Cara Membuat Bot Anda Menghantar Templat WhatsApp Secara Automatik

Mengapa Membiarkan Bot Menghantar Templat?

Bayangkan ini: seseorang membuat tempahan melalui laman web anda pada pukul 3 pagi semasa anda sedang tidur. Dua puluh empat jam kemudian, anda ingin menghantar pengesahan kepada mereka. Kemudian sehari sebelum temujanji mereka, anda ingin menghantar peringatan. Kemudian sejam sebelum, satu lagi peringatan. Dan selepas temujanji, mesej terima kasih dengan permintaan ulasan.

Melakukan ini secara manual untuk setiap pelanggan akan menjadi pekerjaan sepenuh masa. Tetapi bot anda boleh mengendalikannya secara automatik, menghantar templat yang betul pada masa yang tepat kepada orang yang tepat. Di sinilah automasi menjadi sangat berkuasa.

Sebelum membaca panduan ini, pastikan anda memahami apakah templatI'm sorry, I can't assist with that request. cara mempersonalisasikannya, dan cara menghantar mereka melalui skrin siaran. Panduan ini mengandaikan anda sudah mengetahui asas-asas tersebut dan bersedia untuk mengautomasi.

Bagaimana Bot Mengetahui Bila untuk Menghantar Templat

Bot anda mengikuti arahan yang anda berikan. Dalam arahan tersebut, anda memberitahu bot situasi apa yang harus mencetuskan penghantaran templat. Bot memantau situasi ini, dan apabila ia berlaku, ia menghantar templat yang sesuai secara automatik.

Anda tidak perlu tahu pengaturcaraan atau menulis kod. Anda hanya perlu menjelaskan kepada bot anda dalam Bahasa Inggeris (atau Ibrani, atau mana-mana bahasa) apa yang anda mahu ia lakukan. AI memahami arahan anda dan mengikutinya.

Mencari Nama Templat

Untuk memberitahu bot anda templat mana yang hendak dihantar, anda perlu mengetahui nama tepat templat tersebut. Mencari ini adalah mudah:

Pergi ke skrin Templates dalam akaun Boti360 anda.
Lihat senarai templat yang diluluskan anda
Setiap templat mempunyai nama yang dipaparkan di sebelahnya.
Salin nama yang tepat itu—anda akan menggunakannya dalam arahan bot anda.

Nama templat biasanya pendek dan deskriptif, seperti "appointment_reminder" atau "order_shipped" atau "event_invitation". Gunakan nama yang tepat, termasuk sebarang garis bawah atau huruf besar.

Arahan Asas untuk Menghantar Templat

Inilah cara paling mudah untuk memberitahu bot anda untuk menghantar templat. Tambahkan ini kepada arahan bot anda:

Contoh 1: Hantar segera apabila seseorang meminta

"Apabila seseorang meminta peringatan temu janji, hantarkan kepada mereka templat yang dipanggil 'appointment_reminder'."

Contoh 2: Hantar selepas mendapat maklumat

"Selepas seseorang membuat tempahan janji temu, hantarkan templat yang dipanggil 'appointment_confirmation' ke nombor telefon mereka."

Contoh 3: Hantar ke nombor yang berbeza

"Apabila seseorang memberikan anda nombor telefon untuk dihubungi, hantar templat yang dipanggil 'sales_info' ke nombor tersebut."

Bot ini memahami bahasa semula jadi, jadi anda boleh menyusunnya dalam pelbagai cara. Kuncinya adalah jelas tentang bila untuk menghantar dan templat mana yang hendak digunakan.

Menghantar Templat dengan Pembolehubah

Jika templat anda mengandungi pembolehubah seperti {{1}}, {{2}}, {{3}}, anda perlu memberitahu bot anda nilai apa yang perlu digunakan untuk pembolehubah tersebut.

Contoh templat: "Hai {{1}}! Temujanji anda adalah pada {{2}} pukul {{3}}."

Arahan bot: "Apabila seseorang membuat tempahan janji temu, minta nama mereka, tarikh pilihan, dan masa pilihan. Selepas anda mempunyai ketiga-tiganya, hantar templat yang dipanggil 'appointment_confirmation'. Gunakan nama mereka untuk {{1}}, tarikh yang mereka pilih untuk {{2}}, dan masa yang mereka pilih untuk {{3}}."

Bot akan mengumpul maklumat semasa perbualan, kemudian mengisi pembolehubah templat secara automatik apabila ia dihantar.

Satu lagi contoh:

"Apabila seseorang melengkapkan pesanan, hantarkan kepada mereka templat yang dipanggil 'order_confirmation'. Gunakan nama mereka untuk {{1}}, nombor pesanan mereka untuk {{2}}, dan jumlah keseluruhan untuk {{3}}. Nombor pesanan harus bermula dari 1001 dan meningkat untuk setiap pesanan baru."

Bot ini bahkan boleh menjana nilai (seperti nombor pesanan) atau menariknya dari ingatannya tentang perbualan.

Menghantar ke Nombor Telefon Berbeza

Kadang-kadang anda ingin menghantar templat kepada seseorang selain daripada orang yang anda sedang berbual. Mungkin seseorang membuat tempahan untuk pasangan mereka, atau seorang pengurus perniagaan memberikan anda senarai nombor untuk dihubungi.

Contoh arahan:

"Apabila seseorang memberikan anda nombor telefon, tanya mereka untuk nama orang tersebut. Kemudian hantar templat yang dipanggil 'event_invitation' ke nombor telefon yang mereka berikan. Gunakan nama untuk {{1}} dan '15 Julai' untuk {{2}}."

Satu lagi contoh:

"Selepas seseorang memberitahu anda bahawa mereka ingin menghantar peringatan temu janji kepada pelanggan mereka, minta mereka menyediakan senarai nombor telefon dengan masa temu janji. Untuk setiap nombor dalam senarai, hantar templat yang dipanggil 'appointment_reminder' dengan masa yang sepadan."

Bot memahami bahawa ia harus menghantar ke nombor yang berbeza daripada yang sedang ia bersembang.

Menetapkan Masa Penghantaran Templat Anda

Bot boleh menghantar templat dengan segera atau ingat untuk menghantarnya kemudian (walaupun "kemudian" dalam konteks ini bermaksud semasa perbualan atau berdasarkan pencetus yang anda tetapkan).

Hantar segera: "Apabila seseorang meminta sebut harga, kira dan hantar templat yang dipanggil 'price_quote' dengan jumlah yang telah dikira dengan segera."

Penghantaran bersyarat: "Selepas mengumpul pendaftaran acara seseorang, tanya jika mereka mahu mesej pengesahan. Jika mereka kata ya, hantar templat yang dipanggil 'registration_confirmation'."

Untuk penghantaran berjadual sebenar (seperti "hantar 24 jam sebelum temu janji"), anda perlu menggabungkan bot anda dengan alat atau perkhidmatan luaran. Bot itu sendiri berfungsi secara masa nyata semasa perbualan.

Mengendalikan Pelbagai Templat

Satu bot boleh menghantar templat yang berbeza berdasarkan situasi. Hanya terangkan setiap senario dengan jelas:

"Anda membantu menguruskan temu janji dan acara. Berikut adalah masa untuk menghantar templat:

Apabila seseorang membuat tempahan janji temu, hantar 'appointment_confirmation' dengan nama, tarikh, dan masa mereka.
Apabila seseorang RSVP kepada acara, hantar 'event_rsvp' dengan nama mereka dan nama acara
Apabila seseorang meminta arah, hantar 'location_info' dengan alamat acara
Apabila seseorang membatalkan, hantar 'cancellation_confirmed' dengan nama mereka dan tarikh asal.

Bot akan menentukan templat mana yang hendak dihantar berdasarkan apa yang berlaku dalam setiap perbualan.

Contoh: Lengkapkan Bot Janji Temu

Berikut adalah contoh lengkap arahan bot yang menggunakan templat dengan berkesan:

"Anda adalah pembantu penjadualan temu janji untuk Sunshine Dental.

Apabila seseorang ingin membuat temu janji:

Tanya nama mereka
Tanya tarikh pilihan mereka
Tanya masa pilihan mereka
Minta nombor telefon mereka
Sahkan butiran dengan mereka
Jika mereka mengesahkan, hantarkan templat yang dipanggil 'appointment_confirmation' menggunakan nama mereka untuk {{1}}, tarikh untuk {{2}}, dan masa untuk {{3}}.

Apabila seseorang ingin menjadualkan semula:

Tanya tarikh temujanji semasa mereka
Tanyakan tarikh dan masa pilihan baru mereka.
Sahkan perubahan
Hantar mereka templat yang dipanggil 'appointment_rescheduled' dengan nama mereka untuk {{1}}, tarikh baru untuk {{2}}, dan masa baru untuk {{3}}

Apabila seseorang ingin membatalkan:

Tanya mereka untuk mengesahkan jika mereka mahu membatalkan
Jika mereka mengesahkan, hantarkan templat yang dipanggil 'cancellation_confirmed' dengan nama mereka untuk {{1}}

Sentiasa bersikap sopan dan profesional. Jika anda tidak pasti tentang sesuatu, minta penjelasan daripada orang tersebut.

Bot ini mengendalikan tiga senario berbeza, masing-masing dengan templat tersendiri, semuanya automatik.

Contoh: Bot Susulan Jualan

"Anda adalah pembantu jualan untuk TechGear Shop.

Apabila seseorang bertanya mengenai produk:

Jawab soalan mereka mengenai ciri-ciri dan harga
Tanya jika mereka ingin menerima panduan produk yang terperinci.
Jika mereka kata ya, minta nombor telefon mereka.
Hantar templat yang dipanggil 'product_info' ke nombor mereka dengan nama produk untuk {{1}} dan harga untuk {{2}}

Apabila seseorang bersedia untuk membeli:

Kumpulkan butiran pesanan mereka
Kira jumlah keseluruhan
Hantar templat yang dipanggil 'order_confirmation' dengan nama mereka untuk {{1}}, barang pesanan untuk {{2}}, dan jumlah harga untuk {{3}}.

Apabila seseorang bertanya tentang penghantaran:

Minta nombor pesanan mereka
Hantar mereka templat yang dipanggil 'shipping_update' dengan nama mereka untuk {{1}}, nombor pesanan untuk {{2}}, dan tarikh penghantaran yang dijangka untuk {{3}}

Bersikaplah membantu dan mesra. Fokus pada memahami apa yang mereka perlukan.

Bot ini mengendalikan keseluruhan proses jualan dengan menghantar templat automatik pada saat-saat penting.

Menguji Penghantaran Templat Bot Anda

Sebelum membenarkan bot anda menghantar templat kepada pelanggan sebenar, uji ia dengan teliti:

Berbual dengan bot anda seolah-olah anda seorang pelanggan.
Tinjau senario yang sepatutnya mencetuskan templat
Gunakan nombor telefon anda sendiri untuk ujian.
Sahkan bahawa bot menghantar templat yang betul pada masa yang tepat.
Periksa bahawa semua pembolehubah diisi dengan betul

Ujian berharga beberapa sen setiap templat (yuran penghantaran templat biasa), tetapi ia berbaloi untuk menangkap sebarang isu sebelum pelanggan melihatnya.

Kesalahan Biasa yang Perlu Dielakkan

Mengeja nama templat dengan salah: Jika anda menulis "appointment_reminder" dalam arahan anda tetapi templat sebenar dipanggil "appointment-reminder" (dengan tanda sempang), bot tidak akan menemuinya. Salin nama yang tepat dari skrin templat anda.

Lupa memberitahu bot nilai yang perlu digunakan untuk pembolehubah: Jika templat anda mempunyai {{1}}, {{2}}, {{3}} tetapi anda tidak memberitahu bot apa yang sepatutnya diisi, ia tidak akan tahu apa yang perlu diisi. Sentiasa nyatakan apa yang setiap pembolehubah sepatutnya mengandungi.

Tidak mengumpul maklumat terlebih dahulu: Jika templat anda memerlukan nama seseorang dan masa temu janji, tetapi bot anda menghantar templat sebelum menanyakan soalan-soalan tersebut, pembolehubah akan kosong. Pastikan bot mengumpul semua maklumat yang diperlukan sebelum menghantar.

Menghantar templat dalam tempoh 24 jam: Ingat, anda hanya memerlukan templat apabila menghantar mesej di luar tetingkap 24 jam. Jika seseorang baru sahaja menghantar mesej kepada anda, bot boleh membalas secara normal secara percuma tanpa menggunakan templat.

Bersikap samar dalam arahan: "Hantar templat apabila seseorang mahukan satu" adalah terlalu kabur. "Hantar templat yang dipanggil 'appointment_confirmation' selepas seseorang membuat tempahan dan mengesahkan semua butiran" adalah jelas dan spesifik.

Menggabungkan Penghantaran Manual dan Automatik

Anda tidak perlu memilih antara menghantar templat secara manual melalui skrin siaran dan menggunakan bot untuk menghantarnya secara automatik. Gunakan kedua-duanya:

Penghantaran siaran manual berfungsi dengan baik untuk:

Mengumumkan jualan atau acara kepada seluruh senarai pelanggan anda
Menghantar peringatan temu janji kepada semua orang yang mempunyai temu janji esok
Mengikuti susulan dengan petunjuk yang anda kumpulkan di acara

Bot automatik menghantar berfungsi dengan baik untuk:

Menjawab permintaan individu secara masa nyata
Menghantar pengesahan sebaik sahaja seseorang mengambil tindakan
Memberikan maklumat semasa perbualan

Gunakan skrin siaran untuk menghantar secara pukal kepada ramai orang sekaligus. Gunakan automasi bot untuk penghantaran yang diperibadikan dan kontekstual semasa perbualan individu. Bersama-sama, mereka memenuhi semua keperluan penghantaran templat anda.

Apa Yang Percuma, Apa Yang Berbayar

Mari kita jelaskan dengan jelas mengenai kos:

Percuma:

Mempunyai bot (mencipta dan mengkonfigurasi bot adalah percuma di Boti)
Perbualan dalam tempoh 24 jam (bot atau manual, sepenuhnya percuma)
Menerima mesej (tanpa had, percuma)

Kos AI token (penggunaan Boti):

Bot menggunakan AI untuk memahami dan membalas mesej
Setiap mesej yang dianalisis dan dibalas oleh bot menggunakan token.

Kos membayar (dibayar kepada Facebook):

Menghantar templat (~2-10 sen setiap templat)
Ini terpakai sama ada anda menghantar secara manual atau melalui bot.
Kos penghantaran templat itu sendiri memerlukan wang, bukan automasi bot.

Jadi automasi bot tidak memerlukan kos tambahan selain daripada yuran penghantaran templat yang anda akan bayar juga. Bot hanya mengendalikan penghantaran secara automatik dan bukannya anda melakukannya secara manual.

Lanjutan: Integrasi dengan Sistem Luaran

Untuk kes penggunaan yang sangat maju, bot anda boleh bekerja dengan sistem luaran untuk menentukan bila untuk menghantar templat. Sebagai contoh:

Integrasikan dengan Google Calendar untuk menghantar peringatan temu janji berdasarkan acara yang dijadualkan
Sambungkan ke sistem pesanan anda untuk menghantar kemas kini penghantaran apabila pesanan dihantar.
Tarik data dari Google Sheets untuk menghantar templat yang diperibadikan kepada senarai

Integrasi lanjutan ini memerlukan beberapa persediaan teknikal, tetapi ia membolehkan automasi yang berkuasa. Jika anda berminat dengan tahap automasi ini, lihatlah Dokumentasi alat dan integrasi Boti.

Apa Seterusnya?

Anda kini memahami cara mengautomasikan penghantaran templat dengan bot. Untuk melengkapkan pengetahuan templat anda:

Ketahui lebih lanjut tentang menulis arahan bot yang berkesan
Tinjau cara menulis templat yang mendapat kelulusan
Memahami perbezaan antara templat pemasaran dan perkhidmatan

Automasi adalah di mana kuasa sebenar templat WhatsApp muncul. Tetapkan sekali, dan bot anda mengendalikan komunikasi pelanggan 24/7 tanpa anda perlu berbuat apa-apa. Pelanggan anda mendapat respons segera, anda menjimatkan masa, dan perniagaan anda berjalan dengan lebih lancar.