Το Bot στέλνει πρότυπα αυτόματα.
Πώς να Κάνετε το Bot σας να Στέλνει Αυτόματα Πρότυπα WhatsApp
Γιατί να αφήσετε τα bots να στέλνουν πρότυπα;
Φανταστείτε αυτό: κάποιος κλείνει ένα ραντεβού μέσω της ιστοσελίδας σας στις 3 π.μ. ενώ κοιμάστε. Είκοσι τέσσερις ώρες αργότερα, θέλετε να τους στείλετε μια επιβεβαίωση. Στη συνέχεια, την ημέρα πριν από το ραντεβού τους, θέλετε να στείλετε μια υπενθύμιση. Έπειτα, μία ώρα πριν, άλλη μια υπενθύμιση. Και μετά το ραντεβού, ένα μήνυμα ευχαριστίας με αίτημα για κριτική.
Κάνοντας αυτό χειροκίνητα για κάθε πελάτη θα ήταν μια εργασία πλήρους απασχόλησης. Αλλά το bot σας μπορεί να το διαχειριστεί αυτόματα, στέλνοντας το σωστό πρότυπο τη σωστή στιγμή στο σωστό άτομο. Εδώ είναι που η αυτοματοποίηση γίνεται εξαιρετικά ισχυρή.
Πριν διαβάσετε αυτόν τον οδηγό, βεβαιωθείτε ότι κατανοείτε τι είναι τα πρότυπα, πώς να τα εξατομικεύσετε, και πώς να τα στείλετε μέσω της οθόνης μετάδοσης. Αυτός ο οδηγός υποθέτει ότι γνωρίζετε αυτά τα βασικά και είστε έτοιμοι να αυτοματοποιήσετε.
Πώς τα Bots Γνωρίζουν Πότε να Στείλουν Πρότυπα
Το bot σας ακολουθεί τις οδηγίες που του δίνετε. Σε αυτές τις οδηγίες, λέτε στο bot ποιες καταστάσεις πρέπει να ενεργοποιούν την αποστολή ενός προτύπου. Το bot παρακολουθεί αυτές τις καταστάσεις και όταν συμβαίνουν, στέλνει αυτόματα το κατάλληλο πρότυπο.
Δεν χρειάζεται να γνωρίζετε προγραμματισμό ή να γράφετε κώδικα. Απλώς εξηγείτε στο bot σας με απλά Αγγλικά (ή Εβραϊκά, ή οποιαδήποτε γλώσσα) τι θέλετε να κάνει. Η AI κατανοεί τις οδηγίες σας και τις ακολουθεί.
Εύρεση του Ονόματος Προτύπου
Για να πείτε στο bot σας ποιο πρότυπο να στείλει, πρέπει να γνωρίζετε το ακριβές όνομα του προτύπου. Η εύρεση αυτού είναι εύκολη:
- Μεταβείτε στην οθόνη Templates στον λογαριασμό σας Boti360.
- Δείτε τη λίστα με τα εγκεκριμένα πρότυπά σας.
- Κάθε πρότυπο έχει ένα όνομα που εμφανίζεται δίπλα του.
- Αντιγράψτε αυτό το ακριβές όνομα—θα το χρησιμοποιήσετε στις οδηγίες του bot σας.
Τα ονόματα προτύπων είναι συνήθως σύντομα και περιγραφικά, όπως "appointment_reminder" ή "order_shipped" ή "event_invitation". Χρησιμοποιήστε το ακριβές όνομα, συμπεριλαμβανομένων των υπογραμμίσεων ή των κεφαλαίων γραμμάτων.
Βασικές Οδηγίες για την Αποστολή Προτύπων
Ακολουθεί ο απλούστερος τρόπος να πείτε στο bot σας να στείλει ένα πρότυπο. Προσθέστε αυτό στις οδηγίες του bot σας:
Παράδειγμα 1: Στείλε αμέσως όταν κάποιος ζητήσει
"Όταν κάποιος ζητά υπενθύμιση για ραντεβού, στείλτε του το πρότυπο με την ονομασία 'appointment_reminder'."
Παράδειγμα 2: Στείλε μετά τη λήψη πληροφοριών
"Αφού κάποιος κλείσει ένα ραντεβού, στείλτε του το πρότυπο με την ονομασία 'appointment_confirmation' στον αριθμό του τηλεφώνου του."
Παράδειγμα 3: Αποστολή σε διαφορετικό αριθμό
"Όταν κάποιος σας δίνει έναν αριθμό τηλεφώνου για επικοινωνία, στείλτε το πρότυπο με την ονομασία 'sales_info' σε αυτόν τον αριθμό."
Το bot κατανοεί τη φυσική γλώσσα, οπότε μπορείτε να το διατυπώσετε με διαφορετικούς τρόπους. Το κλειδί είναι να είστε σαφείς σχετικά με το πότε να στείλετε και ποιο πρότυπο να χρησιμοποιήσετε.
Αποστολή Προτύπων με Μεταβλητές
Εάν το πρότυπό σας περιλαμβάνει μεταβλητές όπως {{1}}, {{2}}, {{3}}, πρέπει να ενημερώσετε το bot σας για τις τιμές που πρέπει να χρησιμοποιήσει για αυτές τις μεταβλητές.
Παράδειγμα πρότυπο: "Γεια σου {{1}}! Το ραντεβού σου είναι στις {{2}} στις {{3}}."
Οδηγίες για το Bot: "Όταν κάποιος κλείσει ένα ραντεβού, ζητήστε το όνομά του, την προτιμώμενη ημερομηνία και την προτιμώμενη ώρα. Αφού έχετε και τα τρία, στείλτε το πρότυπο που ονομάζεται 'appointment_confirmation'. Χρησιμοποιήστε το όνομά τους για το {{1}}, την ημερομηνία που επέλεξαν για το {{2}} και την ώρα που επέλεξαν για το {{3}}."
Το bot θα συλλέξει τις πληροφορίες κατά τη διάρκεια της συνομιλίας και στη συνέχεια θα συμπληρώσει αυτόματα τις μεταβλητές του προτύπου όταν τις αποστείλει.
Άλλο ένα παράδειγμα:
"Όταν κάποιος ολοκληρώνει μια παραγγελία, στείλτε του το πρότυπο με την ονομασία 'order_confirmation'. Χρησιμοποιήστε το όνομά τους για το {{1}}, τον αριθμό παραγγελίας τους για το {{2}}, και το συνολικό ποσό για το {{3}}. Ο αριθμός παραγγελίας θα πρέπει να ξεκινά από το 1001 και να αυξάνεται για κάθε νέα παραγγελία."
Το bot μπορεί ακόμη και να δημιουργήσει τιμές (όπως αριθμούς παραγγελιών) ή να τις αντλήσει από τη μνήμη της συνομιλίας.
Αποστολή σε Διάφορους Αριθμούς Τηλεφώνου
Μερικές φορές θέλετε να στείλετε ένα πρότυπο σε κάποιον άλλον εκτός από το άτομο με το οποίο συνομιλείτε. Ίσως κάποιος κλείσει ένα ραντεβού για τον/την σύζυγό του, ή ένας επιχειρηματικός διευθυντής σας δίνει μια λίστα με αριθμούς για να επικοινωνήσετε.
Παράδειγμα οδηγιών:
"Όταν κάποιος σου δίνει έναν αριθμό τηλεφώνου, ζήτησέ του το όνομα του ατόμου. Στη συνέχεια, στείλε το πρότυπο που ονομάζεται 'event_invitation' στον αριθμό τηλεφώνου που σου έδωσαν. Χρησιμοποίησε το όνομα για {{1}} και '15 Ιουλίου' για {{2}}."
Άλλο ένα παράδειγμα:
"Αφού κάποιος σας πει ότι θέλει να στείλει υπενθυμίσεις ραντεβού στους πελάτες του, ζητήστε του να παρέχει μια λίστα με αριθμούς τηλεφώνου και ώρες ραντεβού. Για κάθε αριθμό στη λίστα, στείλτε το πρότυπο με την ονομασία 'appointment_reminder' με την αντίστοιχη ώρα."
Το bot κατανοεί ότι πρέπει να στείλει σε διαφορετικό αριθμό από αυτόν με τον οποίο συνομιλεί.
Χρονισμός Αποστολής των Προτύπων σας
Τα bots μπορούν να στείλουν πρότυπα άμεσα ή να θυμηθούν να τα στείλουν αργότερα (αν και "αργότερα" σε αυτό το πλαίσιο σημαίνει κατά τη διάρκεια της συνομιλίας ή βάσει των ενεργοποιήσεων που έχετε ρυθμίσει).
Άμεση αποστολή: "Όταν κάποιος ζητάει προσφορά, υπολογίστε την και στείλτε το πρότυπο που ονομάζεται 'price_quote' αμέσως με το υπολογισμένο ποσό."
Υπό όρους αποστολή: "Αφού συλλέξετε την εγγραφή κάποιου για την εκδήλωση, ρωτήστε αν θέλει ένα μήνυμα επιβεβαίωσης. Αν πουν ναι, στείλτε το πρότυπο με τίτλο 'registration_confirmation'."
Για πραγματικές προγραμματισμένες αποστολές (όπως "αποστολή 24 ώρες πριν το ραντεβού"), θα χρειαστεί να συνδυάσετε το bot σας με εξωτερικά εργαλεία ή υπηρεσίες. Το ίδιο το bot λειτουργεί σε πραγματικό χρόνο κατά τη διάρκεια των συνομιλιών.
Διαχείριση Πολλαπλών Προτύπων
Ένα μόνο bot μπορεί να στείλει διαφορετικά πρότυπα ανάλογα με την κατάσταση. Απλώς εξηγήστε κάθε σενάριο με σαφήνεια:
Βοηθάτε στη διαχείριση ραντεβού και εκδηλώσεων. Εδώ είναι πότε να στείλετε πρότυπα:
- Όταν κάποιος κλείνει ένα ραντεβού, στείλτε 'appointment_confirmation' με το όνομά τους, την ημερομηνία και την ώρα.
- Όταν κάποιος απαντήσει σε πρόσκληση για μια εκδήλωση, στείλτε 'event_rsvp' με το όνομά του και το όνομα της εκδήλωσης.
- Όταν κάποιος ζητά οδηγίες, στείλτε 'location_info' με τη διεύθυνση της εκδήλωσης.
- Όταν κάποιος ακυρώνει, στείλτε 'cancellation_confirmed' με το όνομά τους και την αρχική ημερομηνία.
Το bot θα καθορίσει ποιο πρότυπο να στείλει με βάση το τι συμβαίνει σε κάθε συνομιλία.
Παράδειγμα: Ολοκληρωμένο Bot Ραντεβού
Ακολουθεί ένα πλήρες παράδειγμα οδηγιών για bot που χρησιμοποιούν αποτελεσματικά πρότυπα:
Είστε βοηθός προγραμματισμού ραντεβού για το Sunshine Dental.
Όταν κάποιος θέλει να κλείσει ένα ραντεβού:
- Ρωτήστε το όνομά τους.
- Ρωτήστε για την προτιμώμενη ημερομηνία τους.
- Ρωτήστε για την προτιμώμενη ώρα τους.
- Ζητήστε τον αριθμό τηλεφώνου τους.
- Επιβεβαιώστε τις λεπτομέρειες μαζί τους.
- Αν επιβεβαιώσουν, στείλτε τους το πρότυπο με τίτλο 'appointment_confirmation' χρησιμοποιώντας το όνομά τους για το {{1}}, την ημερομηνία για το {{2}} και την ώρα για το {{3}}.
Όταν κάποιος θέλει να αλλάξει την ημερομηνία:
- Ρωτήστε για την τρέχουσα ημερομηνία του ραντεβού τους.
- Ζητήστε τη νέα προτιμώμενη ημερομηνία και ώρα τους.
- Επιβεβαιώστε την αλλαγή.
- Στείλτε τους το πρότυπο με τίτλο 'appointment_rescheduled' με το όνομά τους για {{1}}, τη νέα ημερομηνία για {{2}} και τη νέα ώρα για {{3}}.
Όταν κάποιος θέλει να ακυρώσει:
- Ρωτήστε τους να επιβεβαιώσουν ότι θέλουν να ακυρώσουν.
- Αν επιβεβαιώσουν, στείλτε τους το πρότυπο με τίτλο 'cancellation_confirmed' με το όνομά τους για {{1}}.
Να είστε πάντα ευγενικοί και επαγγελματίες. Αν δεν είστε σίγουροι για κάτι, ζητήστε διευκρινίσεις από το άτομο.
Αυτό το bot διαχειρίζεται τρία διαφορετικά σενάρια, το καθένα με το δικό του πρότυπο, όλα αυτοματοποιημένα.
Παράδειγμα: Bot Παρακολούθησης Πωλήσεων
Είστε βοηθός πωλήσεων για το TechGear Shop.
Όταν κάποιος ρωτάει για ένα προϊόν:
- Απαντήστε στις ερωτήσεις τους σχετικά με τα χαρακτηριστικά και την τιμολόγηση.
- Ρωτήστε αν θα ήθελαν να λάβουν έναν αναλυτικό οδηγό προϊόντος.
- Αν πουν ναι, ζήτησε τον αριθμό του τηλεφώνου τους.
- Στείλε το πρότυπο με όνομα 'product_info' στον αριθμό τους με το όνομα του προϊόντος για {{1}} και την τιμή για {{2}}.
Όταν κάποιος είναι έτοιμος να αγοράσει:
- Συλλέξτε τις λεπτομέρειες της παραγγελίας τους.
- Υπολογίστε το σύνολο.
- Στείλτε τους το πρότυπο με την ονομασία 'order_confirmation' με το όνομά τους για {{1}}, τα αντικείμενα παραγγελίας για {{2}} και τη συνολική τιμή για {{3}}.
Όταν κάποιος ρωτάει για την παράδοση:
- Ζητήστε τον αριθμό παραγγελίας τους.
- Στείλτε τους το πρότυπο με τίτλο 'shipping_update' με το όνομά τους για {{1}}, τον αριθμό παραγγελίας για {{2}} και την εκτιμώμενη ημερομηνία παράδοσης για {{3}}.
Να είστε εξυπηρετικοί και φιλικοί. Εστιάστε στο να κατανοήσετε τι χρειάζονται.
Αυτό το bot διαχειρίζεται ολόκληρη τη διαδικασία πωλήσεων με την αποστολή αυτοματοποιημένων προτύπων σε κρίσιμες στιγμές.
Δοκιμή Αποστολής Προτύπου του Bot σας
Πριν επιτρέψετε στο bot σας να στείλει πρότυπα σε πραγματικούς πελάτες, δοκιμάστε το διεξοδικά:
- Συνομιλήστε με το bot σας σαν να είστε πελάτης.
- Περάστε από τα σενάρια που θα πρέπει να ενεργοποιούν πρότυπα.
- Χρησιμοποιήστε τον δικό σας αριθμό τηλεφώνου για δοκιμή.
- Επαληθεύστε ότι το bot στέλνει το σωστό πρότυπο τη σωστή στιγμή.
- Ελέγξτε ότι όλες οι μεταβλητές είναι συμπληρωμένες σωστά.
Η δοκιμή κοστίζει μερικά λεπτά ανά πρότυπο (η συνήθης χρέωση αποστολής προτύπου), αλλά αξίζει να εντοπιστούν τυχόν προβλήματα πριν τα δουν οι πελάτες.
Συνηθισμένα Λάθη που Πρέπει να Αποφύγετε
Ορθογραφώντας το όνομα του προτύπου λάθος: Αν γράψετε "appointment_reminder" στις οδηγίες σας αλλά το πραγματικό πρότυπο ονομάζεται "appointment-reminder" (με παύλα), το bot δεν θα το βρει. Αντιγράψτε το ακριβές όνομα από την οθόνη των προτύπων σας.
Ξεχνώντας να πείτε στο bot ποιες τιμές να χρησιμοποιήσει για τις μεταβλητές: Εάν το πρότυπό σας έχει {{1}}, {{2}}, {{3}} αλλά δεν λέτε στο bot τι πρέπει να είναι αυτά, δεν θα ξέρει τι να συμπληρώσει. Πάντα να καθορίζετε τι πρέπει να περιέχει κάθε μεταβλητή.
Μη συλλογή των πληροφοριών πρώτα: Εάν το πρότυπό σας χρειάζεται το όνομα κάποιου και την ώρα του ραντεβού, αλλά το bot σας στέλνει το πρότυπο πριν κάνει αυτές τις ερωτήσεις, οι μεταβλητές θα είναι κενές. Βεβαιωθείτε ότι το bot συλλέγει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες πριν από την αποστολή.
Αποστολή προτύπων εντός του 24ωρου παραθύρου: Θυμηθείτε, χρειάζεστε πρότυπα μόνο όταν στέλνετε μηνύματα εκτός του 24ωρου παραθύρου. Αν κάποιος μόλις σας έστειλε μήνυμα, το bot μπορεί να απαντήσει κανονικά δωρεάν χωρίς να χρησιμοποιήσει πρότυπο.
Να είστε ασαφείς στις οδηγίες: "Στείλε ένα πρότυπο όταν κάποιος το θέλει" είναι πολύ ασαφές. "Στείλε το πρότυπο με το όνομα 'appointment_confirmation' αφού κάποιος κλείσει ένα ραντεβού και επιβεβαιώσει όλες τις λεπτομέρειες" είναι σαφές και συγκεκριμένο.
Συνδυασμός Χειροκίνητων και Αυτοματοποιημένων Αποστολών
Δεν χρειάζεται να επιλέξετε μεταξύ της αποστολής προτύπων χειροκίνητα μέσω του οθόνη μετάδοσης και να στέλνουν αυτόματα τα μηνύματα μέσω bots. Χρησιμοποιήστε και τα δύο:
Χειροκίνητες αποστολές εκπομπών λειτουργεί εξαιρετικά για:
- Ανακοίνωση πωλήσεων ή εκδηλώσεων σε ολόκληρη τη λίστα πελατών σας
- Αποστολή υπενθυμίσεων ραντεβού σε όλους όσους έχουν ραντεβού αύριο.
- Ακολουθώντας τους υποψήφιους πελάτες που συλλέξατε σε μια εκδήλωση
Αυτόματο bot στέλνει λειτουργεί εξαιρετικά για:
- Ανταπόκριση σε ατομικά αιτήματα σε πραγματικό χρόνο
- Αποστολή επιβεβαιώσεων αμέσως μετά από μια ενέργεια κάποιου
- Παροχή πληροφοριών κατά τη διάρκεια συνομιλιών
Χρησιμοποιήστε την οθόνη εκπομπής για μαζικές αποστολές σε πολλούς ανθρώπους ταυτόχρονα. Χρησιμοποιήστε την αυτοματοποίηση bot για εξατομικευμένες, συμφραζόμενες αποστολές κατά τη διάρκεια ατομικών συνομιλιών. Μαζί, καλύπτουν όλες τις ανάγκες σας για αποστολή προτύπων.
Τι Είναι Δωρεάν, Τι Κοστίζει Χρήματα
Ας είμαστε απολύτως σαφείς σχετικά με τα κόστη:
Δωρεάν:
- Η κατοχή ενός bot (η δημιουργία και η διαμόρφωση bots είναι δωρεάν στο Boti)
- Συνομιλίες εντός του 24ωρου παραθύρου (bot ή χειροκίνητες, εντελώς δωρεάν)
- Λήψη μηνυμάτων (απεριόριστα, δωρεάν)
Κόστος AI tokens (χρήση Boti):
- Ρομπότ που χρησιμοποιεί AI για να κατανοεί και να απαντά σε μηνύματα.
- Κάθε μήνυμα που αναλύει και απαντά ο bot χρησιμοποιεί tokens.
Κοστίζει χρήματα (πληρωμένα στο Facebook):
- Αποστολή προτύπων (~2-10 σεντ ανά πρότυπο)
- Αυτό ισχύει είτε στέλνετε χειροκίνητα είτε μέσω bot.
- Το ίδιο το πρότυπο κοστίζει χρήματα, όχι η αυτοματοποίηση του bot.
Έτσι, η αυτοματοποίηση του bot δεν κοστίζει επιπλέον πέρα από τις χρεώσεις αποστολής προτύπων που θα πληρώνατε ούτως ή άλλως. Το bot απλώς διαχειρίζεται την αποστολή αυτόματα αντί να το κάνετε χειροκίνητα.
Προχωρημένο: Ενσωμάτωση με Εξωτερικά Συστήματα
Για πραγματικά προηγμένες περιπτώσεις χρήσης, το bot σας μπορεί να συνεργάζεται με εξωτερικά συστήματα για να καθορίσει πότε να στείλει πρότυπα. Για παράδειγμα:
- Ενσωματώστε με το Google Calendar για να στέλνετε υπενθυμίσεις ραντεβού βάσει προγραμματισμένων εκδηλώσεων.
- Συνδεθείτε στο σύστημα παραγγελιών σας για να στείλετε ενημερώσεις αποστολής όταν αποστέλλονται οι παραγγελίες.
- Αντλήστε δεδομένα από το Google Sheets για να στείλετε εξατομικευμένα πρότυπα σε μια λίστα.
Αυτές οι προηγμένες ενσωματώσεις απαιτούν κάποια τεχνική ρύθμιση, αλλά επιτρέπουν ισχυρή αυτοματοποίηση. Αν σας ενδιαφέρει αυτό το επίπεδο αυτοματοποίησης, ρίξτε μια ματιά σε Τεκμηρίωση εργαλείων και ενσωματώσεων του Boti.
Τι ακολουθεί;
Κατανοείτε πλέον πώς να αυτοματοποιείτε την αποστολή προτύπων με bots. Για να ολοκληρώσετε τις γνώσεις σας σχετικά με τα πρότυπα:
- Μάθετε περισσότερα σχετικά με τη συγγραφή αποτελεσματικών οδηγιών για bots.
- Ανασκόπηση για το πώς να γράφετε πρότυπα που εγκρίνονται
- Κατανοήστε τη διαφορά μεταξύ προτύπων μάρκετινγκ και προτύπων υπηρεσιών.
Η αυτοματοποίηση είναι εκεί που η πραγματική δύναμη των προτύπων WhatsApp γίνεται εμφανής. Ρυθμίστε το μία φορά και το bot σας διαχειρίζεται τις επικοινωνίες με τους πελάτες 24/7 χωρίς να κουνήσετε το δάχτυλό σας. Οι πελάτες σας λαμβάνουν άμεσες απαντήσεις, εξοικονομείτε χρόνο και η επιχείρησή σας λειτουργεί πιο ομαλά.