Как заставить вашего бота автоматически отправлять шаблоны WhatsApp

Почему позволять ботам отправлять шаблоны?

Представьте себе: кто-то записывается на прием через ваш сайт в 3 часа ночи, пока вы спите. Через двадцать четыре часа вы хотите отправить им подтверждение. Затем за день до их встречи вы хотите отправить напоминание. Затем за час до встречи — еще одно напоминание. А после встречи — благодарственное сообщение с просьбой оставить отзыв.

Выполнение этого вручную для каждого клиента было бы работой на полный рабочий день. Но ваш бот может справиться со всем автоматически, отправляя нужный шаблон в нужное время нужному человеку. Здесь автоматизация становится невероятно мощной.

Прежде чем читать это руководство, убедитесь, что вы понимаете что такое шаблоны, как персонализировать их, и как отправить их через экран трансляции. Это руководство предполагает, что вы знаете эти основы и готовы к автоматизации.

Как боты знают, когда отправлять шаблоны

Ваш бот следует инструкциям, которые вы ему даете. В этих инструкциях вы указываете, какие ситуации должны вызвать отправку шаблона. Бот отслеживает эти ситуации, и когда они происходят, он автоматически отправляет соответствующий шаблон.

Вам не нужно знать программирование или писать код. Вы просто объясняете своему боту на простом английском (или иврите, или любом другом языке), что вы хотите, чтобы он сделал. ИИ понимает ваши инструкции и выполняет их.

Поиск имени шаблона

Чтобы указать вашему боту, какой шаблон отправить, вам нужно знать точное название шаблона. Найти его легко:

Перейдите на экран Templates в вашем аккаунте Boti360.
Посмотрите на список ваших утвержденных шаблонов.
У каждого шаблона рядом указано имя.
Скопируйте это точное имя — вы будете использовать его в инструкциях для вашего бота.

Названия шаблонов обычно короткие и описательные, такие как "appointment_reminder" или "order_shipped" или "event_invitation". Используйте точное название, включая любые подчеркивания или заглавные буквы.

Основные инструкции по отправке шаблонов

Вот самый простой способ сказать вашему боту отправить шаблон. Добавьте это в инструкции вашего бота:

Пример 1: Отправляйте немедленно, когда кто-то спрашивает

"Когда кто-то просит напоминание о встрече, отправьте им шаблон под названием 'appointment_reminder'."

Пример 2: Отправить после получения информации

"После того как кто-то забронирует встречу, отправьте им шаблон под названием 'appointment_confirmation' на их номер телефона."

Пример 3: Отправить на другой номер

"Когда кто-то дает вам номер телефона для связи, отправьте на этот номер шаблон под названием 'sales_info'."

Бот понимает естественный язык, поэтому вы можете формулировать это по-разному. Главное — четко указать, когда отправлять и какой шаблон использовать.

Отправка шаблонов с переменными

Если ваш шаблон включает переменные, такие как {{1}}, {{2}}, {{3}}, вам нужно указать вашему боту, какие значения использовать для этих переменных.

Пример шаблона: "Привет, {{1}}! Ваша встреча назначена на {{2}} в {{3}}."

Инструкции для бота: "Когда кто-то записывается на прием, спросите их имя, предпочтительную дату и предпочтительное время. После того как у вас будут все три, отправьте шаблон под названием 'appointment_confirmation'. Используйте их имя для {{1}}, выбранную дату для {{2}} и выбранное время для {{3}}."

Бот будет собирать информацию во время разговора, а затем автоматически заполнять переменные шаблона при отправке.

Еще один пример:

"Когда кто-то завершает заказ, отправьте им шаблон под названием 'order_confirmation'. Используйте их имя для {{1}}, номер заказа для {{2}}, и общую сумму для {{3}}. Номер заказа должен начинаться с 1001 и увеличиваться для каждого нового заказа."

Бот может даже генерировать значения (например, номера заказов) или извлекать их из своей памяти о разговоре.

Отправка на разные номера телефонов

Иногда вы хотите отправить шаблон кому-то, кроме человека, с которым вы общаетесь. Возможно, кто-то записывает встречу для своего супруга, или бизнес-менеджер дает вам список номеров для связи.

Пример инструкций:

"Когда кто-то дает вам номер телефона, попросите у них имя человека. Затем отправьте шаблон под названием 'event_invitation' на предоставленный номер телефона. Используйте имя для {{1}} и '15 июля' для {{2}}."

Еще один пример:

"После того как кто-то скажет вам, что хочет отправлять напоминания о встречах своим клиентам, попросите их предоставить список телефонных номеров с временем встреч. Для каждого номера в списке отправьте шаблон под названием 'appointment_reminder' с соответствующим временем."

Бот понимает, что должен отправить на другой номер, а не на тот, с которым он общается.

Определение времени отправки шаблонов

Боты могут отправлять шаблоны немедленно или помнить о необходимости отправить их позже (хотя "позже" в этом контексте означает во время разговора или на основе установленных вами триггеров).

Немедленная отправка: "Когда кто-то запрашивает предложение, рассчитайте его и сразу отправьте шаблон под названием 'price_quote' с рассчитанной суммой."

Условная отправка: После получения регистрации на мероприятие, спросите, хотят ли они получить сообщение с подтверждением. Если они ответят утвердительно, отправьте шаблон под названием 'registration_confirmation'.

Для настоящей запланированной отправки (например, "отправить за 24 часа до встречи") вам нужно будет объединить вашего бота с внешними инструментами или сервисами. Сам бот работает в реальном времени во время разговоров.

Работа с несколькими шаблонами

Один бот может отправлять разные шаблоны в зависимости от ситуации. Просто четко объясните каждый сценарий:

Вы помогаете управлять встречами и событиями. Вот когда отправлять шаблоны:

Когда кто-то бронирует встречу, отправьте 'appointment_confirmation' с их именем, датой и временем.
Когда кто-то отвечает на приглашение на мероприятие, отправьте 'event_rsvp' с их именем и названием мероприятия.
Когда кто-то спрашивает дорогу, отправьте 'location_info' с адресом мероприятия.
Когда кто-то отменяет, отправьте 'cancellation_confirmed' с их именем и первоначальной датой.

Бот определит, какой шаблон отправить, в зависимости от того, что происходит в каждом разговоре.

Пример: Complete Appointment Bot

Вот полный пример инструкций для бота, которые эффективно используют шаблоны:

Вы помощник по расписанию встреч для Sunshine Dental.

Когда кто-то хочет записаться на прием:

Спросите их имя.
Спросите их предпочтительную дату
Спросите, какое время они предпочитают.
Попросите их номер телефона.
Подтвердите детали с ними.
Если они подтвердят, отправьте им шаблон под названием 'appointment_confirmation', используя их имя для {{1}}, дату для {{2}} и время для {{3}}.

Когда кто-то хочет перенести встречу:

Узнайте дату их текущей встречи.
Спросите их о новом предпочтительном дате и времени.
Подтвердите изменение
Отправьте им шаблон под названием 'appointment_rescheduled' с их именем для {{1}}, новой датой для {{2}} и новым временем для {{3}}.

Когда кто-то хочет отменить:

Попросите их подтвердить, что они хотят отменить.
Если они подтвердят, отправьте им шаблон под названием 'cancellation_confirmed' с их именем для {{1}}

Всегда будьте вежливы и профессиональны. Если вы не уверены в чем-то, попросите человека уточнить.

Этот бот обрабатывает три разных сценария, каждый со своим шаблоном, все автоматизировано.

Пример: Бот для последующего сопровождения продаж

Вы - продавец-консультант в TechGear Shop.

Когда кто-то спрашивает о продукте:

Ответьте на их вопросы о функциях и ценах.
Спросите, хотят ли они получить подробное руководство по продукту.
Если они согласятся, попросите их номер телефона.
Отправьте шаблон под названием 'product_info' на их номер с названием продукта для {{1}} и ценой для {{2}}.

Когда кто-то готов купить:

Соберите детали их заказа
Рассчитать итоговую сумму
Отправьте им шаблон под названием 'order_confirmation' с их именем для {{1}}, заказанными товарами для {{2}} и общей ценой для {{3}}.

Когда кто-то спрашивает о доставке:

Попросите их номер заказа
Отправьте им шаблон под названием 'shipping_update' с их именем для {{1}}, номером заказа для {{2}} и предполагаемой датой доставки для {{3}}.

Будьте полезными и дружелюбными. Сосредоточьтесь на понимании их потребностей.

Этот бот управляет всем процессом продаж с автоматической отправкой шаблонов в ключевые моменты.

Тестирование отправки шаблона вашего бота

Прежде чем позволить вашему боту отправлять шаблоны реальным клиентам, тщательно протестируйте его:

Общайтесь с вашим ботом, как если бы вы были клиентом.
Просмотрите сценарии, которые должны запускать шаблоны.
Используйте свой собственный номер телефона для тестирования.
Проверьте, что бот отправляет правильный шаблон в нужное время.
Проверьте, что все переменные заполнены правильно.

Тестирование стоит несколько центов за шаблон (обычная плата за отправку шаблона), но это стоит того, чтобы выявить любые проблемы до того, как их увидят клиенты.

Распространенные ошибки, которых следует избегать

Неправильное написание имени шаблона: Если вы напишете "appointment_reminder" в своих инструкциях, но фактический шаблон называется "appointment-reminder" (с дефисом), бот его не найдет. Скопируйте точное название с экрана шаблонов.

Забыть указать боту, какие значения использовать для переменных: Если в вашем шаблоне есть {{1}}, {{2}}, {{3}}, но вы не указываете боту, что они должны содержать, он не будет знать, что подставить. Всегда указывайте, что должно содержаться в каждой переменной.

Не собирая информацию сначала: Если вашему шаблону требуется имя человека и время встречи, но ваш бот отправляет шаблон до того, как задаст эти вопросы, переменные будут пустыми. Убедитесь, что бот собирает всю необходимую информацию перед отправкой.

Отправка шаблонов в течение 24-часового окна: Помните, что шаблоны нужны только при отправке сообщений за пределами 24-часового окна. Если кто-то только что написал вам, бот может ответить нормально и бесплатно без использования шаблона.

Быть неясным в инструкциях: «Отправить шаблон, когда кто-то хочет» — слишком расплывчато. «Отправить шаблон под названием 'appointment_confirmation' после того, как кто-то забронирует встречу и подтвердит все детали» — ясно и конкретно.

Сочетание ручной и автоматической отправки

Вам не нужно выбирать между отправкой шаблонов вручную через экран трансляции и автоматическая отправка их ботами. Используйте оба:

Ручная отправка трансляций отлично подходит для:

Объявление о распродажах или событиях для всего списка клиентов
Отправка напоминаний о встречах всем, у кого назначены встречи на завтра.
Следующие шаги по работе с потенциальными клиентами, которых вы собрали на мероприятии.

Автоматизированный бот отправляет отлично подходит для:

Ответ на индивидуальные запросы в режиме реального времени
Отправка подтверждений сразу после того, как кто-то совершает действие
Предоставление информации во время разговоров

Используйте экран трансляции для массовых отправок многим людям одновременно. Используйте автоматизацию ботов для персонализированных, контекстуальных отправок во время индивидуальных разговоров. Вместе они покрывают все ваши потребности в отправке шаблонов.

Что бесплатно, что стоит денег

Давайте четко разберемся с расходами:

Бесплатно:

Иметь бота (создание и настройка ботов бесплатно в Boti)
Разговоры в течение 24-часового окна (бот или вручную, полностью бесплатно)
Получение сообщений (неограниченно, бесплатно)

Стоимость токенов AI (использование Boti):

Бот, использующий ИИ для понимания и ответа на сообщения
Каждое сообщение, которое бот анализирует и на которое отвечает, использует токены.

Стоит денег (оплачивается Facebook):

Отправка шаблонов (~2-10 центов за шаблон)
Это применяется, независимо от того, отправляете ли вы вручную или через бота.
Шаблон сам по себе стоит денег, а не автоматизация бота.

Таким образом, автоматизация бота не требует дополнительных затрат сверх тех, которые вы бы заплатили за отправку шаблонов в любом случае. Бот просто автоматически обрабатывает отправку вместо того, чтобы вы делали это вручную.

Продвинутый: Интеграция с внешними системами

Для действительно продвинутых случаев использования ваш бот может работать с внешними системами, чтобы определить, когда отправлять шаблоны. Например:

Интегрируйтесь с Google Calendar, чтобы отправлять напоминания о встречах на основе запланированных событий.
Подключитесь к вашей системе заказов, чтобы отправлять обновления о доставке, когда заказы отправляются.
Извлеките данные из Google Sheets, чтобы отправить персонализированные шаблоны списку.

Эти продвинутые интеграции требуют некоторой технической настройки, но они позволяют осуществлять мощную автоматизацию. Если вас интересует такой уровень автоматизации, ознакомьтесь с Документация по инструментам и интеграциям Boti.

Что дальше?

Теперь вы понимаете, как автоматизировать отправку шаблонов с помощью ботов. Чтобы завершить ваши знания о шаблонах:

Узнайте больше о написании эффективных инструкций для ботов.
Обзор того, как писать шаблоны, которые получают одобрение
Поймите разницу между шаблонами маркетинга и обслуживания

Автоматизация — это то, где проявляется настоящая сила шаблонов WhatsApp. Настройте это один раз, и ваш бот будет обрабатывать коммуникации с клиентами 24/7, не требуя вашего участия. Ваши клиенты получают мгновенные ответы, вы экономите время, и ваш бизнес работает более гладко.