne dato og foretrukne tidspunkt. Når du har alle tre, send skabelonen kaldet 'appointment_confirmation'. Brug deres navn til {{1}}, den dato de valgte til {{2}}, og det tidspunkt de valgte til {{3}}."

Botten vil indsamle oplysningerne under samtalen og derefter automatisk udfylde skabelonvariablerne, når den sender.

Et andet eksempel:

"Når nogen fuldfører en ordre, send dem skabelonen kaldet 'order_confirmation'. Brug deres navn til {{1}}, deres ordrenummer til {{2}}, og det samlede beløb til {{3}}. Ordrenummeret skal starte fra 1001 og øges for hver ny ordre."

Botten kan endda generere værdier (som ordrenumre) eller trække dem fra sin hukommelse af samtalen.

Afsendelse til forskellige telefonnumre

Nogle gange vil du sende en skabelon til en anden end den person, du chatter med. Måske booker nogen en aftale for deres ægtefælle, eller en forretningsleder giver dig en liste over numre at kontakte.

Eksempel instruktioner:

"Når nogen giver dig et telefonnummer, spørg dem om personens navn. Send derefter skabelonen kaldet 'event_invitation' til det telefonnummer, de har givet. Brug navnet til {{1}} og '15. juli' til {{2}}."

Et andet eksempel:

"Når nogen fortæller dig, at de vil sende aftalepåmindelser til deres kunder, bed dem om at give en liste over telefonnumre med aftaletider. For hvert nummer på listen, send skabelonen kaldet 'appointment_reminder' med den tilsvarende tid."

Botten forstår, at den skal sende til et andet nummer end det, den chatter med.

Timing af dine skabelonforsendelser

Bots kan sende skabeloner med det samme eller huske at sende dem senere (selvom "senere" i denne sammenhæng betyder under samtalen eller baseret på udløsere, du har opsat).

Øjeblikkelig send: "Når nogen beder om et tilbud, beregn det og send skabelonen kaldet 'price_quote' med det beregnede beløb med det samme."

Betinget send: "Efter at have indsamlet en persons tilmelding til en begivenhed, spørg om de ønsker en bekræftelsesbesked. Hvis de siger ja, send skabelonen kaldet 'registration_confirmation'."

For ægte planlagte udsendelser (som "send 24 timer før aftale"), skal du kombinere din bot med eksterne værktøjer eller tjenester. Selve botten fungerer i realtid under samtaler.

Håndtering af flere skabeloner

En enkelt bot kan sende forskellige skabeloner baseret på situationen. Forklar blot hver situation tydeligt:

"Du hjælper med at administrere aftaler og begivenheder. Her er, hvornår du skal sende skabeloner:

Når nogen booker en aftale, send 'appointment_confirmation' med deres navn, dato og tid.
Når nogen tilmelder sig en begivenhed, send 'event_rsvp' med deres navn og begivenhedens navn
Når nogen spørger om vej, send 'location_info' med eventadressen
Når nogen aflyser, send 'cancellation_confirmed' med deres navn og den oprindelige dato.

Botten vil finde ud af, hvilken skabelon der skal sendes baseret på, hvad der sker i hver samtale.

Eksempel: Fuldend Aftale Bot

Her er et fuldt eksempel på bot-instruktioner, der effektivt bruger skabeloner:

"Du er en aftaleplanlægningsassistent for Sunshine Dental.

Når nogen ønsker at booke en aftale:

Spørg om deres navn
Spørg om deres foretrukne dato
Spørg om deres foretrukne tidspunkt
Bed om deres telefonnummer
Bekræft detaljerne med dem
Hvis de bekræfter, send dem skabelonen kaldet 'appointment_confirmation' ved at bruge deres navn til {{1}}, datoen til {{2}}, og tidspunktet til {{3}}

Når nogen ønsker at omlægge:

Spørg om deres nuværende aftaledato
Spørg efter deres nye foretrukne dato og tidspunkt
Bekræft ændringen
Send dem skabelonen kaldet 'appointment_rescheduled' med deres navn for {{1}}, den nye dato for {{2}}, og det nye tidspunkt for {{3}}

Når nogen ønsker at annullere:

Bed dem bekræfte, at de ønsker at annullere.
Hvis de bekræfter, send dem skabelonen kaldet 'cancellation_confirmed' med deres navn for {{1}}

Vær altid høflig og professionel. Hvis du ikke er sikker på noget, så bed personen om en præcisering.

Denne bot håndterer tre forskellige scenarier, hver med sin egen skabelon, alle automatiserede.

Eksempel: Salgsopfølgningsbot

Du er salgsassistent for TechGear Shop.

Når nogen spørger om et produkt:

Besvar deres spørgsmål om funktioner og priser.
Spørg, om de ønsker at modtage en detaljeret produktguide
Hvis de siger ja, bed om deres telefonnummer
Send skabelonen kaldet 'product_info' til deres nummer med produktnavnet for {{1}} og prisen for {{2}}

Når nogen er klar til at købe:

Indsaml deres ordreoplysninger
Beregn det samlede beløb
Send dem skabelonen kaldet 'order_confirmation' med deres navn for {{1}}, ordreartikler for {{2}}, og samlet pris for {{3}}

Når nogen spørger om levering:

Bed om deres ordrenummer
Send dem skabelonen kaldet 'shipping_update' med deres navn for {{1}}, ordrenummer for {{2}}, og forventet leveringsdato for {{3}}

Vær hjælpsom og venlig. Fokuser på at forstå, hvad de har brug for.

Denne bot håndterer hele salgsprocessen med automatiserede skabelonsendinger på nøglemomenter.

Test af din bots skabelonafsendelse

Før du lader din bot sende skabeloner til rigtige kunder, test den grundigt:

Chat med din bot, som om du er en kunde.
Gennemgå de scenarier, der bør udløse skabeloner
Brug dit eget telefonnummer til testformål.
Bekræft, at botten sender den korrekte skabelon på det rette tidspunkt.
Kontroller, at alle variabler er udfyldt korrekt

Testning koster et par øre pr. skabelon (den sædvanlige skabelonafsendelsesgebyr), men det er det værd at fange eventuelle problemer, før kunderne ser dem.

Almindelige fejl at undgå

Stave skabelonnavnet forkert: Hvis du skriver "appointment_reminder" i dine instruktioner, men den faktiske skabelon hedder "appointment-reminder" (med en bindestreg), vil botten ikke finde den. Kopier det præcise navn fra din skærm med skabeloner.

At glemme at fortælle botten, hvilke værdier der skal bruges til variabler: Hvis din skabelon har {{1}}, {{2}}, {{3}}, men du ikke fortæller botten, hvad de skal være, vil den ikke vide, hvad der skal udfyldes. Angiv altid, hvad hver variabel skal indeholde.

Ikke at indsamle oplysningerne først: Hvis din skabelon har brug for en persons navn og aftaletidspunkt, men din bot sender skabelonen, før disse spørgsmål er stillet, vil variablerne være tomme. Sørg for, at botten indsamler alle nødvendige oplysninger, før den sendes.

Afsendelse af skabeloner inden for 24-timers vinduet: Husk, du behøver kun skabeloner, når du sender beskeder uden for 24-timers vinduet. Hvis nogen lige har sendt dig en besked, kan botten svare normalt gratis uden at bruge en skabelon.

At være vag i instruktioner: "Send en skabelon, når nogen ønsker en" er for vag. "Send skabelonen kaldet 'appointment_confirmation', efter nogen har booket en aftale og bekræftet alle detaljer" er klar og specifik.

Kombinere Manuelle og Automatiserede Afsendelser

Du behøver ikke at vælge mellem at sende skabeloner manuelt gennem udsendelsesskærm og få bots til at sende dem automatisk. Brug begge:

Manuel udsendelse sender fungerer godt til:

At annoncere udsalg eller begivenheder til hele din kundeliste
Sender påmindelser om aftaler til alle med aftaler i morgen
Opfølgning på leads, du har indsamlet ved en begivenhed

Automatiseret bot sender fungerer godt til:

Reagere på individuelle forespørgsler i realtid
At sende bekræftelser straks efter, at nogen har handlet
At give oplysninger under samtaler

Brug broadcasts-skærmen til masseudsendelser til mange personer på én gang. Brug bot-automatisering til personlige, kontekstuelle udsendelser under individuelle samtaler. Sammen dækker de alle dine behov for skabelonudsendelser.

Hvad er gratis, hvad koster penge

Lad os være krystalklare om omkostninger:

Gratis:

At have en bot (at oprette og konfigurere bots er gratis i Boti)
Samtaler inden for 24-timers vinduet (bot eller manuel, helt gratis)
Modtage beskeder (ubegrænset, gratis)

Omkostninger AI tokens (Boti brug):

Bot bruger AI til at forstå og besvare beskeder
Hver besked, som botten analyserer og svarer på, bruger tokens.

Koster penge (betalt til Facebook):

Afsendelse af skabeloner (~2-10 cent pr. skabelon)
Dette gælder, uanset om du sender manuelt eller gennem en bot.
Selve skabelonen koster penge, ikke bot-automatiseringen.

Så bot-automatisering koster ikke ekstra ud over de skabelonafsendelsesgebyrer, du alligevel ville betale. Botten håndterer bare afsendelsen automatisk i stedet for, at du gør det manuelt.

Avanceret: Integration med eksterne systemer

Til virkelig avancerede anvendelser kan din bot arbejde med eksterne systemer for at bestemme, hvornår skabeloner skal sendes. For eksempel:

Integrer med Google Calendar for at sende påmindelser om aftaler baseret på planlagte begivenheder
Forbind til dit ordresystem for at sende forsendelsesopdateringer, når ordrer afsendes
Træk data fra Google Sheets for at sende personlige skabeloner til en liste

Disse avancerede integrationer kræver en vis teknisk opsætning, men de muliggør kraftfuld automatisering. Hvis du er interesseret i dette niveau af automatisering, så tjek Boti's værktøjer og integrationsdokumentation.

Hvad er det næste?

Du forstår nu, hvordan man automatiserer afsendelse af skabeloner med bots. For at fuldende din skabelonviden:

Lær mere om at skrive effektive bot-instruktioner
Gennemgå, hvordan man skriver skabeloner, der bliver godkendt
Forstå forskellen mellem markedsførings- og servicetemplates

Automatisering er, hvor den virkelige styrke ved WhatsApp-skabeloner kommer til udtryk. Opsæt det én gang, og din bot håndterer kundekommunikation døgnet rundt uden at du behøver at løfte en finger. Dine kunder får øjeblikkelige svar, du sparer tid, og din virksomhed kører mere gnidningsfrit.