Cara Membuat Bot Anda Mengirim Template WhatsApp Secara Otomatis

Mengapa Membiarkan Bot Mengirim Template?

Bayangkan ini: seseorang memesan janji melalui situs web Anda pada pukul 3 pagi saat Anda sedang tidur. Dua puluh empat jam kemudian, Anda ingin mengirimkan konfirmasi kepada mereka. Kemudian sehari sebelum janji mereka, Anda ingin mengirimkan pengingat. Lalu satu jam sebelumnya, pengingat lain. Dan setelah janji, pesan terima kasih dengan permintaan ulasan.

Melakukan ini secara manual untuk setiap pelanggan akan menjadi pekerjaan penuh waktu. Namun, bot Anda dapat menangani semuanya secara otomatis, mengirimkan template yang tepat pada waktu yang tepat kepada orang yang tepat. Di sinilah otomatisasi menjadi sangat kuat.

Sebelum membaca panduan ini, pastikan Anda memahami apa itu template, cara mempersonalisasi mereka, dan cara mengirimnya melalui layar siaranPanduan ini mengasumsikan Anda sudah mengetahui dasar-dasar tersebut dan siap untuk mengotomatisasi.

Bagaimana Bot Mengetahui Kapan Mengirim Template

Bot Anda mengikuti instruksi yang Anda berikan. Dalam instruksi tersebut, Anda memberi tahu bot situasi apa yang harus memicu pengiriman template. Bot memantau situasi-situasi ini, dan ketika terjadi, bot secara otomatis mengirimkan template yang sesuai.

Anda tidak perlu mengetahui pemrograman atau menulis kode. Anda hanya menjelaskan kepada bot Anda dalam bahasa Inggris sederhana (atau Ibrani, atau bahasa apa pun) apa yang Anda ingin ia lakukan. AI memahami instruksi Anda dan mengikutinya.

Menemukan Nama Template

Untuk memberi tahu bot Anda template mana yang akan dikirim, Anda perlu mengetahui nama persis template tersebut. Menemukannya mudah:

Pergi ke layar Templates di akun Boti360 Anda
Lihat daftar template yang disetujui Anda
Setiap template memiliki nama yang ditampilkan di sebelahnya
Salin nama itu persis—Anda akan menggunakannya dalam instruksi bot Anda.

Nama template biasanya pendek dan deskriptif, seperti "appointment_reminder" atau "order_shipped" atau "event_invitation". Gunakan nama yang tepat, termasuk tanda garis bawah atau huruf kapital.

Instruksi Dasar untuk Mengirim Template

Berikut cara termudah untuk memberi tahu bot Anda mengirimkan template. Tambahkan ini ke instruksi bot Anda:

Contoh 1: Kirim segera ketika seseorang meminta

"Ketika seseorang meminta pengingat janji, kirimkan template yang disebut 'appointment_reminder'."

Contoh 2: Kirim setelah mendapatkan informasi

"Setelah seseorang memesan janji temu, kirimkan template bernama 'appointment_confirmation' ke nomor telepon mereka."

Contoh 3: Kirim ke nomor yang berbeda

"Ketika seseorang memberikan nomor telepon untuk dihubungi, kirimkan template bernama 'sales_info' ke nomor tersebut."

Bot ini memahami bahasa alami, jadi Anda dapat mengungkapkannya dengan berbagai cara. Kuncinya adalah jelas tentang kapan mengirim dan template mana yang digunakan.

Mengirim Template dengan Variabel

Jika template Anda mencakup variabel seperti {{1}}, {{2}}, {{3}}, Anda perlu memberi tahu bot Anda nilai apa yang akan digunakan untuk variabel tersebut.

Contoh template: "Halo {{1}}! Janji temu Anda pada {{2}} pukul {{3}}."

Instruksi Bot: "Ketika seseorang memesan janji temu, tanyakan nama mereka, tanggal yang diinginkan, dan waktu yang diinginkan. Setelah Anda memiliki ketiganya, kirimkan template yang disebut 'appointment_confirmation'. Gunakan nama mereka untuk {{1}}, tanggal yang mereka pilih untuk {{2}}, dan waktu yang mereka pilih untuk {{3}}."

Bot akan mengumpulkan informasi selama percakapan, kemudian secara otomatis mengisi variabel template saat mengirim.

Contoh lain:

"Ketika seseorang menyelesaikan pesanan, kirimkan template yang disebut 'order_confirmation'. Gunakan nama mereka untuk {{1}}, nomor pesanan mereka untuk {{2}}, dan jumlah total untuk {{3}}. Nomor pesanan harus dimulai dari 1001 dan bertambah untuk setiap pesanan baru."

Bot ini bahkan dapat menghasilkan nilai (seperti nomor pesanan) atau mengambilnya dari ingatannya tentang percakapan.

Mengirim ke Nomor Telepon yang Berbeda

Terkadang Anda ingin mengirim template kepada seseorang selain orang yang sedang Anda ajak bicara. Mungkin seseorang membuat janji untuk pasangan mereka, atau seorang manajer bisnis memberikan daftar nomor untuk dihubungi.

Instruksi contoh:

"Ketika seseorang memberikan nomor telepon, tanyakan nama orang tersebut. Kemudian kirim template yang disebut 'event_invitation' ke nomor telepon yang mereka berikan. Gunakan nama untuk {{1}} dan '15 Juli' untuk {{2}}."

Contoh lain:

"Setelah seseorang memberi tahu Anda bahwa mereka ingin mengirim pengingat janji temu kepada pelanggan mereka, minta mereka untuk menyediakan daftar nomor telepon dengan waktu janji temu. Untuk setiap nomor dalam daftar, kirim template yang disebut 'appointment_reminder' dengan waktu yang sesuai."

Bot memahami bahwa ia harus mengirim ke nomor yang berbeda dari yang sedang diajak ngobrol.

Menentukan Waktu Pengiriman Template Anda

Bot dapat mengirim template segera atau mengingat untuk mengirimnya nanti (meskipun "nanti" dalam konteks ini berarti selama percakapan atau berdasarkan pemicu yang Anda atur).

Kirim segera: "Ketika seseorang meminta penawaran, hitung dan kirimkan template bernama 'price_quote' segera dengan jumlah yang telah dihitung."

Pengiriman bersyarat: "Setelah mengumpulkan pendaftaran acara seseorang, tanyakan apakah mereka ingin pesan konfirmasi. Jika mereka mengatakan ya, kirim template yang disebut 'registration_confirmation'."

Untuk pengiriman terjadwal yang sebenarnya (seperti "kirim 24 jam sebelum janji temu"), Anda perlu menggabungkan bot Anda dengan alat atau layanan eksternal. Bot itu sendiri bekerja secara real-time selama percakapan.

Menangani Beberapa Template

Satu bot dapat mengirimkan template yang berbeda berdasarkan situasi. Jelaskan saja setiap skenario dengan jelas:

"Anda membantu mengelola janji temu dan acara. Berikut adalah waktu untuk mengirim template:

Ketika seseorang memesan janji, kirim 'appointment_confirmation' dengan nama mereka, tanggal, dan waktu.
Ketika seseorang RSVP ke sebuah acara, kirim 'event_rsvp' dengan nama mereka dan nama acara.
Ketika seseorang meminta petunjuk arah, kirim 'location_info' dengan alamat acara.
Ketika seseorang membatalkan, kirim 'cancellation_confirmed' dengan nama mereka dan tanggal asli.

Bot akan menentukan template mana yang akan dikirim berdasarkan apa yang terjadi dalam setiap percakapan.

Contoh: Bot Janji Temu Lengkap

Berikut adalah contoh lengkap instruksi bot yang menggunakan template secara efektif:

"Anda adalah asisten penjadwalan janji untuk Sunshine Dental.

Ketika seseorang ingin membuat janji:

Tanyakan nama mereka
Tanyakan tanggal yang mereka inginkan
Tanyakan waktu yang mereka sukai
Minta nomor telepon mereka
Konfirmasi detailnya dengan mereka
Jika mereka mengonfirmasi, kirimkan template bernama 'appointment_confirmation' menggunakan nama mereka untuk {{1}}, tanggal untuk {{2}}, dan waktu untuk {{3}}

Ketika seseorang ingin menjadwal ulang:

Tanyakan tanggal janji temu mereka saat ini
Tanyakan tanggal dan waktu baru yang mereka inginkan.
Konfirmasi perubahan
Kirimkan template yang disebut 'appointment_rescheduled' dengan nama mereka untuk {{1}}, tanggal baru untuk {{2}}, dan waktu baru untuk {{3}}

Ketika seseorang ingin membatalkan:

Tanyakan kepada mereka untuk mengonfirmasi bahwa mereka ingin membatalkan
Jika mereka mengonfirmasi, kirimkan template bernama 'cancellation_confirmed' dengan nama mereka untuk {{1}}

Selalu bersikap sopan dan profesional. Jika Anda tidak yakin tentang sesuatu, tanyakan kepada orang tersebut untuk klarifikasi.

Bot ini menangani tiga skenario berbeda, masing-masing dengan templatenya sendiri, semuanya otomatis.

Contoh: Bot Tindak Lanjut Penjualan

"Anda adalah asisten penjualan untuk TechGear Shop.

Ketika seseorang bertanya tentang sebuah produk:

Jawab pertanyaan mereka tentang fitur dan harga.
Tanyakan apakah mereka ingin menerima panduan produk yang terperinci.
Jika mereka mengatakan ya, minta nomor telepon mereka.
Kirim template bernama 'product_info' ke nomor mereka dengan nama produk untuk {{1}} dan harga untuk {{2}}

Ketika seseorang siap untuk membeli:

Kumpulkan detail pesanan mereka
Hitung totalnya
Kirimkan template yang disebut 'order_confirmation' dengan nama mereka untuk {{1}}, item pesanan untuk {{2}}, dan total harga untuk {{3}}

Ketika seseorang bertanya tentang pengiriman:

Minta nomor pesanan mereka
Kirimkan template yang disebut 'shipping_update' dengan nama mereka untuk {{1}}, nomor pesanan untuk {{2}}, dan tanggal perkiraan pengiriman untuk {{3}}

Bersikaplah membantu dan ramah. Fokus pada memahami apa yang mereka butuhkan.

Bot ini menangani seluruh proses penjualan dengan mengirimkan template otomatis pada momen-momen penting.

Menguji Pengiriman Template Bot Anda

Sebelum membiarkan bot Anda mengirim template ke pelanggan nyata, uji secara menyeluruh:

Mengobrol dengan bot Anda seolah-olah Anda adalah pelanggan.
Tinjau skenario yang seharusnya memicu template-template tersebut.
Gunakan nomor telepon Anda sendiri untuk pengujian.
Verifikasi bahwa bot mengirimkan template yang benar pada waktu yang tepat
Periksa bahwa semua variabel telah diisi dengan benar

Pengujian memerlukan biaya beberapa sen per template (biaya pengiriman template biasa), tetapi itu sepadan untuk menangkap masalah sebelum pelanggan melihatnya.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Salah mengeja nama template: Jika Anda menulis "appointment_reminder" dalam instruksi Anda tetapi template sebenarnya disebut "appointment-reminder" (dengan tanda hubung), bot tidak akan menemukannya. Salin nama yang tepat dari layar template Anda.

Lupa memberi tahu bot nilai apa yang digunakan untuk variabel: Jika template Anda memiliki {{1}}, {{2}}, {{3}} tetapi Anda tidak memberi tahu bot apa yang seharusnya diisi, bot tidak akan tahu apa yang harus diisi. Selalu tentukan apa yang harus diisi oleh setiap variabel.

Tidak mengumpulkan informasi terlebih dahulu: Jika template Anda memerlukan nama seseorang dan waktu janji, tetapi bot Anda mengirimkan template sebelum menanyakan pertanyaan-pertanyaan tersebut, variabelnya akan kosong. Pastikan bot mengumpulkan semua informasi yang diperlukan sebelum mengirim.

Mengirim template dalam jendela 24 jam: Ingat, Anda hanya memerlukan template saat mengirim pesan di luar jendela 24 jam. Jika seseorang baru saja mengirim pesan kepada Anda, bot dapat membalas secara normal secara gratis tanpa menggunakan template.

Bersikap samar dalam instruksi: "Mengirim template ketika seseorang menginginkannya" terlalu samar. "Kirim template bernama 'appointment_confirmation' setelah seseorang memesan janji dan mengonfirmasi semua detail" jelas dan spesifik.

Menggabungkan Pengiriman Manual dan Otomatis

Anda tidak perlu memilih antara mengirim template secara manual melalui layar siaran dan mengirimkannya secara otomatis dengan bot. Gunakan keduanya:

Pengiriman siaran manual bekerja dengan baik untuk:

Mengumumkan penjualan atau acara kepada seluruh daftar pelanggan Anda
Mengirim pengingat janji temu kepada semua orang yang memiliki janji temu besok
Menindaklanjuti prospek yang Anda kumpulkan di sebuah acara

Bot otomatis mengirim bekerja dengan baik untuk:

Menanggapi permintaan individu secara real-time
Mengirim konfirmasi segera setelah seseorang mengambil tindakan
Memberikan informasi selama percakapan

Gunakan layar siaran untuk mengirim dalam jumlah besar ke banyak orang sekaligus. Gunakan otomatisasi bot untuk pengiriman yang dipersonalisasi dan kontekstual selama percakapan individu. Bersama-sama, mereka mencakup semua kebutuhan pengiriman template Anda.

Apa yang Gratis, Apa yang Berbayar

Mari kita perjelas tentang biaya:

Gratis:

Memiliki bot (membuat dan mengonfigurasi bot gratis di Boti)
Percakapan dalam jendela 24 jam (bot atau manual, sepenuhnya gratis)
Menerima pesan (tidak terbatas, gratis)

Biaya token AI (penggunaan Boti):

Bot menggunakan AI untuk memahami dan merespons pesan
Setiap pesan yang dianalisis dan dibalas oleh bot menggunakan token.

Biaya uang (dibayar ke Facebook):

Mengirim template (~2-10 sen per template)
Ini berlaku baik Anda mengirim secara manual atau melalui bot.
Biaya template itu sendiri memerlukan uang, bukan otomatisasi bot.

Jadi, otomatisasi bot tidak memerlukan biaya tambahan di luar biaya pengiriman template yang akan Anda bayar. Bot hanya menangani pengiriman secara otomatis daripada Anda melakukannya secara manual.

Lanjutan: Integrasi dengan Sistem Eksternal

Untuk kasus penggunaan yang sangat maju, bot Anda dapat bekerja dengan sistem eksternal untuk menentukan kapan harus mengirim template. Sebagai contoh:

Integrasikan dengan Google Calendar untuk mengirim pengingat janji berdasarkan acara yang dijadwalkan
Hubungkan ke sistem pesanan Anda untuk mengirim pembaruan pengiriman saat pesanan dikirim
Tarik data dari Google Sheets untuk mengirim template yang dipersonalisasi ke daftar

Integrasi lanjutan ini memerlukan beberapa pengaturan teknis, tetapi mereka memungkinkan otomatisasi yang kuat. Jika Anda tertarik dengan tingkat otomatisasi ini, lihatlah Dokumentasi alat dan integrasi Boti.

Apa Selanjutnya?

Anda sekarang memahami cara mengotomatisasi pengiriman template dengan bot. Untuk melengkapi pengetahuan template Anda:

Pelajari lebih lanjut tentang menulis instruksi bot yang efektif
Tinjau cara menulis template yang disetujui
Memahami perbedaan antara template pemasaran dan layanan

Otomatisasi adalah tempat kekuatan sebenarnya dari template WhatsApp muncul. Atur sekali, dan bot Anda menangani komunikasi pelanggan 24/7 tanpa Anda harus mengangkat jari. Pelanggan Anda mendapatkan respons instan, Anda menghemat waktu, dan bisnis Anda berjalan lebih lancar.