Cum să faci ca botul tău să trimită automat șabloane WhatsApp

De ce să lăsăm roboții să trimită șabloane?

Imaginează-ți asta: cineva își face o programare prin intermediul site-ului tău la 3 dimineața, în timp ce dormi. Douăzeci și patru de ore mai târziu, vrei să le trimiți o confirmare. Apoi, cu o zi înainte de programare, vrei să le trimiți un memento. Apoi, cu o oră înainte, un alt memento. Iar după programare, un mesaj de mulțumire cu o solicitare de recenzie.

A face acest lucru manual pentru fiecare client ar fi un job cu normă întreagă. Dar botul tău poate gestiona totul automat, trimițând șablonul potrivit la momentul potrivit persoanei potrivite. Aici automatizarea devine incredibil de puternică.

Înainte de a citi acest ghid, asigură-te că înțelegi ce sunt șabloanele, cum să le personalizeziși cum să le trimiți prin ecranul de difuzare. Acest ghid presupune că cunoști acele elemente de bază și ești pregătit să automatizezi.

Cum știu boții când să trimită șabloane

Botul tău urmează instrucțiunile pe care i le dai. În acele instrucțiuni, îi spui botului ce situații ar trebui să declanșeze trimiterea unui șablon. Botul urmărește aceste situații, iar când ele apar, trimite automat șablonul corespunzător.

Nu trebuie să cunoști programare sau să scrii cod. Trebuie doar să explici botului tău în engleză simplă (sau ebraică, sau orice altă limbă) ce vrei să facă. Inteligența artificială înțelege instrucțiunile tale și le urmează.

Găsirea numelui șablonului

Pentru a spune botului tău ce șablon să trimită, trebuie să cunoști numele exact al șablonului. Găsirea acestuia este simplă:

Accesează ecranul Templates din contul tău Boti360
Uită-te la lista șabloanelor tale aprobate.
Fiecare șablon are un nume afișat lângă el.
Copiați acel nume exact—îl veți folosi în instrucțiunile botului dumneavoastră.

Numele șabloanelor sunt de obicei scurte și descriptive, cum ar fi "appointment_reminder" sau "order_shipped" sau "event_invitation". Folosiți numele exact, inclusiv orice liniuțe de subliniere sau majuscule.

Instrucțiuni de bază pentru trimiterea șabloanelor

Iată cel mai simplu mod de a spune botului tău să trimită un șablon. Adaugă acest lucru la instrucțiunile botului tău:

Exemplul 1: Trimite imediat când cineva întreabă

"Când cineva solicită un memento pentru programare, trimite-le șablonul numit 'appointment_reminder'."

Exemplul 2: Trimite după obținerea informațiilor

"După ce cineva rezervă o programare, trimite-le șablonul numit 'appointment_confirmation' la numărul lor de telefon."

Exemplul 3: Trimite la un alt număr

"Când cineva îți oferă un număr de telefon pentru a contacta, trimite șablonul numit 'sales_info' la acel număr."

Botul înțelege limbajul natural, așa că poți formula în diferite moduri. Cheia este să fii clar cu privire la momentul trimiterii și la șablonul pe care să-l folosești.

Trimiterea șabloanelor cu variabile

Dacă șablonul tău include variabile precum {{1}}, {{2}}, {{3}}, trebuie să îi spui botului ce valori să folosească pentru acele variabile.

Exemplu de șablon: "Bună {{1}}! Programarea ta este pe {{2}} la {{3}}."

Instrucțiuni pentru bot: "Când cineva rezervă o programare, cereți numele, data preferată și ora preferată. După ce aveți toate cele trei informații, trimiteți șablonul numit 'appointment_confirmation'. Folosiți numele lor pentru {{1}}, data aleasă pentru {{2}} și ora aleasă pentru {{3}}."

Botul va colecta informațiile în timpul conversației, apoi va completa automat variabilele șablonului când le trimite.

Un alt exemplu:

"Când cineva finalizează o comandă, trimiteți-le șablonul numit 'order_confirmation'. Folosiți numele lor pentru {{1}}, numărul comenzii lor pentru {{2}} și suma totală pentru {{3}}. Numărul comenzii ar trebui să înceapă de la 1001 și să crească pentru fiecare comandă nouă."

Botul poate chiar genera valori (cum ar fi numere de comandă) sau le poate extrage din memoria conversației.

Trimiterea către numere de telefon diferite

Uneori vrei să trimiți un șablon cuiva altcineva decât persoana cu care discuți. Poate cineva face o programare pentru soțul/soția lor sau un manager de afaceri îți oferă o listă de numere de contactat.

Instrucțiuni exemplu:

"Când cineva îți dă un număr de telefon, cere-le numele persoanei. Apoi trimite șablonul numit 'event_invitation' la numărul de telefon furnizat. Folosește numele pentru {{1}} și '15 iulie' pentru {{2}}."

Un alt exemplu:

"După ce cineva îți spune că dorește să trimită memento-uri pentru programări clienților lor, cere-le să furnizeze o listă de numere de telefon cu orele programărilor. Pentru fiecare număr din listă, trimite șablonul numit 'appointment_reminder' cu ora corespunzătoare."

Botul înțelege că ar trebui să trimită către un alt număr decât cel cu care conversează.

Cronometrarea trimiterii șabloanelor tale

Boții pot trimite șabloane imediat sau își pot aminti să le trimită mai târziu (deși "mai târziu" în acest context înseamnă în timpul conversației sau pe baza declanșatorilor pe care îi configurezi).

Trimitere imediată: "Când cineva solicită o ofertă, calculează-o și trimite imediat șablonul numit 'price_quote' cu suma calculată."

Trimitere condiționată: După ce colectezi înregistrarea cuiva la eveniment, întreabă dacă doresc un mesaj de confirmare. Dacă spun da, trimite șablonul numit 'registration_confirmation'.

Pentru trimiterea programată adevărată (cum ar fi "trimite cu 24 de ore înainte de programare"), va trebui să combinați botul cu instrumente sau servicii externe. Botul în sine funcționează în timp real în timpul conversațiilor.

Gestionarea mai multor șabloane

Un singur bot poate trimite șabloane diferite în funcție de situație. Doar explică clar fiecare scenariu:

Ajutați la gestionarea programărilor și evenimentelor. Iată când să trimiteți șabloanele:

Când cineva face o programare, trimite 'appointment_confirmation' cu numele lor, data și ora.
Când cineva confirmă participarea la un eveniment, trimite 'event_rsvp' cu numele lor și numele evenimentului.
Când cineva cere indicații, trimite 'location_info' cu adresa evenimentului.
Când cineva anulează, trimite 'cancellation_confirmed' cu numele lor și data originală.

Botul va determina ce șablon să trimită în funcție de ceea ce se întâmplă în fiecare conversație.

Exemplu: Complete Appointment Bot

Iată un exemplu complet de instrucțiuni pentru bot care utilizează șabloane eficient:

"Ești un asistent pentru programarea întâlnirilor la Sunshine Dental.

Când cineva dorește să programeze o întâlnire:

Întreabă-i cum îi cheamă.
Întreabă-i care este data preferată de ei.
Întreabă-i care este ora preferată de ei.
Cere-le numărul de telefon.
Confirmă detaliile cu ei.
Dacă confirmă, trimite-le șablonul numit 'appointment_confirmation' folosind numele lor pentru {{1}}, data pentru {{2}} și ora pentru {{3}}.

Când cineva dorește să reprogrameze:

Întreabă-i care este data actuală a programării lor.
Întreabă-i pentru noua dată și oră preferată.
Confirmă schimbarea
Trimite-le șablonul numit 'appointment_rescheduled' cu numele lor pentru {{1}}, noua dată pentru {{2}} și noua oră pentru {{3}}.

Când cineva dorește să anuleze:

Întreabă-i dacă doresc să confirme anularea.
Dacă confirmă, trimite-le șablonul numit 'cancellation_confirmed' cu numele lor pentru {{1}}

Fii întotdeauna politicos și profesionist. Dacă nu ești sigur de ceva, cere clarificări persoanei respective.

Acest bot gestionează trei scenarii diferite, fiecare cu propriul său șablon, toate automatizate.

Exemplu: Bot de Urmărire a Vânzărilor

"Ești asistent de vânzări pentru TechGear Shop.

Când cineva întreabă despre un produs:

Răspunde la întrebările lor despre caracteristici și prețuri.
Întrebați dacă ar dori să primească un ghid detaliat al produsului.
Dacă spun da, cere-le numărul de telefon.
Trimite șablonul numit 'product_info' la numărul lor cu numele produsului pentru {{1}} și prețul pentru {{2}}

Când cineva este pregătit să cumpere:

Colectează detaliile comenzii lor.
Calculează totalul.
Trimite-le șablonul numit 'order_confirmation' cu numele lor pentru {{1}}, articolele comandate pentru {{2}} și prețul total pentru {{3}}.

Când cineva întreabă despre livrare:

Solicitați numărul comenzii lor.
Trimite-le șablonul numit 'shipping_update' cu numele lor pentru {{1}}, numărul comenzii pentru {{2}} și data estimată a livrării pentru {{3}}.

Fii de ajutor și prietenos. Concentrează-te pe înțelegerea nevoilor lor.

Acest bot gestionează întregul proces de vânzare cu trimiterea automată de șabloane în momente cheie.

Testarea trimiterii șabloanelor botului tău

Înainte de a permite botului să trimită șabloane către clienți reali, testează-l temeinic:

Discută cu botul tău ca și cum ai fi un client.
Parcurge scenariile care ar trebui să declanșeze șabloanele.
Folosește propriul tău număr de telefon pentru testare.
Verifică dacă botul trimite șablonul corect la momentul potrivit.
Verifică dacă toate variabilele sunt completate corect.

Testarea costă câțiva cenți pe șablon (taxa obișnuită de trimitere a șablonului), dar merită pentru a detecta orice probleme înainte ca clienții să le vadă.

Greșeli Comune de Evitat

Scrierea greșită a numelui șablonului: Dacă scrii "appointment_reminder" în instrucțiunile tale, dar șablonul real se numește "appointment-reminder" (cu cratimă), botul nu îl va găsi. Copiază numele exact de pe ecranul șabloanelor tale.

Uitând să îi spui botului ce valori să folosească pentru variabile: Dacă șablonul tău are {{1}}, {{2}}, {{3}} dar nu îi spui botului ce ar trebui să conțină acestea, nu va ști ce să completeze. Specifică întotdeauna ce ar trebui să conțină fiecare variabilă.

Nu colectați mai întâi informațiile: Dacă șablonul tău necesită numele cuiva și ora programării, dar botul trimite șablonul înainte de a pune aceste întrebări, variabilele vor fi goale. Asigură-te că botul colectează toate informațiile necesare înainte de a trimite.

Trimiterea șabloanelor în fereastra de 24 de ore: Amintește-ți, ai nevoie de șabloane doar atunci când trimiți mesaje în afara ferestrei de 24 de ore. Dacă cineva tocmai ți-a trimis un mesaj, botul poate răspunde normal, gratuit, fără a folosi un șablon.

Fiind vag în instrucțiuni: "Trimite un șablon când cineva dorește unul" este prea vag. "Trimite șablonul numit 'appointment_confirmation' după ce cineva rezervă o programare și confirmă toate detaliile" este clar și specific.

Combinarea trimiterilor manuale și automate

Nu trebuie să alegi între a trimite șabloane manual prin intermediul ecran de difuzare și să le trimiți automat cu ajutorul roboților. Folosește ambele:

Trimiteri manuale de difuzare funcționează excelent pentru:

Anunțarea vânzărilor sau evenimentelor către întreaga listă de clienți
Trimiterea de memento-uri pentru programări tuturor celor care au programări mâine.
Urmărirea potențialilor clienți pe care i-ai colectat la un eveniment

Trimite bot automatizat funcționează excelent pentru:

Răspunzând la cereri individuale în timp real
Trimiterea confirmărilor imediat după ce cineva întreprinde o acțiune
Furnizarea de informații în timpul conversațiilor

Folosește ecranul de difuzare pentru a trimite mesaje în masă către multe persoane simultan. Folosește automatizarea cu bot pentru trimiteri personalizate și contextuale în timpul conversațiilor individuale. Împreună, acestea acoperă toate nevoile tale de trimitere a șabloanelor.

Ce este gratuit, ce costă bani

Să fim foarte clari în privința costurilor:

Gratuit:

A avea un bot (crearea și configurarea boturilor este gratuită în Boti)
Conversații în cadrul ferestrei de 24 de ore (bot sau manual, complet gratuit)
Primirea mesajelor (nelimitat, gratuit)

Costuri AI tokens (utilizare Boti):

Bot folosind AI pentru a înțelege și răspunde la mesaje
Fiecare mesaj pe care botul îl analizează și la care răspunde utilizează jetoane.

Costă bani (plătit către Facebook):

Trimiterea șabloanelor (~2-10 cenți pe șablon)
Acest lucru se aplică indiferent dacă trimiți manual sau printr-un bot.
Șablonul în sine costă bani, nu automatizarea botului.

Așadar, automatizarea botului nu costă suplimentar față de taxele de trimitere a șabloanelor pe care le-ai plăti oricum. Botul doar gestionează trimiterea automat, în loc să o faci tu manual.

Avansat: Integrarea cu Sisteme Externe

Pentru cazuri de utilizare cu adevărat avansate, botul tău poate colabora cu sisteme externe pentru a determina când să trimită șabloane. De exemplu:

Integrați cu Google Calendar pentru a trimite memento-uri pentru programări pe baza evenimentelor programate.
Conectați-vă la sistemul de comenzi pentru a trimite actualizări de expediere atunci când comenzile sunt expediate.
Extrage date din Google Sheets pentru a trimite șabloane personalizate unei liste.

Aceste integrări avansate necesită o configurare tehnică, dar permit o automatizare puternică. Dacă ești interesat de acest nivel de automatizare, verifică Documentația pentru uneltele și integrările Boti.

Ce urmează?

Acum înțelegi cum să automatizezi trimiterea șabloanelor cu ajutorul boților. Pentru a-ți completa cunoștințele despre șabloane:

Aflați mai multe despre scrierea instrucțiunilor eficiente pentru boți.
Revizuirea modului de a scrie șabloane care sunt aprobate
Înțelege diferența dintre șabloanele de marketing și cele de servicii.

Automatizarea este locul unde intră în joc adevărata putere a template-urilor WhatsApp. Configurează-l o singură dată, iar botul tău gestionează comunicările cu clienții 24/7 fără ca tu să miști un deget. Clienții tăi primesc răspunsuri instantanee, economisești timp, iar afacerea ta funcționează mai lin.