Cómo hacer que tu bot envíe plantillas de WhatsApp automáticamente

¿Por qué dejar que los bots envíen plantillas?

Imagina esto: alguien reserva una cita a través de tu sitio web a las 3 AM mientras estás durmiendo. Veinticuatro horas después, quieres enviarles una confirmación. Luego, el día antes de su cita, quieres enviar un recordatorio. Luego, una hora antes, otro recordatorio. Y después de la cita, un mensaje de agradecimiento con una solicitud de reseña.

Hacer esto manualmente para cada cliente sería un trabajo de tiempo completo. Pero tu bot puede manejarlo todo automáticamente, enviando la plantilla correcta en el momento adecuado a la persona adecuada. Aquí es donde la automatización se vuelve increíblemente poderosa.

Antes de leer esta guía, asegúrate de entender qué son las plantillas, cómo personalizarlos, y cómo enviarlos a través de la pantalla de transmisión. Esta guía asume que conoces esos conceptos básicos y estás listo para automatizar.

Cómo los bots saben cuándo enviar plantillas

Tu bot sigue las instrucciones que le das. En esas instrucciones, le indicas al bot qué situaciones deben activar el envío de una plantilla. El bot observa estas situaciones y, cuando ocurren, envía automáticamente la plantilla correspondiente.

No necesitas saber programación ni escribir código. Solo debes explicarle a tu bot en inglés simple (o hebreo, o cualquier idioma) lo que quieres que haga. La IA entiende tus instrucciones y las sigue.

Encontrar el nombre de la plantilla

Para indicarle a tu bot qué plantilla enviar, necesitas conocer el nombre exacto de la plantilla. Encontrarlo es fácil:

1. Ve a la pantalla de Plantillas en tu cuenta de Boti360
2. Mira la lista de tus plantillas aprobadas.
3. Cada plantilla tiene un nombre mostrado al lado.
4. Copia ese nombre exacto: lo usarás en las instrucciones de tu bot.

Los nombres de las plantillas suelen ser cortos y descriptivos, como "appointment_reminder" o "order_shipped" o "event_invitation". Usa el nombre exacto, incluyendo cualquier guion bajo o mayúsculas.

Instrucciones básicas para enviar plantillas

Aquí está la forma más sencilla de indicarle a tu bot que envíe una plantilla. Añade esto a las instrucciones de tu bot:

Ejemplo 1: Enviar inmediatamente cuando alguien lo pida

"Cuando alguien solicite un recordatorio de cita, envíales la plantilla llamada 'appointment_reminder'."

Ejemplo 2: Enviar después de obtener información

"Después de que alguien reserve una cita, envíales la plantilla llamada 'appointment_confirmation' a su número de teléfono."

Ejemplo 3: Enviar a un número diferente

"Cuando alguien te dé un número de teléfono para contactar, envía la plantilla llamada 'sales_info' a ese número."

El bot entiende el lenguaje natural, por lo que puedes expresarlo de diferentes maneras. La clave es ser claro sobre cuándo enviar y qué plantilla usar.

Envío de plantillas con variables

Si tu plantilla incluye variables como {{1}}, {{2}}, {{3}}, necesitas indicarle a tu bot qué valores usar para esas variables.

Ejemplo de plantilla: "¡Hola {{1}}! Tu cita es el {{2}} a las {{3}}."

Instrucciones del bot: "Cuando alguien reserve una cita, pide su nombre, la fecha preferida y la hora preferida. Después de tener los tres, envía la plantilla llamada 'appointment_confirmation'. Usa su nombre para {{1}}, la fecha que eligieron para {{2}} y la hora que eligieron para {{3}}."

El bot recopilará la información durante la conversación y luego completará automáticamente las variables de la plantilla cuando la envíe.

Otro ejemplo:

"Cuando alguien complete un pedido, envíales la plantilla llamada 'order_confirmation'. Usa su nombre para {{1}}, su número de pedido para {{2}} y el monto total para {{3}}. El número de pedido debe comenzar desde 1001 y aumentar con cada nuevo pedido."

El bot incluso puede generar valores (como números de pedido) o extraerlos de su memoria de la conversación.

Enviando a Diferentes Números de Teléfono

A veces quieres enviar una plantilla a alguien que no sea la persona con la que estás chateando. Tal vez alguien reserve una cita para su cónyuge, o un gerente de negocios te dé una lista de números para contactar.

Instrucciones de ejemplo:

"Cuando alguien te dé un número de teléfono, pídele el nombre de la persona. Luego envía la plantilla llamada 'event_invitation' al número de teléfono que te proporcionaron. Usa el nombre para {{1}} y '15 de julio' para {{2}}."

Otro ejemplo:

"Después de que alguien te diga que quiere enviar recordatorios de citas a sus clientes, pídele que proporcione una lista de números de teléfono con horarios de citas. Para cada número en la lista, envía la plantilla llamada 'appointment_reminder' con la hora correspondiente."

El bot entiende que debe enviar a un número diferente al con el que está chateando.

Programar el envío de tus plantillas

Los bots pueden enviar plantillas inmediatamente o recordar enviarlas más tarde (aunque "más tarde" en este contexto significa durante la conversación o basado en desencadenantes que configures).

Envío inmediato: "Cuando alguien solicite una cotización, cálculala y envía de inmediato la plantilla llamada 'price_quote' con el monto calculado."

Envío condicional: Después de recopilar el registro de alguien para el evento, pregunta si quieren un mensaje de confirmación. Si dicen que sí, envía la plantilla llamada 'registration_confirmation'.

Para envíos programados reales (como "enviar 24 horas antes de la cita"), necesitarás combinar tu bot con herramientas o servicios externos. El bot en sí funciona en tiempo real durante las conversaciones.

Manejo de Múltiples Plantillas

Un solo bot puede enviar diferentes plantillas según la situación. Solo explica cada escenario claramente:

Ayudas a gestionar citas y eventos. Aquí es cuando debes enviar plantillas:

• Cuando alguien reserve una cita, envía 'appointment_confirmation' con su nombre, fecha y hora.
• Cuando alguien confirma su asistencia a un evento, envía 'event_rsvp' con su nombre y el nombre del evento.
• Cuando alguien pida direcciones, envía 'location_info' con la dirección del evento.
• Cuando alguien cancela, envía 'cancellation_confirmed' con su nombre y fecha original.

El bot determinará qué plantilla enviar según lo que ocurra en cada conversación.

Ejemplo: Complete Appointment Bot

Aquí tienes un ejemplo completo de instrucciones para bots que utilizan plantillas de manera efectiva:

"Eres un asistente de programación de citas para Sunshine Dental.

Cuando alguien quiere reservar una cita:

1. Pregunta por su nombre.
2. Pregunta por su fecha preferida.
3. Pregunta por su hora preferida
4. Pide su número de teléfono.
5. Confirma los detalles con ellos.
6. Si confirman, envíales la plantilla llamada 'appointment_confirmation' usando su nombre para {{1}}, la fecha para {{2}}, y la hora para {{3}}.

Cuando alguien quiere reprogramar:

1. Pregunta por la fecha actual de su cita.
2. Preguntar por su nueva fecha y hora preferidas
3. Confirma el cambio
4. Envíales la plantilla llamada 'appointment_rescheduled' con su nombre para {{1}}, la nueva fecha para {{2}} y la nueva hora para {{3}}.

Cuando alguien quiere cancelar:

1. Pregúntales si quieren confirmar la cancelación.
2. Si confirman, envíales la plantilla llamada 'cancellation_confirmed' con su nombre para {{1}}.

Siempre sé cortés y profesional. Si no estás seguro de algo, pide a la persona que te lo aclare.

Este bot maneja tres escenarios diferentes, cada uno con su propia plantilla, todo automatizado.

Ejemplo: Bot de Seguimiento de Ventas

Eres un asistente de ventas para TechGear Shop.

Cuando alguien pregunta sobre un producto:

1. Responde a sus preguntas sobre características y precios.
2. Pregunta si les gustaría recibir una guía detallada del producto.
3. Si dicen que sí, pide su número de teléfono.
4. Envía la plantilla llamada 'product_info' a su número con el nombre del producto para {{1}} y el precio para {{2}}.

Cuando alguien está listo para comprar:

1. Recoge los detalles de su pedido.
2. Calcular el total
3. Envíales la plantilla llamada 'order_confirmation' con su nombre para {{1}}, los artículos del pedido para {{2}} y el precio total para {{3}}.

Cuando alguien pregunta sobre la entrega:

1. Pida su número de pedido
2. Envíales la plantilla llamada 'shipping_update' con su nombre para {{1}}, número de pedido para {{2}}, y fecha estimada de entrega para {{3}}.

Sé útil y amigable. Concéntrate en entender lo que necesitan.

Este bot gestiona todo el proceso de ventas con el envío automatizado de plantillas en momentos clave.

Probando el envío de plantillas de tu bot.

Antes de permitir que tu bot envíe plantillas a clientes reales, pruébalo a fondo:

1. Chatea con tu bot como si fueras un cliente.
2. Revisa los escenarios que deberían activar plantillas.
3. Usa tu propio número de teléfono para hacer pruebas.
4. Verifica que el bot envíe la plantilla correcta en el momento adecuado.
5. Verifica que todas las variables estén completadas correctamente.

Las pruebas cuestan unos pocos centavos por plantilla (la tarifa habitual de envío de plantillas), pero vale la pena para detectar cualquier problema antes de que los clientes los vean.

Errores Comunes a Evitar

Escribiendo mal el nombre de la plantilla: Si escribes "appointment_reminder" en tus instrucciones pero la plantilla real se llama "appointment-reminder" (con un guion), el bot no la encontrará. Copia el nombre exacto de la pantalla de tus plantillas.

Olvidar decirle al bot qué valores usar para las variables: Si tu plantilla tiene {{1}}, {{2}}, {{3}} pero no le dices al bot qué deberían ser, no sabrá qué completar. Siempre especifica qué debe contener cada variable.

No recopilar la información primero: Si tu plantilla necesita el nombre de alguien y la hora de la cita, pero tu bot envía la plantilla antes de hacer esas preguntas, las variables estarán vacías. Asegúrate de que el bot recopile toda la información necesaria antes de enviar.

Enviando plantillas dentro de la ventana de 24 horas: Recuerda, solo necesitas plantillas cuando envías mensajes fuera de la ventana de 24 horas. Si alguien te acaba de enviar un mensaje, el bot puede responder normalmente de forma gratuita sin usar una plantilla.

Ser vago en las instrucciones: "Enviar una plantilla cuando alguien quiera una" es demasiado vago. "Enviar la plantilla llamada 'appointment_confirmation' después de que alguien reserve una cita y confirme todos los detalles" es claro y específico.

Combinando envíos manuales y automatizados

No tienes que elegir entre enviar plantillas manualmente a través del pantalla de transmisión y hacer que los bots los envíen automáticamente. Usa ambos:

Envíos manuales de difusión funciona muy bien para:

• Anunciar ventas o eventos a toda tu lista de clientes
• Enviando recordatorios de citas a todos los que tienen citas mañana.
• Dando seguimiento a los prospectos que recopilaste en un evento.

El bot automatizado envía funciona muy bien para:

• Respondiendo a solicitudes individuales en tiempo real
• Enviar confirmaciones inmediatamente después de que alguien tome acción
• Proporcionar información durante las conversaciones

Utiliza la pantalla de difusión para envíos masivos a muchas personas a la vez. Usa la automatización de bots para envíos personalizados y contextuales durante conversaciones individuales. Juntos, cubren todas tus necesidades de envío de plantillas.

Qué es Gratis, Qué Cuesta Dinero

Seamos muy claros sobre los costos:

Gratis:

• Tener un bot (crear y configurar bots es gratis en Boti)
• Conversaciones dentro de la ventana de 24 horas (bot o manual, completamente gratis)
• Recibir mensajes (ilimitados, gratis)

Costos de tokens de IA (uso de Boti):

• Bot utilizando IA para entender y responder a mensajes
• Cada mensaje que el bot analiza y responde utiliza tokens.

Cuesta dinero (pagado a Facebook):

• Enviando plantillas (~2-10 centavos por plantilla)
• Esto se aplica tanto si envías manualmente como a través de un bot.
• La plantilla en sí cuesta dinero, no la automatización del bot.

Así que la automatización del bot no cuesta extra más allá de las tarifas de envío de plantillas que pagarías de todos modos. El bot simplemente se encarga de enviar automáticamente en lugar de que lo hagas manualmente.

Avanzado: Integración con Sistemas Externos

Para casos de uso realmente avanzados, tu bot puede trabajar con sistemas externos para determinar cuándo enviar plantillas. Por ejemplo:

• Integra con Google Calendar para enviar recordatorios de citas basados en eventos programados.
• Conéctate a tu sistema de pedidos para enviar actualizaciones de envío cuando los pedidos se envíen.
• Extraer datos de Google Sheets para enviar plantillas personalizadas a una lista

Estas integraciones avanzadas requieren una configuración técnica, pero permiten una automatización poderosa. Si estás interesado en este nivel de automatización, consulta Documentación de herramientas e integraciones de Boti.

¿Qué sigue?

Ahora entiendes cómo automatizar el envío de plantillas con bots. Para completar tu conocimiento sobre plantillas:

• Aprende más sobre cómo escribir instrucciones efectivas para bots.
• Revisar cómo escribir plantillas que sean aprobadas
• Entender la diferencia entre plantillas de marketing y de servicio

La automatización es donde realmente entra en juego el poder de las plantillas de WhatsApp. Configúralo una vez, y tu bot maneja las comunicaciones con los clientes 24/7 sin que tengas que mover un dedo. Tus clientes reciben respuestas instantáneas, ahorras tiempo y tu negocio funciona de manera más fluida.