Comment faire en sorte que votre bot envoie automatiquement des modèles WhatsApp

Pourquoi laisser les bots envoyer des modèles ?

Imaginez ceci : quelqu'un réserve un rendez-vous via votre site web à 3 heures du matin pendant que vous dormez. Vingt-quatre heures plus tard, vous souhaitez leur envoyer une confirmation. Puis, la veille de leur rendez-vous, vous voulez envoyer un rappel. Ensuite, une heure avant, un autre rappel. Et après le rendez-vous, un message de remerciement avec une demande d'avis.

Faire cela manuellement pour chaque client serait un travail à temps plein. Mais votre bot peut tout gérer automatiquement, en envoyant le bon modèle au bon moment à la bonne personne. C'est là que l'automatisation devient incroyablement puissante.

Avant de lire ce guide, assurez-vous de comprendre quels sont les modèles, comment les personnaliser, et comment les envoyer via l'écran de diffusion. Ce guide suppose que vous connaissez ces bases et êtes prêt à automatiser.

Comment les bots savent quand envoyer des modèles

Votre bot suit les instructions que vous lui donnez. Dans ces instructions, vous indiquez au bot quelles situations doivent déclencher l'envoi d'un modèle. Le bot surveille ces situations et, lorsqu'elles se produisent, il envoie automatiquement le modèle approprié.

Vous n'avez pas besoin de connaître la programmation ou d'écrire du code. Vous expliquez simplement à votre bot en anglais simple (ou en hébreu, ou dans n'importe quelle langue) ce que vous voulez qu'il fasse. L'IA comprend vos instructions et les suit.

Trouver le nom du modèle

Pour indiquer à votre bot quel modèle envoyer, vous devez connaître le nom exact du modèle. Le trouver est facile :

Accédez à l'écran des modèles dans votre compte Boti360.
Regardez la liste de vos modèles approuvés.
Chaque modèle a un nom affiché à côté.
Copiez ce nom exact—vous l'utiliserez dans les instructions de votre bot.

Les noms de modèles sont généralement courts et descriptifs, comme "appointment_reminder" ou "order_shipped" ou "event_invitation". Utilisez le nom exact, y compris les underscores ou la capitalisation.

Instructions de base pour l'envoi de modèles

Voici la manière la plus simple de dire à votre bot d'envoyer un modèle. Ajoutez ceci aux instructions de votre bot :

Exemple 1 : Envoyer immédiatement lorsque quelqu'un demande

"Lorsqu'une personne demande un rappel de rendez-vous, envoyez-lui le modèle intitulé 'appointment_reminder'."

Exemple 2 : Envoyer après avoir obtenu des informations

"Après qu'une personne ait pris un rendez-vous, envoyez-lui le modèle appelé 'appointment_confirmation' à son numéro de téléphone."

Exemple 3 : Envoyer à un autre numéro

"Lorsque quelqu'un vous donne un numéro de téléphone à contacter, envoyez le modèle appelé 'sales_info' à ce numéro."

Le bot comprend le langage naturel, donc vous pouvez le formuler de différentes manières. L'essentiel est d'être clair sur le moment d'envoyer et quel modèle utiliser.

Envoi de modèles avec variables

Si votre modèle inclut des variables comme {{1}}, {{2}}, {{3}}, vous devez indiquer à votre bot quelles valeurs utiliser pour ces variables.

Exemple de modèle : "Bonjour {{1}} ! Votre rendez-vous est le {{2}} à {{3}}."

Instructions du bot : "Lorsqu'une personne prend rendez-vous, demandez son nom, la date préférée et l'heure préférée. Une fois que vous avez les trois, envoyez le modèle appelé 'appointment_confirmation'. Utilisez leur nom pour {{1}}, la date qu'ils ont choisie pour {{2}}, et l'heure qu'ils ont choisie pour {{3}}."

Le bot collectera les informations pendant la conversation, puis remplira automatiquement les variables du modèle lors de l'envoi.

Un autre exemple :

"Lorsqu'une personne passe une commande, envoyez-lui le modèle appelé 'order_confirmation'. Utilisez son nom pour {{1}}, son numéro de commande pour {{2}}, et le montant total pour {{3}}. Le numéro de commande doit commencer à 1001 et s'incrémenter pour chaque nouvelle commande."

Le bot peut même générer des valeurs (comme des numéros de commande) ou les extraire de sa mémoire de la conversation.

Envoi à différents numéros de téléphone

Parfois, vous souhaitez envoyer un modèle à quelqu'un d'autre que la personne avec qui vous discutez. Peut-être que quelqu'un prend rendez-vous pour son conjoint, ou qu'un gestionnaire d'entreprise vous donne une liste de numéros à contacter.

Exemple d'instructions :

"Quand quelqu'un vous donne un numéro de téléphone, demandez-lui le nom de la personne. Ensuite, envoyez le modèle appelé 'event_invitation' au numéro de téléphone qu'ils ont fourni. Utilisez le nom pour {{1}} et '15 juillet' pour {{2}}."

Un autre exemple :

"Après que quelqu'un vous ait dit qu'il souhaite envoyer des rappels de rendez-vous à ses clients, demandez-lui de fournir une liste de numéros de téléphone avec les horaires des rendez-vous. Pour chaque numéro de la liste, envoyez le modèle appelé 'appointment_reminder' avec l'heure correspondante."

Le bot comprend qu'il doit envoyer à un numéro différent de celui avec lequel il discute.

Programmer l'envoi de vos modèles

Les bots peuvent envoyer des modèles immédiatement ou se souvenir de les envoyer plus tard (bien que "plus tard" dans ce contexte signifie pendant la conversation ou en fonction des déclencheurs que vous avez configurés).

Envoi immédiat : "Lorsqu'une personne demande un devis, calculez-le et envoyez immédiatement le modèle appelé 'price_quote' avec le montant calculé."

Envoi conditionnel : "Après avoir collecté l'inscription de quelqu'un à un événement, demandez-lui s'il souhaite un message de confirmation. S'il dit oui, envoyez le modèle appelé 'registration_confirmation'."

Pour des envois programmés véritables (comme "envoyer 24 heures avant le rendez-vous"), vous devrez combiner votre bot avec des outils ou services externes. Le bot lui-même fonctionne en temps réel pendant les conversations.

Gestion de plusieurs modèles

Un seul bot peut envoyer différents modèles en fonction de la situation. Expliquez simplement chaque scénario clairement :

Vous aidez à gérer les rendez-vous et les événements. Voici quand envoyer les modèles :

Lorsqu'une personne réserve un rendez-vous, envoyez 'appointment_confirmation' avec son nom, la date et l'heure.
Lorsqu'une personne répond à une invitation à un événement, envoyez 'event_rsvp' avec son nom et le nom de l'événement.
Lorsque quelqu'un demande des directions, envoyez 'location_info' avec l'adresse de l'événement.
Lorsqu'une personne annule, envoyez 'cancellation_confirmed' avec son nom et la date d'origine.

Le bot déterminera quel modèle envoyer en fonction de ce qui se passe dans chaque conversation.

Exemple : Complete Appointment Bot

Voici un exemple complet d'instructions pour les bots qui utilisent efficacement des modèles :

"Vous êtes un assistant de planification de rendez-vous pour Sunshine Dental.

Quand quelqu'un veut prendre rendez-vous :

Demandez-leur leur nom.
Demandez leur date préférée
Demandez leur heure préférée.
Demandez leur numéro de téléphone.
Confirmez les détails avec eux.
S'ils confirment, envoyez-leur le modèle appelé 'appointment_confirmation' en utilisant leur nom pour {{1}}, la date pour {{2}}, et l'heure pour {{3}}.

Quand quelqu'un veut reprogrammer :

Demandez leur date de rendez-vous actuelle.
Demandez leur nouvelle date et heure préférées.
Confirmer le changement
Envoyez-leur le modèle intitulé 'appointment_rescheduled' avec leur nom pour {{1}}, la nouvelle date pour {{2}}, et la nouvelle heure pour {{3}}.

Lorsqu'une personne souhaite annuler :

Demandez-leur de confirmer qu'ils souhaitent annuler.
S'ils confirment, envoyez-leur le modèle appelé 'cancellation_confirmed' avec leur nom pour {{1}}

Soyez toujours poli et professionnel. Si vous n'êtes pas sûr de quelque chose, demandez à la personne des précisions.

Ce bot gère trois scénarios différents, chacun avec son propre modèle, tous automatisés.

Exemple : Bot de suivi des ventes

Vous êtes un assistant commercial pour TechGear Shop.

Quand quelqu'un pose des questions sur un produit :

Répondez à leurs questions sur les fonctionnalités et les tarifs.
Demandez-leur s'ils souhaitent recevoir un guide détaillé du produit.
S'ils disent oui, demandez leur numéro de téléphone.
Envoyez le modèle appelé 'product_info' à leur numéro avec le nom du produit pour {{1}} et le prix pour {{2}}.

Quand quelqu'un est prêt à acheter :

Recueillir leurs détails de commande
Calculez le total
Envoyez-leur le modèle appelé 'order_confirmation' avec leur nom pour {{1}}, les articles commandés pour {{2}}, et le prix total pour {{3}}.

Quand quelqu'un demande à propos de la livraison :

Demandez leur numéro de commande.
Envoyez-leur le modèle appelé 'shipping_update' avec leur nom pour {{1}}, le numéro de commande pour {{2}}, et la date de livraison estimée pour {{3}}.

Soyez serviable et amical. Concentrez-vous sur la compréhension de leurs besoins.

Ce bot gère l'ensemble du processus de vente avec l'envoi automatisé de modèles à des moments clés.

Test de l'envoi de modèle de votre bot

Avant de laisser votre bot envoyer des modèles à de vrais clients, testez-le minutieusement :

Discutez avec votre bot comme si vous étiez un client.
Passez en revue les scénarios qui devraient déclencher des modèles.
Utilisez votre propre numéro de téléphone pour les tests.
Vérifiez que le bot envoie le bon modèle au bon moment.
Vérifiez que toutes les variables sont correctement remplies.

Les tests coûtent quelques centimes par modèle (le tarif habituel d'envoi de modèle), mais cela vaut la peine pour détecter tout problème avant que les clients ne les voient.

Erreurs Courantes à Éviter

Épeler incorrectement le nom du modèle : Si vous écrivez "appointment_reminder" dans vos instructions mais que le modèle réel s'appelle "appointment-reminder" (avec un tiret), le bot ne le trouvera pas. Copiez le nom exact depuis votre écran de modèles.

Oublier de dire au bot quelles valeurs utiliser pour les variables : Si votre modèle contient {{1}}, {{2}}, {{3}} mais que vous ne dites pas au bot ce qu'ils doivent être, il ne saura pas quoi remplir. Indiquez toujours ce que chaque variable doit contenir.

Ne pas collecter d'abord les informations : Si votre modèle nécessite le nom de quelqu'un et l'heure du rendez-vous, mais que votre bot envoie le modèle avant de poser ces questions, les variables seront vides. Assurez-vous que le bot recueille toutes les informations nécessaires avant d'envoyer.

Envoi de modèles dans la fenêtre de 24 heures : N'oubliez pas, vous n'avez besoin de modèles que lorsque vous envoyez des messages en dehors de la fenêtre de 24 heures. Si quelqu'un vient de vous envoyer un message, le bot peut répondre normalement gratuitement sans utiliser de modèle.

Être vague dans les instructions : "Envoyez un modèle lorsque quelqu'un en veut un" est trop vague. "Envoyez le modèle appelé 'appointment_confirmation' après qu'une personne a réservé un rendez-vous et confirmé tous les détails" est clair et précis.

Combinaison des envois manuels et automatisés

Vous n'avez pas à choisir entre envoyer des modèles manuellement via le écran de diffusion et les faire envoyer automatiquement par des bots. Utilisez les deux :

Envois manuels de diffusion fonctionne parfaitement pour :

Annoncer des ventes ou des événements à l'ensemble de votre liste de clients
Envoi de rappels de rendez-vous à tous ceux qui ont des rendez-vous demain.
Suivi des prospects que vous avez collectés lors d'un événement

Envoi automatisé par bot fonctionne parfaitement pour :

Répondre aux demandes individuelles en temps réel
Envoi de confirmations immédiatement après qu'une personne agit
Fournir des informations lors des conversations

Utilisez l'écran de diffusion pour envoyer en masse à de nombreuses personnes à la fois. Utilisez l'automatisation des bots pour des envois personnalisés et contextuels lors de conversations individuelles. Ensemble, ils couvrent tous vos besoins d'envoi de modèles.

Ce qui est gratuit, ce qui coûte de l'argent

Soyons parfaitement clairs sur les coûts :

Gratuit :

Avoir un bot (créer et configurer des bots est gratuit dans Boti)
Conversations dans la fenêtre de 24 heures (bot ou manuel, entièrement gratuit)
Recevoir des messages (illimité, gratuit)

Coûts des jetons AI (utilisation de Boti) :

Bot utilisant l'IA pour comprendre et répondre aux messages
Chaque message que le bot analyse et auquel il répond utilise des jetons.

Coûte de l'argent (payé à Facebook) :

Envoi de modèles (~2-10 centimes par modèle)
Cela s'applique que vous envoyiez manuellement ou par un bot.
Le modèle lui-même coûte de l'argent, pas l'automatisation du bot.

Ainsi, l'automatisation par bot ne coûte pas plus cher que les frais d'envoi de modèles que vous paieriez de toute façon. Le bot gère simplement l'envoi automatiquement au lieu que vous le fassiez manuellement.

Avancé : Intégration avec des systèmes externes

Pour des cas d'utilisation vraiment avancés, votre bot peut travailler avec des systèmes externes pour déterminer quand envoyer des modèles. Par exemple :

Intégrez-vous à Google Calendar pour envoyer des rappels de rendez-vous en fonction des événements programmés.
Connectez-vous à votre système de commande pour envoyer des mises à jour d'expédition lorsque les commandes sont expédiées.
Extraire des données de Google Sheets pour envoyer des modèles personnalisés à une liste

Ces intégrations avancées nécessitent une configuration technique, mais elles permettent une automatisation puissante. Si vous êtes intéressé par ce niveau d'automatisation, consultez Documentation des outils et intégrations de Boti.

Quelle est la suite ?

Vous comprenez maintenant comment automatiser l'envoi de modèles avec des bots. Pour compléter vos connaissances sur les modèles :

En savoir plus sur la rédaction d'instructions efficaces pour les bots
Examinez comment rédiger des modèles qui sont approuvés
Comprendre la différence entre les modèles de marketing et de service

L'automatisation est là où réside la véritable puissance des modèles WhatsApp. Configurez-le une fois, et votre bot gère les communications avec les clients 24h/24 et 7j/7 sans que vous ayez à lever le petit doigt. Vos clients reçoivent des réponses instantanées, vous gagnez du temps, et votre entreprise fonctionne plus efficacement.