Cách để Bot của bạn tự động gửi Mẫu WhatsApp

Tại sao để bot gửi mẫu?

Hãy tưởng tượng điều này: ai đó đặt lịch hẹn qua trang web của bạn lúc 3 giờ sáng khi bạn đang ngủ. Hai mươi bốn giờ sau, bạn muốn gửi cho họ một xác nhận. Sau đó, ngày trước khi cuộc hẹn của họ diễn ra, bạn muốn gửi một lời nhắc. Rồi một giờ trước, một lời nhắc khác. Và sau cuộc hẹn, một tin nhắn cảm ơn kèm theo yêu cầu đánh giá.

Làm điều này thủ công cho từng khách hàng sẽ là một công việc toàn thời gian. Nhưng bot của bạn có thể xử lý tất cả tự động, gửi mẫu đúng vào thời điểm thích hợp cho đúng người. Đây là lúc tự động hóa trở nên vô cùng mạnh mẽ.

Trước khi đọc hướng dẫn này, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu mẫu là gì, cách cá nhân hóa chúng, và cách gửi chúng qua màn hình phát sóng. Hướng dẫn này giả định rằng bạn đã biết những kiến thức cơ bản đó và sẵn sàng để tự động hóa.

Cách Bots Biết Khi Nào Gửi Mẫu

Bot của bạn tuân theo các hướng dẫn mà bạn đưa ra. Trong những hướng dẫn đó, bạn chỉ định các tình huống nào nên kích hoạt việc gửi mẫu. Bot theo dõi những tình huống này, và khi chúng xảy ra, nó sẽ tự động gửi mẫu phù hợp.

Bạn không cần phải biết lập trình hoặc viết mã. Bạn chỉ cần giải thích cho bot của bạn bằng tiếng Anh đơn giản (hoặc tiếng Hebrew, hoặc bất kỳ ngôn ngữ nào) về những gì bạn muốn nó làm. AI hiểu hướng dẫn của bạn và thực hiện theo chúng.

Tìm tên mẫu

Để hướng dẫn bot của bạn gửi mẫu nào, bạn cần biết tên chính xác của mẫu đó. Việc tìm kiếm điều này rất dễ dàng:

1. Đi đến màn hình Templates trong tài khoản Boti360 của bạn
2. Xem danh sách các mẫu đã được phê duyệt của bạn.
3. Mỗi mẫu có một tên hiển thị bên cạnh nó.
4. Sao chép chính xác tên đó—bạn sẽ sử dụng nó trong hướng dẫn cho bot của mình.

Tên mẫu thường ngắn gọn và mô tả, như "appointment_reminder" hoặc "order_shipped" hoặc "event_invitation". Sử dụng đúng tên, bao gồm cả dấu gạch dưới hoặc chữ viết hoa.

Hướng dẫn cơ bản để gửi mẫu

Đây là cách đơn giản nhất để yêu cầu bot của bạn gửi một mẫu. Thêm điều này vào hướng dẫn của bot của bạn:

Ví dụ 1: Gửi ngay lập tức khi có người yêu cầu

"Khi ai đó yêu cầu nhắc nhở cuộc hẹn, gửi cho họ mẫu có tên 'appointment_reminder'."

Ví dụ 2: Gửi sau khi nhận được thông tin

"Sau khi ai đó đặt lịch hẹn, gửi cho họ mẫu có tên 'appointment_confirmation' đến số điện thoại của họ."

Ví dụ 3: Gửi đến một số khác

"Khi ai đó đưa cho bạn một số điện thoại để liên hệ, hãy gửi mẫu có tên 'sales_info' đến số đó."

Bot hiểu ngôn ngữ tự nhiên, vì vậy bạn có thể diễn đạt theo nhiều cách khác nhau. Điều quan trọng là phải rõ ràng về thời điểm gửi và sử dụng mẫu nào.

Gửi mẫu với biến số

Nếu mẫu của bạn bao gồm các biến như {{1}}, {{2}}, {{3}}, bạn cần chỉ định cho bot của bạn biết giá trị nào cần sử dụng cho các biến đó.

Mẫu ví dụ: "Chào {{1}}! Cuộc hẹn của bạn là vào ngày {{2}} lúc {{3}}."

Hướng dẫn cho bot: "Khi ai đó đặt lịch hẹn, hãy yêu cầu tên của họ, ngày mong muốn và thời gian mong muốn. Sau khi bạn có đủ cả ba, gửi mẫu có tên 'appointment_confirmation'. Sử dụng tên của họ cho {{1}}, ngày họ chọn cho {{2}}, và thời gian họ chọn cho {{3}}."

Bot sẽ thu thập thông tin trong suốt cuộc trò chuyện, sau đó tự động điền vào các biến mẫu khi gửi.

Một ví dụ khác:

"Khi ai đó hoàn thành đơn hàng, gửi cho họ mẫu có tên 'order_confirmation'. Sử dụng tên của họ cho {{1}}, số đơn hàng của họ cho {{2}}, và tổng số tiền cho {{3}}. Số đơn hàng nên bắt đầu từ 1001 và tăng dần cho mỗi đơn hàng mới."

Bot thậm chí có thể tạo ra các giá trị (như số đơn hàng) hoặc lấy chúng từ bộ nhớ của cuộc trò chuyện.

Gửi đến các số điện thoại khác nhau

Đôi khi bạn muốn gửi một mẫu cho người khác ngoài người mà bạn đang trò chuyện. Có thể ai đó đặt lịch hẹn cho vợ/chồng của họ, hoặc một quản lý kinh doanh đưa cho bạn một danh sách số để liên lạc.

Hướng dẫn ví dụ:

"Khi ai đó đưa cho bạn một số điện thoại, hãy hỏi họ tên của người đó. Sau đó gửi mẫu có tên 'event_invitation' đến số điện thoại mà họ cung cấp. Sử dụng tên cho {{1}} và 'ngày 15 tháng 7' cho {{2}}."

Một ví dụ khác:

"Sau khi ai đó nói với bạn rằng họ muốn gửi nhắc nhở cuộc hẹn cho khách hàng của họ, yêu cầu họ cung cấp danh sách số điện thoại với thời gian cuộc hẹn. Đối với mỗi số trong danh sách, gửi mẫu có tên 'appointment_reminder' với thời gian tương ứng."

Bot hiểu rằng nó nên gửi đến một số khác với số mà nó đang trò chuyện.

Thời gian gửi mẫu của bạn

Bots có thể gửi mẫu ngay lập tức hoặc nhớ gửi chúng sau đó (mặc dù "sau đó" trong ngữ cảnh này có nghĩa là trong cuộc trò chuyện hoặc dựa trên các kích hoạt bạn thiết lập).

Gửi ngay lập tức: "Khi ai đó yêu cầu báo giá, hãy tính toán và gửi mẫu có tên 'price_quote' ngay lập tức với số tiền đã tính."

Gửi có điều kiện: "Sau khi thu thập đăng ký sự kiện của ai đó, hỏi xem họ có muốn nhận tin nhắn xác nhận không. Nếu họ nói có, gửi mẫu có tên 'registration_confirmation'."

Để thực hiện việc gửi theo lịch thực sự (như "gửi trước 24 giờ trước cuộc hẹn"), bạn cần kết hợp bot của mình với các công cụ hoặc dịch vụ bên ngoài. Bản thân bot hoạt động theo thời gian thực trong các cuộc trò chuyện.

Xử lý Nhiều Mẫu Template

Một bot đơn lẻ có thể gửi các mẫu khác nhau dựa trên tình huống. Chỉ cần giải thích rõ ràng từng kịch bản:

Bạn giúp quản lý các cuộc hẹn và sự kiện. Đây là thời điểm để gửi mẫu:

• Khi ai đó đặt lịch hẹn, gửi 'appointment_confirmation' với tên, ngày và giờ của họ.
• Khi ai đó phản hồi RSVP cho một sự kiện, gửi 'event_rsvp' kèm theo tên của họ và tên sự kiện.
• Khi ai đó hỏi đường, gửi 'location_info' với địa chỉ sự kiện.
• Khi ai đó hủy, gửi 'cancellation_confirmed' kèm theo tên của họ và ngày gốc.

Bot sẽ xác định mẫu nào để gửi dựa trên những gì đang diễn ra trong mỗi cuộc trò chuyện.

Ví dụ: Hoàn thành Bot Cuộc hẹn

Dưới đây là một ví dụ đầy đủ về hướng dẫn bot sử dụng mẫu một cách hiệu quả:

"Bạn là trợ lý sắp xếp lịch hẹn cho Sunshine Dental.

Khi ai đó muốn đặt lịch hẹn:

1. Hỏi tên của họ
2. Hỏi về ngày họ ưa thích
3. Hỏi thời gian họ ưa thích
4. Hỏi số điện thoại của họ.
5. Xác nhận chi tiết với họ.
6. Nếu họ xác nhận, gửi cho họ mẫu có tên 'appointment_confirmation' sử dụng tên của họ cho {{1}}, ngày cho {{2}}, và thời gian cho {{3}}.

Khi ai đó muốn dời lịch:

1. Hỏi về ngày hẹn hiện tại của họ.
2. Hỏi về ngày và giờ mới mà họ ưa thích
3. Xác nhận thay đổi
4. Gửi cho họ mẫu có tên 'appointment_rescheduled' với tên của họ cho {{1}}, ngày mới cho {{2}}, và thời gian mới cho {{3}}.

Khi ai đó muốn hủy:

1. Hãy yêu cầu họ xác nhận rằng họ muốn hủy bỏ.
2. Nếu họ xác nhận, gửi cho họ mẫu có tên 'cancellation_confirmed' với tên của họ cho {{1}}.

Luôn luôn lịch sự và chuyên nghiệp. Nếu bạn không chắc chắn về điều gì đó, hãy hỏi người đó để làm rõ.

Bot này xử lý ba kịch bản khác nhau, mỗi kịch bản có mẫu riêng, tất cả đều được tự động hóa.

Ví dụ: Bot Theo Dõi Bán Hàng

"Bạn là trợ lý bán hàng cho TechGear Shop.

Khi ai đó hỏi về một sản phẩm:

1. Trả lời câu hỏi của họ về tính năng và giá cả.
2. Hỏi xem họ có muốn nhận hướng dẫn chi tiết về sản phẩm không
3. Nếu họ đồng ý, hãy xin số điện thoại của họ.
4. Gửi mẫu có tên 'product_info' đến số của họ với tên sản phẩm là {{1}} và giá là {{2}}

Khi ai đó sẵn sàng mua:

1. Thu thập chi tiết đơn hàng của họ
2. Tính tổng cộng
3. Gửi cho họ mẫu có tên 'order_confirmation' với tên của họ cho {{1}}, các mặt hàng đặt hàng cho {{2}}, và tổng giá cho {{3}}.

Khi ai đó hỏi về giao hàng:

1. Yêu cầu số đơn hàng của họ
2. Gửi cho họ mẫu có tên 'shipping_update' với tên của họ cho {{1}}, số đơn hàng cho {{2}}, và ngày giao hàng dự kiến cho {{3}}.

Hãy hữu ích và thân thiện. Tập trung vào việc hiểu họ cần gì.

Bot này xử lý toàn bộ quy trình bán hàng với việc gửi mẫu tự động vào những thời điểm quan trọng.

Kiểm tra việc gửi mẫu của Bot của bạn

Trước khi để bot của bạn gửi mẫu cho khách hàng thực sự, hãy kiểm tra kỹ lưỡng:

1. Trò chuyện với bot của bạn như thể bạn là một khách hàng.
2. Xem xét các kịch bản nên kích hoạt mẫu.
3. Sử dụng số điện thoại của bạn để thử nghiệm.
4. Xác minh rằng bot gửi mẫu chính xác vào thời điểm thích hợp.
5. Kiểm tra rằng tất cả các biến đã được điền đúng cách

Việc kiểm tra tốn vài xu cho mỗi mẫu (phí gửi mẫu thông thường), nhưng nó đáng giá để phát hiện bất kỳ vấn đề nào trước khi khách hàng nhìn thấy chúng.

Những Sai Lầm Thường Gặp Cần Tránh

Đánh vần sai tên mẫu: Nếu bạn viết "appointment_reminder" trong hướng dẫn của mình nhưng mẫu thực tế được gọi là "appointment-reminder" (với dấu gạch ngang), bot sẽ không tìm thấy nó. Sao chép tên chính xác từ màn hình mẫu của bạn.

Quên không nói cho bot biết giá trị nào để sử dụng cho các biến: Nếu mẫu của bạn có {{1}}, {{2}}, {{3}} nhưng bạn không cho bot biết những giá trị đó nên là gì, nó sẽ không biết phải điền vào như thế nào. Luôn chỉ định mỗi biến nên chứa gì.

Không thu thập thông tin trước: Nếu mẫu của bạn cần tên và thời gian hẹn của ai đó, nhưng bot của bạn gửi mẫu trước khi hỏi những câu hỏi đó, các biến sẽ bị trống. Hãy đảm bảo bot thu thập tất cả thông tin cần thiết trước khi gửi.

Gửi mẫu trong khung thời gian 24 giờ: Hãy nhớ rằng, bạn chỉ cần các mẫu tin nhắn khi nhắn tin ngoài khung thời gian 24 giờ. Nếu ai đó vừa nhắn tin cho bạn, bot có thể trả lời bình thường miễn phí mà không cần sử dụng mẫu.

Mơ hồ trong hướng dẫn: "Gửi một mẫu khi ai đó muốn" là quá mơ hồ. "Gửi mẫu có tên 'appointment_confirmation' sau khi ai đó đặt lịch hẹn và xác nhận tất cả chi tiết" là rõ ràng và cụ thể.

Kết hợp Gửi Thủ Công và Tự Động

Bạn không cần phải chọn giữa việc gửi mẫu thủ công thông qua màn hình phát sóng và để bot gửi chúng tự động. Sử dụng cả hai:

Gửi phát sóng thủ công hoạt động tuyệt vời cho:

• Thông báo giảm giá hoặc sự kiện đến toàn bộ danh sách khách hàng của bạn
• Gửi nhắc nhở cuộc hẹn đến tất cả mọi người có cuộc hẹn vào ngày mai
• Theo dõi các khách hàng tiềm năng mà bạn đã thu thập tại một sự kiện

Bot tự động gửi hoạt động tuyệt vời cho:

• Phản hồi các yêu cầu cá nhân trong thời gian thực
• Gửi xác nhận ngay sau khi ai đó thực hiện hành động
• Cung cấp thông tin trong các cuộc trò chuyện

Sử dụng màn hình phát sóng để gửi hàng loạt đến nhiều người cùng một lúc. Sử dụng tự động hóa bot để gửi tin nhắn cá nhân hóa, theo ngữ cảnh trong các cuộc trò chuyện cá nhân. Kết hợp lại, chúng đáp ứng tất cả nhu cầu gửi mẫu của bạn.

Miễn phí và Mất phí

Hãy làm rõ ràng về chi phí:

Miễn phí:

• Có một bot (tạo và cấu hình bot miễn phí trong Boti)
• Cuộc trò chuyện trong vòng 24 giờ (bot hoặc thủ công, hoàn toàn miễn phí)
• Nhận tin nhắn (không giới hạn, miễn phí)

Chi phí AI tokens (sử dụng Boti):

• Bot sử dụng AI để hiểu và phản hồi tin nhắn
• Mỗi tin nhắn mà bot phân tích và trả lời đều sử dụng token.

Chi phí tiền (trả cho Facebook):

• Gửi mẫu (~2-10 xu mỗi mẫu)
• Điều này áp dụng cho dù bạn gửi thủ công hay thông qua một bot.
• Mẫu gửi tự nó tốn tiền, không phải là tự động hóa bot.

Vì vậy, tự động hóa bot không tốn thêm chi phí ngoài phí gửi mẫu mà bạn vẫn phải trả. Bot chỉ xử lý việc gửi tự động thay vì bạn phải làm thủ công.

Nâng cao: Tích hợp với các hệ thống bên ngoài

Đối với các trường hợp sử dụng thực sự nâng cao, bot của bạn có thể làm việc với các hệ thống bên ngoài để xác định thời điểm gửi mẫu. Ví dụ:

• Tích hợp với Google Calendar để gửi nhắc nhở cuộc hẹn dựa trên các sự kiện đã lên lịch
• Kết nối với hệ thống đặt hàng của bạn để gửi cập nhật vận chuyển khi đơn hàng được gửi đi.
• Kéo dữ liệu từ Google Sheets để gửi các mẫu cá nhân hóa đến một danh sách

Những tích hợp tiên tiến này yêu cầu một số thiết lập kỹ thuật, nhưng chúng cho phép tự động hóa mạnh mẽ. Nếu bạn quan tâm đến mức độ tự động hóa này, hãy xem xét Tài liệu hướng dẫn công cụ và tích hợp của Boti.

Tiếp theo là gì?

Bạn bây giờ đã hiểu cách tự động hóa việc gửi mẫu với bot. Để hoàn thiện kiến thức về mẫu của bạn:

• Tìm hiểu thêm về cách viết hướng dẫn cho bot hiệu quả
• Đánh giá cách viết mẫu đơn được phê duyệt
• Hiểu sự khác biệt giữa mẫu tiếp thị và mẫu dịch vụ

Tự động hóa là nơi mà sức mạnh thực sự của các mẫu WhatsApp phát huy. Thiết lập một lần, và bot của bạn xử lý giao tiếp với khách hàng 24/7 mà bạn không cần phải động tay. Khách hàng của bạn nhận được phản hồi ngay lập tức, bạn tiết kiệm thời gian, và doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru hơn.