Hur du får din bot att skicka WhatsApp-mallar automatiskt

Varför låta bots skicka mallar?

Föreställ dig detta: någon bokar en tid genom din webbplats klockan 3 på morgonen medan du sover. Tjugofyra timmar senare vill du skicka en bekräftelse till dem. Sedan dagen före deras möte vill du skicka en påminnelse. Sedan en timme innan, ytterligare en påminnelse. Och efter mötet, ett tackmeddelande med en förfrågan om recension.

Att göra detta manuellt för varje kund skulle vara ett heltidsjobb. Men din bot kan hantera allt automatiskt, skicka rätt mall vid rätt tidpunkt till rätt person. Det är här automatisering blir otroligt kraftfullt.

Innan du läser den här guiden, se till att du förstår vad mallar är, hur man anpassar dem, och hur man skickar dem via sändningsskärmen. Den här guiden förutsätter att du känner till dessa grunder och är redo att automatisera.

Hur bots vet när de ska skicka mallar

Din bot följer de instruktioner du ger den. I dessa instruktioner talar du om för boten vilka situationer som ska utlösa en mallskickning. Botten övervakar dessa situationer, och när de inträffar, skickar den automatiskt den lämpliga mallen.

Du behöver inte kunna programmering eller skriva kod. Du förklarar bara för din bot på enkel engelska (eller hebreiska, eller vilket språk som helst) vad du vill att den ska göra. AI:n förstår dina instruktioner och följer dem.

Hitta mallens namn

För att tala om för din bot vilken mall som ska skickas, behöver du veta mallens exakta namn. Att hitta detta är enkelt:

1. Gå till skärmen Mallar i ditt Boti360-konto
2. Titta på listan över dina godkända mallar
3. Varje mall har ett namn som visas bredvid den
4. Kopiera det exakta namnet—du kommer att använda det i dina botinstruktioner

Mallnamn är vanligtvis korta och beskrivande, som "appointment_reminder" eller "order_shipped" eller "event_invitation". Använd det exakta namnet, inklusive eventuella understreck eller versaler.

Grundläggande instruktioner för att skicka mallar

Här är det enklaste sättet att få din bot att skicka en mall. Lägg till detta i din bots instruktioner:

Exempel 1: Skicka omedelbart när någon frågar

"När någon ber om en påminnelse för ett möte, skicka dem mallen som heter 'appointment_reminder'."

Exempel 2: Skicka efter att ha fått information

"Efter att någon bokar en tid, skicka dem mallen som heter 'appointment_confirmation' till deras telefonnummer."

Exempel 3: Skicka till ett annat nummer

"När någon ger dig ett telefonnummer att kontakta, skicka mallen som heter 'sales_info' till det numret."

Botten förstår naturligt språk, så du kan formulera det på olika sätt. Nyckeln är att vara tydlig med när du ska skicka och vilken mall du ska använda.

Skicka mallar med variabler

Om din mall innehåller variabler som {{1}}, {{2}}, {{3}}, behöver du tala om för din bot vilka värden som ska användas för dessa variabler.

Exempelmall: "Hej {{1}}! Din bokning är den {{2}} kl. {{3}}."

Instruktioner för bot: "När någon bokar en tid, fråga efter deras namn, önskat datum och önskad tid. När du har alla tre, skicka mallen som heter 'appointment_confirmation'. Använd deras namn för {{1}}, datumet de valde för {{2}}, och tiden de valde för {{3}}."

Botten kommer att samla in informationen under samtalet och sedan automatiskt fylla i mallvariablerna när den skickar.

Ett annat exempel:

"När någon slutför en beställning, skicka dem mallen som heter 'order_confirmation'. Använd deras namn för {{1}}, deras ordernummer för {{2}}, och det totala beloppet för {{3}}. Ordernumret bör börja från 1001 och öka för varje ny beställning."

Boten kan till och med generera värden (som ordernummer) eller hämta dem från sitt minne av konversationen.

Skicka till olika telefonnummer

Ibland vill du skicka en mall till någon annan än den person du pratar med. Kanske bokar någon en tid för sin make/maka, eller en affärschef ger dig en lista med nummer att kontakta.

Exempelinstruktioner:

"När någon ger dig ett telefonnummer, fråga dem om personens namn. Skicka sedan mallen som heter 'event_invitation' till telefonnumret de gav. Använd namnet för {{1}} och '15 juli' för {{2}}."

Ett annat exempel:

"Efter att någon berättar att de vill skicka påminnelser om möten till sina kunder, be dem att tillhandahålla en lista med telefonnummer och mötestider. För varje nummer i listan, skicka mallen som heter 'appointment_reminder' med motsvarande tid."

Botten förstår att den ska skicka till ett annat nummer än det den chattar med.

Tajma dina mallutskick

Bots kan skicka mallar omedelbart eller komma ihåg att skicka dem senare (även om "senare" i detta sammanhang betyder under samtalet eller baserat på utlösare du ställer in).

Omedelbar sändning: "När någon ber om en offert, beräkna den och skicka mallen som heter 'price_quote' direkt med det beräknade beloppet."

Villkorlig sändning: "Efter att ha samlat in någons evenemangsregistrering, fråga om de vill ha ett bekräftelsemeddelande. Om de säger ja, skicka mallen som heter 'registration_confirmation'."

För verkliga schemalagda utskick (som "skicka 24 timmar före mötet") behöver du kombinera din bot med externa verktyg eller tjänster. Själva boten fungerar i realtid under samtal.

Hantering av flera mallar

En enda bot kan skicka olika mallar beroende på situationen. Förklara bara varje scenario tydligt:

"Du hjälper till att hantera möten och evenemang. Här är när du ska skicka mallar:

• När någon bokar en tid, skicka 'appointment_confirmation' med deras namn, datum och tid.
• När någon OSA till ett evenemang, skicka 'event_rsvp' med deras namn och evenemangsnamn.
• När någon ber om vägbeskrivning, skicka 'location_info' med evenemangsadressen.
• När någon avbokar, skicka 'cancellation_confirmed' med deras namn och ursprungliga datum.

Botten kommer att avgöra vilken mall som ska skickas baserat på vad som händer i varje konversation.

Exempel: Komplett Avtalsbot

Här är ett fullständigt exempel på botinstruktioner som använder mallar effektivt:

"Du är en assistent för tidsbokning hos Sunshine Dental.

När någon vill boka en tid:

1. Fråga efter deras namn
2. Fråga efter deras föredragna datum
3. Fråga efter deras föredragna tid
4. Be om deras telefonnummer
5. Bekräfta detaljerna med dem
6. Om de bekräftar, skicka dem mallen som heter 'appointment_confirmation' och använd deras namn för {{1}}, datumet för {{2}}, och tiden för {{3}}.

När någon vill boka om:

1. Fråga efter deras nuvarande mötesdatum
2. Fråga efter deras nya föredragna datum och tid.
3. Bekräfta ändringen
4. Skicka dem mallen som heter 'appointment_rescheduled' med deras namn för {{1}}, det nya datumet för {{2}}, och den nya tiden för {{3}}.

När någon vill avbryta:

1. Be dem att bekräfta att de vill avbryta
2. Om de bekräftar, skicka dem mallen som heter 'cancellation_confirmed' med deras namn för {{1}}

Var alltid artig och professionell. Om du är osäker på något, be personen om förtydligande.

Denna bot hanterar tre olika scenarier, var och en med sin egen mall, alla automatiserade.

Exempel: Försäljningsuppföljningsbot

"Du är en försäljningsassistent för TechGear Shop.

När någon frågar om en produkt:

1. Svara på deras frågor om funktioner och prissättning
2. Fråga om de vill ta emot en detaljerad produktguide
3. Om de säger ja, be om deras telefonnummer
4. Skicka mallen kallad 'product_info' till deras nummer med produktnamnet för {{1}} och priset för {{2}}

När någon är redo att köpa:

1. Samla in deras orderdetaljer
2. Beräkna totalen
3. Skicka dem mallen som heter 'order_confirmation' med deras namn för {{1}}, beställningsartiklar för {{2}}, och totalpris för {{3}}.

När någon frågar om leverans:

1. Be om deras ordernummer
2. Skicka dem mallen som heter 'shipping_update' med deras namn för {{1}}, ordernummer för {{2}}, och beräknat leveransdatum för {{3}}

Var hjälpsam och vänlig. Fokusera på att förstå vad de behöver.

Denna bot hanterar hela försäljningsprocessen med automatiserade mallutskick vid viktiga tillfällen.

Testar din bots mallskickande

Innan du låter din bot skicka mallar till riktiga kunder, testa den noggrant:

1. Chatta med din bot som om du vore en kund
2. Gå igenom de scenarier som bör utlösa mallar
3. Använd ditt eget telefonnummer för testning
4. Verifiera att boten skickar rätt mall vid rätt tidpunkt
5. Kontrollera att alla variabler är ifyllda korrekt

Testning kostar några ören per mall (den vanliga avgiften för att skicka mallar), men det är värt det för att upptäcka eventuella problem innan kunderna ser dem.

Vanliga misstag att undvika

Felstavning av mallnamnet: Om du skriver "appointment_reminder" i dina instruktioner men den faktiska mallen heter "appointment-reminder" (med ett bindestreck), kommer boten inte att hitta den. Kopiera det exakta namnet från din mallskärm.

Att glömma att tala om för boten vilka värden som ska användas för variabler: Om din mall har {{1}}, {{2}}, {{3}} men du inte berättar för boten vad dessa ska vara, kommer den inte att veta vad den ska fylla i. Ange alltid vad varje variabel ska innehålla.

Att inte samla in informationen först: Om din mall behöver någons namn och tid för mötet, men din bot skickar mallen innan dessa frågor ställs, kommer variablerna att vara tomma. Se till att boten samlar in all nödvändig information innan den skickas.

Skicka mallar inom 24-timmarsfönstret: Kom ihåg, du behöver bara mallar när du skickar meddelanden utanför 24-timmarsfönstret. Om någon precis har skickat ett meddelande till dig kan boten svara normalt gratis utan att använda en mall.

Att vara vag i instruktioner: "Skicka en mall när någon vill ha en" är för vagt. "Skicka mallen som heter 'appointment_confirmation' efter att någon bokar en tid och bekräftar alla detaljer" är tydligt och specifikt.

Kombinera manuella och automatiserade utskick

Du behöver inte välja mellan att skicka mallar manuellt genom sändningsskärm och låta bots skicka dem automatiskt. Använd båda:

Manuell sändning av utskick fungerar utmärkt för:

• Tillkännage försäljning eller evenemang till hela din kundlista
• Skickar påminnelser om möten till alla med bokade tider imorgon
• Följa upp med leads du samlade in på ett evenemang

Automatiserad bot skickar fungerar utmärkt för:

• Svara på individuella förfrågningar i realtid
• Skicka bekräftelser omedelbart efter att någon agerar
• Att ge information under samtal

Använd sändningsskärmen för massutskick till många personer samtidigt. Använd botautomation för personliga, kontextuella utskick under individuella konversationer. Tillsammans täcker de alla dina behov av mallutskick.

Vad är gratis, vad kostar pengar

Låt oss vara kristallklara om kostnaderna:

Gratis:

• Att ha en bot (att skapa och konfigurera bots är gratis i Boti)
• Samtal inom 24-timmarsfönstret (bot eller manuellt, helt gratis)
• Ta emot meddelanden (obegränsat, gratis)

Kostnader för AI-tokens (Boti-användning):

• Bot som använder AI för att förstå och svara på meddelanden
• Varje meddelande som boten analyserar och svarar på använder tokens.

Kostar pengar (betalas till Facebook):

• Skicka mallar (~2-10 cent per mall)
• Detta gäller oavsett om du skickar manuellt eller via en bot.
• Själva mallskicket kostar pengar, inte bot-automatiseringen.

Så bot-automation kostar inte extra utöver de avgifter för mallskick som du ändå skulle betala. Botten hanterar bara utskicket automatiskt istället för att du gör det manuellt.

Avancerad: Integration med externa system

För riktigt avancerade användningsområden kan din bot arbeta med externa system för att avgöra när mallar ska skickas. Till exempel:

• Integrera med Google Calendar för att skicka påminnelser om möten baserat på schemalagda händelser.
• Anslut till ditt ordersystem för att skicka leveransuppdateringar när beställningar skickas.
• Hämta data från Google Sheets för att skicka personliga mallar till en lista

Dessa avancerade integrationer kräver viss teknisk installation, men de möjliggör kraftfull automatisering. Om du är intresserad av denna nivå av automatisering, kolla in Boti's verktyg och integrationsdokumentation.

Vad är nästa steg?

Du förstår nu hur man automatiserar utskick av mallar med bots. För att fullborda din mallkunskap:

• Lär dig mer om att skriva effektiva instruktioner för botar
• Granska hur man skriver mallar som blir godkända
• Förstå skillnaden mellan marknadsförings- och servicemallar

Automatisering är där den verkliga styrkan hos WhatsApp-mallar kommer in. Ställ in det en gång, och din bot hanterar kundkommunikation dygnet runt utan att du behöver lyfta ett finger. Dina kunder får omedelbara svar, du sparar tid, och ditt företag fungerar smidigare.