Jak sprawić, by Twój bot automatycznie wysyłał szablony WhatsApp

Dlaczego pozwalać botom wysyłać szablony?

Wyobraź sobie to: ktoś rezerwuje wizytę na twojej stronie internetowej o 3 nad ranem, gdy śpisz. Dwadzieścia cztery godziny później chcesz wysłać im potwierdzenie. Następnie dzień przed wizytą chcesz wysłać przypomnienie. Potem godzinę przed, kolejne przypomnienie. A po wizycie, wiadomość z podziękowaniem i prośbą o recenzję.

Robienie tego ręcznie dla każdego klienta byłoby pracą na pełny etat. Ale Twój bot może to wszystko obsłużyć automatycznie, wysyłając odpowiedni szablon we właściwym czasie do właściwej osoby. To właśnie tutaj automatyzacja staje się niezwykle potężna.

Przed przeczytaniem tego przewodnika upewnij się, że rozumiesz czym są szablony, jak je spersonalizować, oraz jak je wysłać przez ekran transmisji. Ten przewodnik zakłada, że znasz te podstawy i jesteś gotowy do automatyzacji.

Jak boty wiedzą, kiedy wysyłać szablony

Twój bot wykonuje instrukcje, które mu podajesz. W tych instrukcjach określasz sytuacje, które powinny wywołać wysłanie szablonu. Bot monitoruje te sytuacje, a gdy się pojawią, automatycznie wysyła odpowiedni szablon.

Nie musisz znać programowania ani pisać kodu. Wystarczy, że wytłumaczysz swojemu botowi w prostym angielskim (lub hebrajskim, lub w jakimkolwiek języku), co chcesz, aby zrobił. Sztuczna inteligencja rozumie twoje instrukcje i je wykonuje.

Znajdowanie nazwy szablonu

Aby poinformować swojego bota, który szablon wysłać, musisz znać dokładną nazwę szablonu. Znalezienie tego jest proste:

Przejdź do ekranu Szablony w swoim koncie Boti360
Spójrz na listę swoich zatwierdzonych szablonów
Każdy szablon ma nazwę wyświetlaną obok niego.
Skopiuj tę dokładną nazwę — użyjesz jej w instrukcjach dla swojego bota.

Nazwy szablonów są zazwyczaj krótkie i opisowe, takie jak "appointment_reminder" lub "order_shipped" lub "event_invitation". Użyj dokładnej nazwy, w tym wszelkich podkreśleń lub wielkich liter.

Podstawowe instrukcje dotyczące wysyłania szablonów

Oto najprostszy sposób, aby poinstruować swojego bota do wysłania szablonu. Dodaj to do instrukcji swojego bota:

Przykład 1: Wyślij natychmiast, gdy ktoś poprosi

"Kiedy ktoś prosi o przypomnienie o spotkaniu, wyślij mu szablon o nazwie 'appointment_reminder'."

Przykład 2: Wyślij po uzyskaniu informacji

"Po zarezerwowaniu wizyty, wyślij im szablon o nazwie 'appointment_confirmation' na ich numer telefonu."

Przykład 3: Wyślij na inny numer

"Kiedy ktoś poda ci numer telefonu do kontaktu, wyślij na ten numer szablon o nazwie 'sales_info'."

Bot rozumie język naturalny, więc możesz formułować to na różne sposoby. Kluczowe jest jasne określenie, kiedy wysłać i którego szablonu użyć.

Wysyłanie szablonów z zmiennymi

Jeśli Twój szablon zawiera zmienne takie jak {{1}}, {{2}}, {{3}}, musisz poinformować swojego bota, jakie wartości mają być użyte dla tych zmiennych.

Przykładowy szablon: "Cześć {{1}}! Twoja wizyta jest zaplanowana na {{2}} o {{3}}."

Instrukcje dla bota: "Kiedy ktoś rezerwuje wizytę, poproś o jego imię, preferowaną datę i preferowaną godzinę. Gdy będziesz mieć wszystkie trzy, wyślij szablon o nazwie 'appointment_confirmation'. Użyj ich imienia dla {{1}}, wybranej daty dla {{2}} i wybranej godziny dla {{3}}."

Bot zbierze informacje podczas rozmowy, a następnie automatycznie wypełni zmienne szablonu przy wysyłaniu.

Kolejny przykład:

"Kiedy ktoś złoży zamówienie, wyślij mu szablon o nazwie 'order_confirmation'. Użyj ich imienia dla {{1}}, numeru zamówienia dla {{2}} oraz całkowitej kwoty dla {{3}}. Numer zamówienia powinien zaczynać się od 1001 i zwiększać się dla każdego nowego zamówienia."

Bot może nawet generować wartości (takie jak numery zamówień) lub pobierać je z pamięci rozmowy.

Wysyłanie na różne numery telefonów

Czasami chcesz wysłać szablon do kogoś innego niż osoba, z którą rozmawiasz. Może ktoś rezerwuje wizytę dla swojego małżonka, albo menedżer biznesowy daje ci listę numerów do skontaktowania się.

Przykładowe instrukcje:

"Kiedy ktoś podaje ci numer telefonu, poproś go o imię tej osoby. Następnie wyślij szablon o nazwie 'event_invitation' na podany numer telefonu. Użyj imienia dla {{1}} i '15 lipca' dla {{2}}."

Kolejny przykład:

"Po tym, jak ktoś powie, że chce wysyłać przypomnienia o spotkaniach do swoich klientów, poproś go o dostarczenie listy numerów telefonów z terminami spotkań. Dla każdego numeru na liście wyślij szablon o nazwie 'appointment_reminder' z odpowiednim czasem."

Bot rozumie, że powinien wysłać na inny numer niż ten, z którym rozmawia.

Planowanie wysyłki szablonów

Boty mogą wysyłać szablony natychmiast lub pamiętać, aby wysłać je później (choć „później” w tym kontekście oznacza podczas rozmowy lub na podstawie ustawionych przez Ciebie wyzwalaczy).

Natychmiastowa wysyłka: "Kiedy ktoś poprosi o wycenę, oblicz ją i natychmiast wyślij szablon o nazwie 'price_quote' z obliczoną kwotą."

Warunkowe wysyłanie: "Po zebraniu rejestracji na wydarzenie, zapytaj, czy chcą otrzymać wiadomość potwierdzającą. Jeśli odpowiedzą twierdząco, wyślij szablon o nazwie 'registration_confirmation'."

Aby wysyłać wiadomości zgodnie z harmonogramem (takie jak "wyślij 24 godziny przed spotkaniem"), musisz połączyć swojego bota z zewnętrznymi narzędziami lub usługami. Sam bot działa w czasie rzeczywistym podczas rozmów.

Obsługa wielu szablonów

Pojedynczy bot może wysyłać różne szablony w zależności od sytuacji. Wystarczy jasno wyjaśnić każdy scenariusz:

"Pomagasz zarządzać spotkaniami i wydarzeniami. Oto kiedy wysyłać szablony:

Gdy ktoś zarezerwuje wizytę, wyślij 'appointment_confirmation' z ich imieniem, datą i godziną.
Kiedy ktoś potwierdza udział w wydarzeniu, wyślij 'event_rsvp' z jego imieniem i nazwą wydarzenia.
Kiedy ktoś pyta o drogę, wyślij 'location_info' z adresem wydarzenia.
Gdy ktoś anuluje, wyślij 'cancellation_confirmed' z jego imieniem i oryginalną datą.

Bot ustali, który szablon wysłać, w oparciu o to, co dzieje się w każdej rozmowie.

Przykład: Complete Appointment Bot

Oto pełny przykład instrukcji dla bota, które skutecznie wykorzystują szablony:

Jesteś asystentem do umawiania wizyt w Sunshine Dental.

Kiedy ktoś chce umówić się na wizytę:

Zapytaj o ich imię
Zapytaj o preferowaną datę.
Zapytaj o preferowany czas
Poproś o ich numer telefonu.
Potwierdź szczegóły z nimi.
Jeśli potwierdzą, wyślij im szablon o nazwie 'appointment_confirmation', używając ich imienia dla {{1}}, daty dla {{2}}, i godziny dla {{3}}.

Kiedy ktoś chce zmienić termin:

Zapytaj o ich aktualną datę wizyty.
Zapytaj o ich nowy preferowany termin i godzinę.
Potwierdź zmianę
Wyślij im szablon o nazwie 'appointment_rescheduled' z ich imieniem dla {{1}}, nową datą dla {{2}} i nowym czasem dla {{3}}

Kiedy ktoś chce anulować:

Zapytaj ich, czy chcą potwierdzić anulowanie.
Jeśli potwierdzą, wyślij im szablon o nazwie 'cancellation_confirmed' z ich imieniem dla {{1}}

Zawsze bądź uprzejmy i profesjonalny. Jeśli nie jesteś czegoś pewien, poproś osobę o wyjaśnienie.

Ten bot obsługuje trzy różne scenariusze, każdy z własnym szablonem, wszystkie zautomatyzowane.

Przykład: Bot do śledzenia sprzedaży

Jesteś asystentem sprzedaży w TechGear Shop.

Kiedy ktoś pyta o produkt:

Odpowiedz na ich pytania dotyczące funkcji i cen.
Zapytaj, czy chcieliby otrzymać szczegółowy przewodnik po produkcie.
Jeśli powiedzą tak, poproś o ich numer telefonu.
Wyślij szablon o nazwie 'product_info' na ich numer z nazwą produktu dla {{1}} i ceną dla {{2}}.

Kiedy ktoś jest gotowy do zakupu:

Zbierz szczegóły ich zamówienia
Oblicz sumę całkowitą
Wyślij im szablon o nazwie 'order_confirmation' z ich imieniem dla {{1}}, przedmiotami zamówienia dla {{2}} i całkowitą ceną dla {{3}}.

Kiedy ktoś pyta o dostawę:

Poproś o numer zamówienia
Wyślij im szablon o nazwie 'shipping_update' z ich imieniem dla {{1}}, numerem zamówienia dla {{2}} i przewidywaną datą dostawy dla {{3}}.

Bądź pomocny i przyjazny. Skup się na zrozumieniu, czego potrzebują.

Ten bot obsługuje cały proces sprzedaży, wysyłając zautomatyzowane szablony w kluczowych momentach.

Testowanie wysyłania szablonu Twojego bota

Zanim pozwolisz swojemu botowi wysyłać szablony do prawdziwych klientów, dokładnie go przetestuj:

Rozmawiaj z botem tak, jakbyś był klientem.
Przejrzyj scenariusze, które powinny uruchamiać szablony.
Użyj swojego własnego numeru telefonu do testowania.
Zweryfikuj, czy bot wysyła poprawny szablon we właściwym czasie.
Sprawdź, czy wszystkie zmienne są poprawnie wypełnione

Testowanie kosztuje kilka centów za szablon (zwykła opłata za wysyłanie szablonu), ale warto to zrobić, aby wychwycić wszelkie problemy, zanim zobaczą je klienci.

Typowe błędy, których należy unikać

Pisanie nazwy szablonu z błędem: Jeśli napiszesz "appointment_reminder" w swoich instrukcjach, ale faktyczny szablon nosi nazwę "appointment-reminder" (z myślnikiem), bot go nie znajdzie. Skopiuj dokładną nazwę z ekranu szablonów.

Zapominanie o podaniu botowi wartości dla zmiennych: Jeśli Twój szablon zawiera {{1}}, {{2}}, {{3}}, ale nie określisz, co powinno się tam znaleźć, bot nie będzie wiedział, co wstawić. Zawsze określ, co każda zmienna powinna zawierać.

Nie zbieranie informacji najpierw: Jeśli twój szablon wymaga imienia osoby i godziny spotkania, ale twój bot wysyła szablon, zanim zada te pytania, zmienne będą puste. Upewnij się, że bot zbiera wszystkie potrzebne informacje przed wysłaniem.

Wysyłanie szablonów w ciągu 24-godzinnego okna: Pamiętaj, że szablony są potrzebne tylko wtedy, gdy wysyłasz wiadomości poza 24-godzinnym oknem. Jeśli ktoś właśnie do Ciebie napisał, bot może odpowiedzieć normalnie za darmo, bez użycia szablonu.

Bycie niejasnym w instrukcjach: "Wysłać szablon, gdy ktoś chce" jest zbyt ogólne. "Wyślij szablon o nazwie 'appointment_confirmation' po tym, jak ktoś zarezerwuje wizytę i potwierdzi wszystkie szczegóły" jest jasne i konkretne.

Łączenie wysyłek ręcznych i automatycznych

Nie musisz wybierać między wysyłaniem szablonów ręcznie przez ekran transmisji i wysyłanie ich automatycznie za pomocą botów. Użyj obu:

Ręczne wysyłanie transmisji świetnie działa dla:

Ogłaszanie wyprzedaży lub wydarzeń całej liście klientów
Wysyłanie przypomnień o wizytach do wszystkich z wizytami na jutro
Śledzenie potencjalnych klientów, których zebrałeś na wydarzeniu

Automated bot wysyła świetnie działa dla:

Reagowanie na indywidualne prośby w czasie rzeczywistym
Wysyłanie potwierdzeń natychmiast po podjęciu przez kogoś działania
Dostarczanie informacji podczas rozmów

Użyj ekranu transmisji do masowych wysyłek do wielu osób jednocześnie. Wykorzystaj automatyzację botów do spersonalizowanych, kontekstowych wysyłek podczas indywidualnych rozmów. Razem pokrywają wszystkie potrzeby związane z wysyłaniem szablonów.

Co jest darmowe, co kosztuje pieniądze

Bądźmy całkowicie jasni co do kosztów:

Darmowy:

Posiadanie bota (tworzenie i konfigurowanie botów jest darmowe w Boti)
Rozmowy w ciągu 24-godzinnego okna (bot lub ręczne, całkowicie darmowe)
Odbieranie wiadomości (nielimitowane, darmowe)

Koszty AI tokenów (użycie Boti):

Bot wykorzystujący AI do rozumienia i odpowiadania na wiadomości
Każda wiadomość, którą bot analizuje i na którą odpowiada, wykorzystuje tokeny.

Kosztuje pieniądze (płatne dla Facebook):

Wysyłanie szablonów (~2-10 centów za szablon)
To ma zastosowanie, niezależnie od tego, czy wysyłasz ręcznie, czy za pośrednictwem bota.
Kosztuje sam szablon wysyłki, a nie automatyzacja bota.

Automatyzacja bota nie wiąże się z dodatkowymi kosztami poza opłatami za wysyłanie szablonów, które i tak byś poniósł. Bot po prostu automatycznie obsługuje wysyłanie zamiast robić to ręcznie.

Zaawansowane: Integracja z systemami zewnętrznymi

W przypadku naprawdę zaawansowanych zastosowań, Twój bot może współpracować z zewnętrznymi systemami, aby określić, kiedy wysyłać szablony. Na przykład:

Zintegruj się z Google Calendar, aby wysyłać przypomnienia o spotkaniach na podstawie zaplanowanych wydarzeń.
Połącz się z systemem zamówień, aby wysyłać aktualizacje wysyłki, gdy zamówienia zostaną wysłane.
Pobierz dane z Google Sheets, aby wysłać spersonalizowane szablony do listy.

Te zaawansowane integracje wymagają pewnej konfiguracji technicznej, ale umożliwiają potężną automatyzację. Jeśli jesteś zainteresowany tym poziomem automatyzacji, sprawdź Dokumentacja narzędzi i integracji Boti.

Co dalej?

Teraz rozumiesz, jak zautomatyzować wysyłanie szablonów za pomocą botów. Aby uzupełnić swoją wiedzę o szablonach:

Dowiedz się więcej o pisaniu skutecznych instrukcji dla botów.
Przegląd, jak pisać szablony, które zostają zatwierdzone
Zrozum różnicę między szablonami marketingowymi a szablonami usługowymi.

Automatyzacja to miejsce, gdzie prawdziwa moc szablonów WhatsApp wchodzi do gry. Skonfiguruj to raz, a Twój bot obsługuje komunikację z klientami 24/7 bez Twojego udziału. Twoi klienci otrzymują natychmiastowe odpowiedzi, Ty oszczędzasz czas, a Twoja firma działa sprawniej.