اپنے بوٹ کو WhatsApp ٹیمپلیٹس خودکار طور پر بھیجنے کا طریقہ

کیوں بوٹس کو ٹیمپلیٹس بھیجنے دیں؟

ذرا تصور کریں: کوئی شخص آپ کی ویب سائٹ کے ذریعے رات 3 بجے اپوائنٹمنٹ بُک کرتا ہے جب آپ سو رہے ہوتے ہیں۔ چوبیس گھنٹے بعد، آپ انہیں تصدیقی پیغام بھیجنا چاہتے ہیں۔ پھر ان کی اپوائنٹمنٹ سے ایک دن پہلے، ایک یاد دہانی بھیجنا چاہتے ہیں۔ پھر ایک گھنٹہ پہلے، ایک اور یاد دہانی۔ اور اپوائنٹمنٹ کے بعد، شکریہ کا پیغام اور جائزہ کی درخواست بھیجنا چاہتے ہیں۔

ہر گاہک کے لئے یہ کام دستی طور پر کرنا ایک فل ٹائم جاب ہوگا۔ لیکن آپ کا بوٹ یہ سب خودکار طریقے سے سنبھال سکتا ہے، صحیح وقت پر صحیح شخص کو صحیح ٹیمپلیٹ بھیج کر۔ یہ وہ مقام ہے جہاں آٹومیشن انتہائی طاقتور بن جاتی ہے۔

اس رہنمائی کو پڑھنے سے پہلے، یقینی بنائیں کہ آپ سمجھتے ہیں۔ سانچے کیا ہیں؟، انہیں ذاتی نوعیت کا کیسے بنائیں، اور انہیں براڈکاسٹ اسکرین کے ذریعے کیسے بھیجیں؟. یہ گائیڈ فرض کرتی ہے کہ آپ ان بنیادی باتوں سے واقف ہیں اور خودکار بنانے کے لئے تیار ہیں۔

بوٹس کو ٹیمپلیٹس بھیجنے کا وقت کیسے معلوم ہوتا ہے؟

آپ کا بوٹ آپ کی دی گئی ہدایات پر عمل کرتا ہے۔ ان ہدایات میں، آپ بوٹ کو بتاتے ہیں کہ کون سی صورتحالیں ٹیمپلیٹ بھیجنے کو متحرک کریں گی۔ بوٹ ان صورتحالوں پر نظر رکھتا ہے، اور جب وہ پیش آتی ہیں، تو یہ خود بخود مناسب ٹیمپلیٹ بھیجتا ہے۔

آپ کو پروگرامنگ جاننے یا کوڈ لکھنے کی ضرورت نہیں ہے۔ آپ صرف اپنے بوٹ کو سادہ انگریزی (یا عبرانی، یا کسی بھی زبان) میں بتاتے ہیں کہ آپ کیا چاہتے ہیں کہ وہ کرے۔ AI آپ کی ہدایات کو سمجھتا ہے اور ان پر عمل کرتا ہے۔

سانچہ کا نام تلاش کرنا

اپنے بوٹ کو یہ بتانے کے لئے کہ کون سا ٹیمپلیٹ بھیجنا ہے، آپ کو ٹیمپلیٹ کا صحیح نام جاننا ہوگا۔ یہ جاننا آسان ہے:

1. اپنے Boti360 اکاؤنٹ میں Templates اسکرین پر جائیں۔
2. اپنے منظور شدہ سانچوں کی فہرست دیکھیں۔
3. ہر ٹیمپلیٹ کے ساتھ اس کا نام دکھایا گیا ہے۔
4. اس نام کو بالکل ویسے ہی نقل کریں—آپ اسے اپنے بوٹ کی ہدایات میں استعمال کریں گے۔

ٹیمپلیٹ کے نام عام طور پر مختصر اور وضاحتی ہوتے ہیں، جیسے "appointment_reminder" یا "order_shipped" یا "event_invitation"۔ نام کو بالکل اسی طرح استعمال کریں، بشمول کسی بھی انڈر سکور یا بڑے حروف کے۔

سانچوں کو بھیجنے کے بنیادی ہدایات

یہاں آپ کے بوٹ کو ایک ٹیمپلیٹ بھیجنے کے لئے سب سے آسان طریقہ ہے۔ اسے اپنے بوٹ کی ہدایات میں شامل کریں:

مثال 1: جب کوئی پوچھے تو فوراً بھیج دیں۔

"جب کوئی شخص ملاقات کی یاد دہانی کے لئے کہے، تو انہیں 'appointment_reminder' نامی ٹیمپلیٹ بھیجیں۔"

مثال 2: معلومات حاصل کرنے کے بعد بھیجیں۔

"جب کوئی شخص ملاقات کی بکنگ کرتا ہے، تو ان کے فون نمبر پر 'appointment_confirmation' نامی ٹیمپلیٹ بھیجیں۔"

مثال 3: کسی مختلف نمبر پر بھیجیں۔

"جب کوئی آپ کو رابطہ کرنے کے لئے فون نمبر دے، تو اس نمبر پر 'sales_info' نامی ٹیمپلیٹ بھیجیں۔"

بوٹ قدرتی زبان کو سمجھتا ہے، لہذا آپ اسے مختلف طریقوں سے بیان کر سکتے ہیں۔ اہم بات یہ ہے کہ کب بھیجنا ہے اور کون سا ٹیمپلیٹ استعمال کرنا ہے، اس بارے میں واضح رہیں۔

متغیرات کے ساتھ ٹیمپلیٹس بھیجنا۔

اگر آپ کے سانچے میں متغیرات جیسے {{1}}, {{2}}, {{3}} شامل ہیں، تو آپ کو اپنے بوٹ کو بتانا ہوگا کہ ان متغیرات کے لیے کون سی قدریں استعمال کرنی ہیں۔

مثال ٹیمپلیٹ: "ہیلو {{1}}! آپ کی ملاقات {{2}} کو {{3}} بجے ہے۔"

بوٹ کی ہدایات: "جب کوئی شخص ملاقات کی بکنگ کرے، تو ان کا نام، پسندیدہ تاریخ، اور پسندیدہ وقت پوچھیں۔ جب آپ کے پاس یہ تینوں معلومات ہوں، تو 'appointment_confirmation' نامی ٹیمپلیٹ بھیجیں۔ ان کے نام کو {{1}} کے لیے استعمال کریں، ان کی منتخب کردہ تاریخ کو {{2}} کے لیے، اور ان کے منتخب کردہ وقت کو {{3}} کے لیے استعمال کریں۔"

بوٹ گفتگو کے دوران معلومات جمع کرے گا، پھر جب بھیجے گا تو ٹیمپلیٹ ویریبلز کو خودکار طور پر بھر دے گا۔

ایک اور مثال:

"جب کوئی آرڈر مکمل کرے، تو انہیں 'order_confirmation' نامی ٹیمپلیٹ بھیجیں۔ ان کے نام کو {{1}} کے لیے استعمال کریں، ان کے آرڈر نمبر کو {{2}} کے لیے، اور کل رقم کو {{3}} کے لیے استعمال کریں۔ آرڈر نمبر 1001 سے شروع ہونا چاہیے اور ہر نئے آرڈر کے لیے بڑھنا چاہیے۔"

بوٹ یہاں تک کہ قدریں پیدا کر سکتا ہے (جیسے آرڈر نمبرز) یا انہیں گفتگو کی اپنی یادداشت سے نکال سکتا ہے۔

مختلف فون نمبرز پر بھیجنا

کبھی کبھار آپ کسی ایسے شخص کو ٹیمپلیٹ بھیجنا چاہتے ہیں جو آپ کے ساتھ چیٹ نہیں کر رہا ہوتا۔ شاید کوئی اپنے شریک حیات کے لیے اپائنٹمنٹ بُک کرتا ہے، یا کوئی بزنس مینیجر آپ کو رابطہ کرنے کے لیے نمبروں کی فہرست دیتا ہے۔

مثال کے ہدایات:

"جب کوئی آپ کو فون نمبر دے، تو ان سے اس شخص کا نام پوچھیں۔ پھر 'event_invitation' نامی ٹیمپلیٹ کو دیے گئے فون نمبر پر بھیجیں۔ {{1}} کے لیے نام استعمال کریں اور {{2}} کے لیے '15 جولائی' استعمال کریں۔"

ایک اور مثال:

"جب کوئی آپ کو بتائے کہ وہ اپنے گاہکوں کو اپائنٹمنٹ کی یاد دہانی بھیجنا چاہتے ہیں، تو ان سے فون نمبرز کی فہرست مانگیں جس میں اپائنٹمنٹ کے اوقات ہوں۔ فہرست میں موجود ہر نمبر کے لیے، متعلقہ وقت کے ساتھ 'appointment_reminder' نامی ٹیمپلیٹ بھیجیں۔"

بوٹ سمجھتا ہے کہ اسے اس نمبر پر بھیجنا چاہیے جو اس کے ساتھ چیٹنگ کر رہا ہے۔

اپنے ٹیمپلیٹ بھیجنے کے وقت کو ترتیب دینا۔

بوٹس فوری طور پر ٹیمپلیٹس بھیج سکتے ہیں یا انہیں بعد میں بھیجنے کے لئے یاد رکھ سکتے ہیں (اگرچہ اس سیاق و سباق میں "بعد میں" کا مطلب گفتگو کے دوران یا آپ کے مقرر کردہ ٹرگرز کی بنیاد پر ہوتا ہے)۔

فوری بھیجیں: "جب کوئی قیمت کا حوالہ طلب کرے، تو اس کا حساب لگا کر 'price_quote' نامی ٹیمپلیٹ کے ساتھ فوراً بھیج دیں جس میں حساب شدہ رقم شامل ہو۔"

مشروط بھیجیں: کسی کی ایونٹ رجسٹریشن جمع کرنے کے بعد، پوچھیں کہ کیا وہ تصدیقی پیغام چاہتے ہیں۔ اگر وہ ہاں کہیں، تو 'registration_confirmation' نامی ٹیمپلیٹ بھیجیں۔

حقیقی شیڈول شدہ بھیجنے کے لیے (جیسے "ملاقات سے 24 گھنٹے پہلے بھیجیں")، آپ کو اپنے بوٹ کو بیرونی ٹولز یا سروسز کے ساتھ ملانا ہوگا۔ بوٹ خود گفتگو کے دوران حقیقی وقت میں کام کرتا ہے۔

متعدد ٹیمپلیٹس کو سنبھالنا

ایک واحد بوٹ مختلف ٹیمپلیٹس بھیج سکتا ہے جو صورتحال کے مطابق ہوں۔ بس ہر منظرنامے کو واضح طور پر بیان کریں:

"آپ ملاقاتوں اور تقریبات کا انتظام کرنے میں مدد کرتے ہیں۔ یہاں یہ ہے کہ کب ٹیمپلیٹس بھیجنے ہیں:

• جب کوئی شخص ملاقات بک کرتا ہے، تو 'appointment_confirmation' ان کے نام، تاریخ، اور وقت کے ساتھ بھیجیں۔
• جب کوئی شخص کسی تقریب کے لئے RSVP کرتا ہے، تو 'event_rsvp' ان کے نام اور تقریب کے نام کے ساتھ بھیجیں۔
• جب کوئی راستے کے بارے میں پوچھے تو 'location_info' کے ساتھ ایونٹ کا پتہ بھیجیں۔
• جب کوئی منسوخ کرتا ہے، تو 'cancellation_confirmed' ان کے نام اور اصل تاریخ کے ساتھ بھیجیں۔

بوٹ ہر گفتگو میں ہونے والی صورتحال کی بنیاد پر یہ طے کرے گا کہ کون سا ٹیمپلیٹ بھیجنا ہے۔

مثال: Complete Appointment Bot

یہاں ایک مکمل مثال ہے کہ کس طرح بوٹ ہدایات کو مؤثر طریقے سے سانچوں کے ساتھ استعمال کرتے ہیں:

آپ Sunshine Dental کے لئے ایک ملاقات شیڈولنگ اسسٹنٹ ہیں۔

جب کوئی شخص ملاقات کا وقت طے کرنا چاہتا ہے:

1. ان کا نام پوچھیں۔
2. ان کی پسندیدہ تاریخ پوچھیں۔
3. ان سے ان کے پسندیدہ وقت کے بارے میں پوچھیں۔
4. ان سے ان کا فون نمبر پوچھیں۔
5. ان کے ساتھ تفصیلات کی تصدیق کریں۔
6. اگر وہ تصدیق کریں، تو انہیں 'appointment_confirmation' نامی ٹیمپلیٹ بھیجیں، جس میں {{1}} کے لئے ان کا نام، {{2}} کے لئے تاریخ، اور {{3}} کے لئے وقت استعمال کریں۔

جب کوئی شخص دوبارہ شیڈول کرنا چاہتا ہے:

1. ان کی موجودہ ملاقات کی تاریخ پوچھیں۔
2. ان سے ان کی نئی پسندیدہ تاریخ اور وقت پوچھیں۔
3. تبدیلی کی تصدیق کریں۔
4. انہیں 'appointment_rescheduled' نامی ٹیمپلیٹ بھیجیں جس میں {{1}} کے لیے ان کا نام، {{2}} کے لیے نئی تاریخ، اور {{3}} کے لیے نیا وقت ہو۔

جب کوئی منسوخ کرنا چاہتا ہے:

1. ان سے تصدیق کرنے کو کہیں کہ وہ منسوخ کرنا چاہتے ہیں۔
2. اگر وہ تصدیق کریں، تو انہیں 'cancellation_confirmed' نامی ٹیمپلیٹ ان کے نام کے ساتھ {{1}} کے لیے بھیجیں۔

ہمیشہ شائستہ اور پیشہ ورانہ رہیں۔ اگر آپ کو کسی چیز کے بارے میں یقین نہیں ہے تو، وضاحت کے لیے متعلقہ شخص سے پوچھیں۔

یہ بوٹ تین مختلف منظرناموں کو سنبھالتا ہے، ہر ایک کے لئے اپنی الگ ٹیمپلیٹ کے ساتھ، سب خودکار۔

مثال: Sales Follow-Up Bot

آپ TechGear Shop کے لئے سیلز اسسٹنٹ ہیں۔

جب کوئی کسی پروڈکٹ کے بارے میں پوچھتا ہے:

1. ان کے سوالات خصوصیات اور قیمتوں کے بارے میں جواب دیں۔
2. پوچھیں کہ کیا وہ تفصیلی پروڈکٹ گائیڈ حاصل کرنا چاہیں گے؟
3. اگر وہ ہاں کہیں، تو ان کا فون نمبر مانگیں۔
4. ان کے نمبر پر 'product_info' ٹیمپلیٹ بھیجیں جس میں {{1}} کے لئے پروڈکٹ کا نام اور {{2}} کے لئے قیمت ہو۔

جب کوئی خریدنے کے لئے تیار ہو:

1. ان کے آرڈر کی تفصیلات جمع کریں۔
2. کل حساب کریں۔
3. انہیں 'order_confirmation' نامی ٹیمپلیٹ بھیجیں جس میں {{1}} کے لئے ان کا نام، {{2}} کے لئے آرڈر آئٹمز، اور {{3}} کے لئے کل قیمت شامل ہو۔

جب کوئی ترسیل کے بارے میں پوچھے:

1. ان سے ان کے آرڈر نمبر کے بارے میں پوچھیں۔
2. ان کو 'shipping_update' نامی ٹیمپلیٹ بھیجیں جس میں {{1}} کے لئے ان کا نام، {{2}} کے لئے آرڈر نمبر، اور {{3}} کے لئے متوقع ترسیل کی تاریخ ہو۔

مددگار اور دوستانہ رہیں۔ ان کی ضروریات کو سمجھنے پر توجہ دیں۔

یہ بوٹ پورے فروخت کے عمل کو خودکار ٹیمپلیٹ بھیجنے کے ذریعے اہم لمحات پر سنبھالتا ہے۔

آپ کے بوٹ کے ٹیمپلیٹ بھیجنے کی جانچ

حقیقی صارفین کو ٹیمپلیٹس بھیجنے سے پہلے، اپنے بوٹ کو مکمل طور پر جانچ لیں:

1. اپنے بوٹ کے ساتھ ایسے بات کریں جیسے آپ ایک گاہک ہیں۔
2. ان منظرناموں کا جائزہ لیں جو ٹیمپلیٹس کو متحرک کرنا چاہیے۔
3. اپنے ٹیسٹنگ کے لئے اپنا فون نمبر استعمال کریں۔
4. تصدیق کریں کہ بوٹ صحیح وقت پر درست سانچہ بھیجتا ہے۔
5. یقینی بنائیں کہ تمام متغیرات صحیح طور پر بھرے گئے ہیں۔

ٹیسٹنگ میں فی ٹیمپلیٹ چند سینٹ کی لاگت آتی ہے (عام ٹیمپلیٹ بھیجنے کی فیس)، لیکن یہ گاہکوں کے دیکھنے سے پہلے کسی بھی مسئلے کو پکڑنے کے لئے فائدہ مند ہے۔

عام غلطیاں جن سے بچنا چاہیے

سانچے کے نام کی غلط ہجے: اگر آپ اپنی ہدایات میں "appointment_reminder" لکھتے ہیں لیکن اصل ٹیمپلیٹ کا نام "appointment-reminder" (ڈیش کے ساتھ) ہے، تو بوٹ اسے نہیں ڈھونڈ سکے گا۔ اپنے ٹیمپلیٹس اسکرین سے صحیح نام کاپی کریں۔

بوٹ کو متغیرات کے لئے کونسی قدریں استعمال کرنی ہیں بتانا بھول جانا: اگر آپ کے سانچے میں {{1}}, {{2}}, {{3}} ہیں لیکن آپ بوٹ کو نہیں بتاتے کہ ان میں کیا ہونا چاہیے، تو اسے معلوم نہیں ہوگا کہ کیا بھرنا ہے۔ ہمیشہ وضاحت کریں کہ ہر متغیر میں کیا ہونا چاہیے۔

پہلے معلومات جمع نہ کرنا: اگر آپ کے سانچے کو کسی کا نام اور ملاقات کا وقت درکار ہے، لیکن آپ کا بوٹ ان سوالات کو پوچھنے سے پہلے سانچہ بھیج دیتا ہے، تو متغیرات خالی ہوں گے۔ یقینی بنائیں کہ بوٹ سانچہ بھیجنے سے پہلے تمام ضروری معلومات جمع کر لے۔

24 گھنٹے کی ونڈو کے اندر ٹیمپلیٹس بھیجنا: یاد رکھیں، آپ کو صرف 24 گھنٹے کی ونڈو کے باہر پیغام بھیجنے پر ٹیمپلیٹس کی ضرورت ہوتی ہے۔ اگر کسی نے ابھی آپ کو پیغام بھیجا ہے، تو بوٹ بغیر ٹیمپلیٹ استعمال کیے مفت میں معمول کے مطابق جواب دے سکتا ہے۔

ہدایات میں مبہم ہونا: "جب کوئی سانچہ چاہتا ہے تو بھیجیں" بہت مبہم ہے۔ "جب کوئی ملاقات بک کرتا ہے اور تمام تفصیلات کی تصدیق کرتا ہے تو 'appointment_confirmation' نامی سانچہ بھیجیں" واضح اور مخصوص ہے۔

دستی اور خودکار بھیجنے کو یکجا کرنا

آپ کو templates کو دستی طور پر بھیجنے کے درمیان انتخاب کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ نشریاتی سکرین اور بوٹس کے ذریعے انہیں خودکار طور پر بھیجنا۔ دونوں کا استعمال کریں:

دستی نشریات بھیجتا ہے۔ کے لئے بہترین کام کرتا ہے:

• اپنی پوری صارف فہرست کو فروخت یا تقریبات کا اعلان کرنا
• کل جن کے ساتھ اپائنٹمنٹس ہیں ان کو اپائنٹمنٹ کی یاد دہانی بھیجنا۔
• ایک تقریب میں جمع کیے گئے لیڈز کے ساتھ پیروی کرنا۔

خودکار بوٹ بھیجتا ہے۔ کے لئے بہترین کام کرتا ہے:

• انفرادی درخواستوں کا حقیقی وقت میں جواب دینا
• کسی کے عمل کرنے کے فوراً بعد تصدیقات بھیجنا۔
• گفتگو کے دوران معلومات فراہم کرنا

بہت سے لوگوں کو ایک ساتھ پیغامات بھیجنے کے لیے براڈکاسٹ اسکرین کا استعمال کریں۔ انفرادی گفتگو کے دوران ذاتی، سیاق و سباق کے مطابق پیغامات بھیجنے کے لیے بوٹ آٹومیشن کا استعمال کریں۔ یہ دونوں مل کر آپ کی تمام ٹیمپلیٹ بھیجنے کی ضروریات کو پورا کرتے ہیں۔

کیا مفت ہے، کیا پیسے میں ہے؟

آئیے اخراجات کے بارے میں بالکل واضح رہیں:

مفت:

• Boti میں بوٹ بنانا اور ترتیب دینا مفت ہے۔
• 24 گھنٹے کی مدت کے اندر گفتگو (بوٹ یا دستی، مکمل طور پر مفت)
• پیغامات وصول کرنا (لامحدود، مفت)

AI ٹوکنز کی لاگت (Boti کا استعمال):

• بوٹ پیغامات کو سمجھنے اور جواب دینے کے لیے AI کا استعمال کر رہا ہے۔
• ہر پیغام جو بوٹ تجزیہ کرتا ہے اور جواب دیتا ہے وہ ٹوکنز استعمال کرتا ہے۔

پیسہ خرچ ہوتا ہے (Facebook کو ادا کیا جاتا ہے):

• ٹیمپلیٹس بھیجنا (فی ٹیمپلیٹ تقریباً 2-10 سینٹ)
• یہ لاگو ہوتا ہے چاہے آپ دستی طور پر بھیجیں یا ایک بوٹ کے ذریعے۔
• سانچہ بھیجنے کی خود قیمت ہوتی ہے، نہ کہ بوٹ آٹومیشن کی۔

لہذا بوٹ آٹومیشن اضافی لاگت نہیں کرتا جو آپ ویسے بھی ٹیمپلیٹ بھیجنے کی فیس ادا کریں گے۔ بوٹ صرف بھیجنے کو خودکار طور پر سنبھالتا ہے بجائے اس کے کہ آپ اسے دستی طور پر کریں۔

اعلیٰ: بیرونی نظاموں کے ساتھ انضمام

واقعی جدید استعمال کے کیسز کے لئے، آپ کا بوٹ بیرونی نظاموں کے ساتھ کام کر سکتا ہے تاکہ یہ تعین کیا جا سکے کہ ٹیمپلیٹس کب بھیجنے ہیں۔ مثال کے طور پر:

• Google Calendar کے ساتھ انضمام کریں تاکہ مقررہ ایونٹس کی بنیاد پر ملاقات کی یاد دہانیاں بھیجی جا سکیں۔
• جب آرڈرز روانہ ہوں تو شپنگ کی تازہ کاریوں کو بھیجنے کے لئے اپنے آرڈر سسٹم سے جڑیں۔
• Google Sheets سے ڈیٹا کھینچیں تاکہ ایک فہرست کو ذاتی نوعیت کے سانچے بھیجے جا سکیں۔

یہ جدید انضمام کچھ تکنیکی ترتیب کی ضرورت رکھتے ہیں، لیکن یہ طاقتور خودکاریت کو ممکن بناتے ہیں۔ اگر آپ اس سطح کی خودکاریت میں دلچسپی رکھتے ہیں، تو دیکھیں Boti کے ٹولز اور انٹیگریشنز کی دستاویزات۔

کیا آگے ہے؟

آپ اب بوٹس کے ساتھ ٹیمپلیٹ بھیجنے کو خودکار بنانے کا طریقہ سمجھتے ہیں۔ اپنی ٹیمپلیٹ کی معلومات مکمل کرنے کے لئے:

• موثر بوٹ ہدایات لکھنے کے بارے میں مزید جانیں۔
• منظور شدہ ٹیمپلیٹس لکھنے کے طریقے کا جائزہ لیں۔
• مارکیٹنگ اور سروس ٹیمپلیٹس کے درمیان فرق کو سمجھیں۔

خودکاری وہ جگہ ہے جہاں WhatsApp ٹیمپلیٹس کی حقیقی طاقت آتی ہے۔ ایک بار اسے سیٹ اپ کریں، اور آپ کا بوٹ بغیر کسی محنت کے 24/7 کسٹمر کمیونیکیشنز کو سنبھالتا ہے۔ آپ کے گاہکوں کو فوری جوابات ملتے ہیں، آپ کا وقت بچتا ہے، اور آپ کا کاروبار زیادہ ہمواری سے چلتا ہے۔