Hoe je je bot automatisch WhatsApp-sjablonen laat verzenden

Waarom Bots Sjablonen Laten Verzenden?

Stel je voor: iemand boekt een afspraak via je website om 3 uur 's nachts terwijl je slaapt. Vierentwintig uur later wil je hen een bevestiging sturen. Dan de dag voor hun afspraak wil je een herinnering sturen. Vervolgens een uur van tevoren nog een herinnering. En na de afspraak een bedankbericht met een verzoek om een recensie.

Dit handmatig doen voor elke klant zou een fulltime baan zijn. Maar jouw bot kan alles automatisch afhandelen, de juiste template op het juiste moment naar de juiste persoon sturen. Dit is waar automatisering ongelooflijk krachtig wordt.

Voordat je deze gids leest, zorg ervoor dat je begrijpt wat sjablonen zijn, hoe je ze kunt personaliseren, en hoe je ze via het uitzendscherm kunt versturen. Deze gids gaat ervan uit dat je die basiskennis hebt en klaar bent om te automatiseren.

Hoe bots weten wanneer ze sjablonen moeten verzenden

Je bot volgt de instructies die je hem geeft. In die instructies vertel je de bot welke situaties een sjabloon moeten activeren. De bot houdt deze situaties in de gaten en wanneer ze zich voordoen, stuurt hij automatisch de juiste sjabloon.

Je hoeft geen programmeerkennis te hebben of code te schrijven. Je legt gewoon in eenvoudige taal (Engels, Hebreeuws, of een andere taal) aan je bot uit wat je wilt dat het doet. De AI begrijpt je instructies en volgt ze op.

De naam van de sjabloon vinden

Om uw bot te vertellen welke sjabloon te verzenden, moet u de exacte naam van de sjabloon weten. Dit is eenvoudig te vinden:

1. Ga naar het Templates-scherm in je Boti360-account
2. Bekijk de lijst met je goedgekeurde sjablonen.
3. Elke sjabloon heeft een naam die ernaast wordt weergegeven.
4. Kopieer die exacte naam—je zult het gebruiken in je botinstructies.

Sjabloonnamen zijn meestal kort en beschrijvend, zoals "appointment_reminder" of "order_shipped" of "event_invitation". Gebruik de exacte naam, inclusief eventuele underscores of hoofdletters.

Basisinstructies voor het verzenden van sjablonen

Hier is de eenvoudigste manier om je bot een sjabloon te laten verzenden. Voeg dit toe aan de instructies van je bot:

Voorbeeld 1: Stuur direct wanneer iemand erom vraagt

"Wanneer iemand om een afspraakherinnering vraagt, stuur hen de sjabloon genaamd 'appointment_reminder'."

Voorbeeld 2: Verstuur na het verkrijgen van informatie

"Na het boeken van een afspraak, stuur hen de sjabloon genaamd 'appointment_confirmation' naar hun telefoonnummer."

Voorbeeld 3: Stuur naar een ander nummer

"Wanneer iemand je een telefoonnummer geeft om te contacteren, stuur dan de template genaamd 'sales_info' naar dat nummer."

De bot begrijpt natuurlijke taal, dus je kunt het op verschillende manieren formuleren. Het belangrijkste is duidelijk te zijn over wanneer te verzenden en welke sjabloon te gebruiken.

Sjablonen verzenden met variabelen

Als je sjabloon variabelen bevat zoals {{1}}, {{2}}, {{3}}, moet je je bot vertellen welke waarden voor die variabelen te gebruiken.

Voorbeeldsjabloon: "Hallo {{1}}! Uw afspraak is op {{2}} om {{3}}."

Botinstructies: "Wanneer iemand een afspraak boekt, vraag dan om hun naam, voorkeurdatum en voorkeurtijd. Nadat je alle drie hebt, stuur je de sjabloon genaamd 'appointment_confirmation'. Gebruik hun naam voor {{1}}, de door hen gekozen datum voor {{2}}, en de door hen gekozen tijd voor {{3}}."

De bot zal de informatie tijdens het gesprek verzamelen en vervolgens de sjabloonvariabelen automatisch invullen wanneer deze verzendt.

Nog een voorbeeld:

"Wanneer iemand een bestelling voltooit, stuur hen de sjabloon genaamd 'order_confirmation'. Gebruik hun naam voor {{1}}, hun bestelnummer voor {{2}}, en het totale bedrag voor {{3}}. Het bestelnummer moet beginnen bij 1001 en voor elke nieuwe bestelling toenemen."

De bot kan zelfs waarden genereren (zoals ordernummers) of ze uit zijn geheugen van het gesprek halen.

Verzenden naar verschillende telefoonnummers

Soms wil je een sjabloon naar iemand anders sturen dan de persoon met wie je aan het chatten bent. Misschien boekt iemand een afspraak voor hun partner, of geeft een bedrijfsmanager je een lijst met nummers om te contacteren.

Voorbeeldinstructies:

"Wanneer iemand je een telefoonnummer geeft, vraag hen dan naar de naam van de persoon. Stuur vervolgens de sjabloon genaamd 'event_invitation' naar het verstrekte telefoonnummer. Gebruik de naam voor {{1}} en '15 juli' voor {{2}}."

Nog een voorbeeld:

"Nadat iemand je heeft verteld dat ze afspraakherinneringen naar hun klanten willen sturen, vraag hen dan om een lijst met telefoonnummers en afspraaktijden te verstrekken. Voor elk nummer in de lijst, stuur de sjabloon genaamd 'appointment_reminder' met de bijbehorende tijd."

De bot begrijpt dat hij naar een ander nummer moet sturen dan waarmee hij aan het chatten is.

De timing van het verzenden van uw sjablonen

Bots kunnen sjablonen onmiddellijk verzenden of onthouden om ze later te verzenden (hoewel "later" in deze context betekent tijdens het gesprek of op basis van triggers die je instelt).

Onmiddellijke verzending: "Wanneer iemand om een offerte vraagt, bereken deze en stuur direct de sjabloon genaamd 'price_quote' met het berekende bedrag."

Voorwaardelijk verzenden: "Nadat je iemands evenementregistratie hebt verzameld, vraag of ze een bevestigingsbericht willen. Als ze ja zeggen, stuur dan de sjabloon genaamd 'registration_confirmation'."

Voor echte geplande verzendingen (zoals "verzend 24 uur voor afspraak"), moet je je bot combineren met externe tools of services. De bot zelf werkt in realtime tijdens gesprekken.

Meerdere Sjablonen Beheren

Een enkele bot kan verschillende sjablonen verzenden op basis van de situatie. Leg gewoon elk scenario duidelijk uit:

"U helpt bij het beheren van afspraken en evenementen. Hier is wanneer u sjablonen moet verzenden:

• Wanneer iemand een afspraak boekt, stuur 'appointment_confirmation' met hun naam, datum en tijd.
• Wanneer iemand zich aanmeldt voor een evenement, stuur 'event_rsvp' met hun naam en de naam van het evenement.
• Wanneer iemand om de weg vraagt, stuur 'location_info' met het adres van het evenement.
• Wanneer iemand annuleert, stuur 'cancellation_confirmed' met hun naam en oorspronkelijke datum.

De bot zal bepalen welke sjabloon moet worden verzonden op basis van wat er in elk gesprek gebeurt.

Voorbeeld: Complete Appointment Bot

Hier is een volledig voorbeeld van botinstructies die sjablonen effectief gebruiken:

"U bent een afspraakplanner voor Sunshine Dental.

Wanneer iemand een afspraak wil maken:

1. Vraag naar hun naam
2. Vraag naar hun voorkeursdatum
3. Vraag naar hun voorkeurstijd
4. Vraag om hun telefoonnummer.
5. Bevestig de details met hen.
6. Als ze bevestigen, stuur hen de sjabloon genaamd 'appointment_confirmation' met hun naam voor {{1}}, de datum voor {{2}}, en de tijd voor {{3}}.

Wanneer iemand wil herplannen:

1. Vraag naar hun huidige afspraakdatum
2. Vraag naar hun nieuwe voorkeur voor datum en tijd.
3. Bevestig de wijziging
4. Stuur hen de template genaamd 'appointment_rescheduled' met hun naam voor {{1}}, de nieuwe datum voor {{2}}, en de nieuwe tijd voor {{3}}.

Wanneer iemand wil annuleren:

1. Vraag hen om te bevestigen dat ze willen annuleren.
2. Als ze bevestigen, stuur hen de sjabloon genaamd 'cancellation_confirmed' met hun naam voor {{1}}.

Wees altijd beleefd en professioneel. Als je ergens niet zeker van bent, vraag dan om verduidelijking aan de persoon.

Deze bot behandelt drie verschillende scenario's, elk met zijn eigen sjabloon, allemaal geautomatiseerd.

Voorbeeld: Sales Follow-Up Bot

"Je bent een verkoopassistent voor TechGear Shop.

Wanneer iemand naar een product vraagt:

1. Beantwoord hun vragen over functies en prijzen.
2. Vraag of ze een gedetailleerde productgids willen ontvangen.
3. Als ze ja zeggen, vraag om hun telefoonnummer.
4. Stuur de template genaamd 'product_info' naar hun nummer met de productnaam voor {{1}} en de prijs voor {{2}}.

Wanneer iemand klaar is om te kopen:

1. Verzamel hun bestelgegevens
2. Bereken het totaal
3. Stuur hen de sjabloon genaamd 'order_confirmation' met hun naam voor {{1}}, bestelde artikelen voor {{2}}, en totale prijs voor {{3}}.

Wanneer iemand naar de levering vraagt:

1. Vraag naar hun ordernummer
2. Stuur hen de template genaamd 'shipping_update' met hun naam voor {{1}}, ordernummer voor {{2}}, en geschatte leverdatum voor {{3}}.

Wees behulpzaam en vriendelijk. Richt je op het begrijpen van wat ze nodig hebben.

Deze bot beheert het volledige verkoopproces met geautomatiseerde sjabloonverzendingen op belangrijke momenten.

Het testen van het verzenden van sjablonen van je bot.

Voordat u uw bot sjablonen naar echte klanten laat sturen, test deze grondig:

1. Chat met je bot alsof je een klant bent.
2. Doorloop de scenario's die sjablonen zouden moeten activeren.
3. Gebruik je eigen telefoonnummer voor testen.
4. Verifieer dat de bot de juiste sjabloon op het juiste moment verzendt.
5. Controleer of alle variabelen correct zijn ingevuld.

Testen kost een paar cent per sjabloon (de gebruikelijke verzendkosten voor sjablonen), maar het is de moeite waard om eventuele problemen te ontdekken voordat klanten ze zien.

Veelvoorkomende fouten om te vermijden

De naam van de sjabloon verkeerd spellen: Als je "appointment_reminder" in je instructies schrijft, maar de daadwerkelijke template heet "appointment-reminder" (met een streepje), zal de bot het niet vinden. Kopieer de exacte naam van je templatescherm.

Vergeten om de bot te vertellen welke waarden voor variabelen te gebruiken: Als je sjabloon {{1}}, {{2}}, {{3}} heeft, maar je vertelt de bot niet wat die zouden moeten zijn, zal hij niet weten wat hij moet invullen. Geef altijd aan wat elke variabele moet bevatten.

De informatie niet eerst verzamelen: Als je sjabloon iemands naam en afspraaktijd nodig heeft, maar je bot de sjabloon verstuurt voordat deze vragen zijn gesteld, zullen de variabelen leeg zijn. Zorg ervoor dat de bot alle benodigde informatie verzamelt voordat deze wordt verzonden.

Sjablonen verzenden binnen het 24-uursvenster: Vergeet niet dat je alleen sjablonen nodig hebt bij het berichten buiten het 24-uursvenster. Als iemand je net een bericht heeft gestuurd, kan de bot normaal antwoorden zonder een sjabloon te gebruiken.

Vaag zijn in instructies: "Stuur een sjabloon wanneer iemand er een wil" is te vaag. "Stuur het sjabloon genaamd 'appointment_confirmation' nadat iemand een afspraak heeft geboekt en alle details heeft bevestigd" is duidelijk en specifiek.

Handmatige en Geautomatiseerde Verzendingen Combineren

Je hoeft niet te kiezen tussen het handmatig verzenden van sjablonen via de uitzendscherm en laat bots ze automatisch verzenden. Gebruik beide:

Handmatige uitzendingen verzenden werkt geweldig voor:

• Aankondigen van verkopen of evenementen aan uw volledige klantenlijst
• Verzenden van afspraakherinneringen naar iedereen met afspraken morgen
• Opvolging van leads die je op een evenement hebt verzameld

Geautomatiseerde bot verzendt werkt geweldig voor:

• Reageren op individuele verzoeken in real-time
• Onmiddellijk bevestigingen sturen nadat iemand actie heeft ondernomen
• Informatie verstrekken tijdens gesprekken

Gebruik het uitzendscherm voor bulkverzendingen naar veel mensen tegelijk. Gebruik botautomatisering voor gepersonaliseerde, contextuele verzendingen tijdens individuele gesprekken. Samen dekken ze al je sjabloonverzendbehoeften.

Wat is gratis, wat kost geld

Laten we glashelder zijn over de kosten:

Gratis:

• Een bot hebben (het maken en configureren van bots is gratis in Boti)
• Gesprekken binnen het 24-uursvenster (bot of handmatig, volledig gratis)
• Berichten ontvangen (onbeperkt, gratis)

Kosten AI-tokens (Boti-gebruik):

• Bot gebruikt AI om berichten te begrijpen en te beantwoorden.
• Elk bericht dat de bot analyseert en beantwoordt, gebruikt tokens.

Kost geld (betaald aan Facebook):

• Sjablonen verzenden (~2-10 cent per sjabloon)
• Dit geldt of je nu handmatig of via een bot verstuurt.
• De template zelf kost geld, niet de botautomatisering.

Dus botautomatisering kost niet extra bovenop de sjabloonverzendkosten die je toch al zou betalen. De bot regelt het verzenden automatisch in plaats van dat je het handmatig doet.

Geavanceerd: Integratie met Externe Systemen

Voor echt geavanceerde gebruiksscenario's kan je bot samenwerken met externe systemen om te bepalen wanneer sjablonen moeten worden verzonden. Bijvoorbeeld:

• Integreer met Google Calendar om afspraakherinneringen te sturen op basis van geplande evenementen.
• Verbind met uw bestelsysteem om verzendupdates te sturen wanneer bestellingen verzonden worden.
• Haal gegevens uit Google Sheets om gepersonaliseerde sjablonen naar een lijst te sturen.

Deze geavanceerde integraties vereisen enige technische installatie, maar ze maken krachtige automatisering mogelijk. Als je geïnteresseerd bent in dit niveau van automatisering, kijk dan naar Boti's tools en integraties documentatie.

Wat nu?

Je begrijpt nu hoe je het verzenden van sjablonen met bots kunt automatiseren. Om je sjabloonkennis compleet te maken:

• Meer informatie over het schrijven van effectieve botinstructies
• Beoordeel hoe je sjablonen schrijft die worden goedgekeurd.
• Begrijp het verschil tussen marketing- en servicetemplates

Automatisering is waar de echte kracht van WhatsApp-sjablonen naar voren komt. Stel het eenmalig in, en je bot verzorgt de klantencommunicatie 24/7 zonder dat je er iets voor hoeft te doen. Je klanten krijgen direct antwoord, je bespaart tijd, en je bedrijf loopt soepeler.