ربات بهطور خودکار قالبها را ارسال کند.
چگونه ربات خود را بهطور خودکار قالبهای WhatsApp ارسال کند
چرا اجازه دهیم رباتها قالبها را ارسال کنند؟
تصور کنید: کسی از طریق وبسایت شما در ساعت ۳ صبح وقتی که خواب هستید، وقت ملاقات رزرو میکند. بیست و چهار ساعت بعد، شما میخواهید تأییدیهای برای او ارسال کنید. سپس روز قبل از ملاقات، میخواهید یک یادآوری ارسال کنید. سپس یک ساعت قبل، یک یادآوری دیگر. و بعد از ملاقات، یک پیام تشکر با درخواست نظر ارسال کنید.
انجام این کار به صورت دستی برای هر مشتری یک شغل تماموقت خواهد بود. اما ربات شما میتواند همه این کارها را به صورت خودکار انجام دهد، ارسال قالب مناسب در زمان مناسب به فرد مناسب. اینجاست که اتوماسیون به شدت قدرتمند میشود.
قبل از خواندن این راهنما، مطمئن شوید که متوجه هستید قالبها چیستند؟، چگونه آنها را شخصیسازی کنیم؟، و چگونه آنها را از طریق صفحه پخش ارسال کنیم؟. این راهنما فرض میکند که شما با آن اصول آشنا هستید و آمادهی خودکارسازی هستید.
چگونه رباتها زمان ارسال قالبها را تشخیص میدهند
ربات شما دستوراتی را که به آن میدهید دنبال میکند. در این دستورات، شما به ربات میگویید که چه موقعیتهایی باید ارسال قالب را فعال کنند. ربات این موقعیتها را زیر نظر دارد و وقتی که رخ میدهند، به طور خودکار قالب مناسب را ارسال میکند.
شما نیازی به دانستن برنامهنویسی یا نوشتن کد ندارید. شما فقط به ربات خود به زبان ساده (یا عبری، یا هر زبان دیگری) توضیح میدهید که چه میخواهید انجام دهد. هوش مصنوعی دستورالعملهای شما را میفهمد و آنها را دنبال میکند.
یافتن نام قالب
برای گفتن به ربات خود که کدام قالب را ارسال کند، باید نام دقیق قالب را بدانید. پیدا کردن این کار آسان است:
- به صفحه Templates در حساب Boti360 خود بروید.
- به لیست قالبهای تأیید شده خود نگاه کنید
- هر قالب دارای نامی است که در کنار آن نمایش داده میشود
- نام دقیق را کپی کنید - شما از آن در دستورالعملهای ربات خود استفاده خواهید کرد.
نامهای الگو معمولاً کوتاه و توصیفی هستند، مانند "appointment_reminder" یا "order_shipped" یا "event_invitation". از نام دقیق استفاده کنید، شامل هر گونه زیرخط یا حروف بزرگ.
دستورالعملهای پایه برای ارسال قالبها
در اینجا سادهترین راه برای گفتن به ربات شما برای ارسال یک قالب وجود دارد. این را به دستورالعملهای ربات خود اضافه کنید:
مثال 1: بلافاصله هنگامی که کسی درخواست میکند ارسال کنید
"وقتی کسی درخواست یادآوری قرار ملاقات میکند، قالبی به نام 'appointment_reminder' را برای او ارسال کنید."
مثال ۲: ارسال پس از دریافت اطلاعات
"پس از اینکه کسی یک وقت ملاقات رزرو کرد، قالبی به نام 'appointment_confirmation' را به شماره تلفن آنها ارسال کنید."
مثال 3: به شماره دیگری ارسال کنید
"وقتی کسی به شما شماره تلفنی برای تماس میدهد، قالبی به نام 'sales_info' را به آن شماره ارسال کنید."
ربات زبان طبیعی را میفهمد، بنابراین میتوانید آن را به روشهای مختلف بیان کنید. نکته اصلی این است که مشخص کنید چه زمانی ارسال کنید و از کدام الگو استفاده کنید.
ارسال قالبها با متغیرها
اگر قالب شما شامل متغیرهایی مانند {{1}}، {{2}}، {{3}} است، باید به ربات خود بگویید که از چه مقادیری برای این متغیرها استفاده کند.
الگوی نمونه: "سلام {{1}}! وقت ملاقات شما در {{2}} ساعت {{3}} است."
دستورالعملهای ربات: "وقتی کسی وقت ملاقات رزرو میکند، نام، تاریخ مورد نظر و زمان مورد نظرشان را بپرسید. پس از اینکه هر سه را دریافت کردید، قالبی به نام 'appointment_confirmation' ارسال کنید. از نام آنها برای {{1}}، تاریخ انتخابی آنها برای {{2}} و زمان انتخابی آنها برای {{3}} استفاده کنید."
ربات اطلاعات را در طول مکالمه جمعآوری کرده و سپس هنگام ارسال، بهطور خودکار متغیرهای قالب را پر میکند.
مثال دیگر:
"وقتی کسی سفارشی را تکمیل میکند، قالبی به نام 'order_confirmation' را برای او ارسال کنید. از نام او برای {{1}}، شماره سفارش او برای {{2}}، و مبلغ کل برای {{3}} استفاده کنید. شماره سفارش باید از 1001 شروع شود و برای هر سفارش جدید افزایش یابد."
ربات حتی میتواند مقادیر را تولید کند (مانند شماره سفارشها) یا آنها را از حافظه مکالمه استخراج کند.
ارسال به شمارههای تلفن مختلف
گاهی اوقات میخواهید یک قالب را به کسی غیر از فردی که با او در حال چت هستید ارسال کنید. شاید کسی برای همسرش وقت ملاقات بگیرد، یا یک مدیر تجاری لیستی از شمارهها برای تماس به شما بدهد.
مثال دستورالعملها:
"وقتی کسی به شما شماره تلفن میدهد، از او نام شخص را بپرسید. سپس قالبی به نام 'event_invitation' را به شماره تلفنی که ارائه دادهاند ارسال کنید. از نام برای {{1}} و '15 جولای' برای {{2}} استفاده کنید."
مثال دیگر:
"پس از اینکه کسی به شما گفت که میخواهد یادآوریهای قرار ملاقات را به مشتریان خود ارسال کند، از او بخواهید فهرستی از شمارههای تلفن با زمانهای قرار ملاقات ارائه دهد. برای هر شماره در فهرست، قالبی به نام 'appointment_reminder' را با زمان مربوطه ارسال کنید."
ربات متوجه میشود که باید به شمارهای متفاوت از شمارهای که با آن در حال چت است، پیام ارسال کند.
زمانبندی ارسال قالبها
رباتها میتوانند قالبها را بلافاصله ارسال کنند یا به یاد داشته باشند که آنها را بعداً ارسال کنند (اگرچه "بعداً" در این زمینه به معنای حین مکالمه یا بر اساس محرکهایی است که شما تنظیم کردهاید).
ارسال فوری: هنگامی که کسی درخواست قیمت میکند، آن را محاسبه کرده و قالبی به نام 'price_quote' را بلافاصله با مبلغ محاسبه شده ارسال کنید.
ارسال مشروط: پس از جمعآوری ثبتنام رویداد شخص، بپرسید آیا میخواهند پیام تأیید دریافت کنند. اگر بله گفتند، قالبی به نام 'registration_confirmation' را ارسال کنید.
برای ارسالهای زمانبندی شده واقعی (مانند "ارسال ۲۴ ساعت قبل از قرار ملاقات")، نیاز دارید که ربات خود را با ابزارها یا خدمات خارجی ترکیب کنید. خود ربات در زمان واقعی در طول مکالمات کار میکند.
مدیریت چندین قالب
یک ربات میتواند بر اساس وضعیتهای مختلف، قالبهای متفاوتی ارسال کند. فقط هر سناریو را به وضوح توضیح دهید:
"شما به مدیریت قرارها و رویدادها کمک میکنید. در اینجا زمان ارسال قالبها آمده است:
- هنگامی که کسی یک قرار ملاقات رزرو میکند، 'appointment_confirmation' را با نام، تاریخ و زمان آنها ارسال کنید.
- وقتی کسی به یک رویداد پاسخ میدهد، 'event_rsvp' را با نام آنها و نام رویداد ارسال کنید.
- وقتی کسی درخواست مسیر میکند، 'location_info' را با آدرس رویداد ارسال کنید.
- وقتی کسی لغو میکند، 'cancellation_confirmed' را با نام و تاریخ اصلی آنها ارسال کنید.
ربات بر اساس آنچه در هر مکالمه اتفاق میافتد، تعیین میکند که کدام الگو را ارسال کند.
مثال: Complete Appointment Bot
در اینجا یک مثال کامل از دستورالعملهای ربات که به طور مؤثر از قالبها استفاده میکنند آورده شده است:
شما دستیار برنامهریزی وقت برای Sunshine Dental هستید.
وقتی کسی میخواهد یک وقت ملاقات رزرو کند:
- نام شما چیست؟
- تاریخ مورد نظرشان را بپرسید
- از آنها زمان مورد نظرشان را بپرسید.
- شماره تلفنشان را بپرسید.
- جزئیات را با آنها تأیید کنید
- اگر تأیید کردند، قالبی به نام 'appointment_confirmation' را ارسال کنید و از نام آنها برای {{1}}، تاریخ برای {{2}} و زمان برای {{3}} استفاده کنید.
وقتی کسی میخواهد برنامه را تغییر دهد:
- تاریخ فعلی قرار ملاقاتشان را بپرسید.
- از تاریخ و زمان جدید مورد نظرشان بپرسید
- تغییر را تأیید کنید
- قالبی به نام 'appointment_rescheduled' را با نام آنها برای {{1}}، تاریخ جدید برای {{2}}، و زمان جدید برای {{3}} ارسال کنید.
وقتی کسی میخواهد لغو کند:
- از آنها بخواهید تأیید کنند که میخواهند لغو کنند
- اگر تأیید کردند، قالبی به نام 'cancellation_confirmed' را با نام آنها برای {{1}} ارسال کنید.
همیشه مودب و حرفهای باشید. اگر در مورد چیزی مطمئن نیستید، از فرد بخواهید که توضیح دهد.
این ربات سه سناریوی مختلف را مدیریت میکند که هر کدام قالب خاص خود را دارند و همه به صورت خودکار انجام میشوند.
مثال: ربات پیگیری فروش
شما دستیار فروش برای TechGear Shop هستید.
وقتی کسی درباره یک محصول میپرسد:
- به سوالات آنها درباره ویژگیها و قیمتگذاری پاسخ دهید.
- بپرسید آیا مایل هستند یک راهنمای جامع محصول دریافت کنند؟
- اگر آنها بله گفتند، شماره تلفنشان را بپرسید.
- قالبی به نام 'product_info' را به شماره آنها ارسال کنید و نام محصول را برای {{1}} و قیمت را برای {{2}} قرار دهید.
وقتی کسی آماده خرید است:
- جزئیات سفارش آنها را جمعآوری کنید
- محاسبه مجموع
- قالبی به نام 'order_confirmation' را با نام آنها برای {{1}}، اقلام سفارش برای {{2}}، و قیمت کل برای {{3}} ارسال کنید.
وقتی کسی درباره تحویل سوال میپرسد:
- شماره سفارش آنها را بپرسید
- قالبی به نام 'shipping_update' را با نام آنها برای {{1}}، شماره سفارش برای {{2}}، و تاریخ تحویل تخمینی برای {{3}} ارسال کنید.
مفید و دوستانه باشید. بر روی درک نیازهای آنها تمرکز کنید.
این ربات کل فرآیند فروش را با ارسال خودکار قالبها در لحظات کلیدی مدیریت میکند.
آزمایش ارسال قالب ربات شما
قبل از اینکه به ربات خود اجازه دهید قالبها را به مشتریان واقعی ارسال کند، آن را بهطور کامل آزمایش کنید:
- با ربات خود به عنوان یک مشتری گفتگو کنید.
- از سناریوهایی که باید قالبها را فعال کنند، عبور کنید.
- از شماره تلفن خود برای آزمایش استفاده کنید
- تأیید کنید که ربات الگوی صحیح را در زمان مناسب ارسال میکند.
- بررسی کنید که همه متغیرها به درستی پر شدهاند.
آزمایش هر قالب چند سنت هزینه دارد (هزینه معمول ارسال قالب)، اما ارزش آن را دارد که قبل از اینکه مشتریان آنها را ببینند، هر گونه مشکلی را شناسایی کنید.
اشتباهات رایجی که باید از آنها اجتناب کرد
غلط نوشتن نام الگو: اگر در دستورالعملهای خود "appointment_reminder" بنویسید اما قالب واقعی "appointment-reminder" (با خط تیره) نامیده شود، ربات آن را پیدا نخواهد کرد. نام دقیق را از صفحه قالبهای خود کپی کنید.
فراموش کردن گفتن به ربات که از چه مقادیری برای متغیرها استفاده کند: اگر قالب شما شامل {{1}}، {{2}}، {{3}} باشد اما به ربات نگویید که اینها چه باید باشند، ربات نمیداند چه چیزی را باید جایگزین کند. همیشه مشخص کنید که هر متغیر باید چه محتوایی داشته باشد.
ابتدا جمعآوری نکردن اطلاعات: اگر قالب شما به نام شخص و زمان قرار ملاقات نیاز دارد، اما ربات شما قالب را قبل از پرسیدن این سوالات ارسال میکند، متغیرها خالی خواهند بود. اطمینان حاصل کنید که ربات تمام اطلاعات مورد نیاز را قبل از ارسال جمعآوری کند.
ارسال قالبها در داخل بازه ۲۴ ساعته: به یاد داشته باشید، شما فقط زمانی به قالبها نیاز دارید که خارج از بازه ۲۴ ساعته پیام ارسال میکنید. اگر کسی به تازگی به شما پیام داده است، ربات میتواند به صورت عادی و رایگان بدون استفاده از قالب پاسخ دهد.
مبهم بودن در دستورالعملها: "ارسال یک الگو زمانی که کسی یکی میخواهد" بسیار مبهم است. "الگوی با نام 'appointment_confirmation' را پس از اینکه کسی یک وقت ملاقات رزرو میکند و تمام جزئیات را تأیید میکند، ارسال کنید" واضح و مشخص است.
ترکیب ارسالهای دستی و خودکار
شما نیازی ندارید که بین ارسال قالبها به صورت دستی از طریق صفحه نمایش پخش و ارسال خودکار آنها توسط رباتها. از هر دو استفاده کنید:
ارسالهای دستی پخش عالی کار میکند برای:
- اعلام فروش یا رویدادها به کل لیست مشتریان شما
- ارسال یادآوریهای قرار ملاقات به همه افرادی که فردا قرار ملاقات دارند
- پیگیری با سرنخهایی که در یک رویداد جمعآوری کردهاید
ربات خودکار ارسال میکند عالی کار میکند برای:
- پاسخ به درخواستهای فردی در زمان واقعی
- ارسال تأییدیهها بلافاصله پس از انجام اقدام توسط فرد
- ارائه اطلاعات در طول مکالمات
از صفحه پخش برای ارسالهای انبوه به تعداد زیادی از افراد بهطور همزمان استفاده کنید. از اتوماسیون ربات برای ارسالهای شخصیسازیشده و متنی در طول مکالمات فردی بهره ببرید. با هم، تمامی نیازهای شما در ارسال قالبها را پوشش میدهند.
چه چیزی رایگان است، چه چیزی هزینه دارد؟
بیایید درباره هزینهها کاملاً شفاف باشیم:
رایگان:
- داشتن یک بات (ایجاد و پیکربندی باتها در Boti رایگان است)
- مکالمات در بازه زمانی ۲۴ ساعته (ربات یا دستی، کاملاً رایگان)
- دریافت پیامها (نامحدود، رایگان)
هزینههای توکنهای AI (استفاده از Boti):
- ربات با استفاده از هوش مصنوعی برای درک و پاسخ به پیامها
- هر پیامی که ربات تحلیل و به آن پاسخ میدهد از توکنها استفاده میکند.
هزینهها (پرداخت به Facebook):
- ارسال قالبها (حدود ۲ تا ۱۰ سنت برای هر قالب)
- این قانون چه به صورت دستی ارسال کنید و چه از طریق یک ربات، اعمال میشود.
- هزینه ارسال قالب به خودی خود پولی است، نه اتوماسیون ربات.
بنابراین اتوماسیون ربات هزینه اضافی فراتر از هزینههای ارسال قالب که به هر حال پرداخت میکنید ندارد. ربات فقط ارسال را به صورت خودکار انجام میدهد به جای اینکه شما به صورت دستی این کار را انجام دهید.
پیشرفته: یکپارچهسازی با سیستمهای خارجی
برای موارد استفاده بسیار پیشرفته، ربات شما میتواند با سیستمهای خارجی کار کند تا زمان ارسال قالبها را تعیین کند. به عنوان مثال:
- با Google Calendar یکپارچه شوید تا یادآوریهای قرار ملاقات را بر اساس رویدادهای برنامهریزی شده ارسال کنید.
- به سیستم سفارش خود متصل شوید تا بهروزرسانیهای حمل و نقل را هنگام ارسال سفارشها ارسال کنید.
- دادهها را از Google Sheets بکشید تا قالبهای شخصیسازیشده را به یک لیست ارسال کنید.
این یکپارچهسازیهای پیشرفته نیاز به تنظیمات فنی دارند، اما امکان اتوماسیون قدرتمند را فراهم میکنند. اگر به این سطح از اتوماسیون علاقهمند هستید، بررسی کنید مستندات ابزارها و یکپارچهسازیهای Boti.
بعدی چیست؟
شما اکنون میدانید چگونه ارسال قالبها را با رباتها خودکار کنید. برای تکمیل دانش خود درباره قالبها:
- بیشتر درباره نوشتن دستورالعملهای مؤثر برای رباتها بیاموزید.
- بررسی نحوه نوشتن قالبهایی که تایید میشوند
- تفاوت بین قالبهای بازاریابی و قالبهای خدماتی را درک کنید.
اتوماسیون جایی است که قدرت واقعی قالبهای WhatsApp به کار میآید. یک بار آن را تنظیم کنید و ربات شما ارتباطات مشتریان را به صورت ۲۴/۷ مدیریت میکند بدون اینکه شما انگشت خود را تکان دهید. مشتریان شما پاسخهای فوری دریافت میکنند، شما زمان صرفهجویی میکنید و کسبوکار شما روانتر عمل میکند.