Hvordan få boten din til å sende WhatsApp-maler automatisk

Hvorfor la roboter sende maler?

Tenk deg dette: noen bestiller en avtale gjennom nettstedet ditt klokken 3 om natten mens du sover. Tjuefire timer senere vil du sende dem en bekreftelse. Deretter, dagen før avtalen, vil du sende en påminnelse. Så en time før, en annen påminnelse. Og etter avtalen, en takkebeskjed med en forespørsel om anmeldelse.

Å gjøre dette manuelt for hver kunde ville vært en fulltidsjobb. Men boten din kan håndtere alt automatisk, sende riktig mal til riktig tid til riktig person. Dette er der automatisering blir utrolig kraftig.

Før du leser denne guiden, sørg for at du forstår hva maler er, hvordan tilpasse dem, og hvordan sende dem gjennom kringkastingsskjermen. Denne guiden antar at du kjenner til det grunnleggende og er klar til å automatisere.

Hvordan roboter vet når de skal sende maler

Din bot følger instruksjonene du gir den. I disse instruksjonene forteller du boten hvilke situasjoner som skal utløse en malutsendelse. Boten overvåker disse situasjonene, og når de oppstår, sender den automatisk den passende malen.

Du trenger ikke å kunne programmering eller skrive kode. Du bare forklarer til boten din på vanlig norsk (eller hebraisk, eller hvilket som helst språk) hva du vil at den skal gjøre. AI-en forstår instruksjonene dine og følger dem.

Finne malnavnet

For å fortelle boten din hvilken mal som skal sendes, må du vite malens eksakte navn. Å finne dette er enkelt:

Gå til Maler-skjermen i din Boti360-konto
Se på listen over dine godkjente maler
Hver mal har et navn vist ved siden av den
Kopier det eksakte navnet—du vil bruke det i instruksjonene til boten din.

Malnavn er vanligvis korte og beskrivende, som "appointment_reminder" eller "order_shipped" eller "event_invitation". Bruk det eksakte navnet, inkludert eventuelle understreker eller store bokstaver.

Grunnleggende instruksjoner for å sende maler

Her er den enkleste måten å be boten din sende en mal på. Legg dette til i instruksjonene til boten din:

Eksempel 1: Send umiddelbart når noen spør

"Når noen ber om en avtale påminnelse, send dem malen kalt 'appointment_reminder'."

Eksempel 2: Send etter å ha mottatt informasjon

"Etter at noen har bestilt en avtale, send dem malen kalt 'appointment_confirmation' til telefonnummeret deres."

Eksempel 3: Send til et annet nummer

"Når noen gir deg et telefonnummer å kontakte, send malen kalt 'sales_info' til det nummeret."

Bot-en forstår naturlig språk, så du kan formulere det på forskjellige måter. Nøkkelen er å være tydelig på når du skal sende og hvilken mal du skal bruke.

Sende maler med variabler

Hvis malen din inneholder variabler som {{1}}, {{2}}, {{3}}, må du fortelle boten din hvilke verdier som skal brukes for disse variablene.

Eksempelmal: "Hei {{1}}! Din avtale er den {{2}} kl. {{3}}."

Botinstruksjoner: "Når noen bestiller en avtale, spør etter deres navn, foretrukket dato og foretrukket tid. Etter at du har alle tre, send malen kalt 'appointment_confirmation'. Bruk deres navn for {{1}}, datoen de valgte for {{2}}, og tiden de valgte for {{3}}."

Boten vil samle inn informasjonen under samtalen, og deretter automatisk fylle inn malvariablene når den sender.

Et annet eksempel:

"Når noen fullfører en bestilling, send dem malen kalt 'order_confirmation'. Bruk deres navn for {{1}}, deres ordrenummer for {{2}}, og totalbeløpet for {{3}}. Ordrenummeret skal starte fra 1001 og øke for hver ny bestilling."

Boten kan til og med generere verdier (som ordrenumre) eller hente dem fra sin hukommelse av samtalen.

Sende til forskjellige telefonnumre

Noen ganger vil du sende en mal til noen andre enn personen du chatter med. Kanskje noen bestiller en avtale for sin ektefelle, eller en bedriftsleder gir deg en liste med numre å kontakte.

Eksempelinstruksjoner:

"Når noen gir deg et telefonnummer, spør dem om personens navn. Send deretter malen kalt 'event_invitation' til telefonnummeret de ga. Bruk navnet for {{1}} og '15. juli' for {{2}}."

Et annet eksempel:

"Etter at noen forteller deg at de vil sende påminnelser om avtaler til kundene sine, be dem om å gi en liste over telefonnumre med avtaletider. For hvert nummer i listen, send malen kalt 'appointment_reminder' med den tilsvarende tiden."

Boten forstår at den skal sende til et annet nummer enn det den chatter med.

Tidspunkt for utsendelse av maler

Boter kan sende maler umiddelbart eller huske å sende dem senere (selv om "senere" i denne sammenhengen betyr under samtalen eller basert på utløsere du har satt opp).

Umiddelbar sending: "Når noen ber om et tilbud, beregn det og send malen kalt 'price_quote' med en gang med det beregnede beløpet."

Betinget sending: "Etter å ha samlet inn noens registrering for arrangementet, spør om de ønsker en bekreftelsesmelding. Hvis de sier ja, send malen kalt 'registration_confirmation'."

For ekte planlagte sendinger (som "send 24 timer før avtale"), må du kombinere boten din med eksterne verktøy eller tjenester. Selve boten fungerer i sanntid under samtaler.

Håndtering av flere maler

En enkelt bot kan sende ulike maler basert på situasjonen. Bare forklar hvert scenario tydelig:

Du hjelper med å administrere avtaler og arrangementer. Her er når du skal sende maler:

Når noen bestiller en avtale, send 'appointment_confirmation' med deres navn, dato og tid.
Når noen svarer på en invitasjon til et arrangement, send 'event_rsvp' med deres navn og arrangementsnavn.
Når noen ber om veibeskrivelse, send 'location_info' med arrangementsadressen
Når noen avbestiller, send 'cancellation_confirmed' med deres navn og opprinnelige dato.

Boten vil finne ut hvilken mal som skal sendes basert på hva som skjer i hver samtale.

Eksempel: Fullfør avtale bot

Her er et fullstendig eksempel på bot-instruksjoner som bruker maler effektivt:

"Du er en avtaleplanleggingsassistent for Sunshine Dental.

Når noen ønsker å bestille en avtale:

Spør om navnet deres
Spør om deres foretrukne dato
Spør om deres foretrukne tidspunkt
Be om telefonnummeret deres
Bekreft detaljene med dem
Hvis de bekrefter, send dem malen kalt 'appointment_confirmation' ved å bruke deres navn for {{1}}, datoen for {{2}}, og tiden for {{3}}.

Når noen ønsker å endre tidspunkt:

Spør om deres nåværende avtaledato.
Spør om deres nye foretrukne dato og tidspunkt
Bekreft endringen
Send dem malen kalt 'appointment_rescheduled' med deres navn for {{1}}, den nye datoen for {{2}}, og det nye tidspunktet for {{3}}

Når noen ønsker å avbryte:

Be dem bekrefte at de ønsker å kansellere
Hvis de bekrefter, send dem malen kalt 'cancellation_confirmed' med deres navn for {{1}}

Vær alltid høflig og profesjonell. Hvis du er usikker på noe, be personen om avklaring.

Denne boten håndterer tre forskjellige scenarier, hver med sin egen mal, alt automatisert.

Eksempel: Salgsoppfølgingsbot

Du er en salgsassistent for TechGear Shop.

Når noen spør om et produkt:

Svar på spørsmålene deres om funksjoner og priser.
Spør om de ønsker å motta en detaljert produktguide
Hvis de sier ja, spør om telefonnummeret deres
Send malen kalt 'product_info' til deres nummer med produktnavnet for {{1}} og prisen for {{2}}

Når noen er klare til å kjøpe:

Samle inn bestillingsdetaljene deres
Beregn totalen
Send dem malen kalt 'order_confirmation' med deres navn for {{1}}, bestillingsvarer for {{2}}, og totalpris for {{3}}

Når noen spør om levering:

Be om deres ordrenummer
Send dem malen kalt 'shipping_update' med deres navn for {{1}}, ordrenummer for {{2}}, og estimert leveringsdato for {{3}}

Vær hjelpsom og vennlig. Fokuser på å forstå hva de trenger.

Denne boten håndterer hele salgsprosessen med automatiserte malutsendelser på viktige tidspunkter.

Testing av botens malutsending

Før du lar boten din sende maler til ekte kunder, test den grundig:

Chat med boten din som om du er en kunde
Gå gjennom scenariene som bør utløse maler
Bruk ditt eget telefonnummer for testing.
Bekreft at boten sender riktig mal til riktig tid
Sjekk at alle variabler er fylt ut riktig

Testing koster noen få cent per mal (den vanlige avgiften for å sende maler), men det er verdt det for å fange opp eventuelle problemer før kundene ser dem.

Vanlige feil å unngå

Stave navnet på malen feil: Hvis du skriver "appointment_reminder" i instruksjonene dine, men den faktiske malen heter "appointment-reminder" (med en bindestrek), vil ikke boten finne den. Kopier det eksakte navnet fra malene dine.

Å glemme å fortelle boten hvilke verdier som skal brukes for variabler: Hvis malen din har {{1}}, {{2}}, {{3}}, men du ikke forteller boten hva de skal være, vil den ikke vite hva som skal fylles inn. Angi alltid hva hver variabel skal inneholde.

Ikke samle inn informasjonen først: Hvis malen din trenger noens navn og avtaletid, men boten din sender malen før den stiller disse spørsmålene, vil variablene være tomme. Sørg for at boten samler all nødvendig informasjon før den sender.

Sende maler innenfor 24-timersvinduet: Husk, du trenger bare maler når du sender meldinger utenfor 24-timersvinduet. Hvis noen nettopp har sendt deg en melding, kan boten svare normalt gratis uten å bruke en mal.

Å være vag i instruksjoner: "Send en mal når noen ønsker en" er for vagt. "Send malen kalt 'appointment_confirmation' etter at noen har bestilt en avtale og bekreftet alle detaljer" er klar og spesifikk.

Kombinere manuelle og automatiserte utsendelser

Du trenger ikke å velge mellom å sende maler manuelt gjennom kringkast skjerm og la roboter sende dem automatisk. Bruk begge:

Manuell utsendelse av sendinger fungerer utmerket for:

Kunngjør salg eller arrangementer til hele kundelisten din
Sender påminnelser om avtaler til alle med avtaler i morgen
Følge opp med potensielle kunder du samlet inn på et arrangement

Automatisert bot sender fungerer utmerket for:

Svar på individuelle forespørsler i sanntid
Sende bekreftelser umiddelbart etter at noen har tatt en handling
Å gi informasjon under samtaler

Bruk kringkastingsskjermen for masseutsendelser til mange personer samtidig. Bruk bot-automatisering for personlige, kontekstuelle utsendelser under individuelle samtaler. Sammen dekker de alle dine behov for malutsendelser.

Hva er gratis, hva koster penger

La oss være krystallklare om kostnadene:

Gratis:

Å ha en bot (å opprette og konfigurere roboter er gratis i Boti)
Samtaler innenfor 24-timersvinduet (bot eller manuell, helt gratis)
Motta meldinger (ubegrenset, gratis)

Kostnader AI-tokens (Boti-bruk):

Bot bruker AI for å forstå og svare på meldinger
Hver melding som boten analyserer og svarer på bruker tokens

Koster penger (betalt til Facebook):

Sending maler (~2-10 cent per mal)
Dette gjelder enten du sender manuelt eller gjennom en bot.
Selve malen koster penger, ikke bot-automatiseringen.

Så bot-automatisering koster ikke ekstra utover de malutsendingsgebyrene du uansett ville betalt. Bot-en håndterer bare utsendelsen automatisk i stedet for at du gjør det manuelt.

Avansert: Integrasjon med eksterne systemer

For virkelig avanserte brukstilfeller kan boten din samarbeide med eksterne systemer for å bestemme når maler skal sendes. For eksempel:

Integrer med Google Calendar for å sende påminnelser om avtaler basert på planlagte hendelser
Koble til bestillingssystemet ditt for å sende fraktoppdateringer når bestillinger sendes
Hent data fra Google Sheets for å sende personlige maler til en liste

Disse avanserte integrasjonene krever noe teknisk oppsett, men de muliggjør kraftig automatisering. Hvis du er interessert i dette nivået av automatisering, sjekk ut Boti's verktøy og integrasjonsdokumentasjon.

Hva er neste?

Du forstår nå hvordan du kan automatisere utsendelse av maler med roboter. For å fullføre din mal-kunnskap:

Lær mer om å skrive effektive instruksjoner for roboter
Gjennomgå hvordan du skriver maler som blir godkjent
Forstå forskjellen mellom markedsførings- og servicemaler

Automatisering er der den virkelige kraften i WhatsApp-maler kommer inn. Sett det opp én gang, og boten din håndterer kundekommunikasjon 24/7 uten at du løfter en finger. Kundene dine får umiddelbare svar, du sparer tid, og virksomheten din går smidigere.