Як змусити вашого бота автоматично надсилати шаблони WhatsApp

Чому дозволити ботам надсилати шаблони?

Уявіть собі: хтось бронює зустріч через ваш вебсайт о 3 годині ночі, поки ви спите. Через двадцять чотири години ви хочете надіслати їм підтвердження. Потім за день до їхньої зустрічі ви хочете надіслати нагадування. Потім за годину до зустрічі ще одне нагадування. А після зустрічі — подяку з проханням залишити відгук.

Виконання цього вручну для кожного клієнта було б роботою на повний робочий день. Але ваш бот може впоратися з цим автоматично, надсилаючи правильний шаблон у потрібний час потрібній людині. Саме тут автоматизація стає надзвичайно потужною.

Перш ніж читати цей посібник, переконайтеся, що ви розумієте що таке шаблони, як персоналізувати їх, і як надіслати їх через екран трансляціїЦей посібник передбачає, що ви знаєте ці основи і готові до автоматизації.

Як боти знають, коли відправляти шаблони

Ваш бот виконує інструкції, які ви йому даєте. У цих інструкціях ви вказуєте, які ситуації повинні викликати відправку шаблону. Бот стежить за цими ситуаціями, і коли вони відбуваються, автоматично відправляє відповідний шаблон.

Вам не потрібно знати програмування або писати код. Ви просто пояснюєте своєму боту звичайною англійською (або івритом, або будь-якою іншою мовою), що ви хочете, щоб він зробив. Штучний інтелект розуміє ваші інструкції та виконує їх.

Пошук назви шаблону

Щоб повідомити вашому боту, який шаблон надіслати, вам потрібно знати точну назву шаблону. Знайти її легко:

Перейдіть на екран Шаблонів у вашому обліковому записі Boti360.
Перегляньте список ваших затверджених шаблонів
Кожен шаблон має назву, що відображається поруч із ним.
Скопіюйте цю точну назву — ви будете використовувати її в інструкціях для вашого бота.

Назви шаблонів зазвичай короткі та описові, такі як "appointment_reminder" або "order_shipped" або "event_invitation". Використовуйте точну назву, включаючи будь-які підкреслення або великі літери.

Основні інструкції для відправки шаблонів

Ось найпростіший спосіб сказати вашому боту надіслати шаблон. Додайте це до інструкцій вашого бота:

Приклад 1: Надсилайте негайно, коли хтось запитує

"Коли хтось просить нагадування про зустріч, надішліть їм шаблон під назвою 'appointment_reminder'."

Приклад 2: Надіслати після отримання інформації

"Після того, як хтось забронює зустріч, надішліть їм шаблон під назвою 'appointment_confirmation' на їхній номер телефону."

Приклад 3: Надіслати на інший номер

"Коли хтось дає вам номер телефону для контакту, надішліть на цей номер шаблон під назвою 'sales_info'."

Бот розуміє природну мову, тому ви можете формулювати це по-різному. Головне - чітко вказати, коли відправляти і який шаблон використовувати.

Надсилання шаблонів зі змінними

Якщо ваш шаблон містить змінні, такі як {{1}}, {{2}}, {{3}}, вам потрібно вказати вашому боту, які значення використовувати для цих змінних.

Приклад шаблону: "Привіт {{1}}! Ваше призначення на {{2}} о {{3}}."

Інструкції для бота: "Коли хтось бронює зустріч, запитайте їх ім'я, бажану дату та бажаний час. Після того, як у вас будуть всі три, надішліть шаблон під назвою 'appointment_confirmation'. Використовуйте їх ім'я для {{1}}, обрану дату для {{2}}, а обраний час для {{3}}."

Бот збиратиме інформацію під час розмови, а потім автоматично заповнить змінні шаблону при відправленні.

Ще один приклад:

"Коли хтось завершує замовлення, надішліть їм шаблон під назвою 'order_confirmation'. Використовуйте їхнє ім'я для {{1}}, номер замовлення для {{2}}, а загальну суму для {{3}}. Номер замовлення повинен починатися з 1001 і збільшуватися для кожного нового замовлення."

Бот може навіть генерувати значення (наприклад, номери замовлень) або витягувати їх з пам'яті розмови.

Надсилання на різні номери телефонів

Іноді ви хочете надіслати шаблон комусь іншому, ніж людині, з якою ви спілкуєтеся. Можливо, хтось записує зустріч для свого подружжя, або бізнес-менеджер дає вам список номерів для контакту.

Приклад інструкцій:

"Коли хтось дає вам номер телефону, запитайте у них ім'я особи. Потім надішліть шаблон під назвою 'event_invitation' на наданий номер телефону. Використовуйте ім'я для {{1}} і '15 липня' для {{2}}."

Ще один приклад:

"Після того, як хтось скаже вам, що хоче надсилати нагадування про зустрічі своїм клієнтам, попросіть їх надати список номерів телефонів з часами зустрічей. Для кожного номера в списку надішліть шаблон під назвою 'appointment_reminder' з відповідним часом."

Бот розуміє, що він повинен відправити на інший номер, ніж той, з яким він спілкується.

Вибір часу для відправлення шаблонів

Боти можуть надсилати шаблони негайно або запам'ятовувати, щоб надіслати їх пізніше (хоча "пізніше" в цьому контексті означає під час розмови або на основі встановлених вами тригерів).

Негайна відправка: "Коли хтось запитує цінову пропозицію, розрахуйте її та відразу надішліть шаблон під назвою 'price_quote' з розрахованою сумою."

Умовна відправка: "Після збору реєстрації на подію запитайте, чи хочуть вони отримати підтвердження. Якщо вони скажуть так, надішліть шаблон під назвою 'registration_confirmation'."

Для справжньої запланованої відправки (наприклад, "відправити за 24 години до зустрічі") вам потрібно буде поєднати вашого бота із зовнішніми інструментами або сервісами. Сам бот працює в режимі реального часу під час розмов.

Обробка кількох шаблонів

Один бот може надсилати різні шаблони залежно від ситуації. Просто чітко поясніть кожен сценарій:

Ви допомагаєте керувати зустрічами та подіями. Ось коли слід надсилати шаблони:

Коли хтось бронює зустріч, надішліть 'appointment_confirmation' з їхнім ім'ям, датою та часом.
Коли хтось відповідає на запрошення на подію, надішліть 'event_rsvp' з їхнім ім'ям та назвою події.
Коли хтось запитує дорогу, надішліть 'location_info' з адресою події.
Коли хтось скасовує, надішліть 'cancellation_confirmed' з їхнім ім'ям та оригінальною датою.

Бот визначить, який шаблон надіслати, залежно від того, що відбувається в кожній розмові.

Приклад: Завершити Appointment Bot

Ось повний приклад інструкцій для бота, які ефективно використовують шаблони:

"Ви є помічником з планування зустрічей для Sunshine Dental.

Коли хтось хоче записатися на прийом:

Запитайте їхнє ім'я
Запитайте про їхню бажану дату
Запитайте про їхній бажаний час
Запитайте їхній номер телефону.
Підтвердіть деталі з ними.
Якщо вони підтвердять, надішліть їм шаблон під назвою 'appointment_confirmation', використовуючи їхнє ім'я для {{1}}, дату для {{2}} і час для {{3}}.

Коли хтось хоче перенести зустріч:

Запитайте про їхню поточну дату призначення.
Запитайте про їх нову бажану дату та час.
Підтвердьте зміну
Надішліть їм шаблон під назвою 'appointment_rescheduled' з їхнім ім'ям для {{1}}, новою датою для {{2}} та новим часом для {{3}}.

Коли хтось хоче скасувати:

Запитайте їх, чи вони дійсно хочуть скасувати.
Якщо вони підтвердять, надішліть їм шаблон під назвою 'cancellation_confirmed' з їхнім ім'ям для {{1}}

Завжди будьте ввічливими та професійними. Якщо ви не впевнені в чомусь, запитайте у людини для уточнення.

Цей бот обробляє три різні сценарії, кожен зі своїм шаблоном, всі автоматизовані.

Приклад: Бот для подальшого супроводу продажів

Ви продавець-консультант у TechGear Shop.

Коли хтось запитує про продукт:

Відповідайте на їхні запитання про функції та ціни.
Запитайте, чи хотіли б вони отримати детальний посібник з продукту.
Якщо вони погодяться, попросіть їхній номер телефону.
Надішліть шаблон під назвою 'product_info' на їхній номер з назвою продукту для {{1}} та ціною для {{2}}.

Коли хтось готовий купити:

Зберіть їхні деталі замовлення
Обчисліть загальну суму.
Надішліть їм шаблон під назвою 'order_confirmation' з їхнім ім'ям для {{1}}, замовленими товарами для {{2}} та загальною ціною для {{3}}.

Коли хтось запитує про доставку:

Запитайте їхній номер замовлення
Надішліть їм шаблон під назвою 'shipping_update' з їхнім ім'ям для {{1}}, номером замовлення для {{2}} та орієнтовною датою доставки для {{3}}.

Будьте корисними та дружніми. Зосередьтеся на розумінні їхніх потреб.

Цей бот керує всім процесом продажів, автоматично надсилаючи шаблони в ключові моменти.

Тестування надсилання шаблону вашого бота

Перш ніж дозволити вашому боту надсилати шаблони реальним клієнтам, ретельно протестуйте його:

Спілкуйтеся з вашим ботом, як з клієнтом.
Перегляньте сценарії, які повинні активувати шаблони.
Використовуйте свій власний номер телефону для тестування.
Переконайтеся, що бот надсилає правильний шаблон у потрібний час.
Перевірте, чи всі змінні заповнені правильно.

Тестування коштує кілька центів за шаблон (звичайна плата за відправку шаблону), але це варте того, щоб виявити будь-які проблеми до того, як їх побачать клієнти.

Поширені помилки, яких слід уникати

Неправильне написання назви шаблону: Якщо ви пишете "appointment_reminder" у своїх інструкціях, але фактичний шаблон називається "appointment-reminder" (з тире), бот його не знайде. Скопіюйте точну назву з екрана шаблонів.

Забути вказати боту, які значення використовувати для змінних: Якщо у вашому шаблоні є {{1}}, {{2}}, {{3}}, але ви не вказуєте боту, що вони повинні містити, він не знатиме, що заповнити. Завжди вказуйте, що має містити кожна змінна.

Не збираючи інформацію спочатку: Якщо ваш шаблон потребує ім'я та час зустрічі, але ваш бот надсилає шаблон, перш ніж задати ці питання, змінні будуть порожніми. Переконайтеся, що бот збирає всю необхідну інформацію перед відправкою.

Надсилання шаблонів у межах 24-годинного вікна: Пам'ятайте, шаблони потрібні лише при обміні повідомленнями поза 24-годинним вікном. Якщо хтось щойно надіслав вам повідомлення, бот може відповідати нормально безкоштовно без використання шаблону.

Бути нечітким в інструкціях: "Надіслати шаблон, коли хтось хоче" є занадто нечітким. "Надіслати шаблон під назвою 'appointment_confirmation' після того, як хтось забронює зустріч і підтвердить усі деталі" є чітким і конкретним.

Поєднання ручних та автоматизованих відправлень

Вам не потрібно вибирати між ручним надсиланням шаблонів через екран трансляції і автоматично надсилати їх за допомогою ботів. Використовуйте обидва:

Ручна відправка трансляцій чудово підходить для:

Оголошення про розпродажі або події для всього списку ваших клієнтів
Надсилання нагадувань про зустрічі всім, у кого призначені зустрічі на завтра.
Слідкування за потенційними клієнтами, яких ви зібрали на заході

Автоматизований бот відправляє чудово підходить для:

Відповідь на індивідуальні запити в режимі реального часу
Надсилання підтверджень відразу після того, як хтось здійснює дію
Надання інформації під час розмов

Використовуйте екран трансляції для масових відправлень багатьом людям одночасно. Використовуйте автоматизацію ботів для персоналізованих, контекстуальних відправлень під час індивідуальних розмов. Разом вони покривають всі ваші потреби у відправленні шаблонів.

Що безкоштовно, що коштує грошей

Давайте чітко визначимося з витратами:

Безкоштовно:

Маючи бота (створення та налаштування ботів безкоштовне в Boti)
Розмови в межах 24-годинного вікна (бот або вручну, повністю безкоштовно)
Отримання повідомлень (необмежено, безкоштовно)

Вартість токенів AI (використання Boti):

Бот, що використовує AI для розуміння та відповіді на повідомлення
Кожне повідомлення, яке бот аналізує та на яке відповідає, використовує токени.

Коштує грошей (сплачено Facebook):

Надсилання шаблонів (~2-10 центів за шаблон)
Це стосується як ручної відправки, так і через бота.
Шаблон сам по собі коштує грошей, а не автоматизація бота.

Отже, автоматизація бота не коштує додатково понад плату за відправку шаблонів, яку ви все одно сплатили б. Бот просто автоматично здійснює відправку замість того, щоб ви робили це вручну.

Розширений: Інтеграція з зовнішніми системами

Для дійсно просунутих випадків використання ваш бот може працювати із зовнішніми системами, щоб визначити, коли відправляти шаблони. Наприклад:

Інтегруйтеся з Google Calendar, щоб надсилати нагадування про зустрічі на основі запланованих подій.
Підключіться до вашої системи замовлень, щоб надсилати оновлення про доставку, коли замовлення відправляються.
Отримайте дані з Google Sheets, щоб надіслати персоналізовані шаблони до списку

Ці розширені інтеграції вимагають певної технічної налаштування, але вони дозволяють потужну автоматизацію. Якщо вас цікавить цей рівень автоматизації, перегляньте Документація інструментів та інтеграцій Boti.

Що далі?

Тепер ви розумієте, як автоматизувати надсилання шаблонів за допомогою ботів. Щоб завершити ваше знання про шаблони:

Дізнайтеся більше про написання ефективних інструкцій для ботів.
Огляд того, як писати шаблони, які отримують схвалення
Зрозумійте різницю між шаблонами маркетингу та обслуговування.

Автоматизація — це те, де справжня сила шаблонів WhatsApp проявляється. Налаштуйте це один раз, і ваш бот буде обробляти комунікацію з клієнтами 24/7 без вашої участі. Ваші клієнти отримують миттєві відповіді, ви заощаджуєте час, а ваш бізнес працює більш плавно.