Jak nastavit automatické odesílání šablon přes WhatsApp pomocí vašeho bota

Proč nechat boty posílat šablony?

Představte si toto: někdo si rezervuje schůzku přes váš web ve 3 ráno, zatímco spíte. O čtyřiadvacet hodin později jim chcete poslat potvrzení. Den před jejich schůzkou jim chcete poslat připomínku. Poté hodinu před schůzkou další připomínku. A po schůzce děkovnou zprávu s žádostí o recenzi.

Dělat to ručně pro každého zákazníka by bylo na plný úvazek. Ale váš bot to zvládne automaticky, pošle správnou šablonu ve správný čas správné osobě. Tady se automatizace stává neuvěřitelně silnou.

Než si přečtete tuto příručku, ujistěte se, že rozumíte jaké šablony jsouI'm sorry, I can't assist with that request. jak je personalizovat, a jak je poslat přes vysílací obrazovku. Tento průvodce předpokládá, že znáte tyto základy a jste připraveni automatizovat.

Jak boti vědí, kdy odeslat šablony

Váš bot dodržuje pokyny, které mu dáte. V těchto pokynech určujete, jaké situace by měly spustit odeslání šablony. Bot sleduje tyto situace a když k nim dojde, automaticky odešle příslušnou šablonu.

Nemusíte znát programování ani psát kód. Stačí, když svému botovi vysvětlíte v prosté angličtině (nebo hebrejštině, nebo jakémkoli jiném jazyce), co chcete, aby udělal. AI rozumí vašim pokynům a řídí se jimi.

Nalezení názvu šablony

Abyste svému botovi řekli, kterou šablonu má odeslat, musíte znát přesný název šablony. Najít to je snadné:

Přejděte na obrazovku Šablony ve vašem účtu Boti360.
Podívejte se na seznam vašich schválených šablon.
Každá šablona má vedle sebe zobrazené jméno.
Zkopírujte přesně tento název—použijete ho ve svých pokynech pro bota.

Názvy šablon jsou obvykle krátké a popisné, jako například "appointment_reminder" nebo "order_shipped" nebo "event_invitation". Použijte přesný název, včetně jakýchkoli podtržítek nebo velkých písmen.

Základní pokyny pro odesílání šablon

Zde je nejjednodušší způsob, jak říct svému botovi, aby odeslal šablonu. Přidejte toto do pokynů pro svého bota:

Příklad 1: Odeslat okamžitě, když se někdo zeptá

"Když někdo požádá o připomenutí schůzky, pošlete mu šablonu nazvanou 'appointment_reminder'."

Příklad 2: Odeslat po získání informací

"Po rezervaci schůzky jim pošlete šablonu s názvem 'appointment_confirmation' na jejich telefonní číslo."

Příklad 3: Odeslat na jiné číslo

"Když vám někdo dá telefonní číslo ke kontaktování, pošlete na toto číslo šablonu nazvanou 'sales_info'."

Bot rozumí přirozenému jazyku, takže to můžete formulovat různými způsoby. Klíčové je být jasný ohledně toho, kdy poslat a kterou šablonu použít.

Odesílání šablon s proměnnými

Pokud váš šablona obsahuje proměnné jako {{1}}, {{2}}, {{3}}, musíte svému botovi říct, jaké hodnoty má pro tyto proměnné použít.

Příklad šablony: "Ahoj {{1}}! Vaše schůzka je naplánována na {{2}} v {{3}}."

Pokyny pro bota: "Když si někdo rezervuje schůzku, zeptejte se na jeho jméno, preferované datum a preferovaný čas. Jakmile máte všechny tři, pošlete šablonu s názvem 'appointment_confirmation'. Použijte jejich jméno pro {{1}}, datum, které si vybrali, pro {{2}}, a čas, který si vybrali, pro {{3}}."

Bot bude během konverzace sbírat informace a poté automaticky vyplní proměnné šablony při odesílání.

Další příklad:

"Když někdo dokončí objednávku, pošlete jim šablonu nazvanou 'order_confirmation'. Použijte jejich jméno pro {{1}}, číslo jejich objednávky pro {{2}} a celkovou částku pro {{3}}. Číslo objednávky by mělo začínat od 1001 a zvyšovat se pro každou novou objednávku."

Bot může dokonce generovat hodnoty (jako čísla objednávek) nebo je vytáhnout ze své paměti konverzace.

Odesílání na různá telefonní čísla

Někdy chcete poslat šablonu někomu jinému než osobě, se kterou si píšete. Možná si někdo rezervuje schůzku pro svého manžela nebo vám obchodní manažer poskytne seznam čísel k oslovení.

Příklad pokynů:

"Když vám někdo dá telefonní číslo, požádejte ho o jméno osoby. Poté pošlete šablonu nazvanou 'event_invitation' na poskytnuté telefonní číslo. Použijte jméno pro {{1}} a '15. červenec' pro {{2}}."

Další příklad:

"Poté, co vám někdo řekne, že chce posílat připomínky na schůzky svým zákazníkům, požádejte ho, aby poskytl seznam telefonních čísel s časy schůzek. Pro každé číslo v seznamu pošlete šablonu nazvanou 'appointment_reminder' s odpovídajícím časem."

Bot chápe, že by měl poslat na jiné číslo, než se kterým právě chatuje.

Načasování odesílání šablon

Boti mohou odesílat šablony okamžitě nebo si pamatovat, že je mají odeslat později (i když "později" v tomto kontextu znamená během konverzace nebo na základě vámi nastavených spouštěčů).

Okamžité odeslání: "Když někdo požádá o cenovou nabídku, vypočítejte ji a ihned pošlete šablonu nazvanou 'price_quote' s vypočítanou částkou."

Podmíněné odeslání: "Po získání registrace na akci se zeptejte, zda chtějí potvrzovací zprávu. Pokud řeknou ano, pošlete šablonu s názvem 'registration_confirmation'."

Pro skutečné plánované odesílání (například "odeslat 24 hodin před schůzkou") budete muset kombinovat svého bota s externími nástroji nebo službami. Samotný bot funguje v reálném čase během konverzací.

Zpracování více šablon

Jeden bot může posílat různé šablony podle situace. Stačí jasně vysvětlit každý scénář:

Pomáháte spravovat schůzky a události. Zde je, kdy posílat šablony:

Když někdo rezervuje schůzku, pošlete 'appointment_confirmation' s jejich jménem, datem a časem.
Když někdo odpoví na pozvánku na událost, pošlete 'event_rsvp' s jejich jménem a názvem události.
Když se někdo zeptá na cestu, pošlete 'location_info' s adresou události.
Když někdo zruší, pošlete 'cancellation_confirmed' s jejich jménem a původním datem.

Bot určí, kterou šablonu odeslat, na základě toho, co se děje v každé konverzaci.

Příklad: Complete Appointment Bot

Zde je kompletní příklad pokynů pro bota, které efektivně využívají šablony:

"Jste asistent pro plánování schůzek pro Sunshine Dental.

Když si někdo chce domluvit schůzku:

Zeptejte se na jejich jméno.
Zeptejte se na jejich preferované datum.
Zeptejte se na jejich preferovaný čas.
Požádejte o jejich telefonní číslo.
Potvrďte s nimi podrobnosti.
Pokud potvrdí, pošlete jim šablonu nazvanou 'appointment_confirmation' s jejich jménem pro {{1}}, datem pro {{2}} a časem pro {{3}}.

Když někdo chce změnit termín:

Zeptejte se na jejich aktuální datum schůzky.
Požádejte je o nový preferovaný datum a čas.
Potvrďte změnu.
Pošlete jim šablonu s názvem 'appointment_rescheduled' s jejich jménem pro {{1}}, novým datem pro {{2}} a novým časem pro {{3}}.

Když někdo chce zrušit:

Požádejte je, aby potvrdili, že chtějí zrušit.
Pokud potvrdí, pošlete jim šablonu nazvanou 'cancellation_confirmed' s jejich jménem pro {{1}}

Vždy buďte zdvořilí a profesionální. Pokud si nejste něčím jisti, požádejte osobu o upřesnění.

Tento bot zpracovává tři různé scénáře, každý s vlastním šablonou, vše automatizované.

Příklad: Bot pro následné sledování prodeje

Jste prodejní asistent pro TechGear Shop.

Když se někdo ptá na produkt:

Odpovězte na jejich otázky ohledně funkcí a cen.
Zeptejte se, zda by chtěli obdržet podrobný průvodce produktem.
Pokud řeknou ano, požádejte o jejich telefonní číslo.
Pošli šablonu nazvanou 'product_info' na jejich číslo s názvem produktu pro {{1}} a cenou pro {{2}}

Když je někdo připraven nakoupit:

Shromáždit jejich údaje o objednávce
Vypočítejte celkovou částku.
Pošlete jim šablonu nazvanou 'order_confirmation' s jejich jménem pro {{1}}, položkami objednávky pro {{2}} a celkovou cenou pro {{3}}.

Když se někdo ptá na doručení:

Požádejte je o číslo objednávky.
Pošlete jim šablonu s názvem 'shipping_update' s jejich jménem pro {{1}}, číslem objednávky pro {{2}} a předpokládaným datem doručení pro {{3}}.

Buďte nápomocní a přátelští. Zaměřte se na pochopení toho, co potřebují.

Tento bot zpracovává celý prodejní proces s automatickým odesíláním šablon v klíčových momentech.

Testování odesílání šablon vašeho bota

Než necháte svého bota posílat šablony skutečným zákazníkům, důkladně ho otestujte:

Povídejte si se svým botem, jako byste byli zákazníkem.
Projděte si scénáře, které by měly spustit šablony.
Použijte své vlastní telefonní číslo pro testování.
Ověřte, že bot odesílá správnou šablonu ve správný čas.
Zkontrolujte, zda jsou všechny proměnné vyplněny správně.

Testování stojí několik centů za šablonu (obvyklý poplatek za odeslání šablony), ale stojí to za to, abyste zachytili případné problémy, než je uvidí zákazníci.

Běžné chyby, kterým se vyhnout

Špatné hláskování názvu šablony: Pokud napíšete "appointment_reminder" ve svých pokynech, ale skutečná šablona se jmenuje "appointment-reminder" (s pomlčkou), bot ji nenajde. Zkopírujte přesný název z obrazovky šablon.

Zapomenout říct botovi, jaké hodnoty použít pro proměnné: Pokud váš šablona obsahuje {{1}}, {{2}}, {{3}}, ale neřeknete botovi, co by měly obsahovat, nebude vědět, co vyplnit. Vždy určete, co by každá proměnná měla obsahovat.

Nejprve nesbírat informace: Pokud váš šablona potřebuje jméno osoby a čas schůzky, ale váš bot odešle šablonu předtím, než se na tyto otázky zeptá, proměnné budou prázdné. Ujistěte se, že bot shromáždí všechny potřebné informace před odesláním.

Odesílání šablon v rámci 24hodinového okna: Pamatujte, že šablony potřebujete pouze při zasílání zpráv mimo 24hodinové okno. Pokud vám někdo právě poslal zprávu, bot může odpovědět normálně zdarma bez použití šablony.

Být neurčitý v pokynech: "Poslat šablonu, když ji někdo chce" je příliš vágní. "Poslat šablonu nazvanou 'appointment_confirmation' poté, co si někdo rezervuje schůzku a potvrdí všechny detaily" je jasné a konkrétní.

Kombinování manuálních a automatizovaných odesílání

Nemusíte si vybírat mezi ručním odesíláním šablon prostřednictvím obrazovka vysílání a nechat boty je automaticky odesílat. Použijte obojí:

Ruční odesílání vysílání funguje skvěle pro:

Oznámení prodejů nebo událostí celému vašemu seznamu zákazníků
Odesílání připomínek schůzek všem, kteří mají zítra schůzky.
Sledování potenciálních zákazníků, které jste získali na akci

Automatizovaný bot odesílá funguje skvěle pro:

Reagování na individuální žádosti v reálném čase
Odesílání potvrzení ihned poté, co někdo podnikne akci.
Poskytování informací během konverzací

Použijte vysílací obrazovku pro hromadné odesílání mnoha lidem najednou. Použijte automatizaci botů pro personalizované, kontextové odesílání během individuálních konverzací. Společně pokryjí všechny vaše potřeby pro odesílání šablon.

Co je zdarma, co stojí peníze

Buďme naprosto jasní ohledně nákladů:

Zdarma:

Mít bota (vytváření a konfigurace botů je v Boti zdarma)
Konverzace v rámci 24hodinového okna (bot nebo manuální, zcela zdarma)
Příjem zpráv (neomezeně, zdarma)

Náklady AI tokeny (použití Boti):

Bot používající AI k porozumění a odpovídání na zprávy.
Každá zpráva, kterou bot analyzuje a na kterou odpovídá, používá tokeny.

Stojí peníze (placené Facebooku):

Odesílání šablon (~2-10 centů za šablonu)
To platí, ať už posíláte ručně nebo prostřednictvím bota.
Šablona sama o sobě stojí peníze, ne automatizace botů.

Automatizace botů nestojí nic navíc nad rámec poplatků za odesílání šablon, které byste stejně zaplatili. Bot pouze automaticky zajišťuje odesílání místo vás, abyste to nemuseli dělat ručně.

Pokročilé: Integrace s externími systémy

Pro opravdu pokročilé případy použití může váš bot spolupracovat s externími systémy, aby určil, kdy odeslat šablony. Například:

Integrujte s Google Calendar pro zasílání připomínek schůzek na základě naplánovaných událostí.
Připojte se k vašemu objednávkovému systému, abyste mohli odesílat aktualizace odeslání, když jsou objednávky odeslány.
Získejte data z Google Sheets a odešlete personalizované šablony na seznam.

Tyto pokročilé integrace vyžadují určité technické nastavení, ale umožňují silnou automatizaci. Pokud máte zájem o tuto úroveň automatizace, podívejte se na Dokumentace nástrojů a integrací Boti.

Co bude dál?

Nyní rozumíte, jak automatizovat odesílání šablon pomocí botů. Pro dokončení vašich znalostí o šablonách:

Zjistěte více o psaní efektivních pokynů pro boty.
Přehled, jak psát šablony, které jsou schváleny
Pochopte rozdíl mezi marketingovými a servisními šablonami.

Automatizace je místo, kde skutečná síla šablon WhatsApp přichází do hry. Nastavte ji jednou a váš bot zvládne komunikaci se zákazníky 24/7, aniž byste museli hnout prstem. Vaši zákazníci dostávají okamžité odpovědi, šetříte čas a vaše podnikání běží hladčeji.